De Techniek van het Verenigingsleven TWEEDE DRUK Mr N. S. CORRY TENDELOO EN J. BOER VERENIGINGSLEVEN DOOR Mr N. S. CORRY TENDELOO ENJ. BOER TWEEDE DRUK NIJGH & VAN DITMAR N.V. ROTTERDAM/’s-GRAVENHAGE w DE /4 TECHNIEK VAN HET DRUK PAMCO N.V. T.N. 531951 INHOUD Inleiding (Verenigen en vergaderen is een recht) .. 5 I. Overzicht van de wet 10 11. Waarom verenigen? 19 111. Waarom vergaderen? 21 IV. Hoe verenigen? 24 V. Hoe vergaderen? 80 VI. Einde vaneen vereniging 102 VII. Enige speciale soorten verenigingen 107 VIII. De betekenis vaneen vlotte organisatie en een nauwkeurig gevoerde administratie voor het verenigingsleven 112 B ij 1 a g en: I. Tekst der wet 115 11. A. Model Statuten 122 11. B. Model Huishoudelijk Reglement 128 111. Model Verzoekschrift voor het aanvragen der Koninklijke Goedkeuring 133 IV. Uittreksel notulen voor statutenwijziging .... 134 V. Voorbeelden en modellen voor de Secretaris .. 135 VI. Voorbeelden en modellen voor de Penningmeester 151 Dit boekje heeft geen wetenschappelijke pretenties. Het bedoelt niet meer te zijn dan een gids en leidraad voor het oprichten en in stand houden van die noodzakelijke vorm van samenwerking in het maatschappelijk verkeer, die wijde „vereniging noemen. Daarbij is er van uitgegaan, dat iedere vereniging, die een enigszins belangrijk doel wil bereiken, rechtspersoonlijkheid behoort te hebben. Daarnaast is getracht de grondslagen op schrift te zetten van het systeem van regels van gewoonterecht, dat ons verenigingsleven beheerst en dat niet in wettelijke bepalingen is neergelegd. Bij het samenstellen is gaarne gebruik gemaakt van de waardevolle opmerkingen, die voorkomen in: A. E. Bles: Vereenigingen en Naamlooze Vennootschappen en hare behandeling aan het Departement van Justitie, Den Haag 1921, en in Mr C. Weststrate: Handboekje voor Voorzitters en Secretarissen van Vereenigingen en voor Directeuren en Commissarissen van Naamlooze Vennootschappen, Alphen a/d. Rijn 1935. Mr N. S. CORRY TENDELOO J. BOER VOORWOORD BIJ DE TWEEDE DRUK In deze tweede druk is de oorspronkelijke opzet behouden. Echter hebben wij inde tekst een aantal wijzigingen aangebracht, waardoor deze in overeenstemming is gebracht met de vele wensen en opmerkingen, die ons sedert het verschijnen van de eerste druk hebben bereikt en die ons de prettige gewaarwording hebben gegeven, dat het boekje veel werd gebruikt. Een kort onderhoofdstuk betreffende de nieuwe Wet op de Duurverlenging werd nog toegevoegd. Mr N. S. CORRY TENDELOO J. BOER VOORWOORD Verenigen en vergaderen is een recht Zich te mogen verenigen, vrij te mogen vergaderen zonder vooraf goedkeuring te behoeven vragen van enige overheid, is een recht, dat de burgers van Nederland zich hebben voorbehouden bij hun grondwet. De feitelijke erkenning en de regeling van dit recht is nog geen honderd jaar oud. Maar het is zo samengeweven met onze mentaliteit en zo ingeburgerd in ons dagelijks leven, dat wij het als iets vanzelfsprekends aanvaarden. Vóór de Franse revolutie, toen ook bij ons het systeem gold van het „absolute koningschap”, alle macht en alle recht was aan en van de Koning, en de burgers geen eigen rechten lieten gelden, mocht men zich niet verenigen en niet vergaderen, zonder dat de overheid daartoe toestemming had gegeven. Men kan zich de gilden voorstellen als een soort verenigingen, die door de overheid waren goedgekeurd. Eerst de Franse revolutie bracht het inzicht, dat ook de burgers mensen zijn, die meetellen, aan wie een gedeelte van de macht toekomt, waardoor zij eigen rechten hebben, die zij voor zich kunnen behouden en waarmede zij hun vrijheden op bepaalde punten kunnen beschermen. Het is typerend, dat de eerste Franse staatsregeling, die van het jaar 1795, heette: „Déclaration des droits de I'homme et du citoyen”. Niet op het recht van de Koning, waarvan men in die tijd algemeen aannam, dat hij regeerde „bij Gods genade", valt hier de nadruk, maar op de rechten van de mens en de staatsburger, die in dit stuk worden vastgelegd. Dit staatsstuk, voorloper van de latere Grondwet, is door ons overgenomen als de „Staatsregeling 1798”, waarvan art. 18 luidde: „leder burger heeft recht om met zijne medeburgers te vergaderen, ter onderlinge voorlichting, ter op- INLEIDING Voor politieke verenigingen was men blijkbaar nog wat huiverig. Hoezeer is dit recht inde moderne tijd uitgegroeid tot iets veel meer omvattends, dan men oorspronkelijk bedoeldé! Deze staatsregeling van 1798 werd al spoedig vervangen door die van 1801; noch in deze, noch in haar uitwerkingen, de grondwetten van 1805 en 1806, komt een vermelding of een regeling van het recht van vereniging en vergadering voor. In 1810 volgde de inlijving van Nederland bij Frankrijk en tot aan de verdrijving der Fransen in 1814 golden hier de Franse wetten, waarbij was bepaald, dat voor het oprichten vaneen vereniging een decreet van de Regering nodig was. Toen in 1814, na de verdrijving van de Fransen, Van Hogendorp en de zijnen de Kroon van het Koninkrijk Holland erfelijk aanboden aan Willem Ivan Oranje, deden zij dit op voorwaarde vaneen Grondwet. Dit betekent, dat Willem I alleen door de Nederlanders als hun Koning zou worden erkend, wanneer hij onder ede wilde verklaren, dat hij zich zou houden aan de Grondwet van het Koninkrijk, waarin de rechten, de plichten en de grenzen van de macht van de Koning en van het volk zouden zijn vastgelegd. Deze Grondwet kwam in 1814 tot stand door de samenwerking van de Koning met de vertegenwoordigers van het volk. De z.g. Grondrechten, rechten, die het volk zich voorbehield, vrijelijk en zonder goedkeuring van de Koning te mogen uitoefenen, kwamen hierin niet voor. wekking van vaderlandsliefde en ter naauwer verbintenis aan de staatsregeling, zonder dat nochtans de constitutioneele Gezelschappen als zoodanig met elkander over staatszaken briefwisseling houden, geschreven aanklagten ontvangen, bij stemming besluiten, of, bij wijze van corporatie, eenige openbare daad zullen verrigten." Ook niet inde nieuwe Grondwet van 1815, die nodig was geworden door de vereniging met België. Na de afscheiding van België in 1839 moest weer een nieuwe Grondwet worden gemaakt; dat werd die van 1840. Daarin werd op de Grondrechten gezinspeeld, waar art. 5 uitsprak, dat de uitoefening der burgerlijke rechten bij de wet zou worden bepaald. Inmiddels had zich in het afgelopen tijdvak van 25 jaar een moeilijke strijd afgespeeld tussen de Koning en de Volksvertegenwoordiging over de afgrenzing van beider rechten, met name over de vraag, wie van beiden de doorslag moest geven, wanneer het oordeel van de Volksvertegenwoordiging afweek van dat van de Koning. Deze strijd (Thorbecke contra Koning Willem II) eindigde met de overwinning van de Volksvertegenwoordiging. Het gevolg hiervan was, dat allerlei onderwerpen, die tot nu toe door de Koning waren beslist, in het vervolg onderworpen moesten worden aan het oordeel van de Volksvertegenwoordiging. Dit betekende, dat een nieuwe Grondwet moest worden gemaakt, krachtens welke een aantal onderwerpen bij de wet zouden worden geregeld. Deze nieuwe Grondwet was die van 1848, waarin een opsomming van de z.g. Grondrechten weer herleefde. Zoals wij gezien hebben, behoorde hiertoe reeds van ouds het vrije recht van verenigen en vergaderen. Art. 10 van de Grondwet 1848 bepaalde dan ook: ~Het regt der ingezetenen tot vereeniging en vergadering wordt erkend. De wet regelt en beperkt de uitoefening van dat regt in het belang der openbare orde." Sinds 1848 is onze Grondwet nog herhaaldelijk gewijzigd, laatstelijk in 1948-. de Grondrechten zijn er echter steeds in blijven staan. Het Grondrecht, dat hier besproken wordt, dat van vereniging en vergadering, is inde thans geldende tekst te vinden onder art. 9. Bij een practische toepassing van het recht van vereniging en vergadering van bijna honderd jaar zijn dus slechts enkele wijzigingen tot stand gekomen. Beperking in het algemeen belang Dit komt omdat de wet, die over het recht van vereniging en vergadering handelt, meer dit recht beperkt in het openbaar belang, dan dat het dat regelt. De beperkingen geven de grenzen van het recht aan; overal waar het algemeen belang eist, dat het recht niet zonder meer door particuliere burgers zal kunnen worden uitgeoefend, heeft de wet een beperking gesteld. Wij zullen nog nader zien, dat met name het recht is ingeperkt daar, waar men het zou kunnen gebruiken tot nadeel of tot gevaar van onze staat of onze maatschappij. Deze beperkingen moesten natuurlijk duidelijk omschreven zijn en voor ieder kenbaar. Vandaar dat ze dan ook bij een wet zijn gegeven. Dit was ook nodig om die uitoefening, die de Volksvertegenwoordiging heeft geacht niet in het algemeen belang te zijn, met machtsmiddelen te kunnen tegengaan. De regeling van het recht van verenigen en vergaderen heeft de wet eigenlijk niet gegeven, zodat de wijze, waarop men het recht toepast en gebruikt, wordt bepaald door hetgeen ineen nu bijna honderdjarige practische toepassing gewoonte is geworden. De regeling berust op usances Naast de wet is nl. ook de gewoonte een bron van recht, met name daar, waar een wetsvoorschrift ontbreekt, doch alleen in die gevallen, waarin de wet naar de gewoonte De wet, die dit recht heeft geregeld en beperkt, is de „wet tot regeling en beperking der uitoefening van het recht van vereniging en vergadering" van de 22ste April 1855, gewijzigd bij de wetten van 14 September 1866, 15 April 1886, 2 Juli 1934, 13 Mei 1939, en laatstelijk bij de wet van 18 Maart 1948. als rechtsbron verwijst. (Wet houdende Algemeene Bepalingen der Wetgeving van het Koninkrijk, art. 3.) Nu zijn evenwel de verhoudingen, die zich ineen vereniging afspelen, contractsverhoudingen en de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek, die over overeenkomsten handelen, verwijzen voor een oplossing geregeld naar wat op dit stuk gewoonte is, zodat langzamerhand het verenigingsrecht is komen te berusten op een samenstel van ongeschreven usances. Niettemin berusten deze usances toch op een fundament van grondbeginselen, waarin een zeker systeem is te onderkennen. Inde navolgende bladzijden zal daarop nog nader worden gewezen, bijv. bij de opbouw van de vereniging, de wijze waarop men vergadert, stemt etc. Voordat wij tot de beschrijving van de uitoefening van het recht overgaan, moge hier eerst een kort overzicht volgen van de wet, die de uitoefening beperkt. Overzicht van de wet De wet telt slechts 24 artikelen, onderverdeeld in twee afdelingen: Afd. I Verenigen Afd. II Vergaderen. De wet begint met uitte spreken, dat geen enkele machtiging nodig is voor de oprichting vaneen vereniging. Daarna wordt echter direct geconstateerd, dat al die verenigingen verboden zijn, die in strijd zijn met de openbare orde. Dit zijn nl. alle verenigingen, die ten doel hebben ongehoorzaamheid aan de wet of aan een wettelijke verordening en overtreding daarvan. Ook al diegene, die ten doel hebben aanranding of bederf van de goede zeden of stoornis vaneen ander inde uitoefening van zijn rechten. Sinds de wijziging van 13 Mei 1939 behoeft een vereniging niet slechts een zodanig doel te hebben om verboden te zijn, maar wordt zij ook als een verboden vereniging beschouwd, indien haar feitelijke werkzaamheid op zo'n doel is gericht, al wordt dit dan ook inde doelstelling niet uitdrukkelijk uitgesproken. Vreemdelingen Dezelfde wijziging heeft inde wet ook nog de bepaling gebracht, dat ook in strijd met de openbare orde wordt geacht iedere Nederlandse staatkundige vereniging, waarvan vreemdelingen lid zijn of waaraan zij op andere wijze deelnemen, of die haar werkzaamheid uitstrekt tot het buitenland. Onder „staatkundige vereniging" wordt hier verstaan een vereniging, die zich bezig houdt met de Nederlandse staatkunde in het algemeen, niet wanneer i) Zie voor de tekst, met verwerking der laatste wijziging d.d. 18 Maart 1948, bijlage I, blz. 115. I. OVERZICHT VAN DE WET TOT REGELING EN BEPERKING DER UITOEFENING VAN HET RECHT VAN VERENIGING EN VERGADERING x) het slechts geldt bijzondere onderwerpen. Maar houdt zich een dergelijke vereniging bezig met de Nederlandse staatkunde in het algemeen, dan maakt het geen verschil, of zij dit doet uitsluitend of onder andere; in beide gevallen geldt de vereniging als verboden. Een verontschuldiging, die de vereniging in dit geval niet direct tot een verboden vereniging maakt, kan liggen in het feit, dat het bestuur, of, indien er geen bestuur is, de feitelijke leiders, niet hebben geweten, dat er vreemdelingen aan de vereniging deelnamen, of ook geen enkele aanleiding hadden om dit te vermoeden, of, wanneer zij aan die deelneming onmiddellijk een eind hebben gemaakt, zodra zij dit wisten, en voor zoveel mogelijk de reeds ingetreden gevolgen onmiddellijk ongedaan hebben gemaakt. Verklaring tot verboden vereniging Vervolgens geeft de wet een uiteenzetting van de wijze waarop een vereniging tot „verboden vereniging" wordt verklaard. De eis daartoe gaat uit van het Openbaar Ministerie, d.i. de Officier van Justitie. De Arrondissements-Rechtbank, en wel de burgerlijke rechter, spreekt uit, dat een vereniging verboden is als strijdig met de openbare orde. Die rechtbank, waarbij de vordering het eerst is ingediend, blijft hiertoe bevoegd met uitsluiting van alle andere. Het bestuur wordt opgeroepen om te worden gehoord, of, indien een bestuur ontbreekt, de feitelijke leiders. Zij kunnen zich laten bijstaan dooreen advocaat. De rechtbank kan ook getuigen en deskundigen doen horen, te harer beslissing, al dan niet onder ede. In het algemeen geschiedt de behandeling in het openbaar; zij kan ook geheel of gedeeltelijk met gesloten deuren worden gehouden, maar dan moet de rechtbank de redenen van deze niet-openbare behandeling vermelden in het proces-verbaal, dat van de zitting wordt opgemaakt Gedurende 14 dagen na de betekening van deze beschikking kan ieder, die daarbij belang heeft, hoger beroep aantekenen. De behandeling in hoger beroep voor het Gerechtshof geschiedt op dezelfde wijze als voor de Arrondissements-Rechtbank. Ook kan nog beroep in cassatie bij de Hoge Raad worden ingesteld gedurende 14 dagen na de betekening van de uitspraak in hoger beroep. Zodra geen hoger beroep of cassatie meer mogelijk is en dus de beschikking in kracht van gewijsde is gegaan, geldt de vereniging als een bij de wet verboden vereniging. Rechtspersoonlijkheid Rechtspersoonlijkheid kan een vereniging niet anders verkrijgen dan door erkenning bij de wet of door de Kroon, d.w.z. door de Koningin of eventueel door de Koning. Alle verenigingen, die aangegaan worden voor minder dan 30 jaren (inde regel zegt men dan: de vereniging wordt aangegaan voor 29 jaar en elf maanden), kunnen volstaan met erkenning door de Kroon; alle verenigingen echter, die voor langer dan 30 jaar of voor onbepaalde tijd worden aangegaan, hebben voor de verkrijging van rechtspersoonlijkheid een wet nodig. Wegens de omslachtigheid en de lange duur van erkenning bij de wet worden verenigingen, die door particulieren worden opgericht, inde regel voor korter dan 30 jaar aangegaan. De erkenning bestaat in goedkeuring van overheidswege van de statuten of reglementen van de vereniging. Deze moeten het doel, de grondslagen, de werkkring en de overige regelen der vereniging bevatten. Indien de statuten niet op geldige wijze zijn tot stand De beschikking van de rechtbank moet met redenen omkleed zijn; zij wordt in het openbaar uitgesproken en wordt betekend aan het opgeroepen bestuur of aan de opgeroepen feitelijke leiders. gekomen, of zijn tot stand gekomen tegen de wil van de leden, binden zij de leden niet. Koninklijke Goedkeuring, op zulke statuten verkregen, doet geen rechtspersoonlijkheid ontstaan (H. R. 3 Januari 1930 Admin. Besliss. 1930 blz. 170). . Als regel worden alle verenigingen, die de Koninklijke goedkeuring aanvragen, ook erkend. Dit wordt alleen geweigerd op gronden, ontleend aan het algemeen belang. Inde beslissing, waarbij de weigering wordt uitgesproken, moeten de redenen daarvan vermeld worden. Vanzelfsprekend is hiervan geen hoger beroep mogelijk, aangezien de Kroon, respectievelijk de wetgever, reeds het hoogste gezag in onze staat is. In geval van weigering kan men niet anders doen, dan het doel, de grondslagen, de werkkring of die regelen, die tot de weigering aanleiding gaven, wijzigen. Wijziging Ingeval men de reeds bestaande en goedgekeurde statuten wil wijzigen of veranderen, is daarvoor een nadere goedkeuring van de Kroon of door de wet vereist. Wordt deze niet aangevraagd of niet verleend, dan verliest de vereniging haar rechtspersoonlijkheid. De goedgekeurde statuten of wijzigingen of veranderingen daarvan moeten inde Staatscourant worden gepubliceerd. Vervallen van de rechtspersoonlijkheid Indien de vereniging zich niet houdt aan haar statuten, zoals deze zijn goedgekeurd, heeft de Officier van Justitie het recht om van de rechter, die oordeelt over burgerlijke zaken, de vervallenverklaring van de hoedanigheid van rechtspersoon van de vereniging te vorderen. Wanneer de rechter deze uitspreekt, kan daarbij aan de vereniging voorlopig verboden worden om burgerlijke rechtshandelingen te verrichten, ook gedurende de tijd, dat de zaak nog in hoger beroep of in cassatie wordt of De Rechtbank benoemt dan een curator over deze onbeheerde vereniging; de curator verkoopt de roerende en onroerende goederen van de vereniging, en betaalt daarvan de schulden. Wanneer dan nog een batig saldo over is, wordt dit uitgekeerd aan diegenen, die lid waren op het ogenblik van de vervallenverklaring, respectievelijk aan hun rechthebbenden, en wel naar gelang het aandeel, dat zij inde vereniging hadden. Verenigingen, die niet als rechtspersonen volgens deze wet zijn ingesteld of erkend, kunnen als vereniging geen burgerlijke rechtshandelingen verrichten. Verenigingen niet-rechtspersonen Alle overeenkomsten, die namens een zodanige vereniging worden gesloten, en alle goederen, die namens haar worden verkregen, worden beschouwd als te binden en te behoren bij die particuliere personen, die de overeenkomsten hebben gesloten en de goederen hebben aanvaard, ook zelfs al zijn zij slechts als gemachtigden of beheerders van de vereniging aangewezen. De onderlinge verhouding van de leden vaneen niet goedgekeurde vereniging wordt enerzijds geregeld door de reglementen, die zij zelf hebben vastgesteld, anderzijds door de bepalingen van het burgerlijk recht. Liquidatie Hoewel deze verenigingen geen rechtspersoon zijn, gelden voor hen toch de bepalingen van de art. 1700 en 1701 van het Burgerlijk Wetboek. Deze artikelen staan ineen kan worden behandeld. In geval de hoedanigheid van rechtspersoon komt te vervallen, geschiedt de liquidatie onder toezicht van de rechter, die de vervallenverklaring heeft uitgesproken; dit gebeurt volgens dezelfde regels, die voorgeschreven zijn voor de liquidatie van onbeheerde nalatenschappen, waarnaar de wet hier verwijst. hoofdstuk, dat handelt over „zedelijke lichamen” en bepalen, voor zover in dit geval toepasselijk is, dat deze verenigingen blijven voortbestaan totdat zij volgens de bepalingen van haar instellingen, reglementen en overeenkomsten zijn ontbonden of totdat haar doel bereikt is of het voorwerp der vereniging heeft opgehouden te bestaan. Art. 1701, voor zover ten deze van belang, bepaalt, dat, indien de verordeningen, instellingen, reglementen of overeenkomsten van deze verenigingen niet anders bepalen, het recht van de leden persoonlijk is, zodat het ophoudt bij de dood en niet overgaat op hun erfgenamen. Stichtingen De bepalingen betreffende oprichting van verenigingen en die betreffende verboden verenigingen zijn van toepassing op alle verenigingen zonder onderscheid, stichtingen daaronder begrepen. Voor zover de bepalingen over rechtspersoonlijkheid betreft, zijn deze niet van toepassing op verenigingen, die reeds bestonden voor 20 Mei 1855, dus vóórdat de nu bestaande wet in werking trad. Ten aanzien van dit punt worden zij beoordeeld naar de wetten, die golden toen zij werden opgericht. Andere verenigingen Ook zijnde bepalingen betreffende de rechtspersoonlijkheid niet van toepassing op een aantal bijzondere verenigingen, waarvoor speciale wetten zijn uitgevaardigd, nl. de coöperatieve verenigingen, naamloze vennootschappen, wederkerige verzekerings- en waarborgmaatschappijen en scheepsrederijen. Speciale vereisten Het houden van vergaderingen inde open lucht is alleen toegelaten, indien de Burgemeester of het Hoofd van het Gemeentebestuur daarvoor een vergunning heeft ver- Indien de toegang geweigerd wordt, hebben de politieambtenaren het recht zich die toegang te verschaffen in aanwezigheid van de Kantonrechter, een Commissaris van Politie of de Burgemeester der Gemeente. Als het nodig is daarbij een woning binnen te treden tegen de wil van de bewoner, dan moet daarvan binnen 2 X 24 uur proces-verbaal worden opgemaakt. Wapenverbod Het is verboden wapenen te dragen, zowel bij vergaderingen inde open lucht, als bij openbare of besloten vergaderingen in gebouwen. Dit verbod geldt niet voor militairen, officieren en onderofficieren in uniform. Ook is een vergunning van het Hoofd van het Gemeentebestuur nodig voor oefeningen inde wapenhandel, wanneer deze worden bij gewoond door meer dan 10 personen of gehouden worden op plaatsen, die geregeld voor het publiek toegankelijk zijn. Ook deze vergunning moet afgegeven worden ten minste 5 dagen voordat de bijeenkomst wordt gehouden en onder zodanige voorwaarden als het algemen belang eist. Ook in dit geval heeft de Commissaris der Koningin dezelfde bevoegdheden tot intrekking of verlening, die leend, ten minste 5 dagen voordat de vergadering wordt gehouden. De Commissaris der Koningin inde betrokken provincie kan zo’n vergunning intrekken, of op verzoek van de belanghebbenden nog verlenen, indien het Hoofd van het Gemeentebestuur de vergunning heeft geweigerd. Nieuw ingevoegd bij de wijziging van 13 Mei 1939 zijn de bepalingen betreffende de vrije toegang van de politie. Deze heeft vrije toegang tot alle openbare vergaderingen en ook tot alle niet-openbare (besloten) vergaderingen van meer dan 10 personen, indien deze uitsluitend of ook door vreemdelingen worden bijgewoond en indien het openbaar belangde politie-aanwezigheid bepaaldelijk vordert. boven reeds zijn uiteengezet voor openbare bijeenkomsten inde open lucht. ledere vergadering, waarin de openbare orde wordt verstoord, of waarin gehandeld wordt in strijd met de bepalingen dezer wet, moet terstond uiteengaan, zodra de politie dit beveelt. In geen enkele vergadering, hetzij deze besloten of openbaar is, waarin uitsluitend of onder andere gehandeld wordt over de Nederlandse staatkunde in algemene zin, mogen vreemdelingen het woord voeren. Strafbepalingen Ten slotte worden de overtredingen, die bestaan in handelingen in strijd met die bepalingen dezer wet, welke betreffen de noodzakelijkheid van vergunningen, het verbod van wapens dragen en het spreekverbod van vreemdelingen, bedreigd met straffen van maximaal 6 maanden hechtenis of geldboeten van maximaal ƒ 300,—. In het Wetboek van Strafrecht staan enige strafbepalingen vermeld tegen hen, die deelnemen aan bij de wet verboden verenigingen of aan verenigingen, die het plegen van misdrijven ten doel hebben. Het eerste kan gestraft worden met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar (vóór de wijziging van 13 Mei 1939 was dit een half jaar) of geldboete van ten hoogste ƒ 300,—. Voorlopige hechtenis is mogelijk. Voor het deelnemen aan verenigingen, die het plegen van misdrijven ten doel hebben, bedraagt de maximum straf 5 jaar gevangenis. In beide gevallen kunnen de straffen met een derde verhoogd worden, wanneer het oprichters of bestuurders betreft. Tijdelijke bepalingen Ten slotte is nog bepaald, dat het verbod voor vreemdelingen om lid te zijn van Nederlandse staatkundige verenigingen, die zich bezig houden met Nederlandse staatkunde in het algemeen, of om het woord te voeren in openbare en besloten vergaderingen, waarin de Nederlandse staatkunde in het algemeen wordt behandeld, en ook het voorschrift, dat de politie vrije toegang heeft tot besloten vergaderingen van meer dan 10 personen, die door vreemdelingen worden bij gewoond, slechts zullen gelden voor een korte tijd, nl. ongeveer 5 jaar. Deze bepalingen zijn inmiddels vervallen per 1 Januari 1944. Het belang van groepsvorming De grondslag van het verlangen om zich vrijelijk te kunnen verenigen zal men moeten zoeken inde overtuiging en inde ervaring, dat men bij het nastreven vaneen bepaald doel gemakkelijker en beter resultaat verovert, wanneer velen tezamen als een groep ineen bepaald verband een wens uiten of een mening verkondigen, dan wanneer een enkele particuliere persoon dat doet. Wij leven ineen tijd van grote getallen. Hoe meer leden een groepsverband telt, hoe groter de kans, dat anderen aan de mening of aan de bedoelingen van die groep waarde toekennen en hoe groter ook die waarde. In het algemeen kan men zeggen: hoe meer leden hoe meer recht van spreken des temeer invloed en ook des temeer gehoor. Men verenigt zich dus om uit vele delen een eenheid te maken, die collectief een bepaald doel nastreeft. Deze eenheid is de basis van alle verenigingsleven. Een vereniging is een eenheid Zodra er een vereniging is, treedt zij tegenover derden naar buiten steeds op als eenheid. Hoe zeer dus ook naar binnen, onder de leden onderling, verschil van mening kan bestaan, naar buiten heeft de vereniging slechts één mening, nl. die welke collectief krachtens de bepalingen van de reglementen is tot stand gekomen. Naast de mogelijkheid om door gezamenlijke actie aan zijn bedoelingen kracht bij te zetten, is er een tweede factor, die het verenigingsverband wenselijk maakt, nl. het bijeenbrengen vaneen werkkapitaal door de gezamenlijke bijdragen der leden. Nimmer kan enig doel bereikt worden zonder geldmiddelen; collectieve geldmiddelen, die tezamen een behoorlijk bedrag vormen, kunnen doeltreffender worden aangewend om een bepaald doel te bereiken, dan wanneer ieder afzonderlijk, 11. WAAROM VERENIGEN? zij het dan ook periodiek, een klein bedrag daaraan besteedt. Centralisatie en decentralisatie En ten slotte is verenigingsverband gewenst om door centralisatie te komen tot de meest doelmatige actie, en, door decentralisatie, bij leden en bij derden belangstelling te wekken voor het doel, dat de aldus georganiseerde groep leden zich stelt. Centralisatie voorkomt versnippering, dubbel werk en vergeefse kosten; decentralisatie, het werken in ploegen, groepen, commissies onder een centrale leiding, stimuleert de belangstelling bij de leden en werktin wijder kring naar buiten uit doordat ieder lid, dat aldus actief bij het werk betrokken wordt, gelegenheid heeft in eigen kring iets van zijn idealen uitte dragen. Voor een groep mensen, bij wie een bepaalde overtuiging leeft of die een bepaald doel willen nastreven, is een goede organisatie het meest doeltreffende middel om dit doel te bereiken. Daarvoor is echter nodig een schema, waarbinnen de groep werkt, en een zekere eenheid in die groep. Ten eerste: om dit schema te ontwerpen en te verwezenlijken; ten tweede: om die eenheid concreet tot uiting te brengen. Vergaderen betekent besluiten nemen Vergaderen is de keerzijde van verenigen. Vergaderen zonder eerst ineen bepaald verband verenigd te zijn, heeft geen zin; anderzijds is verenigen zonder vergaderen doelloos. Vergaderen is slechts een ander woord voor het bijeenkomen der leden om bepaalde besluiten te nemen ter verwezenlijking van het doel, dat de groep zich heeft gesteld, en wat heeft men aan leden, die niet bijeenkomen om de practische verwezenlijking van het doel van de vereniging na te streven? Verenigen en vergaderen zijn dus de zijde en de keerzijde van eenzelfde medaille. De hierboven genoemde wet spreekt dan ook in één adem van: het recht van vereniging en vergadering. Het recht om zich vrij te verenigen brengt mede het recht om vrij te vergaderen. Bovengenoemde wet geeft daarop enkele beperkingen voor zover het algemeen belang zulk een beperking eist (vergunning voor openbare vergaderingen inde open lucht etc.). Zowel om de organisatievorm, waarin de vereniging zal werken, te ontwerpen en te verwezenlijken, alsook om de eenheid van bedoeling van de vereniging concreet tot uiting te brengen, is het nodig dat de leden bijeenkomen en zich op bepaalde punten uitspreken. Wij zeggen dan: de vergadering besluit of heeft besloten. Een vergadering is dus nodig om besluiten te kunnen nemen en wel besluiten met practische consequenties, die alle leden binden. Een eenmaal door de ledenvergadering genomen besluit is een besluit van de vereniging en bindt alle leden, dus niet alleen de voorstemmers, maar ook de tegenstemmers en zelfs de afwezigen. 