ÓM









HET V RAPPORT
VAN DE BEZUINIGINGSCOMMISSIE-RINK ONDERWORPEN AAN EEN DESKUNDIG
ONDERZOEK.
1 ±;/3 Z.
UITGAVE VAN DEN BOND VAN AMBTENAREN BIJ DE DEPARTEMENTEN VAN ALGEMEEN BESTUUR EN HOOGE COLLEGES VAN STAAT.






'S-GRAVENHAGE, Mei 1922.
L. S.
De Bond van Ambtenaren bij de Departementen van Algemeen Bestuur en Hooge Colleges van Staat heeft het tot zijn taak gerekend, het Eerste Verslag van de Staatscommissie, ingesteld bij Koninklijk Besluit van 20 Dec. 1920, no. 81. (Bezuinigingscommissie), aan een nauwkeurig onderzoek te onderwerpen. De Bond toch had reeds van 1912 af in woord en geschrift aangedrongen op reorganisatie van den dienst bij de Departementen van Algemeen Bestuur enz., om daardoor de noodige bezuiniging op de uitgaven voor personeel en materiaal te verkrijgen. Aangenomen mag worden, dat de Bond door zijne uitgave van de brochure „Reorganisatie van het Algemeen „Bestuur en Bezuiniging op de Rijksuitgaven", waarin waren vervat de beschouwingen en voorstellen, welke dienaangaande, onder dagteekening van 26 Mei 1920, gericht werden tot den Minister van Financiën, op krachtige wijze heeft medegewerkt aan het in het leven roepen van de genoemde Staatscommissie.
•Begrijpelijk is, dat de Bond, na 10 jaren van actie voor bezuiniging, met groot verlangen^ het resultaat van deze Commissie tegemoet zag. Gaarne had hij aan de werkzaamheden dier Commissie deelgenomen, doch dit werd hem bij de verschillende daartoe aangewende pogingen belet. Zelfs achtte deze Commissie het gewenscht haar werk op zoodanige geheimzinnige wijze te verrichten, dat een zeker wantrouwen in haar bij de ambtenaren werd verwekt. Dit niet-erkennen door deze Staatscommissie van een organisatie, die reeds jaren getoond had in het belang van de belastingbetalers — waartoe ook de leden dier organisatie zich rekenen — werkzaam te willen zijn en die tevens onder hare leden een groot aantal deskundigen, bereid om daartoe mede te werken, telde, is als een taktische fout te beschouwen. Vooral in deze tijden, waarin steeds getracht wordt om een



2
goed overleg tusschen de Overheid en hare ambtenaren te organiseeren, moet het temeer bevreemding wekken dat deze fout kon worden begaan.
Daar van medewerken tot het bereiken van een door hem lang gekoesterd ideaal derhalve geen sprake kon zijn, meende de Bond, ook na de ondervonden teleurstellingen van de zijde der Staatscommissie, zich niet te mogen onttrekken aan deze belangrijke kwestie. Het is hieraan te danken, dat na de verschijning van het Eerste Verslag dier Staatscommissie uit de leden van den Bond een deskundige commissie werd benoemd, welke tot taak had na een nauwkeurig onderzoek van dat Verslag, voor zoover dit handelt over de bureaux Indices en Archieven, aan den Bond rapport uit te brengen van hare bevindingen op dit punt.
Ofschoon de'bondscommissie, die nagenoeg geheel bestaat uit ambtenaren belast met de leiding van de werkzaamheden in die bureaux, er in geslaagd is een goed gedocumenteerd rapport samen te stellen, mag toch niet worden voorbijgezien, dat zij niet kon beschikken over de bevoegdheden van de Staatscommissie, waardoor' het verzamelen der noodige gegevens urteraard ongunstig werd beïnvloed. Hierin ligt opgesloten dat samenwerking tusschen de Staatscommissie en onzen Bond derhalve tot het gewenschte resultaat had kunnen leiden.
Door verschillende leden der Eerste Kamer werd in het Voorloopig Verslag over het ontwerp van wet houdende pensioenregeling voor de ambtenaren en hunne weduwen en weezen gewezen op de dikwijls geringe medewerking van ambtenaren om tot een zuiniger Staatshuishouding te komen, hetgeen herhaaldelijk bleek uit de verslagen der Bezuinigingscommissie. Indien inderdaad met recht en reden door die Commissie werd geklaagd over de onvoldoende medewerking van ambtenaren» dan zou dit niet genoeg afgekeurd kunnen worden.
Als deze Kamerleden zich echter de moeite zullen willen getroosten om ook het hierbij gevoegde rapport na te lezen, dan zullen zij wellicht tot de conclusie komen, dat de plicht tegenover den Staatsdienst den werkelijk deskundigen en ver-



3
antwoordelijken ambtenaren verbiedt de dikwijls ondeskundige en weinig of in het geheel niet gemotiveerde adviezen dier Staatscommissie voetstoots op te volgen. Van onvoldoende medewerking kan in zoodanige gevallen zeer zeker niet worden gesproken.
Hij, die echter zonder nauwkeurig onderzoek de voorstellen i der Bezuinigingscommissie reeds bij voorbaat voor verwezenlijking vatbaar acht, werkt mede aan de verfoeilijke hetze tegen de ambtenaren, die allerwege wordt gevoed en die de werkelijke bezuiniging in den Staatsdienst in hooge mate belemmert.
Wil men een daadwerkelijke bezuiniging op de Rijksuitgaven bereiken, dan zal een ieder de gulden woorden van het kamerlid dr. Deckers, gesproken bij de behandeling van de OntwerpOorlogsbegrooting voor het dienstjaar 1922 tot de zijne moeten ,maken n.1. „Het Departement is gegroeid zooals het daar'voor „ons staat en ik geloof dat een deugdelijke hervorming, die zal „medebrengen een ernstige bezuiniging, alleen kan worden aangebracht indien men zich laat voorlichten door ernstige, goed „willende en ook bezuiniging willende ambtenaren van datzelfde „Departement."
Het Bestuur van den Bond van Ambtenaren bij de Departementen van Algemeen Bestuur enz.
P. A. RAVELLI, Voorzitter.
J. M. GOEDBLOED, le Secretaris.



18
baak in de administratie. Dit register geeft, mits goed bewerkt, snel en volledig een overzicht over aanvang, stand en einde van elk der correspondentiën, die jaren achtereen kunnen doorloopen en vaak op ingewikkelde wijze met die over tal van andere onderwerpen samengevlochten zijn. Er zijn weinig of geen andere vormen bekend, die op dergelijke vlotte en volledige wijze aan den archiefdienst de gegevens verschaffen omtrent inhoud, geschiedenis en stand der dossiers, ook wanneer deze zelf in behandeling of in omloop — althans niet ter raadpleging beschikbaar — zijn. Dit laatste komt in de Departementsadministratiën zeer dikwijls voor en is uiterst moeilijk tegen te gaan. Het snel elkaar opvolgen van stukken in eenzelfde correspondentie speelt hierbij een rol. Het register bewijst ook in verband hiermede de grootste diensten voor het snel bepalen — zonder nadere aanteekeningen — waar een dossier zich op elk gegeven oogenblik bevindt.
Het verdient de aandacht, dat zelfs in de meest moderne stelsels dit register behouden is in den vorm van eert zgd. rotulus, een dergelijke inhoudsopgave der dossiers, waaruit blijkt, dat deze onmisbaar is.
Het is onzeker of deze feiten aan de Bezuinigingscommissie bij haar niet langdurige waarneming ter plaatse voldoende bekend zijn geworden.
De index (correspondentie-register) wordt in den regel in beknopten vorm getrokken uit den inhoud der agenda. Dit wordt vaak aangevoerd als grief tegen behoud er van, daar ; het den schijn draagt, dat hier eenigszins overbodig, dubbel werk wordt verricht.
Dit schijnbaar bezwaar moet echter niet breed worden uitgemeten voor correspondentie van anderen dan van den eenvoudigsten aard. De tijdwinst verkregen door een goed bewerkten index werkt constant door en overtreft het tijdverlies der dubbele boeking, dat slechts eenmaal optreedt.
Niettemin is meermalen overwogen pf de index kon worden afgeschaft. De winst aan arbeid en tijd hierdoor mogelijk te bereiken, bleek veelal weg te vallen tegenover het zich steeds