111. WAAROM VERGADEREN ? In zulk een besluit manifesteert zich de eenheid van de vereniging; op ieder punt, waarover een besluit is genomen, heeft de vereniging slechts één mening, waarnaar allen zich moeten gedragen, ook diegenen, die het er persoonlijk niet mede eens zijn. Ontmoet het besluit bij een lid onoverkomelijke bezwaren of kan hij het met zijn geweten niet overeenbrengen, dan is de enige consequentie dat hij uittreedt, hetzij uit de groep, het bestuur, de commissie die het besluit genomen heeft, hetzij uit de vereniging zelf. Het besluit geeft een rechtsgrond Ten slotte zijnde besluiten der vergaderingen de rechtsgrond, waarop bepaalde functionarissen kunnen handelen. Het bestuur heeft een rechtsgrond nodig, waarop het naar buiten kan optreden. Een besluit van de ledenvergadering is zulk een rechtsgrond; met dit besluit inde hand kan het bestuur tegenover iedereen bewijzen, dat het gerechtigd is bepaalde stappen te doen. Dit geldt eveneens voor bepaalde functionarissen, bijv. een voorzitter, een secretaris, een penningmeester etc. ten aanzien van besluiten, genomen inde vergadering van de leden vaneen bestuur, commissie enz. De gelegenheid om te besluiten ledere vereniging heeft eens per jaar een Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, waarop de wederwaardigheden van de vereniging in het afgelopen jaar worden besproken, de stand van zaken wordt onder het oog gezien en het bestuur rekenschap aflegt van zijn beleid en financieel beheer in het afgelopen boekjaar. Behalve deze vergadering kan iedere vereniging zoveel gewone en buitengewone ledenvergaderingen per jaar houden, als haar reglement toestaat. Regel is, dat het bestuur gehouden is vóór een bepaalde datum de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering te doen Het besluit bindt alle leden houden, doch daarnaast het recht krijgt zoveel ledenvergaderingen bijeen te roepen als het voor het bereiken van de doeleinden van de vereniging nuttig oordeelt, en dat ook de leden onder bepaalde waarborgen het recht krijgen ledenvergaderingen door het bestuur te doen bijeenroepen, of, indien het bestuur hierin nalatig blijft, zelf bijeen te roepen. Men verenigt zich dooreen vereniging op te richten. Wij zagen reeds, dat hiervoor generlei machtiging ver- eist is. Verenigen is vrijwillig ledereen kan een vereniging oprichten, maar anderzijds is zich verenigen een vrijwillige daad; niemand wordt er toe gedwongen. Het merkwaardige is, dat het gevoel voor de noodzakelijkheid om zich te verenigen zozeer inde bevolking leeft, dat iedereen wel lid is vaneen of meer verenigingen. Wel zijn er velen, die zeggen, dat zij geen „verenigingsmens" zijn, maar hiermede wordt veelal bedoeld, dat deze lieden zich niet geschikt achten om stuwkracht en leiding te geven, maar lid zijn ze toch meestal wel ergens van. Voor het oprichten vaneen vereniging is het niet nodig, dat er een bepaald aantal oprichters zijn; ook hierin is men vrij. Wel is het nodig, dat er een doel is, dat men bereiken wil en dit doel moet liggen op zedelijk gebied. Het doel moet niet commercieel zijn Ligt het doel op commercieel gebied, d.w.z. bedoelt men eigenlijk het maken van winst door hetzij een kapitaal, hetzij arbeidskracht bijeen te brengen, dan behoort men daarvoor een andere vorm te kiezen dan die van de vereniging, nl. de burgerlijke maatschap, de firma of de naamloze vennootschap. Deze vormen van gezamenlijke activiteit, die door bijzondere wetsvoorschriften gebonden zijn, blijven hier buiten beschouwing. Hier wordt uitsluitend gesproken over de vereniging: een vorm van samenwerking met een zedelijk doel, niet begonnen uiteen oogmerk van winstbejag. Het eerste begin Hoe gaat men nu te werk om een vereniging in het leven te roepen? IV. HOE VERENIGEN ? Inde regel wordt de eerste stoot gegeven, doordat enige gelijkgezinden onder elkaar uitspreken, dat het huns inziens nodig is een of andere maatschappelijke toestand te verbeteren en zodoende een bepaald doel te bereiken. Zij vormen tezamen een voorlopig comité en stellen een lijst op van diegenen, waarvan zij menen te mogen aannemen, dat zij met hun bedoelingen zullen instemmen, en richten tot hen een eerste aanschrijving. Het voorlopig comité Deze luidt gewoonlijk ongeveer als volgt: „Ondergetekenden, die zich hebben aaneengesloten tot een voorlopig comité, nemen hierbij de vrijheid een ogenblik Uw aandacht te vragen voor het volgende: Naar hun mening is het noodzakelijk, dat... enz. (volgt een korte uiteenzetting van de te verbeteren misstand en het doel, dat men bereiken wil). Zij menen nu, dat het gewenst is stappen te doen om te komen tot verbetering van deze misstand, en zijn van oordeel dat de beste weg om tot dit doel te geraken is, te komen tot de oprichting vaneen vereniging tot. .. Ondergetekenden hebben zich bereid verklaard hiervoor het initiatief te nemen en nodigen U uit tot bijwoning van een eerste bijeenkomst, die gehouden zal worden op ... in het gebouw aan de .... straat no .... enz. Uw aanwezigheid zal ten zeerste op prijs worden gesteld." . . „ Volgt ondertekening met namen van alle initiatief- nemers. Worden deze uitnodigingen beperkt tot speciale per- sonen, dan heeft men een besloten vergadering. Men kan echter ook een advertentie ineen of meer dagbladen plaatsen met een uitnodiging aan alle belangstellenden. In dat geval zal men zich hebben te houden aan de wettelijke en gemeentelijke politiële bepalingen betreffende openbare vergaderingen. constituerende vergadering. De voorlopige voorzitter opent haar met een toespraak, waarin hij de doeleinden van de op te richten vereniging nogmaals uiteenzet en aan de bezoekers gelegenheid geeft tot discussie, waarna hij aan de aanwezigen voorstelt het besluit te nemen, een vereniging op te richten. Dit besluit moet dan inde notulen worden opgenomen. Het meest practische is, als het voorlopig comité zulk een besluit reeds te voren op schrift heeft gesteld, zodat de voorzitter het kan voorlezen. Het besluit kan als volgt geredigeerd worden: „Ondergetekenden (volgen de namen van hen, die blijk hebben gegeven voor de oprichting der vereniging te voelen), in vergadering bijeen op dag, de 19 .. ~ in het gebouw straat no ... te gehoord de uiteenzettingen van de heer Xen de daarop gevolgde besprekingen, besluiten gezamenlijk op te richten de vereniging (volgt naam), die ten doel zal hebben (volgt kórte omschrijving van het doel), besluiten tot voorlopige bestuursleden aan te wijzen: de heer A met de functie van voorlopig voorzitter, „ „ B „ „ „ „ „ secretaris, „ „ C „ „ „ „ „ penningmeester. en aan dit voorlopig bestuur opdracht te geven om zo nodig met de hulp van derden een concept statuten en huishoudelijk reglement op te maken, en in het algemeen alle maatregelen te nemen, die nodig zijn om dit concept ineen tweede, zo spoedig mogelijk te houden vergade- ring te bespreken." Gebruikelijk is om de woordvoerders uit de initiatief- nemers als voorlopig bestuur aan te wijzen. Zij, die gekomen zijn om hun weetgierigheid te bevredigen, doch die voor toetreding tot de op te richten vereni- Het voorlopig comité benoemt uit zijn midden een voorlopige voorzitter, secretaris en zo nodig een penningmeester. Deze eerste bijeenkomst noemt men de oprichtings- of ging niet voelen, behoren zich van stemming te onthouden. Tegenstemmen zou deloyaal zijn. Met het nemen van dit besluit is de vereniging opgericht en de voorzitter geeft aan de aanwezigen gelegenheid zich als lid aan te melden. Hiervoor wordt een voorlopige ledenlijst aangelegd. De voorzitter verzoekt de leden om wensen en opmerkingen voor de statuten en het huishoudelijk reglement schriftelijk bij de secretaris in te dienen en sluit de vergadering. Het voorlopig bestuur Het voorlopig bestuur gaat aan het werk en maakt een concept op voor de statuten en het huishoudelijk reglement (zie modellen in Bijlagen II A en B, blz. 122 en 128). Krachtens het besluit van de oprichtingsvergadering kan het bestuur zich door derden doen assisteren. Indien het de bedoeling is achteraf de Koninklijke Goedkeuring aan te vragen, dan moeten de statuten en het huishoudelijk reglement aan bepaalde vereisten voldoen. Hieruit is als gewoonte ontstaan om deze vereisten in elk geval in het concept aan te brengen. Wij willen aannemen, dat inderdaad deze bedoeling voorzit. Het ontwerp der statuten De statuten moeten bevatten: 1. de naam der vereniging; 2. de plaats, waar de vereniging is gevestigd; 3. het aantal jaren waarvoor de vereniging is aange- gaan; 4. het doel, dat de vereniging beoogt; 5. de middelen, waarmede de vereniging dit doel wil bereiken; 6. welke soorten van leden de vereniging kent; 7. hoe het lidmaatschap wordt verkregen en hoe het wordt verloren voor iedere soort van leden; 8. welke verplichtingen de leden hebben; zaamheden zijn); 13. een bepaling, dat het bestuur de vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigt; 14. een regeling van de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering en van andere mogelijke vergaderingen; 15. een aanduiding van het huishoudelijk reglement en dat dit geen bepalingen mag bevatten in strijd met de statuten; 16. wat in het huishoudelijk reglement zal worden ge- regeld; 17. de wijze van beslechting van geschillen tussen be- stuur en leden; 18. de omschrijving van het verenigingsjaar; 19. de wijze, waarop de statuten kunnen worden gewijzigd; 20. de wijze, waarop de vereniging kan worden ontbonden; 21. de bestemming van de bezittingen bij ontbinding; 22. een slotbepaling, inhoudende dat het bestuur beslist in alle gevallen, waarin de statuten of* het huishoudelijk reglement niet voorzien. TOELICHTING ad 1. De naam van de vereniging moet zonder afkortingen worden opgenomen. ad 2. Men moet een bepaalde Nederlandse gemeente vermelden; men kan niet volstaan met te zeggen: ten huize van de secretaris te Amsterdam ~of een andere Nederlandse gemeente”. Dit wordt door het Departement van Justitie, dat over de aanvrage voor Koninklijke Goedkeuring moet beslissen, niet geaccepteerd. Bovendien zou men dan de statuten 9. welke rechten zij hebben; 10. de mogelijkheid van het instellen van commissies; 11. waaruit de geldmiddelen van de vereniging bestaan; 12. bepalingen betreffende het bestuur (uit hoeveel leden dit bestaat, hoe zij gekozen Worden, wat ieders werk- moeten wijzigen, als de secretaris ineen andere gemeente komt te wonen. Wel is toegelaten, dat het secretariaat, een correspondentie-adres, of het adres vaneen bureau, ineen andere gemeente dan de vereniging zelf is gevestigd; zelfs mag men dit dan op het briefpapier en andere officiële stukken vermelden. ad 3. Van belang is alleen, of de vereniging is aangegaan voor korter dan 30 jaar of voor langer dan deze termijn, respectievelijk voor onbepaalde tijd. In het eerste geval kan de Koninklijke Goedkeuring verkregen worden dooreen Koninklijk Besluit; inde laatste twee gevallen is de langdurige en omslachtige weg van goedkeuring bij de wet voorgeschreven. Daar na afloop van de termijn, waarvoor de vereniging is aangegaan, toch verlenging mogelijk is, wordt inde regel de tijd genoemd van 29 jaar en elf maanden. ad 4. Alle doeleinden, die de vereniging zich stelt, moeten bepaaldelijk wordt omschreven; men mag niet volstaan met te verwijzen naar een soortgelijke vereniging of de statuten vaneen Federatie of Bond, waarvan de vereniging bedoelt een onder- deel uitte maken. ad 5. Evenzo moet ieder middel afzonderlijk worden opgenoemd. Wel kan men nog toevoegen: „. .. .alsmede door alle andere wettige middelen, die voor het doel bevorderlijk kunnen zijn.” ad 6. Bijvoorbeeld: gewone leden, junior-leden, ereleden, donateurs en begunstigers. Indien verenigingen of onder-afdelingen lid kunnen zijn, beperkt men dit tot rechtspersoonlijkheid bezittende verenigingen of afdelingen; immers andere dan deze kunnen niet geldig zelfstandig een overeenkomst van lidmaatschap aangaan of stemrecht uitoefenen. Niet-rechtspersoonlijkheid bezittende ver- „Alleen zij, die verklaard hebben met het doel der vereniging in te stemmen, worden als leden aangenomen en erkend." Ten aanzien van de beëindiging van het lidmaatschap kan men onderscheiden: beëindiging door opzegging, royement, overlijden. Ten aanzien van de opzegging is het practisch te bepalen, dat deze moet geschieden vóór een bepaalde datum, bijv. vóór 1 November van het lopende jaar tegen 1 Januari van het volgend jaar. De reden hiervoor is gelegen in het feit, dat men voor het opmaken vaneen begroting voor het volgend verenigingsjaar moet weten op hoeveel leden en dus op hoeveel contributie men kan rekenen. Royement geschiedt alleen in zeer ernstige gevallen, bijv. benadeling van de vereniging of weigering om contributie te betalen gedurende een bepaald aantal jaren. Gebruikelijk is dat een dergelijk verstrekkend besluit genomen wordt door de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur. Ineen vereniging, waarin de persoon der enigingen kunnen wel donateur of begunstiger zijn. ad 7. Bijvoorbeeld: gewone leden zijn zij, die meerderjarig zijn en zich schriftelijk bij het bestuur als lid hebben opgegeven. Junior-leden zijn zij, die de leeftijd van 18 jaar, doch nog niet die van 21 jaar hebben bereikt en zich schriftelijk met accoordverklaring van de vader of wettelijke vertegenwoordiger als lid bij het bestuur hebben opgegeven. Gehuwde vrouwen moeten een schriftelijke goedkeuring van haar echtgenoot overleggen. Het verdient aanbeveling aan dit artikel toe te voegen: leden een bijzondere plaats inneemt, zou men ook een bijzondere (gequalificeerde) meerderheid, bijv. van 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen, kunnen voorschrijven. Om alle misverstanden op dit puntte vermijden, is het wenselijk inde statuten te bepalen, dat beëindiging van het lidmaatschap medebrengt, dat alle rechten aan het lidmaatschap verbonden daarmede een einde hebben genomen. Met name is dit van belang met betrekking tot de deelgerechtigheid in het batig saldo van de vereniging bij liqui- datie. ad 8. De verplichtingen der leden bestaan in het algeen meen in het betalen van contributie en het in acht ad 9. nemen van de reglementen der vereniging. Het bedrag van de contributie moet öf inde statuten vermeld worden, öf er moet bepaald worden, dat dit bedrag in het huishoudelijk reglement nader zal worden vastgesteld. Men kan echter allerlei speciale verplichtingen in het bijzonder omschrijven. Bij een sportvereniging zal het bijv. aanbeveling verdienen te bepalen, dat de leden verplicht zijn het gebruikte materiaal behoorlijk op te bergen en af te sluiten. Als voornaamste recht staat hier tegenover het recht van medezeggenschap inde zaken, die de vereniging betreffen, uitgeoefend inde vorm van stemrecht. Medezeggenschap inde leiding uit zich inde vorm van stemrecht over bestuurscandidaten; die inde algemene gang van zaken door stemrecht over voorstellen. Gebruikelijk is te bepalen, dat ieder lid één stem uitbrengt. Daarnaast staat het recht om gebruik te maken van de bezittingen der vereniging. Eigenlijk is dit voor ieder lid persoonlijk een recht van medegebruik; het moet dus met bescheidenheid en met eerbied Ten slotte hebben de gewone leden maar uitsluitend deze recht op een deel van het batig saldo, dat bij vereffening der vereniging zal blijken over te schieten; de grootte van dit deel is evenredig aan het aandeel, dat het lid inde vereniging had. ad 10. Gebruikelijk is vast te leggen, dat de algemene ledenvergadering een kas-commissie benoemt, die aan de volgende jaarvergadering een voorstel doet over het goedkeuren van de jaarstukken. Daarnaast zijn, al naar de vereniging die nodig heeft, allerlei commissies mogelijk, bijv. een huishoudelijke commissie, een commissie van materieel, een propagandacommissie, etc. Deze mogelijkheid wordt in een algemene formule opgenomen. Het gebruik wil, dat men altijd speciale commissies ad hoe, voor een tijdelijk bijzonder doel, kan instellen, bijv. een commissie voor statutenwijziging etc. Hiervan behoeft dan ook inde statuten niets te worden opgenomen. ad 11. De geldmiddelen bestaan inde regel uit: contributies van leden; jaarlijkse bijdragen van donateurs en/of begunstigers; de opbrengst van eigen bezittingen (rente, coupons van effecten); schenkingen, erfstellingen, legaten en andere toevallige baten. Alle voor de vereniging mogelijke soorten van inkomsten moeten worden opgesomd. Het verdient aanbeveling hierbij tevens te bepalen, dat noch de leden, noch de bestuursleden leveranties aan de vereniging mogen doen, geldelijke vergoeding voor bewezen diensten mogen ontvangen of op enige wijze mogen profiteren vandoor de vereniging behaald financieel voordeel, tenzij voor hetzelfde recht van andere leden worden uitgeoefend. onder uitdrukkelijke goedkeuring van de algemene ledenvergadering. Nog juister is het, zelfs de laatste toevoeging te laten vervallen, ad 12. Bepaald moet worden uit hoeveel leden het Bestuur bestaat; (met het oog op de meerderheid bij stemmingen is het gewenst een oneven aantal bestuursleden te hebben); welke qualiteiten de bestuursleden hebben (voorzitter, secretaris, penningmeester, commissaris etc.); welke werkzaamheden ieder van hen verricht en hoe zij gekozen worden. Gewoonlijk wordt bepaald, dat de bestuursleden door de algemene ledenvergadering uit de leden gekozen worden op voordracht, hetzij van het bestuur, hetzij vaneen bepaald aantal leden. Gebruikelijk is te bepalen, dat de bestuursleden de functies onderling verdelen. De reden hiervoor is, dat, indien een functionaris wel bestuurslid kan blijven, maar zich genoodzaakt ziet een bepaalde functie neer te leggen, onmiddellijk een ander bestuurslid de functie kan overnemen, zodat de continuïteit inde vereniging niet wordt verstoord door de persoonlijke omstandigheid van één bestuurslid. Waar de voorzitter bij uitstek de vereniging naar buiten representeert, wordt het meer en meer gebruikelijk te bepalen, dat deze in zijn qualiteit door de algemene ledenvergadering wordt benoemd. Dit betekent, dat bij bedanken van de voorzitter een buitengewone algemene ledenvergadering nodig is om in de vacature te voorzien, wanneer althans de vervulling van deze plaats niet wachten kan tot de eerstvolgende gewone ledenvergadering. Daar het hier de meest belangrijke functionaris betreft, schijnt deze uitzondering gerechtvaardigd. Gebruikelijk is naar het huishoudelijk reglement te verwijzen voor een nadere beschrijving van de werkzaamheden der bestuursleden en de regeling van hun aftreden. bezwaarschriften, giro-machtigingen etc. ad 14. Inde regel wordt dit aldus bepaald: „Jaarlijks vóór dele (maand Mei of Juni etc.) van ieder jaar wordt de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering gehouden, waar de jaarstukken worden behandeld en zo mogelijk goedgekeurd, het bestuur verslag uitbrengt van de wederwaardigheden der vereniging over het afgelopen jaar en aan het Bestuur décharge wordt verleend over zijn beleid. Buitengewone algemene ledenvergaderingen kunnen door het bestuur worden bijeengeroepen, zo dikwijls het dit noodzakelijk acht. Een verzoek daartoe kan worden gedaan door ten minste ... leden gezamenlijk. Indien het bestuur binnen 4 weken, nadat het een dergelijk verzoek heeft ontvangen, daaraan geen gevolg heeft gegeven, hebben de verzoekende leden het recht zelf een zodanige vergadering uitte schrijven, met inachtneming overigens van de bepalingen der statuten en van het huishoudelijk reglement voor zoveel op zulk een vergadering toepasselijk.” ad 15. Voldoende is inde statuten te vermelden: „Er is een Huishoudelijk Reglement, dat geen bepalingen mag bevatten, die in strijd zijn met deze Statuten.” In het huishoudelijk reglement worden al die onderwerpen geregeld, waarvan men denkt, dat ze ad 13. Het is nodig te bepalen, dat het bestuur de vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigt. Het bestuur ontleent aan deze bepaling het recht om naar binnen en naar buiten op te treden. Het verdient aanbeveling te bepalen, dat de voorzitter, de secretaris en de penningmeester, die inde regel het z.g. Dagelijks Bestuur vormen, gezamenlijk namens het bestuur kunnen optreden. Dit is bijv. practisch met het oog op het ondertekenen en indienen van officiële stukken, verzoekschriften, volgens de groei der vereniging waarschijnlijk weleens zullen moeten worden gewijzigd. Wijziging van de statuten vaneen Koninklijk goedgekeurde vereniging kost nl. een vrij hoog zegelrecht (f 25,—). Wijziging van het huishoudelijk reglement kost alleen een besluit vaneen ledenvergadering. ad 16. In het huishoudelijk reglement worden geregeld: de werkzaamheden van het bestuur (wat de voorzitter doet, etc.); de wijze van aftreden en schorsing van het bestuur; de al of niet herkiesbaarheid van de bestuursleden (het verdient aanbeveling een bepaald aantal jaren voor het bestuurslidmaatschap vast te leggen. Voortdurende herkiesbaarheid brengt sleur, sluit nieuwe bronnen van initiatief af en geeft de bestuursleden op de duur te grote macht. Men bedenke daarbij, dat niemand onvervangbaar is en dat de belangstelling voor de vereniging onder de leden gestimuleerd wordt door de mogelijkheid ook eens bestuurslid te worden; de voorziening in tussentijdse vacatures; de aanwijzing vaneen Dagelijks Bestuur; wanneer het bestuur vergadert; op welke termijn de bestuurs- en ledenvergaderingen worden uitgeschreven; een bepaling voor oproeping op verkorte termijn in spoedeisende gevallen; op welke termijn en hoeveel leden voorstellen voor de ledenvergadering kunnen indienen; de vaststelling vaneen „quorum” (d.w.z. hoeveel leden resp. bestuursleden er moeten zijn om een geldige leden- resp. bestuursvergadering te kunnen houden); een bepaling, dat de voorzitter de vergadering bijeenroept, hetzij uit eigen initiatief, hetzij op verzoek vaneen bestuurslid, hetzij op verzoek vaneen bepaald aantal leden; de candidaatstelling voor de functies van bestuursleden en commissieleden; hoeveel handtekeningen van leden er nodig zijn voor het f 1000,—; hoe de ledenlijst zal zijn ingericht; de agenda van de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (behandeling en goedkeuring van balans, winst- en verliesrekening, jaarverslag, begroting voor het volgend jaar, een bepaling dat de goedkeuring van de jaarstukken strekt tot décharge van het bestuur, de bestuursverkiezing, voorstellen van het bestuur en tijdig ingekomen voorstellen van de leden en wat verder ter tafel zal worden gebracht); hoe het stemrecht wordt uitgeoefend (over zaken wordt inde regel mondeling gestemd, over personen schriftelijk met ongetekende briefjes). ad 17. Desgewenst is een bepaling op te nemen, dat geschillen tussen bestuur en leden worden beslecht door scheidslieden; in dat geval moet geregeld worden, hoe de scheidslieden zullen worden aangewezen, eventueel dat aanwijzing aan de rechter zal worden gevraagd. Hierbij is te bedenken, dat de rechter in alle gevallen kan optreden; scheidslieden alleen in die gevallen, waarin de wet beslissing door scheidslieden toelaat. ad 18. Het verdient aanbeveling het verenigingsjaar gelijk te laten lopen met het kalenderjaar. Het eerste verenigingsjaar loopt dan van de datum van oprichting van de vereniging af tot 31 December van het lopende jaar. ad 19. Een besluit tot wijziging der statuten is een bijzonder belangrijk besluit. Inde regel wordt dan ook voordragen van candidaten en op welke termijn deze moeten worden ingediend; het vereiste, dat de candidaat een schriftelijke bereidverklaring af geeft voor de voor hem bedoelde functie; de belegging en het beheer der geldmiddelen; welke effecten mogen worden gekocht, hoe deze moeten worden bewaard; het vereiste vaneen tweede handtekening naast die van de penningmeester voor betalingen boven een bepaald bedrag, bijv. daarvoor een bijzondere z.g. gequalificeerde meerderheid van 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen vereist. Gewoonlijk wordt daarbij bepaald, dat statutenwijziging niet kan plaats vinden dan op een speciaal voor dit doel uitgeschreven ledenvergadering en dat de voorstellen voor de wijziging op een bepaalde termijn vóór die vergadering aan de leden moeten zijn rondgezonden. ad 20. Een gelijke gequalificeerde meerderheid wordt gewoonlijk ook voorgeschreven voor het even belangrijke besluit tot ontbinding van de vereniging. Het besluit tot ontbinding moet tevens bepalen de bestemming van de bezittingen of van het eventueel batig saldo en de aanwijzing vaneen liquidateur, waartoe gewoonlijk het bestuur wordt benoemd. ad 21. Het bestuur vereffent dan de bezittingen van de vereniging, betaalt uit de opbrengst de schulden en verdeelt het saldo onder de gewone leden, ieder naar evenredigheid van zijn aandeel inde vereniging. Ook kan bepaald worden, dat uit het saldo eerst nog schenkingen aan instellingen van algemeen nut worden gedaan, vóórdat de leden hun deel ontvangen. ad 22. Deze bepaling is nodig om het bestuur bevoegdheid te geven .op te treden in alle buitengewone gevallen. Bestudering van het concept Het concept van deze statuten en van het huishoudelijk reglement behoren vóór de vergadering, waarop het in behandeling komt, aan de leden te worden toegezonden op een zodanig ruime termijn, dat de leden behoorlijk gelegenheid hebben het te bestuderen en eventuële amendementen tijdig in te dienen. Hetzelfde is het geval bij voorstellen tot wijziging der De tweede vergadering Tegelijk met het verzenden van bovengenoemde concepten roept het bestuur op ruime termijn een tweede vergadering bijeen van al diegenen, die zich inmiddels als voorlopig lid hebben opgegeven. De agenda behoeft slechts enkele punten te vermelden: 1. vaststelling van de statuten en het huishoudelijk reglement; 2. verkiezing vaneen bestuur; 3. besluit tot aanvraag van de Koninklijke Goedkeuring; 4. wat verder ter tafel zal worden gebracht. Op de daarvoor bepaalde bijeenkomst constateert de voorlopige voorzitter, dat de vergadering is bijeengeroepen op een termijn vaneen zeker aantal dagen of weken en stelt aan de orde de behandeling van het concept statuten en huishoudelijk reglement. Bespreking artikelsgewijs De voorstellen worden artikel voor artikel door de voorzitter voorgelezen, ter bespreking aan de orde gesteld, besproken, eventueel na aanneming van amendementen van de zijde der leden gewijzigd en vervolgens in definitieve redactie vastgesteld en aangenomen. Hierbij dient er op te worden gelet, dat amendementen (d.i. wijzigingsvoorstellen van de zijde der leden) behandeld moeten worden, voordat het voorstel, zoals het bestuur dat heeft opgesteld, in behandeling komt en dat, indien er meer amendementen zijn op hetzelfde voorstel, eerst over dat met de verste strekking wordt gesproken en gestemd. Een amendement mag de strekking vaneen voorstel niet Wijzigen; dan is het geen amendement meer, maar een nieuw voorstel. statuten of van het huishoudelijk reglement; zo nodig dienen de voorgestelde wijzigingen met een toelichting te worden verduidelijkt. Eindstemming Nadat alle artikelen afzonderlijk zijn aangenomen, wordt ook nog eens over de statuten in hun geheel gestemd. Indien niemand hoofdelijke stemming verlangt, kunnen de statuten in hun geheel met algemene stemmen, of, indien een lid dit voorstelt, bij acclamatie worden aangenomen. Dezelfde werkwijze wordt gevolgd ten aanzien van het huishoudelijk reglement. Is ook dit dooreen eindstemming aangenomen, dan bestaat er dus een vereniging met geldige reglementen en dan moet voor het eerst een bestuur gekozen worden volgens de voorschriften der reglementen. Bestuursverkiezing Er is dan nog geen gelegenheid geweest voor het voorstellen van candidaten, wat inde regel van het bestuur uitgaat. Gebruikelijk is, dat eender leden voorstelt het voorlopig bestuur te kiezen tot eerste bestuur. Indien niemand stemming wenst volgens het voorschrift der statuten (schriftelijk met ongetekende briefjes), kan, daar hier een groep bestuursleden collectief wordt gekozen zonder eigenlijke candidaatstelling, ook dooreen lid worden voorgesteld de verkiezing bij acclamatie te doen geschieden. Zulk een verkiezing is volkomen geldig, wanneer niemand der aanwezigen zich op het ogenblik der verkiezing daartegen verzet. Het bestuur, aldus gekozen zijnde en de vereniging krachtens haar statuten geldig vertegenwoordigende, stelt dan bij monde van de voorzitter het volgende agendapunt aan de orde: het besluit tot het aanvragen van de Koninklijke Goedkeuring. De Koninklijke Goedkeuring Hoewel het niet nodig of zelfs mogelijk is goedkeuring te verkrijgen van enige overheidsinstantie vóórdat een ver- Het maakt dit verschil, dat een vereniging, die Koninklijk is goedgekeurd, wat men noemt „rechtspersoonlijkheid” heeft; zulk een vereniging is een „rechtspersoon", dit betekent, dat zij zelfstandig aan het rechtsleven kan deelnemen, zij kan contracten sluiten, vorderingen instellen, een eigen vermogen hebben, geheel afgescheiden van het vermogen van haar leden. Het practische gevolg van dit hebben vaneen eigen vermogen is, dat de vereniging voor haar daden alleen met haar eigen vermogen aansprakelijk is, dat dus de leden niet gehouden zijn afzonderlijk en in privé voor de verplichtingen der vereniging bij te springen. Dit gevolg is de meest bekende consequentie van de Koninklijke Goedkeuring; men zegt het dan ook wel zo, dat, indien een vereniging Koninklijke Goedkeuring heeft, de leden van die vereniging niet persoonlijk aansprakelijk zijn. Inde practijk komt het ook wel hierop neer en dit geeft dan ook de beloning voor de moeite en de kosten, die men er voor over moet hebben om deze Koninklijke Goedkeuring te verkrijgen. Om deze Koninklijke Goedkeuring te verkrijgen, moeten de statuten aan bepaalde vereisten voldoen: het opschrift moet de juiste en volledige naam der vereniging bevatten zonder afkortingen; er mogen geen vreemde woorden of benamingen in worden vermeld, tenzij deze onmiddellijk gevolgd worden door de Nederlandse vertaling; de vereniging moet gevestigd zijn ineen Nederlandse gemeente; zij moet voor een bepaalde tijd zijn aangegaan; duidelijk moeten blijken: de doeleinden, de middelen, waarmede deze zullen worden verwe- zenlijkt, de rechten en verplichtingen der leden, eniging is opgericht, is het zeer goed mogelijk achteraf goedkeuring en wel Koninklijke Goedkeuring te verkrijgen. Wat maakt dit voor verschil? de bronnen van inkomsten, de samenstelling van het bestuur, de beslechting van geschillen, de mogelijkheid van wijziging der statuten, de gevolgen van ontbinding en liquidatie. Met deze vereisten is bij het ontworpen model der statuten reeds rekening gehouden. Verenigingen zonder „rechtspersoonlijkheid" zijn in het algemeen minder belangrijk. Een uitdrukkelijk besluit is nodig Nodig is, dat de ledenvergadering met zoveel woorden besluit om de erkenning aan te vragen en het bestuur opdracht geeft de Koninklijke Goedkeuring op de statuten te vragen, waarbij de vergadering tevens bij voorbaat het bestuur machtigt om in deze statuten die wijzigingen aan te brengen, die van Regeringswege daarin mochten worden verlangd. Dein te leveren stukken Het bestuur richt een verzoekschrift aan H.M. de Koningin te ’s-Gravenhage (niet aan het Departement van Justitie!!) zie Bijlage 111 blz. 133; het verzoekschrift wordt ondertekend door de „belanghebbende", d.w.z. met de naam van de vereniging, gevolgd door de namen van die bestuursleden, die krachtens de statuten gerechtigd zijnde vereniging naar buiten te vertegenwoordigen. Volgens ons ontwerp is dit het Dagelijks Bestuur, bestaande uit voorzitter, secretaris en penningmeester. Indien niet deze bestuursleden het verzoek doen, maar een gevolmachtigde, moet de acte van lastgeving tevens worden overgelegd. Bij dit verzoekschrift moeten worden gevoegd: 1 exemplaar van de statuten, ondertekend door alle bestuursleden; 1 uittreksel van de notulen, ondertekend en „voor uittreksel" afgetekend door de secretaris of een ander bestuurslid, als bewijs, dat inderdaad de ledenvergadering heeft besloten de Koninklijke Goedkeuring te vragen. Hiervoor is de boven aangegeven redactie van de notulen nodig (Bijlage IV blz. 134). Zegelrecht Voor de erkenning vaneen nieuw opgerichte vereniging bedraagt het zegelrecht f 50, (Zegelwet 1917, laatstelijk gewijzigd 22 April 1937, art. 41 lid 2). Indien goedkeuring wordt verzocht vaneen verandering van de statuten of bijvoeging in reeds vroeger goedgekeurde statuten of reglementen, is slechts f 25,— zegelrecht verschuldigd. De stukken, die bij het verzoekschrift worden overgelegd, zijn vrij van zegel (zie Periodiek Woordenboek van administratieve en gerechtelijke beslissingen in zake zegel enz. No 12566). Indien de goedkeuring niet wordt verleend, wordt het zegelrecht aan de ondertekenaren gerestitueerd. Onderafdelingen Onderafdelingen van rechtspersoonlijkheid bezittende verenigingen zijn geen rechtspersoon, tenzij ze op daartoe door haar zelve gedaan verzoek als zodanig zijn erkend. Duurverlenging Nadat er jarenlang aan het verenigingsrecht nauwelijks iets was verbeterd of zelfs maar veranderd, maakten de omstandigheden, die het gevolg waren van de tweede wereldoorlog, het nodig, de mogelijkheid te openen om 1 ongetekend exemplaar van de statuten (bij verenigingen uitsluitend werkzaam in het belang van de volkshuisvesting 2 exemplaren); de duur van verenigingen nog te verlengen, nadat deze reeds was verstreken. Op pag. 16 wezen wij er op, dat verenigingen, die worden aangegaan voor minder dan 30 jaar, rechtspersoonlijkheid kunnen verkrijgen door erkenning door de Kroon. Tegen de tijd, dat deze termijn afloopt, moet er dan op de gewone wijze een statutenwijziging plaats hebben, waarbij de duur van de vereniging wordt verlengd voor een termijn, die dan weer korter dan 30 jaar moet duren. Bij deze ene wijziging kan men het laten, maar men kan ook van de gelegenheid gebruik maken, om nog andere bepalingen van de statuten te wijzigen. In beide gevallen moet wederom de Koninklijke goedkeuring worden aangevraagd. Gedurende de Duitse bezetting zijn een groot aantal verenigingen ontbonden verklaard en geliquideerd. Voorzoveel dit is gebeurd vóór de datum der bevrijding van geheel Nederland, 5 Mei 1945, kunnen zij weder in het leven worden teruggeroepen langs de weg van Rechtsherstel. Er hebben zich echter ook een aantal gevallen voorgedaan van verenigingen, welker duur verstreken was inde maanden na de bevrijding, zonder dat het toen reeds weer mogelijk was, een algemene ledenvergadering bijeen te roepen en op de wijze bij de statuten voorgeschreven, tot een wijziging van deze statuten te komen. Voor al deze gevallen is een nieuwe Wet gemaakt, de z.g. Duurverlengingswet van 18 Maart 1948, gepubliceerd in Staatsblad I 107 van 6 April 1948. Deze Duurverlengingswet is echter niet alleen bedoeld voor de hierboven aangeduide gevallen, maar is bestemd om blijvend te werken, zodat iedere vereniging langs de weg van statutenwijziging verlenging kan vragen, vóórdat de termijn is verstreken, waarvoor zij werd aangegaan, en langs de weg van duurverlenging na het verstrijken van die termijn. De straf op de zonde is opgelegd ineen hoger zegel- Evenals bij een normale aanvrage tot goedkeuring van statuten of van wijziging daarvan, wordt ook bij duurverlenging het zegelrecht teruggegeven, indien de verlenging niet wordt verleend. Duurverlenging moet worden aangevraagd bij de Minister van Justitie en het Ministerieel verlengingsbesluit wordt openbaar gemaakt inde Nederlandse Staatscourant. Hiervoor zorgt de Minister. De verlenging werkt terug tot aan het einde van de dag van het verstrijken van de oorspronkelijke termijn en wordt beschouwd als inde statuten te zijn ingelast, zodat de statutenwijziging niet meer voor de vorm behoeft plaatste vinden. Over de vraag, welke betekenis moet worden toegekend aan allerlei handelingen, die verricht zijn tussen het ogenblik, waarop de termijn is verstreken en het ogenblik, waarop de duur is verlengd, is bij de behandeling van de Wet uitvoerig gesproken. Art. 1 van de wet bepaalt, dat bevoegdelijk verrichte handelingen niet ongedaan worden gemaakt en dat evenmin nadeel wordt toegebracht aan door of jegens derden verkregen rechten. Maar wat zijn „bevoegdelijk verrichte handelingen?” Uit de Memorie van Antwoord blijkt, dat men hier even- zeer onder mag verstaan liquidatie-handelingen als handelingen, die vallen binnen het doel der vereniging. Een schoolvereniging mag bijv. inde tijd, die verloopt tussen het einde van de statutair bepaalde duur en het ogenblik van de duurverlenging, op normale wijze leerkrachten aanstellen en salariëren, en overigens alles doen wat behoort tot de exploitatie vaneen of meer scholen. Een belangrijke bepaling is nog deze, dat wat niet is openbaar gemaakt, niet geldt tegenover derden te goeder trouw. Is bijv. een verzoek om duurverlenging afgewezen recht; voor de statutenwijziging is immers slechts f 25,— zegelrecht verschuldigd, voor de duurverlenging daarentegen f 50,—. en nog niet gepubliceerd, dan kan het Bestuur vaneen vereniging zich niet beroepen op het ontbreken van hare bevoegdheid om rechtshandelingen te verrichten tegenover derden, die te goeder trouw en niet wetende van de aanvrage of de afwijzing der duurverlenging, overeenkomsten met de vereniging hebben aangegaan, of andere rechtshandelingen met haar of te haren behoeve hebben verricht. Zo belangrijk wordt deze bepaling geacht om het rechtsverkeer veilig te stellen, dat zij bij dezelfde Wet ook is toegevoegd aan art. 9 van de Wet van 22 April 1855 (zie pag. 118), zodat de Duurverlengingswet tevens een wijziging van laatstgenoemde Wet heeft veroorzaakt. In geval van statutenwijziging Indien de goedkeuring wordt gevraagd na een statutenwijziging, kan men vragen: a. goedkeuring van de gewijzigde statuten, indien deze geheel of bijna geheel zijn gewijzigd; b. goedkeuring op bepaalde wijzigingen inde statuten. In het eerste geval moeten, behalve de hiervoor aangegeven vereisten [i.c. moeten 2 (respectievelijk 3 bij verenigingen uitsluitend in het belang van de volkshuisvesting werkzaam) exemplaren van de gewijzigde statuten worden overgelegd], de stukken aan deze eis voldoen, dat uit het uittreksel uit de notulen blijkt, dat de leden de wijziging der statuten hebben aangenomen met inachtneming van alle desbetreffende bepalingen der statuten, dus bijv. met inachtneming vaneen gequalificeerde meerderheid, indien deze voor wijziging der statuten vereist wordt. Ook moet uit het extract uit de notulen blijken, dat alle voorschriften der statuten, die betrekking hebben op het aannemen van wijzigingen inde statuten, zijn in acht In plaats van dit uittreksel uit de notulen kan ook worden overgelegd eendoor de voorzitter en de secretaris ondertekende verklaring, waarin zij te kennen geven, dat alle bepalingen der statuten, die betrekking hebben op het wijzigen der statuten, bij de thans tot stand gekomen wijziging zijn in acht genomen. In het tweede geval is het voldoende over te leggen 2 (eventueel 3) exemplaren van de aangebrachte wijzigingen, waarvan er één door alle bestuursleden is ondertekend. Voor het extract van de notulen moeten dezelfde voorzorgen worden in acht genomen, die hierboven voor de algehele wijziging der statuten zijn uiteengezet. In het algemeen moet er bij statutenwijziging op worden gelet, dat de wijzigingen niet in strijd komen met de principiële vereisten, waaraan statuten moeten voldoen ter verkrijging van de Koninklijke Goedkeuring en dat het karakter van de vereniging niet wordt veranderd. Ook moet er op worden gelet, dat de niet gewijzigde artikelen letterlijk gelijkluidend worden overgenomen en onder hetzelfde artikelnummer, dat zij inde oorspronkelijk goedgekeurde statuten hadden. Indien nieuwe bepalingen worden ingevoegd, nummert men deze met bis, ter, quater enz., of a, b, c enz. De Koninklijke Goedkeuring wordt altijd verleend, tenzij uit het doel, zoals dit inde statuten is omschreven, of uiteen onderzoek van de politie is gebleken, dat de vereniging geacht moet worden tot de verboden verenigingen te behoren. Publicatie inde Staatscourant Zodra de goedkeuring of de duurverlenging is verleend, zorgt het Departement van Justitie voor de voorgeschreven publicatie inde Staatscourant; deze publicatie geschiedt kosteloos. Wel kan men overdrukken bestellen genomen, bijv. een bepaalde termijn voor het uitschrijven van de vergadering, de vermelding van de voorstellen op de agenda, etc. a f 0,25 voor de eerste 100 exemplaren; bij afname van meer exemplaren daalt de prijs. Zodra van het Departement van Justitie een antwoord op het verzoekschrift is ontvangen, waaruit blijkt, dat de Koninklijke Goedkeuring is verkregen, begint de vereniging als rechtspersoon te werken en kan zij eerst recht met haar werkzaamheden beginnen. Tot slot van al deze formaliteiten is het ook nog nodig, dat die Koninklijk goedgekeurde verenigingen, die een bedrijf uitoefenen, zich laten inschrijven in het Handelsregister. Derden, die met de vereniging handelen, kunnen dan precies op de hoogte zijn van de credietwaardigheid van de vereniging, haar lasthebbers, etc. Voor deze inschrijving is een eerste bedrag verschuldigd als inschrijfgeld naar de grootte van het kapitaal van de vereniging. DE VOORZITTER, ZIJN PERSOON EN ZIJN TAAK Al te vaak wordt de verdeling der bestuursfuncties min of meer aan het toeval overgelaten. En toch is het ook in het verenigingsleven van het grootste belang, dat de juiste man of vrouw op de juiste plaats terecht komt. Hiervoor echter is het noodzakelijk enig inzicht te hebben inde capaciteiten, die vereist worden om een bepaalde taak naar behoren te kunnen vervullen. Daarnaast zal enige mensenkennis onontbeerlijk zijn om te kunnen beoordelen in hoeverre een bepaalde persoon aan de gestelde eisen voldoet. De voorzitter opent en sluit de vergadering met een hartelijk woord en licht ieder agenda-punt, dat aan de orde komt, zo objectief mogelijk toe; in deze zin, dat hij zegt: „Het Bestuur (of: het lid de heer of mevrouw X) doet het navolgende voorstel. Dit is er voor en dat is er tegen; wat vindt de vergadering?” De voorzitter heeft ervoor te zorgen, dat ieder, die dit wenst, zoveel mogelijk zijn mening over het voorstel geven kan. Dit is democratisch, immers de massa (het volk) moet door vrije meningsuiting tot wilsvorming komen. Een goede gewoonte wil, dat niemand meer dan twee keer over hetzelfde onderwerp het woord voert. Als iedereen uitgesproken is, of als de voorzitter meent, dat zich uit de discussie een bepaald standpunt heeft gekristalliseerd, deelt hij mede, hoe het Bestuur erover denkt. De mening van het Bestuur is niet meer dan een advies aan de vergadering, maar niettemin een advies van veel gewicht. Immers het Bestuur is er om de besluiten, die door de algemene vergadering worden genomen, uitte voeren. Is het Bestuur tegen een genomen besluit, dan rijst de vraag, of het Bestuur zijn bezwaren kan opzij zetten. Kan het Bestuur dit niet, dan moet het aftreden. Om deze moeilijkheid te voorkomen, geeft het Bestuur zijn advies tijdig bij ieder voorstel. Een besluit van de ledenvergadering saboteren of niet-uitvoeren, is in strijd met de goede trouw en dus ontoelaatbaar, en bovendien ondemocratisch. De mening van het Bestuur heeft zich reeds vóór de ledenvergadering inde Bestuursvergadering gevormd; ook hier heeft de voorzitter de leiding; hij laat de mening van ieder der Bestuursleden tot zijn recht komen en geeft zijn mening als laatste. Ook des voorzitters mening is een advies, doch thans aan het Bestuur, maar evenzeer een advies van veel gewicht; immers de voorzitter is voor de uitvoering verantwoordelijk. Er kan niet genoeg op gewezen worden, dat een voorzitter zijn mening noch aan een Bestuur, noch aan een ledenvergadering mag opdringen. Hij, die bij ieder punt dat aan de orde komt begint te zeggen: „naar mijn mening i5....", of „ik vind dat....”, is voor voorzitter ten enenmale ongeschikt. Hij zal het vak eerst nog moeten leren. Wanneer het om de keuze gaat vaneen voorzitter, dient Anderzijds mag van de gelegenheid om het woord te voeren, geen misbruik gemaakt worden. Wordt een spreker te wijdlopig of dwaalt hij af, dan heeft de voorzitter tot taak, hem tactvol weer op het goede pad te brengen. men zich van deze dingen terdege rekenschap te geven. Een voorzitter nl., die niet voor zijn werk geschikt is, kan moeilijk door andere bestuursfunctionarissen gecorrigeerd worden. Hij zal een voortdurend remmende invloed uitoefenen. Daar komt nog bij, dat de geschiktheid tot het voorzitterschap veel meer afhankelijk is van aangeboren eigenschappen, dan vandoor ervaring en voorlichting verworven kwaliteiten, zodat het ~al doende leert men" hier maar zeer ten dele opgaat. Het werk van de voorzitter De voorzitter is de ziel van de vereniging, in hem is de vereniging bij uitstek belichaamd, daardoor is hij haar representant en daarom haar woordvoerder. Zijn taak omvat: het bewaren van eenheid en harmonie onder bestuursleden en leden; persoonlijk zal hij tot de oplossing van moeilijkheden (bijv. ontslag personeel) in staat moeten zijn, terwijl hij de onbestreden leider van de vergadering is. Persoon van de voorzitter Welke eigenschappen zullen nu voor het uitoefenen van deze veelomvattende functie noodzakelijk zijn? Integriteit en onpartijdigheid, kracht en soepelheid zullen eigenschappen zijn, die voor de voorzitter bijzonder gewenst geacht moeten worden. Verder zal hij een sterke persoonlijkheid moeten zijn, iemand die niet opziet tegen moeilijkheden, die karaktervastheid paart aan objectiviteit. Men verwacht immers van de voorzitter, dat hij standvastig zal zijn in besluiten. Men veroordeelt hem, wanneer hij geen eigen mening heeft en te veel met alle winden meewaait, maar tegelijkertijd eist men, dat hij zal openstaan voor wat anderen beweren, dat hij onbevooroordeeld aan verschillende meningen gelijke kansen geeft. Hij moet een krachtig woord kunnen spreken, maar ook kunnen luisteren. Aan de toon der besprekingen zal het vooral ten goede komen, wanneer hij dit alles ten uitvoer Ook de maatschappelijke positie van de voorzitter, soms zelfs zijn naam, heeft invloed. Vooral bij pas opgerichte verenigingen, die nog geen gevestigde reputatie hebben, is het vertrouwen, dat men inde zaak stelt, vaak evenredig aan de achting, die men de persoon van de voorzitter toedraagt. De ideale voorzitter zal dus zijn: een sterke persoonlijkheid, met een objectieve instelling, die in zijn omgeving een zeker aanzien geniet en die tevens de gave van het woord heeft. Het spreekt vanzelf, dat een dergelijke, aan alle eisen beantwoordende figuur inde meeste gevallen niet te vinden is. De ideaalvoorstelling kan echter richting geven bij het bepalen van de keuze. Hoe moet de voorzitter zijn taak vervullen? Het zwaartepunt van het werk van de voorzitter ligt in de leiding van de vereniging en de verwerkelijking van haar doelstellingen. De leden bemerken dit uit hetgeen op de vergadering wordt voorgesteld. De leiding van de voorzitter is beslissend voor de wijze, waarop besluiten worden genomen. Dus is de wijze, waarop de voorzitter de vergaderingen leidt, van het grootste belang. ledere vergadering vraagt voorbereiding. Het is noodzakelijk, dat de voorzitter zich te voren verdiept inde kwesties, die aan de orde zullen komen. Hij laat zich inlichten over de stand van verschillende zaken door de secretaris, de penningmeester of door anderen. Hij bestudeert de agenda en maakt voor zichzelf een tijdsberekening op, waarbij hij denkt aan de mogelijkheid van discussie en onderscheid maakt tussen belangrijke en onbelangrijke punten. Een fout inde leiding van veel vergaderingen is het weet te brengen, zo, dat hij geen mens kwetst, maar het juiste woord op het juiste moment weet te spreken. Ten slotte moet een voorzitter goed en gemakkelijk in het openbaar kunnen spreken. verknoeien van tijd in het begin aan minder belangrijke agendapunten, waardoor vaak aan het slot belangrijker kwesties door tijdsgebrek onvoldoende behandeld kunnen worden. De voorzitter heeft het verloop van de vergadering inde hand, hij is de motor van de avond. Het openingswoord ledere vergadering begint met een openingswoord, voor onervaren voorzitters het eerste struikelblok. Men begint met te overwegen, of men de hele toespraak op papier moet zetten en dus min of meer aan de vergadering moet voorlezen, of dat men maar voor de vuist weg zal gaan spreken, op gevaar af, dat er dingen vergeten worden, of dat men zal blijven steken. Zonder twijfel verdient het uit het hoofd spreken verreweg de voorkeur. Het maakt al dadelijk een onbeholpen indruk, wanneer de enkele zinnen, waaruit een dergelijk woord bestaat, vaneen papiertje opgelezen worden. ledere voorzitter moet zich ten doel stellen, dergelijke korte toespraakjes uit het hoofd te houden. lets anders echter is het, of onervaren voorzitters dit woord thuis niet moeten voorbereiden. Bij de voorbereiding kan het goed zijnde punten kort maar nauwkeurig op papier te zetten. Men heeft dan de zekerheid, dat er niets vergeten wordt. Nu oefent men zich thuis enige malen in het hardop uitspreken van het openingswoord, er van uitgaande, dat het er niets toe doet, hoe het gezegd wordt, als het maar gezegd wordt. Men zal nu tot de ontdekking komen, dat dezelfde dingen op verschillende manieren gezegd kunnen worden. Een goed ding echter is het, de eerste en de laatste zin speciaal vast te leggen. Deze geeft men dus een bepaalde vorm, waarvan bij de oefening niet meer afgeweken wordt. Het voordeel is dat men op deze wijze dadelijk een vlot en verantwoord begin heeft, terwijl het tegen het slot ook weer een geruststellende gedachte is, dat men weet, hoe men eindigt. king: le. De aanhei. Deze kan verschillend zijn, al naar de samenstelling van het gezelschap, dus bijv. „Geachte vergadering”, of „Dames en Heren", indrukwekkend: „Leden van de vereniging ” Het effect vaneen aanhef ligt wel voornamelijk in het feit, dat men hiermee stilte krijgt en de aandacht trekt. Een goed voorzitter zal nooit met zijn eigenlijke toespraak beginnen voor de vergadering helemaal stil is, al moest hij hiervoor bij herhaling zijn hamer gebruiken. 2e. De verwelkoming. Men verwelkomt de leden en wanneer er gasten zijn worden deze in het bijzonder wel- kom geheten. 3e. Mededeling ovei wat te wachten staat. Men geeft een zekere inleiding op wat de avond brengen zal. Wanneer er een spreker is, wordt bijv. het onderwerp bekend gemaakt. In andere gevallen de reden, waarom men bijeen is. 4e. Opening van de vergadering. ledere vergadering moet geopend en gesloten worden door de voorzitter. Dit betekent, dat in het openingswoord door de voorzitter ook werkelijk gezegd moet worden, dat de vergadering geopend wordt, of gesloten is. Hij doet dit onmiddellijk na de aanhef met de woorden: „Ik open deze vergadering " enz., of aan het slot van zijn openingswoord: „ hiermede verklaar ik deze vergadering voor geopend". Vele voorzitters maken de fout, dat ze in hun openingswoord nalaten de vergadering te openen met zoveel woorden. Notulen Dadelijk na het openingswoord gaat de voorzitter over tot het volgende agendapunt. Ineen gewone huishoude- Veel toespraken worden eindeloos gerekt omdat de spreker zijn slot niet kan vinden. Als punten voor het openingswoord komen in aanmer- lijke vergadering verzoekt hij dan de secretaris de notulen te lezen. Wanneer de notulen gelezen zijn vraagt de voorzitter de goedkeuring van de vergadering op de notulen. Hij geeft hiermee aan de vergadering de gelegenheid op- en aanmerkingen te maken. Wordt hiervan geen gebruik gemaakt, dan constateert de voorzitter, dat de notulen onveranderd zijn goedgekeurd, en bedankt hij de secretaris. De notulen moeten nu door de voorzitter en de secretaris ondertekend worden. Deze handtekening is het bewijs, dat de vergadering haar goedkeuring aan de notulen in deze vorm gegeven heeft. Men noemt dit het arresteren der notulen. Na de notulen zijn het inde meeste gevallen de ingekomen stukken, die door de voorzitter aan de orde worden gesteld. De voorzitter leest ze voor en neemt ze in behandeling. Zo worden alle verdere punten van de agenda door de voorzitter aan de orde gesteld. Een goed voorzitter zal telkens, wanneer een bepaald punt besproken is, in het kort samenvatten tot welk resultaat deze besprekingen hebben geleid. Zo wordt het ieder duidelijk, wat, na vaak tegenstrijdige beweringen, besloten is. De spreker Het kan voorkomen, dat de voorzitter leiding moet geven aan een vergadering, waar een spreker optreedt. In zijn openingswoord heet hij de spreker dan in het bijzonder welkom. Wanneer de agenda zover is afgehandeld, dat men aan de spreker toe is, geeft hij het woord aan de spreker, wiens naam hij noemt en wiens onderwerp hij aankondigt. Inde meeste gevallen zal er na de lezing een korte pauze zijn, waarna er gelegenheid tot gedachtenwisseling gegeven wordt. De voorzitter kondigt de gedachtenwisseling aan, nadat hij zich overtuigd heeft, of de spreker hiertoe bereid is. De gedachtenwisseling is vaak moeilijk op gang te brengen. Nadat de voorzitter de gelegenheid heeft opengesteld ontstaat er een pijnlijke stilte, die inde meeste gevallen niet opgevat moet worden als het bewijs, dat niemand iets op het hart heeft. Hier geldt nl.: „Als er een schaap over de dam is, dan volgen er meer." Aan het bestuur is dan de taak, de vergadering over het dode punt heen te helpen. De voorzitter zelf of eender andere bestuursleden kan de eerste zijn, desnoods met een vraag, die voor hem zelf overbodig is, maar die bij verschillende leden gerezen kan zijn. Tegenover de mogelijkheid vaneen mislukte gedachtenwisseling door gebrek aan stof, staat de kans, dat er te veel liefhebberij is, terwijl ook het gevaar bestaat, dat mensen het woord vragen, niet om een zakelijke vraag of opmerking te doen, maar om het genot te smaken zichzelf te horen spreken. Dergelijke, meestal langdurige en weinig ter zake doende redevoeringen, zijn niet in het belang van de vergadering als geheel. Een goed voorzitter zal hieraan paal en perk weten te stellen zonder de persoon in kwestie te beledigen. Bij een groot aantal debaters kan het goed zijn reeds te voren een beperking in tijd op te leggen, door bijv. vast te stellen, dat door geen enkele debater langer dan drie minuten gesproken mag worden. Deze beperking is niet alleen een daad van rechtvaardigheid, men geeft iedereen dezelfde kans, zij heeft ook de psychologische uitwerking, dat de debater zich bewust is alles zo kort en krachtig mogelijk te moeten zeggen. Algemeen menselijk is nl. de neiging, om eenmaal aan het woord zijnde, niet meer van ophouden te weten. Na de lezing of na de gedachtenwisseling bedankt de voorzitter de spreker. Hij doet dit ineen korte toespraak, De gedachtenwisseling staat onder leiding van de voorzitter, niet van de spreker. De voorzitter maakt de naam bekend van degene, die iets te vragen heeft of op te merken. waarvoor geen algemene regels te geven zijn. Tijdens de lezing heeft de voorzitter gelegenheid iets passendste bedenken. Het dankwoord kan de ene keer wat enthousiaster zijn, de andere keer wat zakelijker, dit zal min of meer afhankelijk zijn van het succes, dat de spreker gehad heeft. Is dit niet groot geweest, dan mag de voorzitter dit in zijn dankwoord niet laten merken. De verzorging van de spreker De spreker is de gast van de vereniging. De voorzitter treedt op als gastheer, hij ontvangt de spreker. Hoewel niet alles, wat met de verzorging van de spreker samenhangt, persoonlijk door de voorzitter gedaan moet worden, is hij toch degene, die hiervoor verantwoordelijk is. Hij moet zorgen, dat alles in orde is. De volgende punten zijn hierbij van belang: le. De spreker moet, als hij ter plaatse niet bekend is, van de trein gehaald worden. 