19
herhalend tijdverlies door gebrek aan een goed beknopt overzicht van de gevoerde briefwisseling.
Tevens is vaak overwogen en ook toegepast de agenda te doen vervallen en rechtstreeks uit de stukken te indiceeren. Voor de eenvoudige briefwisselingen met een kort verloop is dit inderdaad wel doenlijk gebleken, al verwekt het gemis aan een chronologische lijst meer tijdverlies dan eigenlijk ooit precies is na te gaan.
Voor de meer omvangrijke en ingewikkelde correspondentiën is deze toepassing zeer ongewenscht, vooral ook doordat het in de archiefbureaux vasthouden van de stukken tot die goed en volledig zijn verwerkt in de indices en klappers, een dergelijke vertraging in den gang der stukken geeft, dat de afwikkeling, der te behandelen aangelegenheden door de afdeelingen, veelal onhoudbaar zou worden belemmerd.
Ter vervanging van den index bepleit de Bezuinigingscommissie invoering van een samengestelde agenda (ook wel ketting-agenda genoemd), eveneens zonder onderscheid voor alle administratiën.
Het is niet geheel zeker, of de Commissie zakelijk heeft overwogen of dit agenda-stelsel voor vele dier administratiën niet omslachtiger, duurder en minder practisch zou zijn dan het bestaande.
Dit staat vast, dat het voor de meeste diensten volstrekt ongeschikt is.
Van dit agenda-stelsel, een der primitieve vormen in de overheidsadministratie, is bekend, dat het slechts bruikbaar is daar, waar kort verloopende en weinig in elkaar grijpende correspondentiën regel zijn. Voor zaken van eenigszins langeren duur en meer samengestelden aard is het stelsel veelal een voortdurende oorzaak van vertraging en belemmering in de afdoening, waarom het dan ook bijna geheel uit de centrale administratiën verdwenen is. Arbeidsbesparing is er niet van te verwachten. Heeft deze Commissie overigens voldoende de consequenties van haar agenda-stelsel in de toepassing gekend.
Het moge betwijfeld worden.
Kende zij b.v. de gevolgen voor de bewerking der klappers?



20
Thans wordt in een index-stelsel een onderwerp, waarover b.v. 150 stukken zijn gewisseld, éénmaal in het jaar van behandeling geklapt. In het stelsel der Commissie daarentegen geeft elk stuk uit diezelfde correspondentie voor de klapperbewerking aanleiding tot 2 handelingen:
le. het terugzoeken van het onderwerp in den klapper,
2e. het bijschrijven in dat register van het agenda-nummer van elk nieuw stuk, derhalve 300 handelingen tegen één in het bestaande stelsel. Vooral het voor elk nieuw stuk weder terugzoeken van het onderwerp is bijzonder tijdroovend. Aangezien de Commissie per afdeeling wenscht te doen registreeren, zet zich derhalve deze omslachtigheid voort over de ruim 100 afdeelingen, die de administratiën tellen.
Dit moet allengs meer personeel vergen en kan geen vereenvoudiging heeten, die tot besparing leidt. En meer personeel ook zal het eigenlijk opleveren der stukken gaan eischen. Een index n.1. geeft, zooals reeds gezegd, in een klein bestek een beknopt overzicht over het geheele verloop van vaak langdurig loopende zaken en de daarmede samenhangende onderwerpen. In het door de Bezuinigingscommissie aanbevolen agenda-stelsel bestaat geen overzicht, aangezien de gegevens over één onderwerp niet in een kort bestek worden samengevat, doch verspreid komen te liggen over de duizenden doorloopende agenda-nummers, die een administratie bevat.
De daarnevens aanbevolen dossier-vorming ondervangt dit groote gebrek van het stelsel niet. Het bundelen geeft geen waarborg, dat het dossier volledig is of blijft.
Niet alleen wat personeel betreft, doch ook aan materieel belooft het stelsel der Bezuinigingscommissie duurder te worden. Thans bestaat een jaar-index van b.v. 30.000 stukken plus klapper uit pl.m. 6 banden, in het stelsel der Commissie zullen daarvoor benoodigd zijn pl.m. 14 banden (gemiddeld worden pl.m. 2300 agenda-nos. per deel gebonden), daarbij komen 4 klappers per afdeeling.
Dit beteekent, dat bij toepassing van het stelsel der Commissie, na aftrek der niet te agendeeren stukken, voor de genoemde



21
instellingen te zamen benoodigd zullen zijn pl.m. 1200 banden per jaar, tegen pl.m. 350 banden per jaar in het index-stelsel. De agenda-bladen van nu kunnen zonder bezwaar los in portefeuilles worden bewaard.
Voor berging van stukken van de 2e groep schijnt de Commissie, volgens haar rapport, aanvankelijk te neigen tot een systematische rangschikking (blz. 21, 2e alinea: le zin). Evenwel uit den daarop volgenden zin blijkt, dat zij weder van dit denkbeeld afstapt door ook chronologische of alfabetische rangschikking toelaatbaar te achten. Een dergelijke schommeling van inzicht is eveneens merkbaar ten aanzien van de rangschikking van de dossiers (blz. 21, 3e alinea).
Het is volkomen begrijpelijk, dat de Bezuinigmgscommissie dit voor een algemeen voorschrift lastige punt liever aan de practijk wil overlaten. Doch dan schijnt het vreemd, dat zij in de daarna volgende 4e alinea (blz. 21) weder de invoering van systematische rangschikking van stukken als uitgangspunt neemt om den index te doen vervallen en te vervangen door een klapper op de dossiers. De Commissie stelt zich ten onrechte voor, dat bij gebruik van blijvende dossiers volstaan kan worden met een klapper op die bundels. Daarnaast is, zooals reeds eerder is gezegd, noodig een overzicht, index of rotulus, die den gedetailleerden inhoud van het dossier weergeeft. Bij de opmerkingen over de nota Zuyderhoff zal nader op de berging van stukken worden teruggekomen.
Archieven.
Bewaring van stukken bij de afdeelingen gedurende de jongste 5 jaren brengt mede, dat aan de ruim 100 afdeelingen der bedoelde Rijksinstellingen bergruimten moeten worden ingericht voor de archiefmassa over 5 jaar, hetgeen vaak een zeer be•duidende hoeveelheid is. Bij de zeer beperkte ruimte aan lokaliteit zou deze maatregel aanvangen met zeer groote uitgaven, en zeer noodelooze tevens, omdat immers de centrale bergplaatsen voldoende ruimte bieden. Het is niet recht duidelijk waar hier de drang naar versoberiag schuilt. Ook in die centrale bureaux



22
waar het registreeren en het eigenlijk beheer der archiefstukken gescheiden wordt gehouden, moet het door de afdeelingen bewaren en vermengen van stukken, gedurende zulk een lang tijdvak, tot veel noodeloozen arbeid voeren om na dien termijn de dossiers weder te zuiveren en aan te vullen.
Beperking aantal minuten.
Ter beperking van het aantal uitgaande stukken en tot sneller behandeling van zaken, worden door de Bezuinigingscommissie aanbevolen 4 verschillende vormen van afdoening.
1. Geen minute houden, doch het vermelden van de afdoening op het ingekomen stuk, of aanteekening: wederom in een register.
2. Typen van het antwoord in 2-voud onder dictée.
3. Het ontwerp-antwoqrd stellen op het ingekomen stuk.
4. Afdoen van stukken door afdeelings-chefs.
Uit een oogpunt van archiefbehandeling zal dit eerder vermeerdering dan besparing van aanteekeningen geven, daar de verschillende vormen van afdoening, behalve uit het stuk zelf, ook op andere wijze kenbaar zullen moeten zijn, wil men een stuk later kunnen opsporen.
Voor de vormen 1, 3 en 4 zullen aanteekeningen ih registers noodig zijn. Dit aantal kan men weder vermenigvuldigen met 100, zijnde het aantal afdeelingen in totaal.
Nota van den Heer Zuyderhoff.
De van het advies der Bezuinigingscommissie afwijkende nota van den Heer Zuyderhoff is een stuk, waarvan de lezing niet onbehagelijk aandoet, wegens het daarin merkbaar pogen van dit lid der Commissie, om, hoewel eveneens outsider zijnde, te komen tot practische overwegingen en zakelijke grondslagen.
Ieder met het vak bekend zal gereedelijk kunnen instemmen met diens stellingen:
1. Als regel moet de registratuur Centraal gevoerd worden.
2. Hoofdvereischte is, dat zij streng zakelijk dient te worden ingericht.
3. Niet genoeg kan gewaarschuwd worden tegen het invoeren



23
van stelsels, welke uitgedacht zijn door personen, onbekend met de wetenschap der registratuur.
Niet zoo grif kan worden ingestemd met verdere beschouwingen van den Heer Zuyderhoff, in het bijzonder waar deze de beweerde trage werking der overheidsadministratie, zooal niet uitsluitend, dan toch voor een deel wijt aan het bestaande stelsel van registreeren, hetwelk z.i. niet tegen de huidige eischen der administratie zou zijn opgewassen, ook al wordt het centraal en zakelijk toegepast.
Er zijn zeer vele redenen, die den gang van zaken traag kunnen maken en die geheel buiten de werking van de archiefadministratie zijn gelegen. Bij nauwgezette waarneming en vaststelling der feiten, zou blijken, dat als regel dossiers en stukken voor het registreeren telkens slechts zéér korten tijd in de registratuur-bureaux verblijven en dat in de verdere, over vele schijven loopende afwikkeling en behandeling, de al of niet te vermijden vertraging gelegen is.
Het bestaande stelsel kan in het algemeen aan de zeer scherpe eischen van den tegenwoordigen tijd nog goed voldoen, mits het oordeelkundig en met enkele hervormingen, door goed geoefend personeel wordt gebezigd. Dit laat echter aan de overheidsinstellingen veel te wenschen over door de stelsellooze wijze waarop dikwijls met personeel voor den archiefdienst wordt te werk gegaan.
Geschoold personeel wordt vaak op onoordeelkundige wijze, b.v. snel na elkaar, of op te korten termijn en zelfs op de meest drukke tijden, overgeplaatst. Dit ontwricht den archiefdienst en legt een te zware taak op een kleine kern van blijvend personeel.
Dergelijke ongewenschte toestanden liggen niet aan het registratuur-stelsel, doch aan gebrek aan inzicht bij hooger geplaatsten, die vaak niet voldoende erkennen, dat archiefadministratie van den omvang als die der Departementen, een goede verzorging eischt door goed geschoold personeel in voldoend aantal. Dit aantal kan lager zijn, naarmate het personeel beter en langer



24
geoefend is. Het vaststellen van een termijn van eenige jaren voor werkzaamstelling in de archieven van het aankomend personeel en voorts beter mogelijkheid tot afvoer van minder brüikbaren, zou een meer geregelden toestand kunnen scheppen.
De verheugenis van den Heer Zuyderhoff, dat op dit oogenblik voor groöte instellingen, ook voor de overheids-administratiën, reeds een passend nieuw registratuur-stelsel bestaat, kan uit practische overwegingen niet zoo geheel worden gedeeld.
De gunstige resultaten, die in het verre Amerika en in het nabije Duitschland in „major industries" en „Grossbetriebe" mogelijk met een bepaald stelsel zijn verkregen, geven op zichzelf geen voldoende zekerheid, dat dit stelsel ook passend is voor overheids-administratiën.
De term „het" moderne registratuur-stelsel is overigens niet zoo geheel duidelijk. Er zijn onderscheidene toepassingen te verbinden aan het zgn. registratuur-(dossier-)stelsel, b.v.:
al of niet een bibliografisch systeem (indeeling der totale, menschelijke wetenschap in groepen);
al of niet gebruik van cijfer- of lettercombinaties;
al of niet decimaal ingedeeld; en
al of niet Brusselsen-decimaal ingedeeld.
Het registratuur-stelsel in den eigenlijken zin van het woord: bundelen, dossiervorming van de akten naar het onderwerp, is bij de regeling van 1823 voor de Departementen verworpen.
Thans wordt aan verscheiden Rijksinstellingen van de dossiervorming gebruik gemaakt, doch in het geheel genomen toch slechts in beperkte mate en niet steeds naar het onderwerp, doch vaak naar topografische of andere volgorde, in nauwe aansluiting aan hetgeen voor een bepaalden dienst het geriefelijkst bleek.
Als regel bezigt men de chronologische berging van de stukken met daarnaast de vorming van zgd. „tijdelijke" dossiers.
Deze practijk heeft dit onmiskenbaar voordeel, dat de nadeelen, die aan beide toepassingen verbonden zijn, tamelijk wel kunnen worden ontgaan en de voordeden van beide blijven behouden.
De Heer Zuyderhoff deelt uit ambtelijke ervaring mede, dat



25
de dossier-vorming naar de onderwerpen, ofschoon de meest logische, in de practijk nog minder voldeed dan de onlogische rangschikking naar tijdsvolgorde. Dit is zeer begrijpelijk, aangezien de vorming van „blijvende dossiers" in de centrale overheids-administratiën op bezwaren stuit, die elders niet of in mindere mate voorkomen.
De dossiers groeien uiteraard, door den toevoer van velerlei gegevens naar het centrale punt, vaak uit tot geweldig groote bundels. Splitsing daarvan is dikwijls niet door te voeren. De dossiers loopen om dezelfde redenen over langdurige tijdvakken en komen voor de bewerking achtereenvolgens in handen van vele verschillende personen.
Niet allen zijn even stipt ordelijk en verbreken vaak de eenheid der dossiers door uitnemen van stukken en bijvoeging bij andere zaken of onderdeelen. Dit is zóó algemeen, dat het niet te keeren schijnt.
Het is bij de massale hoeveelheden stukken niet steeds mogelijk zooveel vertrouwd en voldoend geschoold archief-personeel te hebben om onophoudelijk den inhoud der dossiers te controleeren, te zuiveren of aan te vullen.
De chronologische berging, die men ten slotte op den inhoud der dossiers toepast, heft deze en andere bezwaren aan de blijvende dossiers verbonden, weder op.
Natuurlijk wordt dit niet zóó toegepast, dat het telkens en telkens weder noodig zou zijn dossiers te reconstrueeren. Oordeelkundig aangewend is de niervoren aangeduide gemengde berging voor de centrale administratiën een goed practisch stelsel
Niet uit ervaring, doch uit aanschouwing, blijkt de Heer Zuyderhoff te zijn gewonnen voor gebruik van het decimaal-stelsel naar de Brusselsche bewerking, door hem waargenomen in een „Grossbetrieb" van Hollandschen huize.
De Heer Zuyderhoff acht de techniek van dit systeem voor dat bedrijf heel goed, in mindere mate echter treedt aan den dag of het z.i. ook een zuinig stelsel voor den Staat is te achten.
Het Brusselsche-decimaalstelsel is voor het administratief archief der centrale instellingen geen gloednieuwe gedachte. In