2e. Na een lange reis moet hij even gelegenheid hebben zich wat te verfrissen. Wanneer de spreker de vergaderzaal binnenkomt, gaat de voorzitter hem tegemoet en leidt hem naar de bestuurstafel. Hier worden de Bestuursleden aan hem voorgesteld. 3e. Hij moet inde zaal, terwijl hij spreekt, een gunstige plaats hebben ten opzichte van het publiek. Te voren zoekt het bestuur dit dus uit. Hij moet een lessenaar of een tafeltje met een verhoging hebben voor zijn papieren. Hij moet een glas water en goed licht hebben. 4e. Tijdens de pauze en voor en na de lezing moet hij een plaats aan de bestuurstafel hebben. se. Men biedt hem thee, koffie of iets dergelijks aan. De voorzitter ontvangt ook andere gasten voor de ver- eniging, bijv. bestuursleden of afgevaardigden van zusterverenigingen, officiële personen etc. Dit is een onderdeel van zijn taak als vertegenwoordiger van de vereniging. Fouten, die hij maakt inde wellevendheid en beleefdheid, In het algemeen moet trouwens het feit, dat iemand een vereniging vertegenwoordigt, van invloed zijn op zijn houding en gedrag bij bepaalde gelegenheden. Voorbeeld: De presidente vaneen vrouwenvereniging op een dorp is door ziekte verhinderd aan de uitnodiging vaneen zustervereniging, die een feestavond houdt, gehoor te geven. De secretaresse gaat nu in haar plaats. Reeds bij het binnenkomen inde feestzaal blijkt, dat het feit dat ze de vereniging vertegenwoordigt invloed heeft op haar wijze van doen. Inde zaal zitten nl. enkele groepjes mensen, die haar wenken, waaronder ze vrienden heeft en waarbij ze zich het liefst aangesloten had deze avond. Nu ze echter de vereniging vertegenwoordigt is het noodzakelijk, dat ze allereerst het bestuur gaat begroeten en dan plaats neemt, waar het bestuur haar wenst. Wanneer ze de avond voor haar plezier meemaakte zou ze kunnen weggaan, wanneer het haar begon te vervelen. Dit kan nu niet. Wanneer ze iemand is, die er erg tegen op ziet in het openbaar te spreken, dan kan ze dit bij allerlei gelegenheden, bijv. bij huiselijke feestjes, nalaten. In het bovenomschreven geval echter zou dit als een tekortkoming van de vereniging beschouwd worden. Ze zal dus, hoe moeilijk het haar valt, een enkel woord moeten spreken, nu ze haar vereniging vertegenwoordigt. Uit al deze dingen blijkt, dat het feit, een vereniging te vertegenwoordigen, allerlei verplichtingen oplegt, terwijl een eventueel verzuim niet uitsluitend de betrokken persoon treft, maar ook de vereniging. Wanneer men alleen voor zichzelf verantwoordelijk is kan men zich ten slotte het risico veroorloven onbeleefd te zijn of te kort te schieten. Men aanvaardt hiervan zelf de nadelen. Bij de vertegenwoordiging vaneen vereniging draagt men niet worden niet hemzelf, maarde vereniging aangerekend. Ook in het omgekeerde geval, wanneer de voorzitter als vertegenwoordiger der vereniging zelf ergens gast is, heeft hij dit te bedenken. alleen zelf de kwade gevolgen, maar bezorgt deze ook aan de vereniging. DE SECRETARIS, ZIJN PERSOON EN ZIJN TAAK Het antwoord op de vraag: „Wat moet de secretaris doen?” kan kort zijn. De secretaris is de schrijver (letterlijk de geheimschrijver) van de vereniging. Zoals de vereniging spreekt door haar voorzitter, schrijft ze door haar secretaris. Geschreven worden: de brieven, de notulen, het jaarverslag en alles wat verder tot de administratie van de vereniging behoort, zoals: de ledenlijst, de convocaties voor de vergaderingen. De secretaris is veelal de stille werker van de vereniging. De eigenschappen, die iemand geschikt maken voor het waarnemen vaneen secretariaat, zijn 0.a.: nauwgezetheid, activiteit, ordelijkheid, terwijl het schrijven vaneen goede en zeer beleefde stijl en een duidelijk leesbaar handschrift ook niet te verwaarlozen factoren zijn. Van alle bestuursfuncties is het secretariaat de meest tijdrovende. Een secretaris moet dus over voldoende vrije tijd beschikken, om zijn werk naar behoren te kunnen doen. Terwijl de keuze vaneen voorzitter vooral belangrijk is met het oog op het verloop en de stijl van de vergaderingen en voor het prestige van de vereniging, moet het belang vaneen verantwoorde secretariskeuze vooral gezien worden in het feit, dat de secretaris de uitvoerder van het werk is. Of de besluiten snel en doelmatig in daden omgezet worden is voor een groot deel afhankelijk van de activiteit en het inzicht van de secretaris. Slordigheid inde correspondentie en de administratie kan voor de vereniging de onaangenaamste gevolgen hebben. De secretaris zit, door het vele werk dat hij verzet, als Het is de taak van de secretaris de voorzitter geregeld op de hoogte te houden van de belangrijke dingen, die zich voordoen. Een geregeld contact tussen de voorzitter en de secretaris is hiervoor noodzakelijk. HOE MOET DE SECRETARIS ZIJN TAAK VERVULLEN? De correspondentie Alle brieven, die binnenkomen, ontvangt de secretaris. Hij neemt kennis van de inhoud en kan nu op verschillende wijze handelen. Bij een weinig belangrijke zaak, een informatie of mededeling, die geen bijzondere gevolgen kan hebben, zorgt hij voor een snelle beantwoording. De brief wordt verder op de eerstvolgende bestuursvergadering ter kennis van de overige bestuursleden gebracht. Een brief echter, die een snelle beantwoording eist, maar waarvoor de secretaris toch niet alleen de verantwoordelijkheid dragen kan, wordt, wanneer er niet binnen korte termijn een bestuursvergadering gehouden wordt, met de voorzitter besproken. Ten slotte kunnen er belangrijke stukken zijn, die bewaard moeten worden tot de eerstvolgende bestuursvergadering, waar ze ter tafel worden gebracht en beantwoord overeenkomstig het besluit van de vergadering. De secretaris schrijft dan als voorlopig antwoord, dat bespreking op de eerstvolgende bestuursvergadering zal plaats vinden. Het bewaren van ingekomen stukken Voor de nog te behandelen ingekomen stukken heeft de secretaris een brievenmap (zie afb. I blz. 135), waarin de brieven los liggen inde volgorde, waarin ze zijn binnengekomen. geen ander inde zaken van de vereniging, hij is de spil van het verenigingsleven en tegelijk de vraagbaak voor leden en bestuursleden. Afgedane stukken worden ineen briefordener (zie afb. 111 en IV blz. 135 en 136) met alfabetische klapper bewaard. Een brief van de heer Jansen wordt dus geperforeerd en opgeborgen achter de J. Op de brief wordt een aantekening gemaakt, wanneer ze beantwoord werd en waar het antwoord te vinden is. Voor dit werk zijn zeer handige stempeltjes te krijgen. Uitgaande brieven Het is noodzakelijk, dat van iedere uitgaande brief een afschrift bewaard blijft. Deze afschriften zijn het bewijs dat de brief geschreven is. Ze zijn tevens het materiaal, waarop men zich beroepen kan, wanneer de correspondentie aanleiding geeft tot geschillen. Voorbeeld: De secretaris vaneen vereniging heeft een spreker uitgenodigd, datum en uur van optreden zijn schriftelijk vastgesteld. De avond komt, de hele zaal zit in afwachting, maarde spreker verschijnt niet. Het bestuur informeert bij de secretaris: „Er is toch wel goed geschreven?" De secretaris, die een afschrift van zijn brief heeft, kan zich verantwoorden, ook tegenover de spreker, wanneer dit nodig mocht zijn. Dat het maken van afschriften van brieven noodzakelijk is, behoeft geen verder betoog. Moeilijk echter is het voor kleine verenigingen, die niet overeen schrijfmachine beschikken, aan deze eis te voldoen. Inde practijk lost men dit probleem meestal zo op, dat de brief tweemaal geschreven wordt: eenmaal in het klad en eenmaal netjes over. Het klad wordt, getekend door de secretaris, als afschrift bewaard. Op deze wijze echter bestaat geen absolute zekerheid, dat de twee brieven inderdaad gelijk zijn. Een extra-contröle, door de ene brief hardop te laten voorlezen, terwijl men zelf de tekst van de andere volgt, is bij belangrijke afspraken, waarin getallen en data voorkomen, niet overbodig. Een schrijfmachine heft dit bezwaar volkomen op. Verzorging der brieven Van bijzonder belang is de verzorging van de uitgaande brieven. Deze toch geven onwillekeurig een indruk van de vereniging. Een buitenstaander zal dooreen slordige, onbeholpen brief, die blijk geeft, dat men van de meest eenvoudige voorschriften op dit gebied geen begrip heeft, geen hoge dunk krijgen van de vereniging. Vergelijk in dit verband de indruk, die de beide brieven op blz. 148 en 149 maken. Wat het uiterlijk van de brieven betreft: ze moeten op behoorlijk papier, liefst met verenigingshoofd, geschreven worden. Enveloppen en briefpapier moeten bij elkaar passen. Men gebruike voor verenigingscorrespondentie geen gekleurd, eventueel geparfumeerd papier, dit geeft een weinig zakelijke indruk, maar ook geen bladzijde uiteen schrift of slordig afgescheurde blocnotevelletjes van klein formaat. De brief noch de enveloppe mag door vetof andere vlekken ontsierd zijn. De enveloppe: deze moet op de voorzijde ineen goede ruimteverdeling de naam en het adres met de postzegel geven. (Zie voorbeeld blz. 142, 143) Titulatuur: Afkortingen zijn onbeleefd. Is de geadresseerde een vrouw, dan wordt dus steeds voluit geschreven: Mevrouw A. J. Jansen—de Vries, of Mejuffrouw A. J. Jansen. Nooit: mevr. of mej. Voorletters moeten steeds vermeld worden. Is de geadresseerde een man, dan kan men in zeer veel gevallen volstaan met: De Heer Wil men echter geen afstand doen van de titulatuur, dan raadplege men het lijstje van titels op blz. 138. De afschriften van de uitgaande brieven worden ineen tweede briefordener bewaard. Voor personen, die niet voor eender vermelde titels in aanmerking komen, kan men gebruiken: De Weledelgeboren Heer Andere voorbeelden van gebruik van titels: De Weledelgestrenge Heer Mr J. Jansen. De Hooggeleerde Heer Prof. Dr J. Jansen. De Weleerwaarde Heer Ds J. Jansen. De postzegel plakt men inde rechterbovenhoek. Andere plaatsing kan vertraging ten gevolge hebben. Aan de achterzijde van de enveloppe wordt bovenaan naam en adres van de afzender vermeld. Verzuimt men dit, dan kan de brief, wanneer hij onbestelbaar is, niet teruggezonden worden. De brief Ook hier is een goede ruimteverdeling belangrijk. (Zie voorbeelden op blz. 144, 145, 146, 147) ledere brief begint met de vermelding van de plaatsnaam en de datum inde rechterbovenhoek. Daarna volgt bij officiële brieven de opdracht, die een herhaling is van het adres, dus bijv.: a. Aan Mevrouw J. Jansen—Oosthoek, Stationsweg 28, Amersfoort. of b. Aan Mejuffrouw J. Jansen, Stationsweg 28, Amersfoort. of c. Aan de Weledelgeboren Heer J. Klasen, Hoofd der School te Appingedam. of d. Aan de Weledelgestrenge Heer Mr J. Klasen, Achterweg 7, Hilversum. Deze opdracht staat rechts bovenaan de brief. (Zie voorbeeld blz. 144) bij d. Weledelgestrenge Heer, eventueel Hooggeleerde Heer, Weleerwaarde Heer, enz. Wanneer men alle titulatuur weglaat en dus adresseert: Aan de heer Mr J. Klasen, kan de aanhef zijn: Zeer Geachte Heer. Wanneer men de aangeschreven persoon kent kan men de achternaam toevoegen. Het spreekt vanzelf, dat dit alles slechts geldt voor verenigingscorrespondentie, dus voor brieven aan personen, waarmee men niet ineen persoonlijke relatie staat. Na de opdracht en de aanhef volgt de eigenlijke brief, waarvoor het moeilijk is vaste regels te geven, omdat hier alles afhangt van de inhoud en van de verhoudingen, die tussen schrijver en geadresseerde bestaan. Een veelvuldig voorkomend type van brief is de uitnodiging aan een spreker. Hierin moeten de volgende punten behandeld worden: le. Inleiding, de wens uitend, dat de spreker voor de vereniging zal optreden. 2e. Opgave van of voorstellen over het onderwerp. 3e. Inlichtingen over het gehoor en de belangstellings- sfeer inde vereniging. 4e. Data, keus geven uit verschillende. se. Condities vragen of, indien deze bekend zijn, dit vermelden. 6e. Toespeling maken op het te verwachten antwoord. 7e. Slot. Een postzegel voor antwoord wordt ingesloten in alle brieven, waarin men inlichtingen vraagt of een beroep doet op de bereidwilligheid van de geadresseerde. De postzegel moet vastgeplakt worden inde brief met een stukje postzegelrand. Op deze brief volgt dan na een gunstig antwoord van de Na de opdracht volgt de aanhef. bij a. Zeer Geachte Mevrouw, bij b. Zeer geachte Mejuffrouw, bij c. Weledele Heer, spreker een tweede, waarin tijd en plaats definitief worden vastgesteld. Ook over de reisgelegenheid, logies etc. moet dan geschreven worden. Het slot ledere brief moet met de naam ondertekend worden, zie blz. 146, 147. Gewone dagelijkse correspondentie ondertekent de secretaris als volgt: Hoogachtend, Voor de Vereniging J. Jansen, Secretaris Het verdient aanbeveling bij getypte brieven de naam van de afzender onder de, vaak onleesbare, handtekening te typen. Zeer belangrijke stukken, gewichtige afspraken etc. ondertekenen de voorzitter en de secretaris beiden, terwijl een enkele maal in bijzondere gevallen het hele bestuur ondertekent. De brief wordt dichtgevouwen met de beschreven kant naar binnen. Op blz. 139, 140 en 141 vindt men enige voorbeelden van brieven in bijzondere gevallen. De ledenlijst Een goede administratie eist een nauwkeurig bijgehouden ledenlijst. Voor verenigingen met een klein ledental kan een ledenlijst ineen schrift aangelegd worden. Behalve de naam en het adres moet de datum van toetreding en eventueel bedanken vermeld worden. Deze data zijn van belang, bijv. voor de verdeling der vereni- Kaartsysteem Een kaartsysteem bestaat uiteen kartonnen of houten doos met uittreklade. In deze lade kan een groot aantal kaarten opgeborgen worden. Voor ieder lid wordt een kaart ingevuld en deze kaarten worden op alphabetische volgorde inde doos gezet. (Zie afb. V blz. 136) Het voordeel van dit systeem is, dat men bij bedanken de kaart verwijdert en voortdurend nieuwe leden op alphabetische volgorde tussen kan voegen. De verwijderde kaarten moeten, met vermelding van de datum waarop bedankt werd, in het archief opgeborgen worden. Er kunnen zich nl. later moeilijkheden voordoen. Het kan voorkomen, dat leden aanspraak maken op rechten, terwijl ze reeds geen lid meer zijn. Convocaties Vóór de vergaderingen zendt de secretaris de convocaties rond. Deze vermelden: datum, plaats, uur en agenda van de te houden vergadering. Wanneer er verkiezingen op de agenda staan, waarvoor het bestuur candidaten heeft gesteld, is het loyaal op de convocatie te vermelden, volgens welke artikelen van de reglementen de leden tegencandidaten kunnen stellen en welke termijn hiervoor aangewezen is. Ook met voorstellen is dit het geval. De convocaties moeten tijdig voor de vergadering verzonden worden. Het verdient aanbeveling hiervoor vaste formulieren te laten drukken. (Zie blz. 150) De presentielijst Voor iedere vergadering legt de secretaris de presentie gingsgelden bij liquidatie. Zie voor de indeling blz. 137. Als echter het aantal leden groter wordt en ook indien er een sterke wisseling bestaat onder de leden, verdient het aanbeveling de ledenlijst ineen kaartsysteem onder te brengen. lijst klaar. Hij vermeldt hierop, welke vergadering het is en de datum. De presentielijst heeft waarde om de geldigheid van de stemmen te bepalen (onderscheid tussen stemgerechtigde leden en niet-stemgerechtigde), terwijl ook het feit, of door iemand ten onrechte aanmerking op de notulen gemaakt wordt, uit de presentielijst kan blijken. Het archief Het archief bevat de geschiedenis van de vereniging. De secretaris bewaart het archief. Hij verzamelt ineen grote doos, soms ook ineen album, alles wat op het verenigingsleven betrekking heeft. Foto's, programma’s van feestavonden, courantenverslagen, verslagen over excursies, lezingen, tentoonstellingen, etc. komen voor opberging in het archief in aanmerking. Het jaarverslag Eenmaal per jaar wordt door de secretaris het jaarverslag van de vereniging geschreven. Gegevens hiervoor vindt hij inde notulen, in het archief, inde correspondentie. Het jaarverslag moet op tijd klaar zijn en melding maken van alle belangrijke feiten en gebeurtenissen uit het verenigingsleven in het afgelopen jaar. Het moet kort en zakelijk maar toch prettig leesbaar zijn. Indeling in verschillende rubrieken, die inde marge aangegeven worden, bevordert dit. Tot de punten, die in ieder jaarverslag vermeld moeten worden, zijn te rekenen: le. Het aantal leden in vergelijking met het vorige jaar. 2e. Eventueel plaats gehad hebbende bestuurswisseling. 3e. Bijzondere vergaderingen, die plaats hadden. 4e. Mededelingen omtrent geregelde werkzaamheden en bijzondere feiten. se. De stand der geldmiddelen. 6e. Hoopvol slot. De notulen Het maken van de notulen is een van de belangrijkste onderdelen van het werk van de secretaris. Tijdens de vergadering heeft de secretaris steeds papier en potlood bij zich om aantekening te houden van wat besproken werd. Grote nauwkeurigheid is hier vereiste. De notulen moeten nl. een zuivere weergave zijn van hetgeen besproken werd. Ze mogen niet de persoonlijke kijk van de secretaris op de zaak geven. Vooral besluiten moeten duidelijk genotuleerd worden en zo, dat ze niet voor tweeërlei uitleg vatbaar zijn. Thuis, niet te lang na de vergadering, werkt de secretaris zijn aantekeningen uit in het notulenboek. Dit moet op overzichtelijke wijze gebeuren. Voorbeeld Notulen der vergadering, gehouden op des avonds te .... uur, te Voorzitter: Secretaris: Aanwezig: Afwezig met kennisgeving Afwezig zonder kennisgeving stemgerechtigde leden andere leden. Opening: De voorzitter opent de vergadering met Notulen: De notulen van de vorige vergadering worden gelezen en onveranderd goedgekeurd. Ingekomen stukken: Behandelde onderwerpen: De secretaris leest het jaarverslag inde jaarvergadering voor, tenzij het gedrukt en aan de leden toegezonden werd. Spreker: Gedachtenwisseling: Rondvraag: Sluiting: Bij het volgen van bovenstaand schema moet natuurlijk in het oog gehouden worden, dat deze vorm niet de enig denkbare is, dat hiermee alle mogelijkheden niet zijn uitgeput, zodat punten, hierin niet vermeld, niet inde notulen zouden thuis horen. Het gaat hier slechts om de wijze van indelen, waarbij alleen veel voorkomende punten genoemd werden. In het algemeen kan nog worden opgemerkt, dat van discussies, die soms wel eens wat wijdlopig kunnen uitvallen, alleen het belangrijke vermeld wordt; dat conclusies welomschreven moeten worden vastgelegd; dat bij verkiezingen een volledige weergave van de stemming met de uitslag en de cijfers, eventueel de herstemmingen, de wijze van stemmen, loting, staking van stemmen etc. gegeven moet worden. Terwijl in het algemeen de secretaris tijdens de vergadering zijn aantekeningen maakt en aan de hand daarvan thuis de notulen redigeert, kunnen zich omstandigheden voordoen, waaronder dit niet de juiste weg zou zijn. Wanneer nl. bij veel verschil van mening, na uitvoerige gedachtenwisseling, de vergadering tot een moeizaam verkregen besluit komt, verdient het aanbeveling, dat de secretaris daarvan, staande de vergadering, een nauwkeurige omschrijving vastlegt of aan het eind van de vergadering concept-notulen laat goedkeuren. Hierin heeft het bestuur dan zo nodig een bewijs, hoe het besluit genomen is, zonder dat het behoeft te wachten tot een volgende vergadering de notulen heeft goedgekeurd. De notulen zijn nl. in het algemeen niet alleen een verslag van het gebeurde op de vergadering, maar tevens het bewijs, dat de besluiten genomen zijn. Het werk van de penningmeester De penningmeester beheert de verenigingsgelden. Hij ontvangt alle inkomsten en doet alle uitgaven. Over dit beheer is hij verantwoording schuldig aan het bestuur en de leden. Hij moet nauwkeurig boek houden van alle financiële transacties, die hij onderneemt. De persoon van de penningmeester Zoals de voorzitter moet kunnen spreken en de secretaris moet kunnen schrijven, zo moet de penningmeester kunnen rekenen. Hij moet een boekhouding kunnen bijhouden en inzicht hebben in het beheer van geld. Bij kleine verenigingen, waar het niet om grote bedragen gaat, is dit beheer vrij eenvoudig, maar bij grotere verenigingen stelt het hoge eisen. Wat het karakter van de penningmeester aangaat: hij moet strikt eerlijk en betrouwbaar zijn, en ontvankelijk voor controle, die hij niet moet beschouwen als een bewijs van wantrouwen, maar als décharge, Nauwgezetheid en netheid zijn eigenschappen, die een penningmeester eveneens zeer goed te pas komen. Luiheid en nonchalance kunnen zich op het terrein van de penningmeester op allerlei onaangename wijzen wreken, Hoe moet de penningmeester zl)n taak vervullen? Een juist beheer van de verenigingsgelden veronderstelt een zeker evenwicht tussen de inkomsten en de uitgaven. Er mag inde loop van het verenigingsjaar niet meer uitgegeven worden, dan met het oog op de inkomsten verantwoord is. Evenmin echter is het verantwoord, wanneer een vereniging gaat oppotten. Het geld is voor de vereniging en niet omgekeerd. Een vereniging met een ideëel doel schiet te kort, wanneer DE PENNINGMEESTER, ZIJN PERSOON EN ZIJN TAAK het eind van het jaar een overmatig groot batig saldo oplevert. Dit zou een bewijs zijn, dat de vereniging meer had kunnen doen. De penningmeester mag dus nooit, verlokt door de wens vaneen mooi batig saldo, de mogelijkheden van het verenigingswerk beknotten. Evenmin echter mag hij op onverantwoorde wijze zijn goedkeuring hechten aan ondernemingen, die de draagkracht van de vereniging te boven gaan. Voor een gezond financieel beheer is het maken vaneen begroting voor ieder verenigingsjaar de eerste stap. Alleen op deze wijze is er garantie, dat het beschikbare geld evenredig verdeeld wordt over de verschillende mogelijkheden van uitgaven. Bij het maken vaneen begroting schat de penningmeester de inkomsten, door de verschillende bronnen van inkomsten na te gaan en de vermoedelijke opbrengst vast te stellen. Hierbij worden onzekere posten opgenomen pro memorie (P.M.). Vaste posten zijn bijv.: contributies, donaties. Onzeker kunnen zijn: subsidies, opbrengst van feestavonden etc. Aan de kant van de uitgaven wordt voor de verschillende soorten van uitgaven, die de vereniging heeft, een verantwoord bedrag uitgetrokken. Men begroot zo bijv. het aantal vergaderingen, dat gebonden zal worden, en de kosten, die hieraan verbonden zijn, de bureaukosten, de kosten van het werk dat de vereniging zich ten doel stelt in haar verschillende vertakkingen. Rij een vereniging tot uitzending van kinderen naar buiten bijv.: het verpleeggeld, de reiskosten, de tegemoetkoming inde kleding etc, De jaarrekening van ppn vorig jaar kan hiervoor belangfijko gegevens verschaffen. Toch is hot noodzakelijk, dat hij iedere begroting de bedragen in hun onderlinge verhoudingen opnieuw door de penningmeester bestudeert! worden. Het kasboek Om een overzicht te hebben van de dagelijkse ontvangsten en uitgaven, houdt de penningmeester het kasboek bij. Al naar de aard van de vereniging zal de inrichting van dit kasboek eenvoudig of ingewikkeld kunnen zijn. Zeer kleine verenigingen met weinig financiële beslommeringen kunnen volstaan met een gewoon kasboekje. Alle inkomsten worden links, alle uitgaven rechts geboekt. Op de linker- en rechterpagina staat één geldkolom. (Zie voorbeeld blz. 151) Tabellarisch kasboek. In gevallen echter, waarin de financiën van de vereniging iets meer aandacht vragen, vooral wanneer er verschillende soorten van uitgaven en ontvangsten zijn, die uit elkaar gehouden dienen te worden, verdient het aanbeveling een tabellarisch kasboek te gebruiken. Het verschil met het gewone, enkelvoudige kasboek bestaat hierin, dat niet één, maar meerdere geldkolommen achter elkaar gedrukt staan. (Zie voorbeeld blz. 152, 153) Men splitst nu de uitgaven en de ontvangsten inde verschillende soorten, die te onderscheiden vallen, dus voor de ontvangsten bijv.: contributies, donaties, opbrengst verlotingen, subsidies, feestavonden, abonnementsgelden, verenigingsorgaan, enz. Voor iedere soort ontvangsten en voor iedere soort uitgaven richt men nu een afzonderlijke kolom in. Tabellarische kasboeken zijn met verschillende aantallen kolommen inde handel, zodat men er een kan aanschaffen, dat juist aan de behoeften van de vereniging tegemoet komt. Men kan ze ook in allerlei combinaties laten drukken. De begroting wordt in ieder geval inde bestuursvergadering behandeld, soms inde ledenvergadering, eventueel ter visie gelegd in het verenigingsgebouw of ten huize van de penningmeester. De allereerste kolom wordt aan beide zijden ingericht voor het totaal der uitgaven of der ontvangsten. Bij gebruik vaneen girorekening neemt men daarvoor de twee eerste kolommen, nl. voor kas en giro, eventueel met nog een derde voor de bankrekening. De bedragen, die ingeboekt worden, vinden dus steeds in twee kolommen een plaats, nl. eenmaal inde kolom „totaal”, eventueel gesplitst in kas, giro, bank, en eenmaal inde kolom voor uitgaven of ontvangsten vaneen bepaalde soort. Het voordeel van deze wijze van boekhouden is, dat men onmiddellijk aan het eind van iedere bladzijde en osok aan het einde van het boekjaar een overzicht heeft van de ontvangsten en uitgaven gesplitst naar de verschillende rubrieken. Dit vergemakkelijkt het maken van de jaarrekening. De boekhouding van het verenigingsjaar kan met een saldo van het vorige jaar beginnen. Dit kan voordelig of nadelig zijn. In het eerste geval staat het saldo bovenaan de linkerzijde van het kasboek, bij de ontvangsten, in het tweede geval rechts, onder de uitgaven. Verder worden dan de ontvangsten en uitgaven ingeboekt inde volgorde, waarin ze gedaan zijn. Bij iedere boeking wordt dus de datum vermeld, terwijl iedere post een nummer krijgt. Na de datum volgt de omschrijving (degeen aan wie men betaalt van wie men ontvangt en waarvoor) en dan het bedrag inde geldkolom (bij een tabellarisch kasboek wordt dus dit bedrag herhaald inde kolom, waar uitgaven of ontvangsten van deze soort ondergebracht zijn). De cijfers inde geldkolom moeten duidelijk geschreven worden en nauwkeurig onder elkaar geplaatst, zodat geen vergissingen met eenheden, tientallen en honderdtallen kunnen plaats vinden. Onderaan de bladzijde wordt alles opgeteld en naar de volgende bladzijde getransporteerd. Bij een tabellarisch kasboek geeft de som van de verschillende gespeciali- De jaarrekening De jaarrekening kan dus evenals het kasboek beginnen met het saldo van het vorige jaar. Onder de ontvangsten schrijft men nu het totaal der ontvangsten, gesplitst naar de verschillende rubrieken, dus bijv.: contributies f donaties f subsidies f Op dezelfde wijze onder de uitgaven de verschillende soorten van uitgaven. Bij gebruik vaneen tabellarisch kasboek neemt men dus de eindcijfers van de verschillende kolommen over. Het afsluiten van de jaarrekening geschiedt op de volgende wijze: Het verschil tussen het totaal aan inkomsten en het totaal aan uitgaven wijst het saldo aan. Bij de afsluiting wordt dit aan de laagste kant bij geschreven. Wanneer de ontvangsten dus f 26.18 hoger zijn dan de uitgaven, wordt bij de afsluiting onder de uitgaven gezet: saldo f 26.18. In het omgekeerde geval onder de inkomsten: nadelig saldo f 26.18. Daarna worden de kolommen opgeteld, waarbij de eindbedragen gelijk moeten zijn. (Zie voorbeeld, blz. 154) De uitgaven Het kasboek alleen is niet voldoende, wanneer de penpingmeester zijn beheer verantwoorden moet. Zonder verdere bewijzen immers zegt dit niet veel. Hij zou wel willekeurige, gefingeerde uitgaven genoteerd kunnen hebben. Voor iedere uitgave moet de penningmeester daarom een kwitantie kunnen overleggen. Deze is het bewijs, dat de uitgave inderdaad gedaan werd. De kwitanties worden bewaard en genummerd. Het bewaren kan ineen briefordener gebeuren (zie seerde tabellen hetzelfde bedrag als de kolom „Totaal” of de som der kolommen kas, giro, bank. afb. 111 en IV, blz. 135, 136), waarin ze volgens de nummering van het kasboek worden opgeborgen. In het kasboek is vlak voor de geldkolom een klein kolommetje aangebracht, waarin deze nummers gezet kunnen worden. Dit vergemakkelijkt de controle. Kwitanties voor bedragen boven f 10.