26
meer dan één geval werd het gebruik ervan voor enkele dier instellingen overwogen. Dit leidde tot heden niet tot toepassing ervan, daar geen voldoende zekerheid kon worden verkregen, dat het in zijn tegenwoordigen vorm hetzelfde zou kunnen bieden als het bestaande en dan tevens besparing op personeel en materieel zou geven.
Evenwel is het hier niet de plaats om keuze te doen uit stelsels en derhalve ook niet de bedoeling om stelling te nemen vóór of tegen dit, of eenig ander systeem.
Wel moge de algemeene opmerking worden gemaakt, dat niet vaststaat, dat bibliographische stelsels voor deze archieven voorkeur verdienen. Deze systemen toch vergen door hun al of niet geslaagden logischen, wetenschappelijken opzet voor de toepassing een mate van onderscheidingsvermogen, detailkennis en ontwikkeld taalgevoel, welke als regel niet het deel is van de goedkoope, snelwisselende lagere werkkrachten, die thans veelal ter beschikking van de Departementsarchieven worden gesteld.
De Registratuur-Commissie uit de Vereeniging van Nederlandsche Archivarissen, heeft in haar rapport van 4 September 1920 sub. 4. de stelling ontwikkeld, dat tot heden geen deugdelijk* wetenschappelijk, algemeen stelsel, ook geschikt voor de NederIandsche practijk, is ontworpen.
Met dit standpunt kan worden ingestemd.
Om de genoemde redenen schijnt het voor het oogenblik ongewenscht om gevolg te geven aan het advies van den Heer Zuyderhoff om het bibliografische decimaal-stelsel naar de Brusselsche bewerking, zoo spoedig mogelijk voor de archieven der centrale overheids-administratie in te voeren.
Samenvatting.
Het voorafgaande samenvattend, vloeien daaruit de volgende conclusiën voort.
De Bezuinigingscommissie is bij haar wellicht eenigszins haastig onderzoek naar het uitgebreid archiefwezen der Departementen, enz. niet doorgedrongen tot een zakelijk inzicht in bouw, werking, omvang en belang daarvan.



28
toegelaten tot het practisch samenwerken aan het beramen der ,te treffen maatregelen.
Dit is te betreuren, daar velen de bedoeling hadden gaarne met deze Commissie te willen samenwerken, indien door zakelijker opzet een sfeer van vertrouwen had kunnen ontstaan, waarin een gezamenlijk voortwerken naar hetzelfde doel mogelijk geweest zou zijn.
Het kan niet verheeld worden, dat ten aanzien van het archiefonderzoek de gedachtewisseling vaak onvruchtbaar moest blijven, aangezien de door de Commissie uitgezonden leden tegenover het onderwerp van registratie en archiefbeheer, volstrekt onkundig bleken te staan en voorts door den dikwijls zéér korten duur van waarneming ter plaatse, welke zelfs ook wel eens geheel achterwege is gebleven.
Het is niet aannemelijk te achten en het is zelfs niet waarschijnlijk gemaakt, dat het door de Bezuinigingscommissie op eigen gezag ontworpen stelsel tot arbeidsbesparing en inkrimping van bezetting, dus tot bezuiniging zou kunnen leiden, gezien ook het feit, dat in de beschouwingen der Commissie elke becijfering of elke financieele grondslag ontbreekt.
De door de Commissie gegeven voorschriften zijn niet eenvoudig te noemen. Met name het aantal registers wordt met vele honderden vermeerderd. De toepassing zou in de omvangrijke en groeiende administratiën oorzaak zijn van meer vertraging en gestadige belemmering van den Staatsdienst en van vermeerdering van kosten tevens.
Ongewenscht moet het zijn over te gaan tot algemeene toepassing van voorschriften, die niet door samenwerking met deskundigen tot stand zijn gekomen en ongewenscht om op onberaden wijze de centrale Staatsarchieven te onderwerpen aan proefnemingen op algemeene schaal, waarvan de afloop, ook in financieel opzicht, geheel twijfelachtig is, daar het stelsel nog in geen enkel opzicht den toets der practijk heeft doorstaan.
Proefnemingen op dergelijke wijze opgezet kunnen schromelijke gevolgen hebben, daar het welhaast niet doenlijk is de eenmaal ontstane ontreddering goed te herstellen.



29
De Vereeniging van Nederlandsche archivarissen vereenigde zich in de jaarvergadering van 4 September 1920 met eenige stellingen van haar Registratuur-Commissie, waaronder deze:
„dat nog geen deugdelijk, wetenschappelijk, algemeen stelsel „ook geschikt voor de Nederlandsche practijk is ontworpen „(Rapport Registratuur-Commissie, sub. 4 reeds eerder genoemd);
„dat de keuze van stelsel van ordening voor het administratief ,archief aan de administratie zelve dient te worden overgelaten."
Deze opvattingen schijnen bij den huidigen stand van het vraagstuk der registratie juist en zouden als richtsnoer voor de thans te treffen maatregelen voor de overheidsinstellingen kunnen worden aangenomen.
Dit sluit niet uit, dat — in afwachting van een later wellicht mogelijke algeheele herziening van stelsel — voor het oogenblik eenige regelen van algemeenen aard vastgesteld zouden kunnen worden, die aanpassend aan den bestaanden toestand, een economisch en doelmatig arbeiden zouden waarborgen en proefnemingen in het wilde weg zouden voorkomen.
De volgende stelregels zouden hiervoor in aanmerking kunnen komen.
Als regel worde centraal geregistreerd, behoudens in die gevallen, dat omvangrijke administratiën voor geruimen tijd in ver uiteen gelegen gebouwen zijn gehuisvest. (Men kan zich n.1. aan een dergelijken onregelmatigen toestand tijdelijk aanpassen).
Het indexstelsel blijve behouden voor die instellingen, waar dit thans wordt toegepast en noodzakelijk wordt geacht, al of niet met gebruikmaking van een agenda.
De klappers — al of niet met afzonderlijke plaats- en naamklappers — worden systematisch ingericht, in hoofdzaak door vaststelling van een lijst van permanente hoofden, die niet willekeurig wordt gewijzigd.
Voor de berging der stukken worde toegelaten het gemengde stelsel van tijdelijke dossiers en chronologische berging, aanpassend aan de behoeften van elke administratie op zich zelf.
Als regel worde gesteld, dat het aankomend personeel, bestemd



30
tot registratie-arbeid, worde gekozen uit voldoend ontwikkelde werkkrachten, bij voorkeur klerken.
De diensttijd in de archieven wordt voor het aankomend personeel vastgesteld op een bepaalden tijdsduur, afhankelijk van lichter of zwaarder eischen aan een bepaalde archiefadministratie gesteld.
Vermoedelijk is er wijders op het bestaande archiefwezen der Departementen op detailpunten te vereenvoudigen en ook te bezuinigen. De maatregelen daartoe dienen evenwel uitvloeisel te zijn van deugdelijk, nauwgezet onderzoek en overleg door deskundigen, wier bezonken en zakelijk oordeel een waarborg is tegen overijling en tegen wellicht moeilijk te herstellen vertraging en belemmering van den dienst. In verband hiermede ware door elke administratie ter zake het vereischte te verrichten.
De zaak der vereenvoudiging in haar geheel, zou overigens meer bij den wortel worden gevat door den vloed der stukken naar de centrale bestuurslichamen in te perken door vereenvoudiging van wetten en voorschriften en mogelijk door • verlegging van velerlei bevoegdheden naar de buitendiensten.
Dit is een bijzonder omvangrijke taak, waaraan vele der ambtenaren zeker zouden willen mede arbeiden en door hun ervaring, inzicht of kennis ook het best kunnen medewerken.
De geest daartoe is onder de ambtenaren aanwezig, ten spijt van den vloed van schimpwoorden in de kolommen van geest en humor in sommige bladen, sommig soort periodieken, scheurkalender e.d. publicatiën. Doch er is behoefte aan zeer bekwame organisators, die de bedoelingen, inzichten en ervaringen samenvatten en leiden in een gelijkmatigen doch gestadigen stroom naar het doel: vereenvoudiging der diensten.
M. v. d. Linden. J. de Regt.
goedbloed.
L. Ortii.
j. H. jans.
Lonkhuizen. f. Hazelhoff. A. 't Hart.



3028
C 42



RAPPORT.
Bestaande toestand.
Blijkens haar Eerste Verslag Hoofdstuk I (bladzijde 17) kwam de Bezuinigingscommissie bij het onderzoek naar de Departementale registratuur, spoedig tot de overtuiging dat hiervan niets deugde.
De spoed, waarmede deze overtuiging gevestigd werd, wordt door de Commissie zelve — blijkbaar als opmerkelijk feit — geconstateerd, wellicht in verband met een voorafgaande uitlating der Commissie, dat het verkrijgen van een voldoend inzicht in de wijze van arbeiden en de bezetting slechts mogelijk is na een langdurige waarneming ter plaatse (bladzijde 15, Algemeene bevindingen le alinea). Deze spoed wordt overigens belicht door den korten duur van het onderzoek der Commissie door waarneming ter plaatse, naar deze omvangrijke en niet zoo gansch eenvoudige materie.
Overwegende, dat het onderzoek betrof 13 gropte instellingen met een jaarlijksch cijfer van ruim 3 millioen (3.000.000) nieuwe stukken van den meest uiteenloopenden aard, kan het ook anderen, buitenstaanders zelfs, opmerkelijk toeschijnen, hoe verrassend snel inderdaad de Commissie haar oordeel gevormd heeft. Dit oordeel is, zooals reeds gezegd over de geheele linie volstrekt afkeurend.
Door de ingewijden in den archiefdienst werd voorzien, dat de archief-administratie bij den sprong op de departementsdiensten, als men het zoo eens uitdrukken mag, een stevigen krabbel zou meekrijgen. Zij zijn bij dien arbeid gewoon aan den weg te timmeren en gewend daarbij te ervaren, dat een ieder ook zonder praktijk en zonder studie van het onderwerp, daarin aanstonds weet mede te regelen. Toch heeft het zelfs deze, tegen critiek van velerlei gehalte min of meer geharnasten, nog lichtelijk verrast, dat zoo snel en zoo volledig la mort sans phrase over de bestaande organisatie is uitgesproken.
Ingeval een onderzoek door eenige commissie ingesteld, leidt tot een zéér stellig oordeel, pleegt de mededeeling daarvan



5
gepaard te gaan met vermelding vart feiten, toestanden, cijfers, details, in 't kort van iets zakelijks, waarop het oordeel steunt. Ook in dit eerste der adviezen van bijzonderen aard van de Bezuinigingscommissie zou men een dergelijken zakelijken opzet verwacht mogen hebben. Mogelijk had dit hun, die een eindoordeel willen of moeten vormen eenige vastheid voor dat oordeel geschonken. Het moet toch aan de Commissie niet moeilijk gevallen zijn, indien de techniek en de uitvoering der departementsregistratuur zóó onbehoorlijk slecht is, als haar oordeel zou doen vermoeden, dit door sprekende feiten en cijfers boven twijfel te stellen. Mogelijk ook zou dit een duidelijken weg naar het algéfneen doel: bezuiniging', meer binnen den gezichtskring gehouden of gebracht hebben.
Thans ontkomt men niet aan den indruk, dat de Commissie slechts ingrijpende veranderingen aanbeveelt, zonder tevens een begaanbaar pad naar krachtige bezuiniging aan te wijzen.
Edoch, men moge het gemis van zakelijke grondslagen in het afbrekend advies betreuren, het is niet anders en men dient zich te bepalen'tot hetgeen de Commissie schonk en dat vervat is in de sobere bewoordingen „bevindingen" en „resultaten" (bladzijde 17) en in eenige eveneens niet verder gemotiveerde uitspraken, welke als volgt zijn samen te vatten.
1. Ten aanzien van de registratuur ontbreekt een leidende gedachte, de toepassingen loopen sterk uiteen en zijn soms volstrekt ongeschikt en duur.
2. Het aantal ambtenaren bij die diensten is bijzonder groot.
3. De rangen zijn te hoog.-
4. Er wordt vaak dubbel geregistreerd.
5. Het doel van het werk: terugvinden der stukken, wordt voorbij gezien.
6. Op noodelooze wijze worden nagenoeg alle stukken, geagendeerd.
7. Onnoodig uitvoerige omschrijving der stukken is een veelvuldig voorkomend euvel.
Indien deze zeven uitspraken behoorlijk konden worden



6
gemotiveerd en daaruit bleek, dat dergelijke toestanden en feiten werkelijk algemeen of veelvuldig voorkwamen, dan zou dit door een ieder terecht worden veroordeeld.
De werkelijk bestaande toestand is echter wel anders dan deze Commissie bij haar onderzoek heeft meenen te ontwaren, dit mag nadrukkelijk worden vastgesteld. Een behoorlijk zakelijk gevoerd onderzoek door deskundigen, moet dit buiten twijfel stellen.
Punt I. De mededeeling der Commissie dat bij de departementsregistratuur elke leidende gedachte zoek is, is niet overtuigend voor een ieder, die weet, dat de kerri der werkwijze reeds werd vastgelegd in het Koninklijk Besluit van 4 September 1823 No. 7, welk besluit niet in elk opzicht behoeft veroordeeld te worden, alleen omdat het oud is. Er zijn en er worden met deze werkwijze voor den Departementsdienst zeer goede dingen verricht.
Wat het registreeren betreft, bepaalde dit besluit het aanhouden van:
een chronologische lijst der stukken;
een gerubriceerden index (in de beteekenis van correspondentie register) met een hoofdenlijst;
een klapper.
Nagenoeg alle instellingen, in het onderzoek der Commissie betrokken, houden zich aan deze hoofdlijnen. Dit is de leidende gedachte, welke de Staats-Commissie bij haar onderzoek blijkbaar niet heeft weten te ontdekken. Het verdient aandacht, dat de z.g. moderne stelsels zich aan'deze zelfde hoofdlijnen houden en dat in geen enkel registratuurplan dezer stelsels de 3 genoemde hoofdregisters plegen te ontbreken. Als materiaal worden daarbij vaak kaarten ter vervanging van registers gebezigd.
Nadat in dit eerste zakelijke punt de Commissie dus niet geheel juist heeft waargenomen, komt zij tot de wetenschap, dat de toegepaste stelsels sterk uiteenloopen en sommige volstrekt ongeschikt zijn, ondanks de groote sommen, die zij vergen.
Een buitenstaander heeft ten aanzien van dit punt wederom geen andere keuze dan gelooven of verwerpen, aangezien elk materiaal ter beoordeeling ontbreekt.