— moeten gezegeld zijn. Wordt de kwitantie afgegeven voor een onderdeel van een groter bedrag dan f 10.— dan moet ze eveneens gezegeld zijn. Wanneer de vereniging een girorekening heeft, zijnde strookjes ~af" de dekstukken voor de gedane uitgaven. Deze worden dus ook bewaard, bij voorkeur bevestigd aan de rekeningen, waarop ze slaan. Er bestaan speciale giro-ordeners, waarin alle giromededelingen en strookjes gezamenlijk opgeborgen kunnen worden. De ontvangsten Voor de ontvangsten zijn geen verdere bewijzen nodig. Hier immers is het geld zelf het bewijs, dat de ontvangst heeft plaats gehad. Degene echter, van wie het ontvangen geld afkomstig is, verlangt wel een kwitantie. Bij een giro-ontvangst doet het strookje, dat de betaler van het post- of girokantoor terugontvangt, dienst als kwitantie. In andere gevallen geeft de penningmeester een kwitantie af. Voor het betalen van de contributie wordt meestal de lidmaatschapskaart afgegeven. Voor de controle hiervan dient de ledenlijst. Girorekening Een grote vereenvoudiging in het beheer der verenigingsgelden geeft het bezit vaneen girorekening. ledere vereniging van enige omvang zal goed doen zich van deze instelling tot betalen en ontvangen van geld te bedienen. Wanneer nl. bedragen boven de f 1000.— overgeschreven worden, is het gebruikelijk, dat hiervoor twee of meer leden van het bestuur tekenen. (Zie blz. 35/36 ad 16.) Wanneer de vereniging een girorekening heeft, moeten zoveel mogelijk alle betalingen en ontvangsten over deze rekening lopen. (Zie voorbeeld blz. 156) Het kasgeld van de vereniging kan, wanneer het althans niet zoveel is, dat het de moeite loont het tegen rente uitte zetten, voor een groot deel op de girorekening bewaard blijven. Natuurlijk houdt de penningmeester steeds een gedeelte als kasgeld voor contante betalingen. Er zijn altijd wel enkele soorten uitgaven die niet per giro betaald kunnen worden, zoals postzegels, etc. Wanneer de vereniging geen giro-rekening heeft, brengt iedere geldverzending portokosten mee. Men moet dan gebruik maken van girostortingsformulieren of van postwisselformulieren. Dit laatste ingeval de geadresseerde evenmin overeen giro-rekening beschikt. Beschikt de vereniging wel overeen giro-rekening en de geadresseerde niet, dan kan het geld door middel vaneen postchèque overgemaakt worden. Bij het invullen van al deze formulieren goed opletten! Onjuiste invulling vertraagt de zending of maakt haar soms geheel onmogelijk. Eigendommen van de vereniging, die geldswaarde hebben, vallen ook onder het beheer van de penningmeester. De vereniging kan roerende, onroerende goederen en effecten hebben, die een geldswaarde vertegenwoordigen, die niet constant blijft. Aan het eind van het verenigingsjaar maakt de penningmeester over alles, wat de vereniging op deze wijze bezit, een balans op. Het aanvragen vaneen girorekening geschiedt door invulling vaneen formulier, dat aan het postkantoor te krijgen is. Het aanvraagformulier moet door alle bestuursleden getekend worden; daarbij kunnen tevens één of meer bestuursleden aangewezen worden als gemachtigden om over de rekening te beschikken. De balans met (eventueel) de winst- en verliesrekening wordt in het financiële jaarverslag verwerkt. Van deze eigendommen houdt de penningmeester een inventaris bij. Contributie De contributies van de leden en de giften van de donateurs en begunstigers vormen voor iedere vereniging een vaste bron van inkomsten. Voor het geregeld innen hiervan zorgt de penningmeester. Hij moet hiervoor een goed bij gewerkte leden-, donateurs- en begunstigerslijst hebben. De meest bevredigende wijze van administreren zal ook hier het kaartsysteem zijn. Evenals de secretaris vult hij voor ieder lid en voor iedere donateur en begunstiger een kaart in. Hierop worden de naam en het adres met de datum van intrede inde vereniging vermeld, met de betaling der contributies. (Zie voorbeeld blz. 155) De data van toetreden en bedanken zijn voor de penningmeester van belang in verband met het berekenen van de verschuldigde contributies. In het reglement is vastgesteld wat betaald moet worden door leden, die in de loop van het verenigingsjaar toetreden of bedanken. Nieuwe leden en bedankjes komen eerst bij de secretaris. Deze zendt ze ondertekend door naar de penningmeester. Door de penningmeester worden ze in zijn administratie verwerkt, ondertekend en teruggezonden aan de secretaris voor opberging in het archief. Het innen der contributies kan op verschillende wijzen gebeuren. Wanneer de vereniging een girorekening heeft, zal de penningmeester aan storting op de giro de voorkeur geven. Aan de leden wordt bekend gemaakt voor welke datum deze storting heeft te geschieden. Plaatselijke verenigingen laten de contributie ook wel ophalen tegen aanbieding vaneen kwitantie of lidmaatschapskaart. Wanbetalers In iedere vereniging komen ten slotte leden voor, die noch aan het eerste verzoek, noch aan later gedane pogingen tot inning van de contributie gehoor geven. Ze stellen het geduld van de penningmeester zwaar op de proef. Men kan ze aanschrijven, bezoeken, bedreigen en ten slotte royeren. Afdracht contributie aan het hoofdbestuur Verschillende kleinere plaatselijke verenigingen zijn onderdelen vaneen groter geheel. Het feit „afdeling" te zijn brengt voor de penningmeester de consequentie mee, dat jaarlijks een bepaald (inde reglementen voorgeschreven) deel van de geïnde contributie aan de penningmeester van de hoofdorganisatie moet worden afgedragen. Deze afdracht moet vóór een bepaalde tijd plaats hebben. De penningmeester heeft voor een geregelde en nauwkeurige afdracht te zorgen, niet alleen om de zaken van het hoofdbestuur niet te remmen, maar ook, omdat anders zijn eigen financiële toestand niet zuiver te overzien is. Controle op het beheer van de penningmeester De penningmeester is verantwoording schuldig aan het bestuur en de leden. De verantwoording aan het bestuur geschiedt op een niet opvallende wijze. Op gezette tijden krijgen de andere bestuursleden inzage inde boeken en brengt de penningmeester hen op de hoogte van de financiële toestand van de vereniging. Ook kan men via de post en via verschillende banken kwitanties laten innen. In deze gevallen worden echter de kosten voor de contribuant met incassokosten verhoogd. Gebruikelijk is het daarom eerst een waarschuwing of een verzoek tot storting binnen een bepaalde termijn te doen horen, voordat men overgaat tot het afgeven van post- of bankkwitanties. Voor de penningmeester zelf is dit een voordeel. Wanneer de andere bestuursleden de boeken nagezien en in orde bevonden hebben, dragen deze mede de verantwoordelijkheid voor het beheer. De penningmeester kan dan op de ledenvergadering zijn beheer verantwoorden namens het bestuur. De controle door de leden geschiedt dooreen commissie tot het nazien van de boeken (2 a 3 personen). Deze commissie wordt benoemd door de ledenvergadering, die aan de jaarvergadering voorafgaat. Wanneer de boekhouding zeer klein is, dan gebeurt dit nazien tijdens de jaarvergadering. Inde meeste gevallen echter is het beter, dat de commissie tot het nazien van de boeken (ook wel kascommissie genoemd) zich te voren van haar opdracht kwijt. De taak der kascommissie bestaat uit het nazien en critisch beoordelen van de uitgaven, die gedaan zijn, en de ontvangsten, die geboekt werden. De commissie controleert deze zaken aan de hand van het kasboek, waarbij ze nagaat of de optellingen goed zijn en of alle uitgaven door kwitanties gedekt zijn. Het behoort echter evenzeer tot de taak van de kascommissie om na te gaan of de penningmeester gerechtigd was deze uitgaven te doen. Om dit te beoordelen kan het nodig zijnde begroting te raadplegen, en in sommige gevallen zelfs het notulenboek, om vast te stellen of besluiten van bestuurs- of ledenvergaderingen deze uitgaven wettigen. Ten slotte controleert de kascommissie of het als saldo aangegeven bedrag inderdaad in kas is door het aanwezige geld na te tellen en de stand van giro- of bankrekening na te gaan. Indien er effecten zijn, die in open bewaargeving liggen bij de Nederlandsche Bank, is een saldo-staat te krijgen per 31-12. De commissie brengt over haar bevindingen een schriftelijk verslag uit. Ze wijst eender leden aan als haar woordvoerder, deze legt inde ledenvergadering de ver- „Nagezien en in orde bevonden" De commissie tot het nazien van de boeken, (handtekening) ( » ) ( » ) datum Hieronder tekent het bestuur: „Aldus vastgesteld en goedgekeurd door de ledenvergadering van (handtekening Voorz.) ( >, Secr.) ( „ Penningm.) Mocht de kascommissie critiek hebben op het financiële beleid, dan wordt deze critiek door de woorvoerder der kascommissie inde ledenvergadering geuit. Aan de penningmeester moet dan gelegenheid gegeven worden zich te verdedigen. Wanneer deze verdediging aanvaard wordt, volgt alsnog décharge. Jaarverslag van de penningmeester Aan het eind van het verenigingsjaar brengt de penningmeester op de jaarvergadering een verslag uit over het financiële beheer gedurende het afgelopen jaar. Hij beschrijft hierin in het kort de toestand, illustreert a.h.w. de getallen van zijn jaarrekening. Hij noemt de eindbedragen der ontvangsten en uitgaven, vergelijkt het klaring af, dat alles in. orde bevonden is, zodat de commissie voorstelt de penningmeester te déchargeren. Het schriftelijk verslag wordt bewaard als bewijsstuk. De voorzitter dankt hierop de kascommissie voor de verrichte arbeid en stelt aan de vergadering voor de penningmeester onder dankzegging décharge te verlenen. Soms wordt geen afzonderlijk schriftelijk verslag gemaakt, maar onder de jaarrekening wordt door de commissie een verklaring geschreven, die ongeveer als volgt luidt: begin- en het eindsaldo, om daaruit eventueel conclusies te trekken over de financiële vooruitzichten. Indien de administratie hiervoor omvangrijk genoeg is, legt hij behalve zijn jaarrekening een winst- en verliesrekening en een balans over. Op deze balans wordt de waarde van de inventaris onder de baten vermeld, de effecten berekend tegen beurskoers, laatste beursdag 30 December, terwijl obligaties nooit boven pari worden genoteerd. (Zie voorbeeld blz. 154) In het bovenstaande hebben wijde vereniging reeds in twee voorlopige vergaderingen bijeen gezien. Hier moge nog een meer gedetailleerde uiteenzetting volgen van de wijze, waarop de vereniging haar vergaderingen houdt in overeenstemming met hetgeen haar statuten daaromtrent bepalen krachtens algemeen gangbare gewoonten, voor zover haar statuten op bepaalde punten zwijgen. Een vergadering is dus de bijeenkomst der leden. Vanzelfsprekend kunnen niet-leden tot de vergadering worden toegelaten op uitnodiging of met goedvinden van het bestuur. Alleen gewone leden hebben stemrecht Niet-leden hebben echter nimmer stemrecht. Dit hebben alleen de gewone leden of die categorieën van leden, aan wie bij de statuten het stemrecht uitdrukkelijk is verleend. De leiding De leiding van de vergadering berust bij het bestuur. Wij zagen reeds, dat het bestuur gewoonlijk gekozen wordt uit en door de leden. Door deze verkiezing wordt het bestuur door de leden zelf met macht bekleed en wel die macht, die nodig is om de orde te handhaven en het programma van de vereniging uitte voeren. Men moet zich dus het bestuur voorstellen als een groep leden, die door de leden zelf boven zich is geplaatst om de richting aan te geven, waarin de vereniging werken zal. Het bestuur is representatief Zodoende representeert het bestuur de bedoeling en idealen van de vereniging par excellence. Het is dus nodig, dat het zich daarnaar gedraagt. V. HOE VERGADEREN ? Instrument Naast de verpersoonlijking van de vereniging is het bestuur het instrument, waardoor de vereniging werkt. Het bestuur is verplicht de besluiten uitte voeren, die de vereniging heeft genomen. Kan het bestuur zich met zulk een besluit in het geheel niet verenigen, dan moet het aftreden. Doordat de leden bestuursfuncties kunnen bekleden, wordt hun belangstelling inde vereniging gestimuleerd. Wil men een groot aantal personen bij het bestuur interesseren, dan wordt wel eens de vorm gekozen vaneen groot Algemeen Bestuur, van bijv. 15—25 leden, dat slechts een paar keer per jaar vergadert, en een kleiner Dagelijks Bestuur van bijv. 5 personen, die voor de dagelijkse leiding zorgen. Bestaat het bestuur slechts uit 5 of 7 leden, dan wordt het dagelijks bestuur inde regel gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Deze zijn dan bevoegd namens het gehele bestuur op te treden. Belangrijke beslissingen behoren op de eerstvolgende vergadering van het gehele bestuur alsnog te worden goedgekeurd. Het bestuur geeft leiding Inde derde plaats is het bestuur de zelf gekozen autoriteit om leiding te nemen en leiding te geven, zowel inde grote lijn als inde dagelijkse gang van zaken, zowel in verhoudingen ten opzichte van derden als tegenover de leden zelf. Ten opzichte van de leden zelf komt de leiding van het bestuur het duidelijkst tot uiting inde vergaderingen. Om zulk een leiding te kunnen geven is het noodzakelijk, dat de bedoelingen van de vereniging leven inde harten der bestuursleden, dat zij welbewust precies weten, wat zij willen, dat zij de statuten door en door kennen, en nevens de statuten ook de gewoonten, die de uitoefening van het recht van verenigen en vergaderen beheersen. Het bestuur kan onder omstandigheden persoonlijk aansprakelijk zijn, nl. wanneer het heeft gehandeld in strijd met de statuten en de vereniging daardoor schade heeft geleden. Wanneer de ledenvergadering de gedragslijn achteraf nog goedkeurt, wordt deze aansprakelijkheid opgeheven. Beperking van de bestuursmacht De macht van het bestuur is in beginsel volkomen; zij wordt beperkt door de statuten. Vandaar dat het noodzakelijk is, dat de statuten er zich duidelijk over uitspreken, wat het bestuur wel en niet kan of moet doen. Het bestuur is verplicht van zijn beleid rekenschap af te leggen. In normale gevallen gebeurt dit op de jaarvergadering en betekent goedkeuring van de jaarstukken een décharge voor het bestuursbeleid over het afgelopen jaar. Daarbij is echter in het oog te houden, dat de décharge alleen zover kan gaan als het beleid uit de jaarstukken blijkt. Indien achteraf mocht blijken, dat het bestuur bepaalde transacties geheim heeft gehouden, geldt de décharge daarvoor niet. Het is derhalve gewenst zoveel mogelijk open kaart te spelen. De eer Tegenover al deze verplichtingen geniet het bestuur een zeker eerbetoon, dat nodig is om zijn functie behoorlijk te kunnen uitoefenen. Niet dit eerbetoon is echter het voornaamste vaneen bestuursfunctie; de bereidwilligheid om naar beste krachten de vereniging te dienen, geeft aan een bestuursfunctie pas zijn waarde. Het bestuur is eensgezind Het bestuur is een college, dat eensgezind moet zijn. Alle belangrijke onderwerpen behoren eerst inde bestuursvergadering te zijn behandeld, voordat zij aan de ledenvergadering worden voorgelegd, en zij mogen eerst aan Persoonlijke aansprakelijkheid de ledenvergadering voorgelegd worden, wanneer het bestuur zijn houding ten opzichte van zo'n onderwerp heeft bepaald. Komt het bestuur niet door bespreking tot overeenstemming ten aanzien van zijn houding, dan moet er over het onderwerp worden gestemd inde bestuursvergadering; de meerderheid der stemmen bepaalt de houding van het bestuur. Met het oog op mogelijk belangrijke stemmingen is het gewenst, dat het bestuur uiteen oneven aantal leden bestaat. Staat het standpunt der meerderheid (de helft plus één) vast, dan is dit de mening van het bestuur, waaraan ook de tegenstemmers en de afwezigen gebonden zijn. De rechten van de minderheid Soms wordt wel eens het standpunt verkondigd, dat ook het minderheidsstandpunt zich kan laten gelden en dat de bestuursleden, die van het meerderheidsstandpunt afwijken, vrij zijn om inde ledenvergadering hun mening te zeggen en daarvoor te stemmen. Onzes inziens geeft een dergelijke opvatting spoedig aanleiding tot verwarring en daardoor tot verdeeldheid, omdat de leden dan niet precies weten, wat het bestuur vindt of wil. Wil men de eenheid inde vereniging bewaren en tot practische resultaten komen, dan moet het bestuur één lijn trekken en dan moeten die bestuursleden, voor wie een genomen besluit onoverkomelijke bezwaren meebrengt, bedanken. Indien het al toelaatbaar is, dat soms de bestuursleden eigen mening volgen, dan kan dit toch slechts het geval zijn ten aanzien van die voorstellen, die uit de ledenvergadering voortkomen. De bestuursleden zijn gebonden aan bestuursvoorstellen Wanneer het bestuur zelf voorstellen doet, behoren alle bestuursleden daarvóór te stemmen. Op de bestuursvergadering waar zulk een voorstel eerst is besproken en Vanzelfsprekend volgt hieruit, dat ook, wanneer candidaten voor bepaalde functies of bestuurscandidaten door het Bestuur worden gesteld, het niet geoorloofd is, dat bestuursleden tegen stemmen of hen in ander opzicht niet steunen. Zijnerzijds moet ook de bestuurscandidaat, wanneer hij zich bereid verklaart de candidatuur te aanvaarden, volledig op de stemmen der bestuursleden kunnen rekenen. Is er overeen candidaat onder de bestuursleden geen overeenstemming te verkrijgen, dan berade het bestuur zich opnieuw. Concrete beslissingen nemen Slechts daar is een behoorlijke leiding mogelijk, waar het bestuur aan de vergadering concrete punten ter beslissing voorlegt en zelf precies weet, welk standpunt het ten opzichte van die punten wenst in te nemen. Wanneer het bestuur niet een bepaald scherp omlijnd standpunt inneemt, verwatert de discussie en dwaalt men af naar punten, die niet aan de orde zijn. De oppositie De loyaliteit brengt echter mede, dat het bestuur aan die leden, die het bestuursstandpunt niet delen of daartegen bezwaren hebben, ten volle gelegenheid geeft om zich uit te spreken en hun mening inde vergadering te poneren. Slechts daar is een levende vereniging mogelijk, waar een gezonde, loyale oppositie is, die niet vertroebeld wordt door persoonlijke gevoelens, doch zakelijk en met kennis van zaken argumenteert. geformuleerd, is ruimschoots gelegenheid geweest tot een standpunt te komen, dat alle bestuursleden kan bevredigen. De tact van de voorzitter behoort hiervoor te zorgen. Maar is eenmaal een voorstel door het bestuur gedaan, dan is het deloyaal, wanneer bestuursleden daartegen stemmen. De leden De oppositie komt voort uit de leden. De leden hebben hun rechten en plichten, die inde statuten zijn vastgelegd. De macht van de leden blijkt o.a. bij de stemming, waar de macht van de helft plus 1 zeer groot is, en een zware verantwoordelijkheid voor de leden meebrengt. Men is zich van deze verantwoordelijkheid niet steeds ten volle bewust. Men beseft vaak niet of te weinig de waarde vaneen stem, men vergeet of ontdekt te laat, dat door de macht van de helft plus 1 zeer belangrijke besluiten kunnen vallen, dat zich door deze macht tegenover het bestuur soms een houding van de leden openbaart, die bijna gelijk te stellen is aan een votum van wantrouwen. In het algemeen zijn er over het gedrag en de houding van de leden ineen vereniging wel enkele opmerkingen te maken. Lid zijn vaneen vereniging is nl. de allereerste stap op het gebied van de techniek van het verenigingsleven. Men neemt bij het lid worden bepaalde verplichtingen op zich en ontvangt daarvoor bepaalde rechten, maar men heeft zich als lid ook op een bepaalde wijze te gedragen om een werkelijk goed lid te zijn. Men wordt lid vaneen vereniging omdat men instemt met de doelstelling van die vereniging. Goede leden helpen zoveel mogelijk bij het bereiken van de doelstelling van de vereniging. Een lid kan dit doen door: le. in alle opzichten zoveel mogelijk mede te werken, o.a. geregeld en op tijd contributie betalen, de vergaderingen bezoeken, door belangstelling te tonen en blijk te geven van medeleven met het wel en wee van de vereniging; 2e. zich te houden aan de vormen van wellevendheid en gebruik, die in het verenigingsleven gelden. Zo misdraagt een lid zich, wanneer het zonder toestemming van de voorzitter inde vergadering spreekt; 3e. ook in het particuliere levende idealen van de ver- De vereniging kan alleen dan met succes werken, wanneer haar idealen ook inde leden leven en tot uitdrukking komen in hun houding. DE VERGADERING Hoe werkt een vergadering? Goed vergaderen is een kunst. Veel tijdverlies, veel moeilijkheden in het verenigingsleven vinden hun oorzaak ineen gebrekkige wijze van vergaderen, waardoor genomen besluiten later niet wettig blijken te zijn, en waardoor zekere mogelijkheden om een zaak te redden niet aangegrepen worden. Het heeft dus goede zin om, naast een nauwkeurige omschrijving van het werk der drie bestuursfunctionarissen, in dit hoofdstuk alles te bespreken, wat met de vergadering als geheel samenhangt. Voorbereiding van de vergadering In normale gevallen neemt het bestuur het besluit tot het houden vaneen ledenvergadering op een bepaalde dag en op een bepaald uur. Bij het vaststellen van de plaats, waar de vergadering gehouden zal worden, moet men bedenken, dat soms de statuten hierover voorschriften geven. Wanneer hiervan afgeweken wordt, is de vergadering nietig en zijnde genomen besluiten niet geldig. De leden moeten tot de vergadering opgeroepen worden. Hiertoe worden door de secretaris de convocaties verzonden. De convocatie geeft aan: tijd en plaats van de vergadering met de agenda. Convocaties moeten tijdig verzonden worden, d.w.z. zo lang voor de vergadering, als het reglement voorschrijft. eniging hoog te houden. Een lid, dat dit verzuimt en buiten de vereniging haar idealen met voeten treedt, handelt hiermede niet alleen voor zichzelf inconsequent, maar blameert tevens de vereniging. Aanvang van de vergadering Het bestuur moet enige tijd voor de aanvang van de vergadering aanwezig zijn. Van belang voor een prettige en rustige leiding van de vergadering is de plaats die het bestuur inneemt ten opzichte van de vergadering. Het bestuur zit om de bestuurstafel met het gezicht naar de vergadering, zodat alle reacties uit de vergadering goed opgemerkt kunnen worden en omgekeerd ook de vergadering het volle gezicht op het bestuur heeft. Bij een grote vergadering verdient het aanbeveling, dat het bestuur op een verhoging plaats neemt. Aan de bestuurstafel neemt de voorzitter de plaats in het midden in. De hamer ligt voor hem. Aan zijn rechterzijde zit de secretaris met zijn notulenboek en schrijfbenodigdheden, links van de voorzitter zit óf de vicevoorzitter óf de penningmeester met zijn kasboek. De overige bestuursleden groeperen zich aan beide zijden, naast de secretaris en de penningmeester. De secretaris zorgt, dat de presentielijst vóór de opening van de vergadering getekend wordt. Het is noodzakelijk, dat de leden hier zelf hun handtekening zetten. De secretaris mag niet een lijstje samenstellen van de aanwezigen. De presentielijst kan nl. dienst moeten doen als bewijs, dat bepaalde mensen er waren of niet waren. Met het oog op een eventuele stemming is het goed, dat de secretaris reeds dadelijk inde presentielijst onderscheid maakt tussen stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden. Hij neemt voor elke groep een lijst. De voorzitter opent de vergadering staande, na met een tik van de hamer stilte verzocht te hebben. Aansluitend aan de opening van de vergadering kunnen de volgende punten aan de orde komen: te. de vraag of iedereen de presentielijst heeft getekend; 2e. constateren, dat het quorum er is. Het quorum is het volgens het reglement vastgestelde minimum-aantal leden, dat op de vergadering aanwezig moet zijn, om de vergadering wettig te doen zijn. Beslui- de vergadering gesloten. Dooreen nieuwe oproep tracht men dan ineen volgende vergadering te bereiken, dat het quorum aanwezig is, indien het dan nog vereist is. Notulen goedgekeurd, bezwaren Na de opening van de vergadering en eventueel na de bovenomschreven mededelingen, verzoekt de voorzitter de secretaris de notulen te willen voorlezen. De secretaris mag dit zittende doen. De voorzitter vraagt de goedkeuring van de vergadering op deze notulen en, wanneer niemand bezwaren heeft, worden de notulen door de voorzitter ondertekend. (De secretaris heeft de notulen reeds ondertekend.) Er kunnen echter ook bezwaren ingebracht worden tegen de notulen. In het algemeen geldt, dat alleen degenen, die op de vorige vergadering aanwezig waren, bezwaren kunnen indienen. (Hier blijkt het nut van de presentielijst.) Wanneer de bezwaarde dit wenst kunnen de notulen staande de vergadering worden gewijzigd. De aldus gewijzigde notulen worden dan nog goedgekeurd. Het kan ook zijn, dat inde notulen van de nieuwe vergadering de opmerking van de bezwaarde opgenomen wordt. Goedgekeurde notulen zijn niet alleen het verslag van de vergadering, maar ook het bewijsstuk waarop het bestuur zich beroepen kan, wanneer er twijfel bestaat aan de rechtmatigheid vaneen bestuursdaad. Bij zeer ingrijpende besluiten, waarbij de vereniging bijv. zware verplichtingen op zich neemt, of bij liquidatie kan het gebeuren, dat de vergadering dooreen notaris bijgewoond wordt, die het besprokene en beslotene vastlegt ineen notarieel proces-verbaal. Ingekomen stukken De ingekomen stukken heeft de secretaris in bewaring. ten, genomen zonder dat het quorum er is, zijn niet geldig. Wanneer blijkt, dat het quorum niet aanwezig is, wordt De voorzitter leest ze voor en brengt ze in behandeling, of houdt ze aan tot later, bijv. tot een agendapunt, dat hiermee verband houdt. Agenda bij verschillende soorten vergaderingen De opening, de notulen, de ingekomen stukken zijn drie agendapunten, die op iedere vergadering afgehandeld worden. Naast deze vaste agendapunten kunnen er allerlei andere onderwerpen zijn, die de verdere agenda vullen. Dit hangt geheel van de soort vergadering af. Het eenvoudigste geval doet zich voor, wanneer de vergadering bijeengeroepen is voor de bespreking van één onderwerp, bijv.: bespreking van de vraag, hoe de vereniging haar 25-jarig bestaan zal vieren. De agenda ziet er dan als volgt uit: 1. Opening door de voorzitter. 