7
De in den dienst ingewijden echter vragen zich vergeefs af, welke zijn die afwijkende stelsels, door de Commissie ontdekt, die in het bijzonder zooveel geld kosten. Het spreekt natuurlijk vanzelf, dat de oude voorschriften van 1823, behoudens de. kern der leidende gedachte, thans niet letterlijk meer worden uitgevoerd. De methodische indeeling der hoofdregisters is uiteraard veel scherper en verder gedetailleerd, aanpassend aan de practijk van heden, die scherper eischen stelt, dan 100 jaar geleden. Even natuurlijk is het, dat waar dit nuttig bleek, kaartmateriaal in plaats van registers wordt gebezigd, terwijl elders weer registervorm voorkeur verdient. Doch deze toepassingen zijn geen afwijkingen in stelsel te noemen.
De Commissie schijnt echter de verschillende toepassingen daarvoor te hebben aangezien.
Punt 2. De Commissie verzekert, dat bijna 600 ambtenaren belast zijn met registreeren, bewaren, copieeren en verzenden.
Vermelding van het juiste aantal zou, vooral in een verslag van dezen aard, verkieslijk geweest zijn, al ware het slechts om alle vaagheid omtrent werkelijke of vermeende misstanden weg te nemen.
Blijkbaar heeft de Commissie kortweg bij elkaar geteld al het personeel der secretariaten, archieven en archiefadministratiën van de bovenbedoelde 13 instellingen. Doch indien dit zoo is, heeft de Commissie toch iets vreemds begaan met de omschrijving der werkzaamheden der „bijna 600", welke luidt: „registreeren, bewaren, overschrijven en verzenden van brieven". Deze omschrijving ontkomt in dat geval niet aan de qualificatie van opvallend onvolledig te zijn en zelfs voor de publieke opinie tamelijk misleidend te kunnen werken.
Aan vele dezer secretariaten n.1. zijn behalve archieven en secretarieën nog vele andere diensten verbonden als: comptabiliteit, kabinet, invordering van zegel,- leges- en registratiegelden, personeelzaken der Departementen, huishoudelijk beheer, bibliotheken, uitgave van publicatiën, enz. Niemand toch zal bij zijn oordeel over de „bijna 600" er b.v. op bedacht zijn chefs en personeel van ettelijke afdeelingen Comptabiliteit, Kabinet, Personeel, enz.



8
als „registreerend en bewarend" ambtenaar bij de „bijna 600" te zien medegeteld.
Het zou wellicht van eenige zakelijke waarde voor inzicht en overzicht zijn geweest in het verslag der Bezuinigingscommissie, in een eenvoudig staatje een opgave aan te treffen hoeveel ambtenaren van de 600:
a. uitsluitend copieeren en verzenden;
b. uitsluitend registreeren en archiefarbeid verrichten;
c. leiding hebben, uitsluitend bij arbeid onder a en b genoemd. Het zij veroorloofd een dergelijke opgave te verschaffen aan
het slot dezes onder „Cijfers". Daaruit blijkt o.a., dat 208 ambtenaren aan de archieven zijn verbonden. f)e aanduiding der Commissie op blz. 18, 2e al., „dat een bezetting met 80 „ambtenaren van hoogeren of middelbaren rang pleit tegen de „gevolgde gedragslijn met betrekking tot de registratie, de bewaring „en het overschrijven van stukken" is in verband met het voorafgaande minder juist te achten, aangezien het aantal zoodanige ambtenaren voor dien arbeid pl.m. 31% lager is dan de Commissie opgaf, geen enkelen administrateur bevat en 1 referendaris in plaats, van 9.
Van ondergeschikt belang, doch voor een zakelijke beoordeeling toch ook weer niet geheel van onwaarde is, dat de redactie van het verslag der Bezuinigingscommissie, de beschikking heeft over termen van ongewone soberheid, waar het betreft aanduiding van de door deze diensten verrichten arbeid, zóó zelfs, dat van dien arbeid een beeld verrijst, dat verre blijft van dat der werkelijkheid. Een zoodanige sobere term, die eenigszins opvalt is die van „bewaren". Natuurlijk is de uitdrukking niet onjuist, tenslotte wórden de archiefstukken bewaard. De term vestigt echter den indruk, dat er met deze stukken niet veel anders gebeurt, dan neerleggen en afwachten, waarvoor al zeer weinig personeel noodig zou zijn.
Het beheer der stukken echter vraagt, buiten het eigenlijke registreeren, in elk stelsel, een nooit ophoudende reeks van bemoeiingen. Er is hier niet te vergelijken met de rustige archieven b.v. van zuiver controleerende instellingen, waar de



9
opbouw en de levende bemoeiing van de overheidszorg langs heen gaat. En er is niet te vergelijken met eenvoudige koopmansarchieven, waarin bestelling, levering en betaling veelal de eenige stadia zijn waarbinnen een zaak wordt afgehandeld en tevens voor altoos is beëindigd ook. Opleveren van gegevens met gebrekkige aanwijzigingen vaak, uit lang vervlogen jaren en tijdvakken, komt daar veelal niet voor, in Departements-archieven steeds. De zich vormende archieven der overheids-instellingen zijn geenszins in rust, doch als machineraderen in gestadige beweging.
De werkgang brengt onafwijsbaar mede, dat de massa der stukken in verschillende stadia van behandeling en afwikkeling in voortbeweging is in de groote gebouwen. Orde in- en overzicht op den gang van elk deel der massa is noodzakelijk. Dit is het wat het woord „bewaren" op onvoldoende wijze naar buiten aangeeft en zelfs op onnoodige wijze verdoezelt.
Het vraagt, ook bij particuliere instellingen, die met Departementen te vergelijken zijn, voldoend lager personeel voor een behoorlijke verzorging van deze diensten.
Aan zoodanige particuliere instellingen, waar altha#6 de registratuur, de contröle op den gang en op het afdoen der stukken enz., dezelfde eischen stelt als bij de Departementen, blijkt voor dat werk het aantal werkkrachten volstrekt niet minder en naar verhouding zelfs nog wel grooter te zijn. Een behoorlijk doorgevoerde vergelijking zou hier verrassingen baren.
Punt 3. Den rang van hoofdcommies, die tegenwoordig in ettelijke omvangrijke registratuur-bureaux der Departementen wordt bekleed door ambtenaren met "leidenden arbeid belast, schijnt de Bezuinigingscommissie te hoog te achten. Of zij daarbij ook de economie en de waarde voor den dienst heeft overwogen van dergelijke lang geschoolde krachten, blijkt uit haar verslag niet. Deze ambtenaren zijn vaak, zelfs tegen hun verlangen in deze bureaux gehandhaafd gebleven, omdat men in het belang van den dienst hen daar niet wilde of kon missen.
In het organiek besluit van 1823, dat zeker niet van een te weelderigen opzet getuigt, werd reeds voor deze functie bij vol-