2. Notulen. 3. Ingekomen stukken. 4. Het 25-jarig bestaan der vereniging en hoe dit gevierd zal worden. 5. Rondvraag. 6. Sluiting. Een ander, veel voorkomend geval doet zich voor, wanneer de vergadering een spreker heeft uitgenodigd. Veelal zal dan van de gelegenheid, dat een groot aantal leden aanwezig is, gebruik gemaakt worden om ook nog een kleine huishoudelijke vergadering te houden. Deze huishoudelijke vergadering kan het best aan de spreker voorafgaan. Men moet dan echter aan het volgende denken: aan de spreker moet toestemming gevraagd worden, om eerst enige huishoudelijke punten af te doen. De huishoudelijke bespreking mag niet te veel tijd in beslag nemen, zodat de spreker in het gedrang zou kunnen komen. Is er veel te bespreken, dan kan hiervoor beter een De agenda voor een dergelijke vergadering ziet er dan bijv. als volgt uit: 1. Opening door de voorzitter. 2. Notulen. 3. Ingekomen stukken. 4. Afvaardiging van enige leden naar de feestelijke opening van de nieuwe Landbouwhuishoudschool te 5. Lezing van de heer over 6. Pauze. 7. Gedachtenwisseling. 8. Rondvraag. 9. Sluiting. Ten slotte de jaarvergadering, waarvoor de agenda er als volgt kan uitzien: 1. Opening door de voorzitter. 2. Notulen. 3. Ingekomen stukken. 4. Jaarverslag van de secretaris. 5. Jaarverslag van de penningmeester, met rekening en verantwoording. 6. Verslag kascommissie. 7. Goedkeuring der jaarstukken. 8. Verkiezing van bestuursleden. 9. Bespreking van de beschrijvingsbrief van de jaarvergadering der hoofdorganisatie (bijv. Landelijke Bond). 10. Afvaardiging naar de vergadering der hoofdorganisatie. 11. Eventuele voorstellen, ingediend door het bestuur of de leden. 12. Rondvraag. 13. Sluiting. afzonderlijke vergadering worden belegd. Eigenlijk zijn het alleen onverwachts opgekomen, weinig tijdrovende punten, die in deze huishoudelijke vergadering besproken kunnen worden. De agenda voor de jaarvergadering geeft aanleiding tot de volgende opmerkingen. De secretaris leest het jaarverslag voor. Soms echter wordt het jaarverslag gedrukt aan alle leden toegezonden. Voorlezing geschiedt dan alleen nog op uitdrukkelijk verzoek van de vergadering. Het jaarverslag geeft de historie van de vereniging in het afgelopen jaar, het is echter tegelijkertijd de verantwoording over het bestuursbeleid. De goedkeuring van het jaarverslag en de overige bescheiden, tezamen de jaarstukken vormend, door de vergadering betekent dus tevens goedkeuring van het bestuursbeleid in het afgelopen jaar. Na de voorlezing van het jaarverslag is er gelegenheid tot discussie. De vergadering heeft nl. het recht veranderingen aan te brengen of sommige punten te schrappen, als zijnde van ondergeschikt belang. De penningmeester brengt eveneens zijn verslag uit. Ook hierover is discussie mogelijk. De kascommissie brengt verslag uit van haar bevindingen en stelt voor de penningmeester te déchargeren. Wanneer niemand meer het woord vraagt over de jaarstukken, vraagt de voorzitter goedkeuring en vaststelling van deze stukken. De goedgekeurde stukken worden door het bestuur ondertekend. Afvaardiging Het bestuur stelt candidaten voor de afvaardiging naar bepaalde samenkomsten, zoals bijv. de vergadering der hoofdorganisatie. Bij het stellen van deze candidaten moet aan de volgende dingen gedacht worden: de persoon in kwestie moet tijd hebben om de opdracht te vervullen; meestal is er een reis aan verbonden, hij moet bereid zijn, dit te doen; hij moet instemmen met de houding van het bestuur t.o.v. bepaalde kwesties, die aan de orde komen. Terwijl dus de agenda bij verschillende soorten vergaderingen verschillende punten bevat, eindigt iedere agenda met een rondvraag en een sluiting. Rondvraag De rondvraag, die in vele gevallen slechts een formaliteit is, kan echter ook een vruchtbare gelegenheid zijn om de leden te prikkelen van hun belangstelling in het verenigingsleven blijk te geven. De vraagvorm is hier de aangewezene. De voorzitter beantwoordt de vragen, wanneer hem bekend is, hoe door het bestuur over de aanhangig gemaakte kw'estie geoordeeld wordt. Is hem dit niet bekend, dan is de gebruikelijke vorm, dat het bestuur de vraag voor de volgende vergadering in overweging zal nemen. Sluiting De eenvoudigste vorm om een vergadering te sluiten is de volgende: „Als niemand meer iets heeft voor de rondvraag, dan sluit ik de vergadering onder dankzegging voor de tegenwoordigheid en de belangstelling der aanwezigen." De Voorzitter is gebonden aan de agenda. Hij mag van de volgorde niet afwijken dan met goedkeuring van de vergadering. Van de voorstellen zelf mag hij helemaal niet afwijken. De afgevaardigde vertegenwoordigt de vereniging. Hij oordeelt, stemt en spreekt uit naam van de vereniging. Het ligt dus voor de hand, dat hij van de vereniging opdracht krijgt bepaalde dingen te doen of te laten. In principiële kwesties en bij het kiezen van personen kan de vereniging hem een z.g. bindend mandaat geven. Er zijn echter ook omstandigheden, waaronder het beter is, de persoon in kwestie vrij te laten beslissen. Hij heeft dan de mogelijkheid volgens eigen goeddunken te handelen en kan rekening houden met het verloop der discussies. De discussie Niemand mag inde vergadering spreken dan met toestemming van de voorzitter. De voorzitter leidt dus de besprekingen. Hij geeft het woord. Hoe de discussie zich ontwikkelt, hangt voor een groot deel af van de leiding van de voorzitter. Enkele opmerkingen over het beleid van de voorzitter tijdens de discussie mogen daarom hier nog volgen. le. Het verdient aanbeveling om, wanneer een vrij groot aantal mensen het woord vraagt, een lijstje te maken en hun, inde volgorde, waarin ze zich gemeld hebben, het woord te geven. 2e. Datgene, wat uit de vergadering opgemerkt wordt, ook wanneer het soms niet erg duidelijk mocht zijn, moet de voorzitter zoveel mogelijk tot zijn recht laten komen. 3e. De voorzitter zal beter doen niet iedere speker onmiddellijk van zijn ongelijk te overtuigen, maar ten slotte allen tezamen van repliek te dienen. 4e. De voorzitter moet zorgen, dat amendementen schriftelijk worden ingediend en dat niemand meer dan 2 keer over hetzelfde onderwerp spreekt. -se. Vóór de stemming formuleert hij kort en duidelijk, waarover gestemd wordt, en de betekenis van voor en tegen in dit bepaalde geval. Hij stelt bijv. een bepaald agendapunt, bevattende een voorstel, aan de orde, geeft daarbij een toelichting van wat er voor is, wat er tegen is, wat de gevolgen zullen zijn van aanneming of verwerping. In het kort wordt dus gezegd: Dit is er voor, dit is er tegen, dit zijnde gevolgen, wat vindt de vergadering? De mening van het bestuur staat hierbij op de tweede plaats. De mening van de voorzitter doet in het geheel niets ter zake, de voorzitter spreekt niet uit eigen naam, doch alleen uit naam van het bestuur. De mening van het bestuur is op de bestuursvergadering, voorafgaand aan de ledenvergadering, gevormd. De voorzitter zegt dus niet anders dan: „Het bestuur is van mening, dat " De mening van het bestuur is een advies aan de vergade- voorstel ter tafel komt, waarmee het bestuur het niet eens is, zou beginnen te zeggen: „Ik vind ” Dit kan de discussie op ongewenste wijze beïnvloeden en haar soms zelfs geheel afsnijden. De voorzitter laat aan de vergadering de grootst mogelijke gelegenheid om amendementen aan te brengen op voorstellen, die op de agenda staan. De amendementen moeten schriftelijk worden ingediend en toegelicht door het lid, dat ze indient. Ook het bestuur kan op dezelfde wijze amendementen indienen op voorstellen, die van de leden zijn uitgegaan; het doet dit echter als bestuur, dus als een eenheid, die zich houdt aan het standpunt, dat bij meerderheidsbesluit in dat bestuur is tot stand gekomen. Er is veel getwist over de vraag, hoever een amendement kan gaan; in het algemeen kan men zeggen, dat een amendement is een wijzigingsvoorstel op een bestaand voorstel; het mag dus niet zover gaan, dat het wezen of de strekking van het oorspronkelijke voorstel in het gedrang zou komen. Reglement van orde Het reglement van orde geeft aanwijzingen, hoe in bepaalde gevallen gehandeld moet worden. Ineen reglement van orde kunnen o.a. bepalingen voorkomen, als de hier volgende: „Voorstellen van orde moeten voor de agenda behandeld worden." „Zonder bijzondere toestemming van de vergadering mag niemand meer dan tweemaal over hetzelfde onder- werp het woord voeren." „De beslissing, of een amendement aanvaardbaar is, berust bij de voorzitter." „Een voorstel moet door minstens leden ge- ring, echter wel een advies van betekenis, daar het bestuur het besluit moet uitvoeren en inde besproken kwesties geheel thuis is. Verkeerd zou het zijn, wanneer de voorzitter, als er een steund worden om in behandeling te worden genomen." Inde vergadering mag niet van het reglement van orde afgeweken worden, evenmin als het geoorloofd is op enige vergadering af te wijken van de statuten of het huishoudelijk reglement. De vergadering staat steeds onder het reglement, Voorstellen van orde Voorstellen van orde kunnen reeds vóór de vergadering nodig blijken. Ze hebben dan betrekking op de volgorde, waarin de besprekingen overeen bepaalde kwestie zullen verlopen en moeten voor de aanvang van de vergadering schriftelijk worden ingediend bij het bestuur. Voorstellen van orde worden steeds voor de agenda behandeld, ook wanneer er geen reglement van orde is, dat hierover een bepaling geeft. Voorstellen van orde kunnen echter ook tijdens de discussie opkomen. a. Wanneer de discussie verward is en men eigenlijk voortdurend langs elkaar praat over allerlei punten tegelijk, kan iemand uit de vergadering een motie van orde stellen. Bijv.: De vergadering, gehoord de discussie over punt 4 van de agenda: bespreking van de viering van het 25- jarig bestaan der vereniging, stelt voor achtereenvolgens in behandeling te nemende punten: 1. Zal het 25-jarig bestaan op feestelijke wijze worden herdacht? 2. Op welke wijze zal deze herdenking plaats vinden? 3. Welk bedrag mag hiervoor worden uitgetrokken? b. Wanneer de discussie verzandt of dreigt te ontaarden ineen twistgesprek tussen twee personen, als gevolg van een minder gelukkige leiding van de vergadering, kan iemand uit de vergadering een motie van orde stellen. Bijv.: De vergadering, gehoord de discussie over punt van de agenda, gaat over tot de orde van de dag. Wanneer de motie aangenomen wordt, dan wil dat in geval a. zeggen, dat de voorzitter de drie voorgestelde punten achtereenvolgens in bespreking neemt en in stemming brengt; in geval b., dat het voorstel, waarbij de motie van orde ingediend werd, onmiddellijk in stemming gebracht wordt, of, als daartoe geen termen aanwezig zijn, dat tot het volgende agendapunt wordt overgegaan. In beide gevallen is er aan de verkeerd gelopen discussie een einde gekomen. De motie van orde is dus een laatste redmiddel inde handen van de vergadering, om regelmaat inde discussies te brengen en om aan een discussie, die iedereen verveelt en ergert, maar waaraan door de voorzitter om de een of andere reden geen eind wordt gemaakt, af te snijden. De stemming De leden hebben inde discussie de gelegenheid zich uit te spreken, de vergadering echter kan zich alleen uitspreken dooreen stemming. De vergadering maakt dus haar oordeel steeds kenbaar bij meerderheid van stemmen. Wanneer de helft van het aantal leden plus één voor stemt, spreekt de vergadering zich vóór het besluit uit. De helft plus één heeft dus een grote macht. De tegenstemmers moeten zich loyaal onderwerpen aan deze overwinning. Wanneer de stemmen staken, heeft de vergadering eigenlijk geen oordeel over de kwestie. Het reglement geeft aan hoe verder gehandeld moet worden. Over zaken wordt mondeling gestemd, over personen schriftelijk. Overeen zaak, die een sterk persoonlijk Voorstellen van orde gaan altijd voor (ook als er geen reglement van orde is). De voorzitter mag hier dus zeer bepaald niet zeggen: „Wacht U maar even, tot de discussie afgelopen is”, of iets dergelijks. De motie van orde onderbreekt de discussie. Er wordt niet over gepraat. De motie van orde wordt onmiddellijk in stemming gebracht. karakter heeft, kan de voorzitter schriftelijk laten stemmen. Hoe er gestemd wordt a. Over personen Ineen grote vergadering wijst de voorzitter een stembureau aan, bestaande uit drie leden buiten het bestuur, zo mogelijk te kiezen uit die leden van de vergadering, van wie mag worden verondersteld, dat hun naam niet uit de stembus zal komen. Bij kleine vergaderingen kan het bestuur als stembureau fungeren. Het stembureau deelt de stembriefjes uit aan de stemgerechtigden. De briefjes moeten alle gelijk zijn. De stemming vindt plaats op ongetekende briefjes. Wanneer de stemmen zijn uitgebracht, worden de briefjes toegevouwen opgehaald. De voorzitter vraagt nu voor alle zekerheid of iedereen gestemd heeft. Dan wordt het aantal briefjes, nog voor ze geopend zijn, geteld. Het aantal briefjes wordt vergeleken met het aantal stemgerechtigden ter vergadering, volgens de presentielijst. Wanneer er minder stemmen zijn uitgebracht dan het aantal stemgerechtigden zou doen verwachten, dan herhaalt de voorzitter zijn vraag of allen gestemd hebben. Wanneer iemand zich met opzet aan de stemming onttrekt, is hieraan niets te doen. Er bestaat nl. geen stemplicht. Beter is het echter ineen dergelijk geval blanco te stemmen. Blijft er toch nog verschil tussen het aantal terugontvangen stembriefjes en het aantal stemgerechtigden ter vergadering, dan maakt dit de stemming niet ongeldig. De briefjes moeten nu geopend worden. Eender leden van het stembureau treedt op als voorzitter, de beide anderen als stemopnemers. De voorzitter opent de stembriefjes één voor één en leest de namen op. De beide stemopnemers noteren de namen Onder de ingevulde stembriefjes kunnen er voorkomen, die onbruikbaar zijn. Men onderscheidt hierbij: blanco stemmen en stemmen van onwaarde. Blanco stemmen tellen niet mee. Stemmen van onwaarde zijn bijv. stemmen, die niet duidelijk zijn, op een persoon, die geen candidaat is, een onduidelijke naam, zodat verwarring mogelijk is, of stemmen op een persoon, die niet herkiesbaar is enz. Op de lijsten van de stemopnemers komen dus voor: de namen van de verschillende candidaten met het verkregen stemmenaantal; een aantal blanco stemmen; een aantal stemmen van onwaarde. De lijstjes van de beide stemopnemers worden nu vergeleken. Hebben de stemopnemers een verschillend aantal stemmen voor verschillende candidaten, dan moet de opening der briefjes met het opnemen der stemmen nog eens herhaald worden. Van het aantal ingekomen stemmen wordt het aantal blanco stemmen afgetrokken, dan blijft over het aantal geldig uitgebrachte stemmen. Nu wordt vastgesteld, wat de volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen is (de helft plus een). Wie deze meerderheid heeft gehaald, wordt verkozen verklaard. Wanneer het stembureau deze zaken vastgesteld heeft, legt het de uitslag van de stemming aan de voorzitter voor, die hiervan aan de vergadering mededeling doet. Bij stemming over candidaten voor enige vacatures tegelijk verdient het aanbeveling, voor iedere open plaats één bepaalde candidaat te stellen. Men voorkomt dan, en strepen ze aan, telkens wanneer ze weer voorkomen. Tijdens de stemopneming kan de vergadering voortgaan, deze dingen gebeuren dan ter zijde. De behandeling van de agenda kan echter ook tijdelijk opgeschort worden. In dit geval leest de voorzitter van het stembureau de uitgebrachte stemmen hardop voor. dat er meer candidaten dan er plaatsen beschikbaar zijn, de meerderheid behalen. Het bovenomschreven verloop is het meest eenvoudige. Er kunnen zich echter verschillende moeilijkheden voordoen, 0.a.: 1. Het geval kan zich voordoen, dat er meer stemmen zijn uitgebracht, dan er stemgerechtigden ter vergadering zijn. 2. Het is mogelijk, dat niemand de volstrekte meerderheid heeft behaald. 3. Het kan gebeuren, dat op degene, die de meeste stemmen heeft (echter geen volstrekte meerderheid), er twee volgen, die evenveel stemmen hebben. Inde meeste gevallen van deze soort voorziet het reglement. Geeft het reglement geen oplossing, dan volge men de meest gebruikelijke weg. Deze is voor de hierboven genoemde gevallen: t.a.v. 1: onderzoeken of het feit, dat er meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigden waren, invloed heeft gehad op de verkiezing. Wanneer er bijv. 1 stem te veel is uitgebracht, maarde verkozene met een groot aantal stemmen boven de op hem volgende candidaat gekozen werd, heeft deze ene stem geen invloed gehad. In dit geval gaat de verkiezing gewoon door. Constateert men echter, dat deze stem invloed gehad kan hebben, dan moet er opnieuw gestemd worden; t.a.v. 2: heeft niemand de volstrekte meerderheid, dan vindt een herstemming plaats tussen de twee, die de meeste stemmen hebben; t.a.v. 3 zijn er twee mogelijkheden: a. door het lot laten beslissen, wie van de twee voor een herstemming met 1 in aanmerking komen, of: b. een tussenstemming tussen de beide, die in stemmenaantal gelijk staan. Bij staking van stemmen. Wanneer bij de eerste stemming de stemmen staken, volgt herstemming; bij staking van stemmen inde herstemming beslist het lot, wanneer het reglement hiervoor geen andere voorschriften geeft. Het kan alleen, als er geen tegencandidaat is; op een voorstel uit de ledenvergadering, en dan nog alleen wanneer er voldoende zekerheid bestaat, dat niemand zich tegen de benoeming zal willen verzetten. b. Over zaken Voorstellen en amendementen Over zaken wordt in het algemeen mondeling gestemd. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen, tenzij in het reglement iets anders mocht zijn bepaald: bijv. dat de kwestie aangehouden wordt tot de volgende vergadering. De stemming over zaken is eenvoudig, wanneer het alleen gaat over het vóór of tegen vaneen voorstel. Moeilijker wordt het wanneer uiteen discussie verschillende voorstellen of amendementen (wijzigingen op een voorstel) worden ingediend. In deze gevallen geldt de regel: het voorstel met de verste strekking wordt het eerst in stemming gebracht. Voorbeeld: Het bestuur stelt voor om het 25-jarig bestaan van de vereniging te vieren. Uit de vergadering komt nu een voorstel om hiervoor een bedrag van f 100.— uitte trekken. Het eerste voorstel heeft nu de verste strekking, want het stelt de principiële vraag: wel feest of geen feest? Pas wanneer men het hierover eens is, komt het tweede voorstel aan de beurt, ingeleid door de vraag: „Wat mag het kosten?" Uit het bovenstaande blijkt, dat er een voorstel ter tafel ligt om hiervoor f 100.— uitte trekken. Op dit voorstel komt een amendement om er f 300.— van te maken. Ten aanzien van amendementen is het vast gebruik, dat er eerst over het amendement en pas daarna over het Acclamatie Bij acclamatie verkozen worden betekent, dat een persoon zonder stemming met algemeen goedvinden gekozen wordt. Men moet hiermede evenwel voorzichtig zijn. voorstel gestemd wordt. Het eerst wordt dus nu in stemming gebracht de f 100.— in f 300. te veranderen, daarna het al of niet gewijzigde eerstgenoemde voorstel. Het reglement schrijft vaak voor, dat voorstellen van de leden om in behandeling te komen zo tijdig bij het bestuur moeten binnenkomen, dat ze inde agenda vermeld kunnen worden. Niet tijdig ingediende voorstellen kunnen in dringende gevallen wel behandeld worden, wanneer het bestuur een dergelijk voorstel urgent verklaart, d.w.z. verklaart, dat het geen uitstel kan velen. Referendum Indien de vergadering mocht aarzelen om de verantwoordelijkheid over de belissing vaneen zeer ingrijpend voorstel te aanvaarden, kan zij zich uit de moeilijkheid redden, door er een referendum over te doen houden. Het voorstel wordt dan schriftelijk ter kennis gebracht van alle leden, met verzoek om bijv. binnen een week daarover schriftelijk zijn stem uitte brengen. Het referendum geeft alleen een wettig besluit, als de statuten de mogelijkheid vaneen referendum erkennen. Staat hierover niets inde statuten, dan heeft de uitslag vaneen referendum geen andere kracht, dan die vaneen advies. Bestuursvergaderingen Met opzet werd inde boven omschreven mogelijkheden en moeilijkheden in verband met de vergadering voortdurend gesproken over ledenvergaderingen. Deze nl. stellen de hoogste eisen aan de leiding. Hier liggen veel klippen, waarop men kan stranden. De bestuursvergadering, die steeds in kleine kring plaats heeft, is meestal gemoedelijker en gemakkelijker in toom te houden. In beginsel gelden alle voorschriften van de ledenvergadering ook voor de bestuursvergadering. De vereniging eindigt automatisch, wanneer zij haar doel heeft bereikt of de tijd verstreken is, waarvoor zij is aangegaan. Opzettelijk kan men haar vóór dit tijdstip doen eindigen, doordat de algemene ledenvergadering een besluit neemt om de vereniging te ontbinden. Dit besluit moet natuurlijk genomen worden in overeenstemming met de voorschriften der statuten op dit punt; anders is het besluit niet geldig. Verlenging Wil men na afloop van dein de statuten vermelde termijn de werkzaamheden van de vereniging voortzetten, dan moet men haar verlengen. Dit komt neer op een wijziging van die bepalingen inde statuten, waarin de duur van de vereniging is vastgelegd, dus op statutenwijziging. (Zie voor het verzoekschrift en de redactie der notulen bijlagen 111 en IV, blz. 133, 134.) Inde regel wordt van deze gelegenheid dan tevens gebruik gemaakt om andere inde loop der jaren noodzakelijk gebleken wijzigingen aan te brengen. Indien het de bedoeling is om de rechtspersoonlijkheid te doen voortduren, dan moet men zorgen de Koninklijke Goedkeuring op de gewijzigde statuten of op de statutenwijziging tijdig aan te vragen. Wanneer dit eerst gebeurt, nadat de duur van de vereniging is verstreken, dan is de vereniging er een zonder rechtspersoonlijkheid totdat opnieuw de Koninklijke Goedkeuring is verleend. Wel kan men dan vragen deze te doen ingaan op de dag, volgende op die, waarop de eerste levensduur van de vereniging was geëindigd en dit wordt ook wel toegestaan, doch de aanvrage wordt dan beschouwd als een aanvrage om Koninklijke Goedkeuring voor een nieuwe vereniging, waardoor het volle zegelrecht van f 50,— dan weer verschuldigd is. VI. EINDE VAN EEN VERENIGING Indien de statuten gewijzigd worden vóórdat de duur is verstreken, is het mogelijk een nieuwe termijn van 29 jaar en elf maanden te laten ingaan op de dag, waarop de gewijzigde statuten door de ledenvergadering worden aangenomen; de bepaling omtrent de duur van de vereniging moet dan zodanig aangevuld worden, dat het tijdstip, waarop de vereniging zal eindigen, wordt verschoven en de duur van de vereniging verlengd met zoveel jaren en maanden als de vereniging reeds na de eerst verleende Koninklijke Goedkeuring heeft bestaan. Bijvoorbeeld: een vereniging is opgericht op 1 Mei 1920 en aangegaan voor 29 jaar en elf maanden, dus tot 1 April 1949. Op 3 November 1940 worden de statuten gewijzigd; daarbij kan dan bepaald worden: ~De vereniging is aangegaan voor de tijd van 29 jaar en elf maanden. Na afloop van deze termijn wordt de vereniging reeds nu verlengd met 20 jaar en 6 maanden." Zodoende bespaart men het zegelrecht voor een statutenwijziging, die anders alleen voor de verlenging nodig zou zijn. Als iedere statutenwijziging, moet ook die welke nodig is geworden om de vereniging te verlengen inde Staatscourant worden gepubliceerd. Ook voor verlenging geldt de bepaling, dat bij verlenging voor minder dan 30 jaar de rechtspersoonlijkheid door Koninklijke Goedkeuring kan worden verkregen, voor meer dan 30 jaar of voor onbepaalde tijd alleen door een wet. [Zie overigens voor Duurverlenging krachtens de wet van 18 Maart 1948 p. 42—45.] Liquidatie Indien de vereniging niet wordt voortgezet of de ledenvergadering besluit haar te ontbinden, moet zij worden vereffend. Inde regel bepalen de statuten, dat het bestuur met de vereffening wordt belast. Is dit niet het geval, dan wordt een liquidatie-commissie of een liquidateur benoemd. Ook moet de vereniging vereffend worden, wan- De liquidatie bestaat hierin, dat de bezittingen van de vereniging worden verkocht en de schulden, met inbegrip van de kosten der liquidatie, daaruit betaald worden. Indien er een batig saldo is, wordt dit verdeeld over diegenen, die op het ogenblik, waarop het besluit tot liquidatie genomen werd, gewone leden van de vereniging zijn. Inde statuten of bij het besluit tot liquidatie kan ook worden bepaald, dat er eerst uitkeringen aan andere instellingen zullen worden gedaan, voordat de leden voor een uitkering aan de beurt komen. De hier bedoelde uitkeringen zullen echter eerst kunnen geschieden, nadat alle schulden en kosten zijn betaald. Onmiddellijk na het besluit tot liquidatie houdt de vereniging met haar werkzaamheden op. Zij kan dus noch tegenover haar leden optreden door vergaderingen uitte schrijven en te doen houden etc., noch tegenover derden. Wel kunnen de liquidateuren nog een ledenvergadering bijeenroepen, als het nodig blijkt nieuwe liquidateuren aan te stellen, of ook om aan de liquidateuren een décharge te verlenen. Practischer is het echter om dadelijk bij het besluit tot liquidatie voldoende reservekrachten te benoemen, die in de plaats kunnen treden van uittredende liquidateuren, en ook een commissie van toezicht, hetzij bestaande uit enige leden, hetzij uit enkele bekende stadgenoten, om toe te zien op de liquidatie en na afloop daarvan décharge te verlenen aan de liquidateuren. Commissie van toezicht Als de liquidateuren moeten kunnen beschikken over geldmiddelen of een bankrekening, alsmede wanneer onroerende goederen zijn te verkopen, verdient het aan- neer zij in staat van faillissement is verklaard of op vordering van de Officier van Justitie vervallen wordt verklaard van haar rechtspersoonlijkheid; in deze gevallen geschiedt echter de liquidatie dooreen curator, die door de Arrondissements-Rechtbank wordt benoemd. beveling een notarieel proces-verbaal te doen opmaken van de vergadering, waarin het besluit tot liquidatie wordt genomen. De hiervan op te maken acte is dan een bewijs voor de liquidateuren van hun bevoegdheid om op te treden. De leden vaneen Koninklijk goedgekeurde vereniging zijn niet aansprakelijk voor de tekorten der vereniging. Verdeling van het slot der rekening De liquidateuren moeten er zorg voor dragen, dat niet een batig saldo onder de leden wordt verdeeld, terwijl nog niet alle crediteuren betaald zijn. Om dit te voorkomen schrijft art. 1702 van het B.W. voor, dat voor zoveel betreft de oproeping der schuldeisers, het aanzuiveren van de rekening en verantwoording, en de betaling der schulden, de leden, en natuurlijk ook de liquidateuren, dezelfde bepalingen in acht moeten nemen, die voorgeschreven zijn aan erfgenamen, die een nalatenschap hebben aanvaard onder voorrecht van boedelbeschrijving. Dit komt hierop neer, dat binnen zeven maanden, nadat tot liquidatie besloten is, de onbekende schuldeisers door middel vaneen advertentie inde Staatscourant en ineen provinciaal nieuwsblad moeten worden opgeroepen. De rekening-en-verantwoording moet worden afgelegd aan alle bekende en onbekende schuldeisers en aan de leden van de vereniging, c.q. de commissie van toezicht. Rekening en verantwoording De rekening en verantwoording aan de schuldeisers kan schriftelijk geschieden door toezending vaneen afrekening. Indien de liquidateuren deze voorschriften verzuimen na te komen, zijn zij persoonlijk en elk voor het geheel aansprakelijk voor de schulden, welke aansprakelijkheid eventueel op hun erfgenamen overgaat. Betaling van schulden en verdeling van het saldo heeft op dezelfde voet plaats als de eerste keer is geschied. Décharge Als de liquidatie is afgelopen, doen de liquidateuren rekening en verantwoording aan de commissie van toezicht of aan een voor dit doel speciaal bijeen te roepen vergadering van de vroegere leden, wanneer er geen commissie van toezicht is benoemd, en ontvangen van hen een décharge. Eerst hierna houdt de vereniging op te bestaan. Het archief van de vereniging, inclusief alle betalingsbewijzen van de liquidatie, moet gedurende de verjaringstermijn, 10 jaar, bij de liquidateuren bewaard blijven. Heropening De liquidatie kan door de vereffenaars worden heropend, wanneer later blijkt, dat er nog baten opkomen. In het voorgaande is, om de beschrijving zo eenvoudig mogelijk te houden, uitsluitend uitgegaan van de gedachte, dat wij te doen hadden met een gewone culturele vereniging, die Koninklijk goedgekeurd was. Er bestaan echter nog enkele bijzondere vormen van verenigingen, die volledigheidshalve niet onbesproken mogen blijven, nl. de Onderlinge Waarborgmaatschappij, de Coöperatieve Vereniging en de Stichting. De Naamloze Vennootschap is niet als een vereniging te beschouwen. Het schijnt minder juist om ook de Naamloze Vennootschap als een vereniging te beschouwen. Immers de Naamloze Vennootschap wordt steeds opgericht met het uitsluitend doel om winst te maken, door het samenstellen vaneen kapitaal uit onderdelen. Het commerciële doel staat voorop. Weliswaar worden de boven uiteengezette usances ook gevolgd inde gevallen, waarin de deelnemers ineen N.V. vergaderen, wanneer zij stemmen, reglementen opmaken, etc. Men moet hier echter niet meer in zien dan de gelding van de ongeschreven wet in de vorm van algemeen gangbare gewoonten. Het feit, dat deze gewoonten zich ook doen gelden bij de bijeenkomsten van deelnemers ineen N.V., maakt een N.V. nog niet tot een vereniging. Het wil ons juister toeschijnen het begrip vereniging te beperken tot al die vormen van samenwerking van een groep personen, die een ideëel, cultureel doel nastreven. Hieronder is ook te begrijpen een doelstelling, die zich voorneemt aan de leden op gunstiger voorwaarden, dan het maatschappelijk verkeer pleegt te bieden, de vervulling te verschaffen van hun materiële behoeften, m.a.w. goedkope levensmiddelen, woongelegenheid, verzekeringsmogelijkheid etc. VIL ENIGE SPECIALE SOORTEN VERENIGINGEN In goedkopere verzekeringsmogelijkheid voorziet met name de Onderlinge Waarborgmaatschappij, een soort verzekering op collectieve grondslag: de gezamenlijke deelnemers zijn verzekerd, hoewel ieder voor een zo groot deel als zijn belang, respectievelijk zijn bezittingen, meebrengt, en de gezamenlijke deelnemers brengen de benodigde premie op; deze wordt over hen omgeslagen, ieder naar de grootte van zijn verzekerd belang. Indien de exploitatie winst oplevert, delen zij daarin; zij zijn ook aansprakelijk voor de tekorten. De bedoeling zit voor om de premie zo laag mogelijk te houden door bezuiniging in beheer en administratie. Er zijn geen wettelijke voorschriften voor de oprichting vaneen Onderlinge Waarborgmaatschappij. Men kan haar dus oprichten in welke vorm men wil. Oprichting in de vorm vaneen notariële acte is aan te bevelen. Zodra de acte van oprichting, hetzij notarieel of onderhands, is opgemaakt, begint de vereniging te werken. Evenzo werkt een statutenwijziging direct, nadat daartoe dooreen algemene ledenvergadering is besloten. Bij een Onderlinge Waarborgmaatschappij moeten al haar relaties tot haar leden en tot derden, de aansprakelijkheden van de bestuursleden, de wijze van deelneming en van uittreding, tot in onderdelen bij de statuten geregeld worden. Ook moet inde statuten precies zijn beschreven, hoe deze kunnen worden gewijzigd. Noch aan de oprichting, noch aan de wijziging zijn enige kosten verbonden. De vereniging moet in het Handelsregister worden ingeschreven. De Coöperatieve Vereniging Wil men naast elkaar materiële en niet-materiële belangen behartigen, dan is de oprichting vaneen Coöperatieve Vereniging ook mogelijk. Er. bestaat een groot aantal coöperatieve in- en verkoopverenigingen, die inde loop der jaren uiterst nuttig werk hebben verricht, doordat zij De Onderlinge Waarborgmaatschappij bepaalde levensbehoeften (levensmiddelen, huishoudelijke artikelen en zelfs woningen), tegen lagere prijzen of tegen billijker voorwaarden, dan inde gewone handel het geval was, ter beschikking van hun leden hebben kunnen stellen. Dit komt dan doordat men öf bespaart door grotere hoeveelheden gezamenlijk in te kopen, öf door de winst van de tussenhandel uitte schakelen. De Coöperatieve vereniging is nauwkeurig aan wettelijke voorschriften gebonden (Wet op de Coöperatieve Verenigingen 1925, gewijzigd bij wet van 2 Juli 1934). De samenstellers vaneen Coöperatieve Vereniging zijn leden; echter leden, die gezamenlijk in aandelen een bedrijfskapitaal hebben gesticht. Een Coöperatieve Vereniging moet worden opgericht bij notariële acte; deze moet inde Staatscourant worden gepubliceerd. Totdat deze publicatie is geschied, blijven de bestuurders persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor handelingen met derden, die zij namens de vereniging hebben verricht. Assistentie vaneen notaris kan ook kosteloos verkregen worden krachtens een beslissing van de President der Arondissements-Rechtbank op een daartoe aan hem gedaan verzoek. Publicatie inde Staatscourant geschiedt niet kosteloos; echter kan men goedkoop afdrukken bestellen. Een statutenwijziging moet eveneens inde Staatscourant worden gepubliceerd. Naast een ledenvergadering is ineen Coöperatieve Vereniging met meer dan 200 leden ook mogelijk een Ledenraad, een soort vertegenwoordiging van de gezamenlijke leden, die door het bestuur geregeld op de hoogte gehouden en geconsulteerd wordt. De statuten moeten aan bepaalde vereisten voldoen: zij moeten de naam van de vereniging vermelden met inbegrip van het woord coöperatief en de letters W. A., G. A. of U. A., al naar gelang een Wettelijke of slechts een Gedeeltelijke Aansprakelijkheid van de leden is aanvaard, of deze geheel is Uitgesloten. Ook moeten worden vermeld: voorschriften over statutenwijziging, zodat daaruit is te lezen, in hoeverre door wijziging der statuten de aansprakelijkheid der leden kan worden verzwaard of verminderd. Door het notarieel verlijden der acte van oprichting en vermelding daarin van het woord „coöperatief” verkrijgt de vereniging rechtspersoonlijkheid. Koninklijke Goedkeuring is derhalve hier niet nodig. Een Coöperatieve Vereniging kan voor onbepaalde tijd worden aangegaan. Zij moet in ieder geval in het Handelsregister worden ingeschreven, waar zij ook haar rekening en verantwoording moet deponeren binnen een maand nadat deze inde ledenvergadering is goedgekeurd; dit moet geschieden binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar, dat samenvalt met 't kalenderjaar, tenzij de statuten anders bepalen. Met het oog op de aansprakelijkheid der leden geeft de wet nauwkeurige voorschriften over toetreding en uittreding, de leden-administratie en de aansprakelijkheid der leden gedurende enige tijd na de uittreding. De bestuurders en commissarissen vaneen Coöperatieve Vereniging dragen een grotere persoonlijke aansprakelijkheid dan de bestuursleden vaneen Koninklijk goedgekeurde vereniging; met name zijn zij persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor tekortkomingen in het vervullen van hun taak. Daarbij wordt geacht, dat een bestuurder kennis heeft gekregen van al hetgeen hem bij een juiste vervulling van zijn taak niet onbekend gebleven zou zijn. De aansprakelijkheid kan naar omstandigheden door de rechter verminderd worden. Zelfs wordt een geldboete als straf bedreigd tegen de bestuurders, die de voorschriften betreffende de aanmelding voor het lidmaatschap, de nauwkeurige boekhouding en de rekening en verantwoording niet nakomen. de gemeente van vestiging; de aanduiding van het bedrijf; de aansprakelijkheid der leden; De Stichting De Stichting ten slotte wordt sedert de wijziging van de „Wet tot uitoefening en beperking van het recht van vereniging en vergadering" van 13 Mei 1939 ook onder deze wet begrepen, voor zoveel betreft de verboden vormen. Een Stichting vindt zijn zwaartepunt ineen kapitaal, dat door enkele deelnemers met een bepaald doel is bijeengebracht. Voor dit kapitaal is geen minimum vastgesteld. Het behoeft niet zo groot te zijn, dat daarmede het doel kan worden bereikt, zoals werd beslist bij vonnis van de Arr.-Rechtbank te Breda, van 7 Nov. 1939. (Weekblad van het Recht, jaargang 102, No. 324) De Stichting moet opgericht worden bij notariële acte, maar kan daarna dan ook direct met haar werkzaamheden aanvangen. Inde stichtingsacte moet vermeld zijnde wijze, waarop deze acte kan worden veranderd. Inde regel wordt het bestuur van de Stichting gevormd door hen, die het stamkapitaal bijeenbrengen. Niettemin kan een Stichting leden hebben, die een jaarlijkse contributie betalen en aan wie daartegenover zekere rechten worden toegekend. De stichtingsacte geldt als statuut; daarnaast kan een huishoudelijk reglement worden opgemaakt. Het doel ener Stichting mag van materiële of van commerciële aard zijn, mits het maar is: duidelijk, bepaald, blijvend, niet in strijd met openbare orde of goede zeden en van nuttige aard (zie bovenaangehaalde rechterlijke uitspraak). Indien de Stichting een bedrijf uitoefent, moet zij in het Handelsregister zijn ingeschreven. De practijk van het verenigingsleven bewijst op zeer overtuigende wijze de waarde vaneen vlotte organisatie en een nauwkeurig gevoerde administratie. In vele gevallen hebben hier kleine oorzaken grote gevolgen. Een slordig beheer, een onverzorgde administratie, een te slappe leiding maken, dat in tal van verenigingen, ondanks goede wil, de resultaten ver beneden de verwachtingen blijven. Ontevredenheid en critiek onder de eigen leden, die op de duur tot onenigheid en tweespalt kunnen leiden, zijn vaak de eerste en meest duidelijke kentekenen vaneen gebrekkig bestuur. Naast deze moeilijkheden in eigen kring komt dan nog het ongunstige oordeel van de buitenwereld. Deze immers kent niet de goede bedoelingen, die vaak achter de gebrekkige vormen schuil gaan, maar oordeelt naar het uiterlijk. Een spreker zal, de vereniging niet kennende, een indruk krijgen uit de gevoerde correspondentie, uit de leiding en het verloop van de vergadering. Zijn oordeel over de vereniging zal voor een groot deel op deze uiterlijke tekenen gegrond zijn. Zo kan een slecht gestelde, slordige brief, een onzakelijke discussie, een gebrek aan wellevendheid bij de ontvangst de indruk, die een vereniging op buitenstaanders maakt, zeer sterk beïnvloeden. Vooral verenigingen, die nog slechts korte tijd werkzaam zijn, zoals vele jeugdverenigingen, vrouwenverenigingen e.a., moeten zich hiervan terdege bewust zijn. In veel gevallen moeten zij in het dorp of de stad, waar ze gevestigd zijn, nog voor haar bestaansrecht vechten. En juist dan is het van zoveel belang, dat alles, wat met de technische kant van het werk te maken heeft, tot in alle onderdelen verzorgd en verantwoord is, zodat de critiek VIII. DE BETEKENIS VAN EEN VLOTTE ORGANISATIE EN EEN NAUWKEURIG GEVOERDE ADMINISTRATIE VOOR HET VERENIGINGSLEVEN hier geen al te gemakkelijke aanknopingspunten vindt. Om een voorbeeld te noemen: Ineen klein, wat conservatief dorp werd een boerinnenbond opgericht. Dit feit gaf veel aanleiding tot critiek, vooral van de kant der mannen, die vonden dat „vrouwenvergaderingen” uit den boze waren. Hoe moeilijk had deze afdeling het inde eerste jaren, toen het de leidende figuren aan ervaring en kennis ontbrak, zodat telkens fouten gemaakt werden, die door de tegenstanders weer uitgebuit konden worden als bewijzen, dat vergaderen geen vrouwenwerk was. Hoeveel ergernissen tussen jeugd- en ouderenorganisaties ontstaan er niet uiteen, op zichzelf verklaarbare, maar toch niet geheel te verantwoorden, afkeer van de jeugd om zich in het verenigingsleven te houden aan de daar geldende regels, aan de geschreven en ongeschreven wetten. Tekortkomingen als de hier geschetste, waardoor de vlotte gang van zaken inde boezem van de eigen vereniging bedreigd wordt en waardoor de buitenwereld een ongunstige indruk krijgt, zijn meestal niet te wijten aan kwaadwilligheid of bewust verzuim van plicht. Juist inde jongere verenigingen, waar zich nog geen tradities vormden, waar onervaren, maar overigens enthousiaste en toegewijde mensen met de leiding belast zijn, komen deze tekorten voor het grootste gedeelte voort uit onwetendheid. Men weet eenvoudig niet, wat ineen bepaalde functie van iemand verwacht wordt. Men kent de vormen niet, waarin zich verschillende onderdelen van het verenigingsleven hebben vastgelegd. Zo wordt, zonder dat men het zelf weet, gezondigd tegen allerlei wetten en regels, die in het verenigingsleven gelden en die toch ook hun goede zin hebben. Naast de onwetendheid is de onverschilligheid, het gebrek aan belangstelling voor deze dingen, die men vaak, als slechts uiterlijke kanten van het verenigingsleven, van ondergeschikt belang acht, de oorzaak van vele tekortkomingen. De combinatie van grootse, wereldhervormende leuzen en een zeer gebrekkige organisatie van de eigen kleine vereniging is inde jeugdbeweging een nog te veel voorkomend verschijnsel. Deze handleiding wil nu het antwoord geven op de vele vragen, die voor onervaren bestuurders van verenigingen rijzen. Naast de meer theoretisch georiënteerde hoofdstukken, waarin juridische vragen, met het verenigingsleven samenhangende, behandeling vinden, wordt inde hoofdstukken „Hoe verenigen?" en „Hoe vergaderen?" vooral de nadruk gelegd op de practische uitoefening der verschillende bestuursfuncties. Een eerste vereiste voor iedere organisatie is toch wel deze, dat ieder zijn plaats en taak weet en deze naar behoren kan vervullen. Eerst wanneer het enthousiasme en de goede wil vergezeld gaan van kennis van en vaardigheid inde technische kanten van het verenigingsleven, kan dit in zijn volle kracht ontwikkelen. Eerst dan is er voldoende waarborg, dat de idealen en de goede bedoelingen op verantwoorde wijze tot uitdrukking komen, dan ook zal het mogelijk zijn ontevredenheid en critiek op tal van punten te voorkomen, terwijl inde buitenwereld vertrouwen gewekt wordt en sympathie verworven. Jeugdverenigingen bovenal demonstreren deze nonchalante onverschilligheid vaak met veel élan. Het is zeker waar, dat ineen opkomende beweging, waar alles nog bruist en woelt, kwesties van organisatie, administratie en beheer van de tweede orde zijn, even zeker echter is het, dat, zal er van de beweging op de duur iets terecht komen, deze dingen verzorgd moeten worden. B ij 1 a g e I Wet van den 22sten April 1855, S. 32, tot regeling en beperking der uitoefening van het regt van vereeniging en vergadering (zoals die wet is aangevuld en gewijzigd bij de wetten van 14 September 1866, S. 123, 15 April 1886, S. 64, 2 Juli 1934, S. 147, 13 Mei 1939, S. 200, 18 Maart 1948, S. I 107.) Wij Willem 111, enz. Allen, die deze zullen zien of hooren lezen, salut! doen te weten: Alzoo Wij in overweging genomen hebben, dat het sde additioneele artikel der Grondwet de vaststelling eener wet tot uitoefening van het regt van vereeniging en vergadering voorschrijft, en art. 10 der Grondwet de uitoefening van dat regt door de wet wil geregeld en beperkt hebben in het belang der openbare orde; Zoo is het, dat Wij, den Raad van State gehoord en met gemeen overleg der Staten-Generaal, hebben goedgevonden en verstaan gelijk Wij goedvinden en verstaan bij deze: Afdeeling I VEREENIGINGEN § 1. Oprigting van vereenigingen Art. 1. Tot oprigting eener vereeniging wordt geene magtiging gevorderd. § 2. Verboden vereenigingen Art. 2. De vereeniging strijdig met de openbare orde is verboden. Art. 3. Met openbare orde wordt strijdig geacht elke vereeniging, welke tot doel heeft, of welker feitelijke werkzaamheid is gericht op: 1. ongehoorzaamheid aan of overtreding van de wet of eene wettelijke verordening; Eveneens wordt met de openbare orde strijdig geacht de Nederlandsche staatkundige vereeniging, waaraan vreemdelingen door lidmaatschap of op andere wijze deelnemen of welke hare werkzaamheid uitstrekt tot het buitenland. Als Nederlandsche staatkundige vereeniging, inden zin van dit voorschrift, geldt de vereeniging, welke zich uitsluitend of mede bezig houdt met de Nederlandsche staatkunde in algemeenen zin; als zoodanig geldt niet de vereeniging, welke zich in hare werkzaamheid op staatkundig gebied beperkt tot een of meer onderwerpen van bijzonderen aard. Het voorgaande lid is niet van toepassing, indien ineen geval van deelneming van vreemdelingen aan eene vereeniging; a. het bestuur of, ontbreekt dit, de feitelijke leiding van de vereeniging met het feit, dat vreemdelingen aan de vereeniging deelnemen, niet bekend was en ook geene enkele aanleiding had om dit te vermoeden, en b. na bekend worden, de deelneming terstond is beëindigd en, voor zoover mogelijk, de reeds ingetreden gevolgen terstond ongedaan zijn gemaakt. Art. 4. De burgerlijke rechter kan, op vordering van het openbaar ministerie, verklaren, dat eene vereeniging verboden is, als strijdig met de openbare orde. Bevoegd is iedere rechtbank, binnen welker rechtsgebied de vereeniging gevestigd of feitelijk werkzaam is. In geval van gelijktijdige behandeling ten gevolge van indiening van eene vordering bij meer dan ééne rechtbank, blijft uitsluitend bevoegd de rechtbank, bij welke het eerst eene vordering is ingediend. De rechtbank beschikt niet dan na verhoor of behoorlijke oproeping van het bestuur of, ontbreekt dit, vaneen of meer van de feitelijke leiders van de vereeniging; zij kan, hetzij ambtshalve, hetzij op vordering van het open- 2. aanranding of bederf der goede zeden; 3. stoornis inde uitoefening der regten, van wie het ook zij. baar ministerie of op verzoek van het opgeroepen bestuur of de opgeroepen feitelijke leiders, getuigen en deskundigen hooren, al dan niet onder eede. Zij bepaalt de wijze van oproeping van het bestuur, de feitelijke leiders, de getuigen en de deskundigen, alsmede dein achtte nemen termijnen. Het opgeroepen bestuur of de opgeroepen feitelijke leiders kunnen zich doen bijstaan door een advocaat, binnen het rijk de practijk uitoefenende. De behandeling geschiedt in het openbaar, tenzij de rechtbank om bij het proces-verbaal der zitting te vermelden redenen mocht bevelen, dat de behandeling, geheel of gedeeltelijk, met gesloten deuren zal plaats hebben. Hare beschikking is met redenen omkleed, wordt in het openbaar uitgesproken en wordt het opgeroepen bestuur of den opgeroepen feitelijke leiders beteekend. Hooger beroep staat voor ieder belanghebbende open gedurende veertien dagen na de beteekening der beschikking. Op de behandeling in hooger beroep vindt het voorgaande lid overeenkomstige toepassing. Beroep in cassatie kan worden ingesteld gedurende veertien dagen na de beteekening der beschikking in hooger beroep. Op de behandeling in cassatie vindt het derde lid, voor zoover mogelijk, overeenkomstige toepassing. Zoodra de verklaring in kracht van gewijsde is gegaan geldt de vereeniging als bij de wet verboden. § 3. Rechtspersoonlijkheid van vereenigingen A. Vereenigingen rechtspersoon Art. 5. Geene vereeniging, buiten die door de Grondwet of andere wetten ingesteld, treedt als regtspersoon op dan na of door eene wet, of door Ons te zijn erkend. Alle voor onbepaalden tijd of voor langer dan dertig jaren aangegane vereenigingen, welke als regtspersonen willen optreden, behoeven eene erkenning door de wet. Art. 6. De erkenning geschiedt door goedkeuring van de statuten of reglementen der vereeniging. Die statuten of reglementen bevatten het doel, de grondslagen, den werkkring en de overige regelen der vereeniging. Art. 7. De erkenning wordt door Ons alleen geweigerd op gronden ontleend aan het algemeen belang. Het besluit van weigering is met redenen omkleed. Art. 8. Wijziging of verandering der goedgekeurde sta- tuten vereischt nadere goedkeuring. Art. 9. De goedgekeurde statuten, wijzigingen of veranderingen worden door de Staatscourant openbaar gemaakt. 0 % Wat niet is openbaar gemaakt, geldt niet tegenover derden te goeder trouw. x) Art. 10. De afwijking van goedgekeurde statuten geeft aan het openbaar ministerie de bevoegdheid om bij den burgerlijken regter de vervallen-verklaring der vereeniging van hare hoedanigheid van regtspersoon te vorderen. De regter, de vervallen-verklaring uitsprekende, kan aan de vereeniging, niettegenstaande hooger beroep of voorziening in cassatie de bevoegdheid tot het plegen van burgerlijke handelingen bij voorraad ontzeggen. De verevening der zaken eener van hare regtspersoonlijkheid vervallen verklaarde vereeniging geschiedt onder toezicht des regters, die de vervallenverklaring uitsprak, op de wijze en met inachtneming der vormen omtrent onbeheerde nalatenschappen vastgesteld. Art. 11. Nadat door den benoemden curator de roerende en onroerende goederen der vereeniging verkocht en de schulden betaald zijn, wordt het batig slot, zoo er een is, *) lid 2 ingevoegd bij de Duurverlengingswet van 18 Maart 1948, St. I 107, dd. 6 April 1948. Dergelijke vereenigingen, voor minder dan dertig jaren aangegaan, kunnen door Ons worden erkend. aan hen, welke op het oogenblik der vervallenverklaring leden der vereeniging zijn, of aan hunne regthebbenden, elk voor het aandeel, dat zij inde vereeniging hebben, uitgekeerd. B. Vereenigingen niet-rechtspersoon Art. 12. Vereenigingen, niet als regtspersonen volgens deze wet ingesteld of erkend, kunnen als zoodanig geene burgerlijke handelingen aangaan. De overeenkomsten namens haar gesloten, en de goederen namens haar verkregen, worden ten opzigte van het Rijk en van derden beschouwd als volgende de personen, welke de overeenkomst gesloten en de goederen aanvaard hebben, al is het ook dat inde overeenkomsten en titels de handelende personen slechts als gemagtigden of beheerders der vereeniging zijn aangewezen. Art. 13. De onderlinge verhouding der leden van vereenigingen, welke niet als regtspersonen kunnen optreden, regelt zich naar de door hen vastgestelde reglementen en de algemeene regelen van het burgerlijk regt. De bepalingen van artt. 1700 en 1701 van het Burgerlijk Wetboek blijven op deze vereenigingen, ofschoon niet als regtspersonen beschouwd, van toepassing. § 4. Toepasselijkheid van de voorafgaande paragrafen Art. 14. De paragrafen 1 en 2 zijn op alle vereenigingen zonder onderscheid van toepassing; onder vereenigingen worden in paragraaf 2 stichtingen begrepen. Paragraaf 3 is niet van toepassing op: 1. vereenigingen, welke vóór 20 Mei 1855 bestonden; deze worden, voor wat de onderwerpen van paragraaf 3 betreft, beoordeeld naar de wetten, waaronder zij zijn opgericht; 2. coöperatieve vereenigingen; 3. maatschappen en vennootschappen; 4. wederkeerige verzekerings- en waarborgmaatschappijen; 5. scheepsreederijen. Art. 15. (vervallen bij de Wet van 13 Mei 1939, S. 200.) Art. 16. (vervallen bij de Wet van 13 Mei 1939, S. 200.) Art. 17. (vervallen bij de Wet van 13 Mei 1939, S. 200.) Art. 18. Openbare vergaderingen tot gemeenschappelijke beraadslaging worden inde open lucht niet toegelaten, dan op bekomene vergunning van het hoofd van het gemeentebestuur, verleend vijf dagen vóór dat de vergadering wordt gehouden. Onze Commissaris inde provincie kan zoodanige vergunning intrekken, of, bij weigering der vergunning door het Hoofd van het gemeentebestuur, haar van zijnen kant op verzoek van belanghebbenden verleenen. Art. 19. De politie heeft vrijen toegang: 1. tot alle openbare vergaderingen; 2. indien het belang der openbare orde dat bepaaldelijk vordert: tot niet-openbare vergaderingen van meer dan tien personen, uitsluitend of mede door vreemdelingen bijgewoond. Weigering van toegang geeft aan de ambtenaren der politie het recht om, vergezeld van den Kantonrechter, vaneen commissaris van politie of van den Burgemeester der Gemeente, zich den toegang te verschaffen. Moet daartoe eene woning worden binnengetreden tegen den wil van den bewoner, zoo wordt binnen tweemaal vier en twintig uren proces-verbaal opgemaakt. Art. 20. Het dragen van wapenen is verboden inde vergaderingen inde twee voorgaande artikelen bedoeld. Dit verbod is niet toepasselijk op militaire officieren en onderofficieren, in uniform gekleed. Art. 21. Bijeenkomsten om zich in het hanteren van wapenen te oefenen, worden op plaatsen, inden regel voor het publiek toegankelijk of wanneer zij door meer dan tien personen worden bij gewoond, niet toegelaten Afdeeling II VERGADERINGEN dan met vergunning van het Hoofd van het gemeentebestuur. Deze vergunning wordt niet verleend dan ten minste vijf dagen voordat de bijeenkomst wordt gehouden en onder de voorwaarden, in het belang der openbare veiligheid gevorderd. Het 2de lid van art. 18 is ten deze toepasselijk. Art. 22. Elke vergadering, waarin de openbare orde wordt gestoord, of tegen de bepalingen dezer wet wordt gehandeld, gaat op de opvordering der politie terstond uiteen. Art. 23. Het is aan vreemdelingen verboden het woord te voeren in vergaderingen, ook niet-ojoenbare, waarin uitsluitend of mede de Nederlandsche staatkunde in algemeenen zin wordt behandeld. Art. 24. Onverminderd de straffen, elders vastgesteld, worden zij, die in strijd handelen met de artikelen 18, 20, 21 of 23 gestraft met hechtenis van ten hoogste zes maanden of geldboete van ten hoogste driehonderd gulden. De feiten worden beschouwd als overtredingen. Gegeven op het Loo, den 22sten April 1855. WILLEM de Minister van Justitie, D. Donker Curtius. (Uitgeg. 