10
doenden omvang, de rang van commies vastgesteld met maximumsalaris van f 3000.—. De Bezuinigingscommissie van 1818, stelde n.1. voor aan dezen rang een salaris van f 1800—f 3000 te verbinden. Men mag zeker wel aannemen dat de levensstandaard van thans dubbel zoo hoog is als in 1823. Een hiermede overeenkomende bezoldiging van f 3600—f 6000 (het maximum-salaris van hoofdcommies is thans slechts f 5000) zou hen dus nog slechts op hetzelfde salarispeil houden van 1823. Wel niemand zal willen betoogen, dat in de 100 jaren, die sinds verliepen, deze functie dezelfde is gebleven of van eenvoudiger aard is geworden. Sommige dezer ambtenaren zijn ook belast met het beheer der bibliotheken.
Het is buiten kijf, dat de diensten dezer bureaux hun karakter van nevendiensten moeten blijven behouden. Dit kan echter geen reden opleveren den daarbij te verrichten arbeid beneden zijn waarde te betalen en voor hun taak berekende leiders beduidend minder te bezoldigen dan dergelijke arbeidskrachten in gelijkwaardige particuliere instellingen.
Aan de Staatscommissie voor de reorganisatie der Departementen, ingesteld bij Koninklijk Besluit van 10 Augustus 1910, ontging het groot belang van een goed bewerkt, dus goed geleid archief niet. Deze Commissie zeide daarvan o.a. „Zoowel „voor het heden als voor de toekomst kan aan een goed geordend „archief nimmer te veel waarde worden gehecht, aangezien het „bij de behandeling van alle aangelegenheden wordt geraadpleegd, „terwijl het een bron moet zijn voor de geschiedenis."
Een goed economisch inzicht zal in de eerste plaats zorgen voor goede, deskundige leiding, voor het geld, dat deze waard is.
Punt 4. Bij welke instellingen naast algemeene ook afdeeïingSagenda's en indices in volledigen vorm zouden worden aangehouden, in dien zin dat dubbel zou worden geregistreerd, wordt door de Bezuinigingscommissie niet nader aangeduid, zoodat dit niet kon worden nagegaan. Indien dit echter geschiedt, is het ten sterkste af te keuren en het ware te hopen, dat de Commissie spoedig de plaatsen zou willen aangeven waar dit euvel bestaat. Afschaffing van dit dubbele werk zal



11
toch onmiddellijk leiden tot arbeids besparing, welke bij de gestadige inkrimping van personeel gebiedend noodzakelijk is. Wel wordt aan een bepaalde instelling, waar een zeer groot aantal stukken voorkomt — geschikt voor een korte behandeling en van geen duurzaam belang — aldus gehandeld, dat deze stukken buiten de hoofdagenda blijven. Door de afdeelingen worden deze stukken dan zoodanig verwerkt, dat althans eenige door de practijk noodig gebleken aanteekening er van geschiedt. Dit schijnt doelmatig en is overigens geheel in den geest van de voorstellen der Bezuinigingscommissie.
Het registreeren geschiedt overigens aan de meeste instellingen in hoofdzaak centraal. De Staatscommissie van 1910 trof er 5 aan, waar dit niet het geval was; sedert is dit aantal nog verminderd.
Punt 5. De Bezuinigingscommissie constateert (bladzijde 19) dat veelal niet wordt ingezien, dat het registreeren eigenlijk de bedoeling heeft een stuk terug te kunnen vinden. Deze uitlating wekt bepaald verbazing.
Indien deze verklaring bedoelt een beeld te geven van den bestaanden toestand, zóó algemeen aangetroffen, dat deze Commissie meent dit naar voren te moeten brengen, wanneer inderdaad bij de duizendvoudige herhaling van het opvragen van gegevens en stukken, de betrokken ambtenaren en hun leiders dat doel nog maar steeds voorbijgezien zouden hebben, dan zou het met den geestestoestand van dit personeel werkelijk bedroevend zijn gesteld.
Wij hebben echter gegronde hoop, dat de practijk zóó- verdwaasd niet is en dat er meer gezond verstand binnen de Departementsmtiren wordt aangetroffen, dan deze uitlating der Bezuinigingseommissie wel zou doen vermoeden.
Punt 6. De Bezuinigingscommissie acht het geenszins noodig en wenschelijk, dat alle stukken worden geagendeerd gelijk, zooals zij getuigt, bij verschillende Departementen geschiedt. Dit achtte men aan de Departementen, sedert jaren reeds, óók niet noodig, om die reden worden jaarlijks ruim 1.3 millioen stukken (pl.m. 1.317.000) buiten de agenda gehouden. Men vraagt zich af, vanwaar dan nog deze wenk. De veronder-



12
stelling moge worden gewaagd, dat de Commissie bij haar onderzoek heeft nagelaten van dit feit kennis te nemen.
Punt 7. Noodeloos uitvoerig agendeeren. zegt de Commissie, vordert veel personeel en daardoor ambtenaren voor leiding en toezicht.
Aldus gesteld moet deze mededeeling — bij buitenstaanders vooral — wel de voorstelling wekken, alsof dit ondoelmatig arbeiden regel is en alsof dientengevolge een onbehoorlijk groot aantal ambtenaren is verkregen. Dit is geen beeld der werkelijkheid.
Het methodisch registreeren is niet ieders werk. Ongeschoolde of niet voldoend ontwikkelde werkkrachten arbeiden veelal omslachtig. In de afgeloopen jaren heeft men meer dan vroeger met deze nadeelige factoren te kampen gehad. Het is een gevolg van het in den laatsten tijd indienstnemen van goedkoopere en minder snel te ontwikkelen werkkrachten.
De wijze van het toe- en afvoeren van lager personeel bij de archiefadministratiën der Rijksinstellingen is slecht, doordat het stelselloos geschiedt.
Hierop zal aan het slot nog worden teruggekomen.
Voorstellen der Staatscommissie. (Bezuinigingscommissie).
De Bezuinigingscommissie heeft gemeend een registratuurstelsel te moeten ontwerpen, dat zij zonder onderscheid passend acht voor alle Departementen enz. met hun zéér uiteenloopende eischen. ' .
Als bekend mag verondersteld worden, dat omwerken van eenmaal gevolgde registratuurstelsels voor administratiën van eenigen omvang groote omzichtigheid eischt en in de eerste plaats nauwkeurige kennis vergt van aard en eischen der administratie.
Sedert jaren wordt door zich speciaal daaraan wijdende instellingen gezocht naar een éénheidsstelsel, dat aan de meest uiteenloopende eischen zou kunnen voldoen en snelheid aan eenvoud en zuinigheid paart.
Verrassend mag het daarom wellicht genoemd worden, dat de Bezuinigingscommissie in zulk een korten tijd de duidelijk kenbaar geworden technische moeilijkheden van dit vraagstuk