30 April 1855) Met ingang van 1 Januari 1944 vervallen het tweede en derde lid van artikel 3 van de wet van 22 April 1855, Staatsblad No. 32, aan dat artikel toegevoegd bij artikel 111 van de wet van 13 Mei 1939, S. 200, alsmede de artikelen 19, eerste lid, 23 en 24, gelijk deze artikelen nieuw zijn vastgesteld bij de artikelen VIII en IX van die wet. Het nieuwe eerste lid van artikel 19 wordt op dat tijdstip vervangen door het navolgende voorschrift: „De politie heeft vrijen toegang tot alle openbare vergaderingen. De artikelen 23 en 24 dooreen nieuw artikel 23. „Onverminderd de straffen, elders vastgesteld, worden zij, die in strijd handelen met de artikelen 18, 20 of 21, gestraft met hechtenis van ten hoogste zes maanden of geldboete van ten hoogste driehonderd gulden. De feiten worden beschouwd als overtredingen." MODEL STATUTEN Statuten van de Vereniging Art. 1. De vereniging is genaamd (naam voluit). Art. 2. Zij is gevestigd inde Nederlandse gemeente Art. 3. Zij is aangegaan voor de tijd van Art. 4. Het doel der vereniging is het bevorderen van Art. 5. Zij tracht dit doel te bereiken door etc., alsmede door alle andere wettige middelen, die voor het doel bevorderlijk kunnen zijn. Art. 6. De vereniging heeft gewone leden (eventueel junior-leden, ere-leden, donateurs, begunstigers etc.). Het lidmaatschap is beperkt tot natuurlijke personen en rechtspersoonlijkheid bezittende verenigingen of onderafdelingen. Art. 7. Gewone leden zijn zij, die meerderjarig zijn en zich schriftelijk bij het Bestuur als lid hebben aangemeld. Minderjarigen moeten daarbij een schriftelijke accoordverklaring van hun voogd of wettelijke vertegenwoordiger overleggen; gehuwde vrouwen die van haar echtgenoot. Junior-leden zijn zij, die etc. Donateurs zijn zij, die etc. Ere-leden zijn zij, die op voorstel van het Bestuur wegens hun bijzondere verdienste jegens de vereniging als zodanig door de Algemene Ledenvergadering worden benoemd. Alleen zij, die verklaard hebben met het doel der vereniging in te stemmen, worden als leden aangenomen en erkend. Gewone leden verliezen het lidmaatschap: 1. door schriftelijke opzegging daarvan aan den secre- genoot. B ij 1 a g e lIA taris voor dele van ieder verenigingsjaar; 2. door royement, wegens wanbetaling gedurende jaar of benadeling der vereniging; royement geschiedt op de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering op voorstel van het Bestuur of van (een zeker aantal) leden, bij een besluit, dat moet worden aangenomen met een meerderheid van 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen; 3. door overlijden. Junior-leden verliezen het lidmaatschap etc. Donateurs verliezen het lidmaatschap etc. Beëindiging van het lidmaatschap brengt mede, dat alle rechten, aan het lidmaatschap verbonden, een einde heb- ben genomen. Het lidmaatschap eindigt (op de datum van opzegging of aan het einde van het verenigingsjaar). Art. 8. De gewone leden betalen een jaarlijkse contri- butie van f de junior-leden, donateurs etc. (Respectievelijk: Het bedrag der contributie wordt gere- geld bij Huishoudelijk Reglement.) De leden zijn verplicht de voorschriften van de statuten en reglementen in achtte nemen. Art. 9. Gewone leden hebben stemrecht; ieder lid heeft recht op één stem. Bij beëindiging der vereniging hebben zij recht op een aandeel in het batig slot, volgens de regelen daarvoor bij de wet gesteld. Junior-leden hebben het recht om etc. Donateurs hebben het recht om etc. Art. 10. De Algemene Ledenvergadering benoemt een kascommissie, bestaande uit 3 (of meer) stemgerechtigde leden, die na afloop van het boekjaar de boeken en be- scheiden van de Penningmeester controleert en aan de jaarvergadering een voorstel doet tot goedkeuring daar- van en tot het verlenen van décharge aan de penning- meester. Daarnaast is het mogelijk de navolgende com missies in te stellen: etc. Art. 11. De geldmiddelen der vereniging bestaan uit contributies, donaties, de opbrengst van eigen bezittingen, schenkingen, erfstellingen, legaten en toevallige baten. Art. 12. Het Bestuur bestaat uit (3,5, 7,9) leden, zijnde: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester, een vice-voorzitter, een tweede secretaris, een tweede penningmeester, een commissaris voor , en leden. De bestuursleden worden door de Algemene Ledenvergadering uit de gewone stemgerechtigde leden gekozen. Zij verdelen de functies onderling, met uitzondering van de Voorzitter, die als zodanig wordt gekozen. De candidaatstelling, de werkzaamheden der Bestuursleden en de wijze van hun aftreden worden geregeld bij Huishoudelijk Reglement. Art. 13. Het Bestuur vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte. Het Dagelijks Bestuur, waarvan de samenstelling bij Huishoudelijk Reglement wordt geregeld, is bevoegd namens het Bestuur op te treden. Art. 14. leder jaar, voor dele (maand) wordt de Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering gehouden, waarin o.a. door het Bestuur verslag wordt uitgebracht over de toestand der vereniging in het afgelopen jaar, de jaarstukken over dat jaar worden behandeld, alsmede het voorstel der kascommissie tot goedkeuring daarvan, een nieuwe kascommissie wordt benoemd en zonodig wordt voorzien in vacatures in het Bestuur. Buitengewone algemene ledenvergaderingen kunnen worden bijeengeroepen zo dikwijls het Bestuur of leden gezamenlijk dit noodzakelijk achten. In het laatste geval richten deze leden eendoor hen ondertekend verzoek tot het Bestuur, met vermelding van de punten, die zij behandeld wensen te zien. Wanneer het Bestuur aan dit verzoek geen gevolg heeft De leden hiervan worden door de Algemene Ledenvergadering benoemd. gegeven binnen 4 weken, nadat het verzoek is binnengekomen, zijnde ondertekenaren bevoegd de vergadering zelf bijeen te roepen, met inachtneming van de voorschriften van de Statuten en van het Huishoudelijk Reglement. Art. 15. Er is een Huishoudelijk Reglement, dat geen bepalingen mag bevatten, die in strijd zijn met deze statuten. (Eventueel: en een Reglement van Orde etc.) Art. 16. In het Huishoudelijk Reglement worden ge- regeld: de werkzaamheden van de bestuursleden, de wijze van aftreding en van schorsing, de herkiesbaarheid; de voorziening in tussentijdse vacatures, de aanwijzing van het Dagelijks Bestuur, de bestuursvergaderingen, de termijn van oproeping voor bestuurs- en ledenvergaderingen, een verkorte oproepingstermijn in spoedeisende gevallen, de termijn voor het indienen van voorstellen der leden, de bepaling van het aantal leden, dat voorstellen kan indienen, de vaststelling van het quorum, de bepaling dat de voorzitter de vergadering bijeenroept, de vaststelling van het aantal leden dat een vergadering kan aanvragen, de candidaatstelling voor bestuurs- en commissieleden, a. door het Bestuur, b. door de leden, de termijn voor het stellen van tegencandidaten, het vereiste vaneen schriftelijke bereidverklaring van een candidaat, de agenda van de jaarvergadering, de regeling en uitoefening van het stemrecht, de décharge van het Bestuur, de inrichting van de ledenlijst. Art. 17. Geschillen tussen Bestuur en leden worden be- slist door drie scheidslieden, waarvan er één zal worden aangewezen door het Bestuur, één door het betrokken lid of de betrokken leden en de derde in onderling overleg door de beide reeds genoemden. (Men kan ook zeggen: één scheidsman, resp. 3 scheids- lieden, waarvan de aanwijzing door de meest gerede partij aan de President der Rechtbank in het Arrondissement, waarin de Gemeente van vestiging der vereniging is ge- legen, kan worden verzocht.) Art. 18. Het verenigingsjaar loopt met het kalenderjaar (of van de Iste tot de 30/31ste ) Art. 19. Een besluit tot wijziging van deze statuten kan alleen worden genomen indien bij de oproeping voor de Algemene Ledenvergadering, waar het voorstel zal wor- den behandeld, dit voorstel volledig wordt medegedeeld en het desbetreffende besluit met een meerderheid van (ten minste 2/3) der geldig uitgebrachte stemmen wordt genomen. Art. 20. De Vereniging kan slechts worden ontbonden krachtens een met een meerderheid van (ten minste 2/3) der geldig uitgebrachte stemmen genomen be- sluit ineen daartoe opzettelijk belegde vergadering, waar- in ten minste een deel der leden aanwezig is. Indien dit niet het geval is, wordt binnen weken een tweede vergadering gehouden, waarin, ongeacht het aantal der aanwezigen, het besluit tot ontbinding met een meerderheid van ten minste het deel der geldig uitgebrachte stemmen kan worden genomen. Art. 21. Het besluit tot ontbinding houdt inde benoeming van één of meer liquidateurs, respectievelijk plaatsver- vangend liquidateurs en een commissie van toezicht aan wie de rekening en verantwoording der liquidatie wordt gedaan, alsmede de bestemming van het batig saldo. de belegging en het beheer der geldmiddelen, de bewaring der effecten, Art. 22. In alle gevallen, waarin de Statuten of het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, beslist het Bestuur. Aldus opgemaakt en vastgesteld inde Algemene Ledenvergadering van dag, de 19.... (volgen de namen der Bestuursleden) MODEL HUISHOUDELIJK REGLEMENT Huishoudelijk Reglement van de Vereniging Art. 7. Het Bestuur bestaat uit (5,7, 9, etc.) leden. De voorzitter heeft de leiding der vereniging; hij presi- deert en leidt de vergaderingen. De secretaris is belast met het voeren der correspondentie, het verzenden van convocaties voor de vergaderingen, het bijhouden der notulen van bestuurs- en ledenvergaderingen, het opmaken en bijhouden van de ledenlijst, het opmaken van het jaarverslag en de verzorging van het archief. De penningmeester is belast met het beheer der geld- middelen van de vereniging. Hij kan, met inachtneming vandoor het Bestuur daaromtrent te stellen regelen, het dagelijks beheer der kasmiddelen aan een derde, in dienst der vereniging, overlaten. De vice-voorzitter, de 2e secretaris en de 2e penning- meester nemen bij ontstentenis of belet van respectievelijk de voorzitter, secretaris en penningmeester hun functies waar. Leden van het Bestuur kunnen niet zijn zij, die werken verrichten voor of leveranties doen aan de vereniging. Een bestuurslid mag voor zijn werkzaamheid geen vergoeding uit de kas ontvangen (tenzij onder goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering). Art. 2. Het Bestuur maakt een rooster van aftreden op, zodanig, dat na jaar alle bestuursleden een- maal zijn afgetreden; de penningmeester en de secretaris treden niet gelijktijdig af. Een bestuurslid kan door de Algemene Ledenvergadering worden geschorst bij verregaande nalatigheid inde waarneming van zijn functie, in geval van benadeling der vereniging, of in geval van schromelijke overtreding B ij 1 a g e II B van de bepalingen der statuten of van dit reglement. Art. 3. De bestuursleden zijn (eenmaal, steeds of niet) herkiesbaar. Art. 4. In tussentijdse vacatures in het Bestuur wordt binnen maanden voorzien. Art. 5. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester (en eventueel nog andere bestuursleden) vormen te zamen het Dagelijks Bestuur, dat belast is met de dage- lijkse leiding en dat in spoedeisende gevallen namens het gehele Bestuur kan optreden. De onder deze omstandigheden genomen besluiten moeten op de eerstvolgende bestuursvergadering worden bekrachtigd. Art. 6. Het Bestuur vergadert eenmaal inde weken of zo dikwijls als de voorzitter of een bestuurslid dit noodzakelijk acht. Art. 7. Bestuursvergaderingen worden uitgeschreven op een termijn van ten minste (5) vrije dagen, ledenvergade- ringen op een termijn van ten minste (14) vrije dagen. Art. 8. In spoedeisende gevallen, ter beoordeling van de voorzitter, kan deze termijn verkort worden tot respectievelijk (2 en 5) vrije dagen. Art. 9. Voor de Algemene Ledenvergaderingen kunnen leden voorstellen indienen, mits deze schriftelijk bij het Bestuur zijn ingezonden ten minste (7), of in spoedeisende gevallen ten minste (3) vrije dagen voordat de vergade- ring wordt gehouden. Art. 10. Een dergelijk voorstel moet ondertekend zijn door ten minste (10) stemgerechtigde leden. Art. 11. De bestuursvergadering kan niet worden gehouden wanneer niet ten minste de helft der bestuursleden aanwezig is; voor het houden ener ledenvergade- ring is de aanwezigheid van ten minste (25) leden vereist. Art. 12. De voorzitter roept de vergadering bijeen hetzij uit eigen initiatief, hetzij op verzoek vaneen bestuurslid; hij bepaalt de datum, de plaats en het uur. Art. 13. Ten minste (25) stemgerechtigde vaneen vergadering verzoeken. De aanvrage wordt gericht tot de secretaris. Art. 14. Bestuurs- en commissie-leden worden geko- zen door de Algemene Ledenvergadering. Candidaten daarvoor kunnen door het Bestuur of door (10) leden gezamenlijk schriftelijk worden gesteld. Art. 15. Opgave vaneen tegencandidaat moet met inachtneming van het in het vorige artikel bepaalde bij het Bestuur worden ingediend uiterlijk (5) vrije dagen voor het houden der vergadering. In het geval, bedoeld in artikel 8, wordt deze termijn verkort tot (2) vrije dagen. Art. 16. Geen candidaatstelling is geldig, indien niet vóór de stemming een schriftelijke verklaring van de candidaat is overgelegd, dat deze bereid is een eventuele verkiezing te aanvaarden. Art. 17. Op de jaarvergadering worden in elk geval de navolgende punten behandeld: jaarverslag van de secretaris, balans, winst- en verliesrekening, jaarverslag van de penningmeester, begroting voor het volgend jaar, voorstel van de kascommissie, goedkeuring der jaarstukken en décharge van het Bestuur, de verkiezing van nieuwe bestuursleden, overige voorstellen van het Bestuur en tijdig ingekomen voorstellen van de leden, en wat verder ter tafel zal worden gebracht. Art. 18. Inde bestuursvergaderingen heeft ieder be- stuurslid één stem. Inde Algemene Ledenvergadering hebben alleen gewone leden stemrecht en wel ieder lid één stem. In deze vergaderingen heeft het Bestuur stemmen (of: één stem, of méér stemmen, of zoveel stem- men als er bestuursleden zijn). Over zaken wordt mondeling gestemd, over personen schriftelijk met ongetekende briefjes. Bij mondelinge stemmingen brengt de voorzitter het laatst zijn stem uit. leden kunnen gezamenlijk en schriftelijk het bijeenroepen Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen, over personen beslist in dit geval het lot. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. Bij stemmingen over personen wordt per vacature ge- stemd. Alle besluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen voor zoveel de statuten niet anders bepalen. Stemming bij acclamatie is alleen geldig indien er geen tegenvoorstellen, respectievelijk tegencandidaten, zijn ingekomen, indien het voorstel daartoe van de vergade- ring uitgaat en indien niemand zich daartegen verzet. Over onderwerpen, welke niet op de agenda voorko- men, kunnen geen besluiten worden genomen, tenzij de vergadering een voorstel met betrekking tot zulk een onderwerp tot een urgentie-voorstel heeft verklaard. Art. 19. De goedkeuring van de jaarstukken door de Algemene Ledenvergadering strekt tot décharge van het Bestuur. Art. 20. De gelden der Vereniging worden niet anders belegd dan in: a. inschrijvingen op de Rijkspostspaarbank en deposito's bij den Postgirodienst, b. schatkistbiljetten, c. ter beurze verhandelbare obligaties ten laste van de Nederlandse Staat, of Nederlandse Provinciën en Ge- meenten, d. pandbrieven van Hypotheekbanken, wier namen voorkomen op de beleggingslijst van de Rijkspostspaar- bank. Voor het geven van kwijting en voor alle andere rechts- handelingen, een bedrag van fte boven gaande, is behalve de handtekening van de penningmeester, die van ander (e) bestuurslid (leden) vereist. Art. 21. Geldswaardige papieren worden bewaard in openbewaargeving bij de Nederlandsche Bank, zodanig, Art. 22. De ledenlijst wordt ingericht als een ledenregister (eventueel kaartsysteem), waarin, behalve van de naam en het adres van ieder lid, van de datum van toetreding en uittreding door de secretaris aantekening wordt gehouden. Alle desbetreffende mededelingen worden door de secretaris geparafeerd en doorgestuurd naar de penningmeester, die een dubbel der ledenlijst houdt. Nadat de gegevens door hem verwerkt zijn, zendt hij de mededeling, eveneens geparafeerd, naar de secretaris terug, die deze in het archief opbergt. leder jaar, vóór de jaarvergadering, worden het origineel en het dubbel der ledenlijsten vergeleken en met elkaar in overeenstemming gebracht. Aldus opgemaakt en vastgesteld inde Algemene Ledenvergadering van dag, de 19.... (volgen namen der Bestuursleden) dat zij slechts door 3 bestuursleden gezamenlijk kunnen worden teruggenomen. B ij 1 a g e 111 MODEL VERZOEKSCHRIFT VOOR HET AANVRAGEN DER KONINKLIJKE GOEDKEURING Aan H.M. de Koningin te 's-Gravenhage Geven eerbiedig te kennen: Ondergetekenden (namen, voornamen en adressen van alle bestuursleden) tezamen vormende het Bestuur van de Vereniging gevestigd te dat de leden der vereniging in hun vergade ring op de 19...te gehouden, hebben besloten van Uwe Majesteit te vragen de Koninklijke Goedkeuring op haar statuten1). Redenen waarom ondergetekenden zich eerbiedig wenden tot Uwe Majesteit met verzoek om Hare Koninklijke Goedkeuring wel te willen verlenen aan de hierbij overgelegde statuten x). Hetwelk doende enz.. (handtekeningen van alle bestuursleden) !) eventueel: „gewijzigde” of „wijziging der" Met het oog op de te vragen goedkeuring van H.M. de Koningin op de Statutenwijziging moeten de notulen als volgt worden ingericht: (Opening) De President, de heer opent de vergadering en constateert dat deze ingevolge art van de Statuten is opgeroepen op een termijn van .... dagen en alzo wettig is bijeengeroepen en geldige besluiten kan nemen. (Als de Statutenwijziging aan de orde komt.) Vervolgens doet de President voorlezing van de voorgestelde veranderingen1) inl) de1) Statuten en het Huishoudelijk Reglement; de te x) wijzigen x) artikelen worden achtereenvolgens besproken en punt voor punt worden x) de 1) wijzigingen x) goedgekeurd. Hierbij komen de navolgende punten in stemming: Vervolgens wordt met algemene stemmen besloten, dat de Statuten en het Huishoudelijk Reglement voor het vervolg zullen luiden zoals thans is vastgesteld. Het verzoek van het Bestuur om machtiging tot het vragen van de Koninklijke Goedkeuring op de gewijzigde *) Statuten, het tekenen van die Statuten, het indienen van het request, houdende het verzoek tot wijziging 2), en van het extract uit de notulen, en het zonodig aanbrengen in de Statuten van al die wijzigingen, die van Regeringswege mochten worden vereist, alsmede tot het nemen van de consequente maatregelen, uit de diverse verande- ringen voortvloeiende, wordt bij acclamatie aangenomen. (Eendoor de secretaris of een ander bestuurslid ondertekend extract van deze notulen moet worden overgelegd.) In geval geen wijziging, doch de Koninklijke Goedkeuring wordt verzocht: !) vervalt bij aanvrage om erkenning. 2) Koninklijke Goedkeuring der Vereniging. B ij 1a g e IV UITTREKSEL NOTULEN VOOR STATUTENWIJZIGING B ij 1 a g e V VOORBEELDEN EN MODELLEN VOOR DE SECRETARIS Afbeeldingen van kantoorbenodigdheden 111 Briefordner (gesloten) I Brievenmap II Archiefdoos Afbeeldingen van kantoorbenodigdheden IV Briefordener V Kaartsysteem LEDENLIJST Datum van No. Naam Adres Toetreden Bedanken 1 Me). G. Wijers Kastanjelaan 4, Bussum 7-1-37 2 „ M. de Vries Hoofdstraat 6 „ 7-1-37 3 „ K. Zeven Stationsstraat 11 „ 11-2-37 16-5-47 4 „ M. Bruin Kerkstraat 4 „ 12-2-37 5 „ H. de Vries Plein 3 19-8-37 6 „ E. Geertsma Plein 6 .. 20-8-37 Voorbeeld ledenlijst ineen schrift bij klein aantal leden (minder dan 100) ledenlijst in AARDEMA, Mej. G. Kerkweg 6 SNEEK Bedankt: Ingeschreven: 14—6—39 Voorbeeld van ingevulde ledenkaart uit kaartsysteem Weledelgestrenge Heer . . . Officieren tot en met de rang van Kapitein, Inspecteurs, Griffiers, Procureurs, Advocaten, Notarissen, Schoolopzieners, Ingenieurs. Hoogedelgestrenge Heer . . . Leden der Staten-Generaal, Gedeputeerde Staten, Hoofdofficieren, Hoofdambtenaren, Commissarissen der Koningin, Gouverneurs, enz, Edelachtbare Heer Burgemeesters, Wethouders en Leden v/d Gemeenteraad, Rechters, Kantonrechters. Excellentie Ministers, Gezanten, Admiraals, Generaals en Luitenant-Generaals. Weleerwaarde Heer .... Kapelaan, Rector enz.. Rabbijn, Predikant, zonder doctorstitel. Weleerwaarde Zeergeleerde Heer Geestelijke, die tevens Doctor is. Zeereerwaarde Heer .... Pastoor of hoofd ener parochie, ook Deken. Weledelzeergeleerde Heer . . Een gestudeerd persoon met doctorstitel. Hooggeleerde Heer Hoogleraar of Professor. Hoogwelgeboren Heer .... Baron of Jonkheer (aanspreektitel: Mijnheer de Baron of Mijnheer). Excellentie ENIGE TITELS CENTRALE VEREENIGING VOOR DE OPBOUW VAN DRENTHE INSTITUUT VOO* JEUCD- EN ONTWIKKELINGSWERK ADRESSEN. ASSEN: SuAonntrui 11 EMMEN SchoolMtuf * Assen, 22 Maart 195°• Mejuffrouw A. Jansen, Secretaresse van de vereniging "Nut en Ontspanning" te Elp. Zee» Geachte Mejuffrouw Jansen* In antwoord op Uw schrijven van 3 Maart J.l. bericht lk U„ dat ik gaarne bereid ben voor Uw afdeling een cursus over d9 techniek van het verenigingsleven te komen geven. De opzet van deze cursus wil lk gaarne tevoren met de .bestuursleden bespreken. Zaterdag 25 Maart a.s. moet lk toch ln Elp zijn, wilt ü mij even berichten of mijn bezoek dan gelegen komt ? Hoogachtend, -f'JT Geerts. Modellen bijzondere brieven Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente PEIZE. Ondergetekenden, Voorzitster en Secretaresse van de afdeling Peize van de Bond van Boerinnen en andere Plattelandsvrouwen, hebben de eer zich tot Uw college te wenden met het beleefd verzoek: gedurende drie maanden, één middag inde week, gebruik te mogen maken van het leegstaand lokaal inde Openbare Lagere School alhier. Het ligt inde bedoeling in dit lokaal een leidsterscursus voor kinderclubwerk te doen houden. Voorzitster. Secretaresse. Peize, 22 Maart 195°• Peize, 22 Haart 195°» De. Hoogedelgestrenge; Heer de Heer Mr Dr J. P. Baron van Commissaris der Koningin inde provincie te Hoogedelgestrenge Heer, Bij deze hebben wijde eer ons met het volgende tot U te richten: De afdeling Pelze van de Bond van Boerinnen en andere Plattelandsvrouwen heeft het plan op 30 September a.s. een tentoonstelling te organiseren op het gebied van de zuivelbereiding. Het ligt inde bedoeling op deze tentoonstelling een beeld te geven van de ontwikkeling der zuivelbereiding inde laatste vijftig Jaron. Het bestuur besloot aan de opening van deze tentoonstelling een enigszins officieel karakter te geven. In verband hiermede zouden wij het ten zeerste op prijs stellen, Indien U Hoogedelgestrenge bereid zoudt zijn op deze tentoonstelling een openingswoord te spreken. liet verschuldigde hoogachting, Uw dw. Presidente van de Bond van Boerinnen en andere Plattelandsvrouwen. Voorbeeld enveloppen Niet zó Maar zó Dc Heer K. Veneraa, Hoofd der school te Qnnien. Zeer Geachte Heer Venema, Onderteken niet zó Voorbeeld brief: ondertekening Assen, 22 Maart 195°• Assen, 22 Maart 195®» De Hooggeleerde Heer Professor Dr K. Jansen, Vijverweg 3, Groningen, Hooggeleerde Heer, liet de meeste hoogachting, —ƒ J. de Vries. Secretaris van de Hervormde Jongelingsverenlging te Assen. Maar zó Mevrouw G. Bakker-Brouwer, Stationsstraat 11, te Apeldoorn. Zeer Geachte Mevrouw Bakker, Onderteken niet zó Voorbeeld brief: ondertekening Assen, 22 Maart 195°» Assen, 22 Maart 1950. De Hooggeleerde Heer Professor Dr K. Jansen, Vijverweg 3, Groningen. Hooggeleerde Heer, Hoogachtend, J» Jansen. Secretaresse Bond van Boerinnen te Wergensoord. Maar zó Voorbeeld slordige brief Voorbeeld nette, goed verzorgde brief van Leden der Vereniging van Oud-Leerlingen „DE JONGE LANDBOUWER” op dag, den ’s avonds te uur, ten huize van AAN DE ORDE: 1. Opening. 2. Notulen. 3. Mededeling. 4 5 6 7. Rondvraag. 8. Sluiting. De Secretaris: Voorbeeld gedrukte convocatiekaart Vergadering DE PENNINGMEESTER ONTVANGSTEN 1949 UITGAVEN 1949 1949 Januari 1 Saldo 1938 f 75,38 Januari 4 Aan de secretaris voor „ 3 Contributies 15,00 administratie . ... 1 f 12,29 „ 17 Donaties 25,00 •> 10 Onkosten voorbereiding „ 30 Opbrengst verloting . . „ 38,05 verloting , .... 2 „ 5,25 Februari 6 Subsidie van de gemeente „ 100,00 ” Zaalhutir ...... 3 „ 10,00 8 Contributie 1,50 – 30 Honorarium spreker. . 4 25,00 „ 30 Reiskosten spreker ~ 5 „ 8,75 Februari 20 Kosten drukwerk... 6 „ 4,95 Maart 30 Afdracht Landelijke Bond 7 „ 82,75 Saldo .. . n 105,94 December 31 December 31 f 254,93 f 254,93 Enkelvoudig kasboekje Bijlage VI. VOORBEELDEN EN MODELLEN VOOR 19 „ Con- Dona- Sub- Di- Datum Omschrijving K.as Lnro tributie teurs „idie versen • _ l' 1949 T, Jan. 1 Saldo .. . f 34,75 45,65 ]' „ 10 Contributie 9,00 6.00 15,00 „ 15 Subsidie van de gemeente „ 100,00 100,00 p „ 30 Opbrengst verloting . . „ 20,72 20,72 Maart 18 Contributie 15,00 15,00 „ 26 Donateurs. 50,00 50,00 Dec. 31 Totaal. . .f | 129,47| 151,65| 30,00| 50,00| 100,Oo| 20,72 |D Tabellarisch Ka ONTVANGSTEN UITGAVEN Datum Omschrijving Kas Giro Sprekers 1949 Jan. 6 Postzegels 1 f 6,75 6,75 „ 29 Zaalhuur 2 „ 10,00 10,00 „ 29 Honorarium spreker .3 „ 25,00 25,00 Febr. 3 Reiskosten spreker . .4 „ 6,35 6,35 Maart 17 Bloemst. huwelijk secr. 5 „ 5,00 Juni 20 Openluchtsamenkomst 6 „ 75,14 75,14 5,00 Dec. 31 Totaal, , .ƒ 121,89 6,35 85,14 6,75 31,35 5,00 Kasboekje nwn/xxTPCTDM JAARREKENING ONTVANGSTEN 1949 UITGAVEN Saldo 1948 f 40,40 Vergaderingen .... ƒ 99,75 Contributie 30,00 Administratie 6,75 Donateurs 50,00 Sprekers 31,35 Subsidies ...... „ 100,00 Diversen 5,00 Diversen 20,72 Saldo 1949 98,27 f 241,12 f 241,12 Nagezien en in orde bevonden. De kascommissie 1949: 30 Jan. 1950 Aldus vastgesteld en goedgekeurd door de ledenvergadering van (Handt. Voorz.j (Handt. Secr.j (Handt. Penningm.) AARDEMA, Me). G. Adres: Kerkweg 6 SNEEK Ingeschreven: Bedankt: 14-6-39 VOORKANT 20—6—49, contributie verenigingsjaar 1949 ... ƒ2 50 ACHTERKANT Contributiekaart Nr 5 POSTGIRO niT : POSTGIROBILJET Nr 5 • Nr 5 POSTGIRO Ap Postrekening nr PCI QQIS l Postrekening nr 510915 • Postrekening nr 510915 Central» Vereniging toot den ! Centrale Vereniging toot den • Ophouw -jan Drenthe I Opboua van Drenthe : Ojbouw van Drenthe Toren San 4 te Aseen • Torenlaan 4 te Assen t Torenlaan 4 te Asaen Kennisgeving van bijschrijving van. | Uit het tegoed van mijn postrekening ever te schrijven ; Kennisgeving van afschrijving van: – ° ij on prk. nr . ’• op postrekening nr van ; overgeschreven op prk. naar het buitenland hieronder steeds (Bij naar het buitenland hieronder leed» • • „aam en Oroonptsacs van de begunstigde vermeldenX 1 nsam en woonplaats van de begunstigde vermelden) a – » „ J . „ . , . Z C Aantekeningen voor de opdrachtgever zelf Mededelingen voor de begunstigde . . • – i» De rekeninghouder I – : de Cantr. Ver. Opbouw Drenthe j de ïenningmeeatei • : v„ „—i o, vm,• I Veranderingen iM*ra het formulier ongeldig. • ——— —- • Woonplaats van de houder pan J _ r de postrekening van bijschrijving. • c li z Afb. Giroformulier NIJGH & VAN DITMAR N.V. ■ ROTTERDAM/'s-GRAVEN