13
voorgeeft te hebben opgelost. Dit te meer, waar, voor zoover althans bekend, geen geschoolde deskundige krachten haar bij dezen arbeid hebben voorgelicht.
Niettemin, de Commissie stelt op blz. 18, zonder eenig voorbehoud vast, dat hare denkbeelden tot belangrijke arbeidsbesparing zullen kunnen leiden. Hoe deze arbeidsbesparing eigenlijk dan zal worden verkregen, zonder den dienst te verwarren of te schaden wordt verder practisch door geen enkele toelichting en geen enkele becijfering aangetoond of aannemelijk gemaakt, zoodat men zich bij dit kernpunt uitsluitend op het in dit opzicht niet overtuigend woord der Bezuinigingscommissie heeft te oriënteeren. De door de Commissie gegeven voorschriften bieden geen basis voor haar stelling.
Met name ten aanzien van een doelmatige werkwijze ontbreekt, naar het voorkomt, aan het stelsel der Commissie een leidende gedachte. De toepassing zou sterk uiteenloopende resultaten geven en in vele gevallen voor de practijk volstrekt ongeschikt zijn, niettegenstaande de groote uitgaven, welke ook aan den hierbedoelden arbeid zouden worden ten koste gelegd.
A. Registratie van de stukken bij de afdeelingen.
Naar het oordeel der Bezuirdgingsoommissie behooren in de eerste plaats de bestaande algemeene agenda's en indices te vervallen en dient een stelsel van registratie uitsluitend bij de afdeelingen te worden ingevoerd. „Trouwens", zegt de Commissie, „de algemeene registratuur wordt slechts bij één Departement aangetroffen, n.1. bij dat van Marine. Elders bestaan een centrale „agenda en index niet of wordt de dubbele methode gevolgd." (blz. 19).
Deze waarneming der Commissie schijnt tamelijk onbegrijpelijk.
Aan het meerendeel der instellingen wordt centraal geregistreerd juist aan Marine is dat niet volledig het geval, doordat daar jn de afdeelingen korte aanteekeningen van den inhoud der stukken worden gemaakt, die dan niet meer in een centralen klapper worden verwerkt.



14
De Commissie schijnt dus volgens bovenstaande uitlating geen centrale agenda's en indices te hebben waargenomen, ondanks dat deze bepaald bestaan.
Niettemin komt zij tot de conclusie, dat centrale bureaux kostbaarder zouden zijn dan afdeelingsregistratuur. De vraag dringt zich op, welke is dan de zakelijke grondslag voor hare overweging, indien de Commissie geen feiten-materiaal aantrof. De stelling had toch eenigszins waar gemaakt moeten worden. Het ligt immers niet voor de hand, dat het economisch kan zijn om ambtenaren, met afdeelingsarbeid belast, daaraan voor een goed deel te ontrekken en te bestemmen voor registreerwerk. De daarvoor benoodigde tijd kan niet door dit personeel worden ingehaald. Uitbreiding der afdeelingsbezetting moet het gevolg zijn of meent de Commissie wellicht, dat het vele werk der archiefbureaux zonder meer in den arbeid der afdeelingen kan geschoven worden?
Het is een erkend feit, dat in nagenoeg alle arbeidsstelsels concentratie van gelijksoortigen arbeid onder éénhoofdige deskundige leiding, het meest economisch werkt. Het moet vreemd heeten, dat dit voor de Departementen niet zou gelden. Ook voor deze instellingen heeft de practijk uitgewezen, dat volkomen gecentraliseerde registratuurbureaux het zuinigst kunnen arbeiden. Het zou later zonder twijfel blijken, dat vele der door de Bezuinigingscommissie in het leven geroepen registratuurbureaux aan 'de ruim 100 afdeelingen van de Departementen, enz. wel degelijk op zichzelf directe en deskundige leiding en toezicht zouden vereischen, die door de hoogere leiding der afdeeling moeilijk practisch kan worden uitgeoefend.
Het is in de Departementen vroeger dan ook bij herhaling gebleken, dat de afdeelingsregistratie tot ongewenschte resultaten leidde, door gemis aan onmiddellijk en deskundig toezicht op dezen arbeid, waardoor de archiefadministratie op den duur verwaarloosd werd. De nadeelige gevolgen van een slecht bewerkt archief blijven jaren nawerken, vertragen den gang van den dienst- en kosten den Staat tijd en geld in steeds doorgaande herhaling.



15
De Bezuinigingscommissie noemt ook als reden voor decentralisatie het gehuisvest zijn van één dienst in vele verschillende gebouwen. Dit is een onregelmatige toestand, waaraan men zich door tijdelijke afwijking van den algemeenen regel, kan aanpassen, doch die geen basis kan vormen voor den opbouw van een registratuur-stelsel.
Dat het registreeren geschiedt door personeel, dat niet in de afdeelingen practisch werkzaam is, acht de Commissie een bezwaar van groot belang. ,
De practijk wijst echter het volgende uit. Een geschoold registreerend ambtenaar beziet een stuk uitsluitend uit het gezichtspunt: „terugvinden uit de massa", haalt derhalve uitsluitend naar voren de kenmerken van het stuk voor dit ééne doel dienstig, en legt deze vast, hetgeen voldoende is. Een afdeelings-ambtenaar is daarentegen in den regel niet bekend met de eischen van goede registratie en bij groote afdeelingen evenmin met den aard van alle werkzaamheden bij zoo'n afdeeling. Het bezwaar der Commissie moet hoofdzakelijk als theoretisch beschouwd worden en behoeft niet als motief voor decentralisatie te gelden.
Het is verheugend, dat de Bezuinigingscommissie althans erkent het voordeel van het door een algemeen bureau snel kunnen opleveren van stukken (blz. 19). Toch wordt dit voordeel door haar te laag geschat. Snel en volledig leveren van gegevens is een eisch van den eersten rang, waaraan voortdurend moet worden voldaan, zoo niet, dan is de geheele dienst gebrekkig, langzaam en duur.
In de literatuur over registratie-systemen wordt centrale behandeling op den voorgrond gesteld als grondslag voor een zakelijk juiste, uniforme werkwijze.
De Staatscommissie van 1910 (Commissie-Van Leeuwen) tot onderzoek naar een reorganisatie der Departementen van Algemeen Bestuur kwam tot het inzicht, dat de noodige maatregelen tot uniforme behandeling dienden te worden getroffen.
De practijk wijst uit, dat centralisatie in verreweg de meeste gevallen het meest economisch is en dat daar waar niet ge-



16
centraliseerd is, een aantal personen, veel grooter dan men vermoeden zou, bij het archiefwerk betrokken raakt en voortdurend daaraan tijd verliest,, terwijl hun taak elders ligt.
De Bezuinigingscommissie echter neemt een afzonderlijk standpunt in. Uit haar rapport blijkt evenwel niet op welke wijze zij bezuiniging van niet-gecentraliseerd arbeiden verwacht. De decentralisatie op zichzelf zal daartoe niet leiden, integendeel, verwacht moet worden dat .tal van werkzaamheden, die thans gecombineerd zijn, meer personeel zullen vragen, indien deze verspreid verricht wórden, zoodat de kosten hooger zullen zijn dan thans.
B. Splitsing van stukken in groepen.
Zooals reeds is gezegd, worden aan de Departementen de stukken reeds gesplitst in 2 groepen: n.1. die wel en die niet worden geagendeerd.
Tot de laatsten behooren reeds het meerendeel der stukken, door de Bezuinigingscommissie aanbevolen. Op dit punt brengt derhalve deze Commissie geen vereenvoudiging, die niet reeds werd toegepast.
Nog verder doorgevoerde splitsing in belangrijke en minder belangrijke stukken en de verschillende behandeling daaraan te verbinden, is — althans voor algemeene toepassing — niet doelmatig te achten, al kan dit wellicht nog op enkele plaatsen nut hebben voor stukken, die niet tot belangrijke correspondentie voeren. Doch in de eerste plaats is dergelijke splitsing tamelijk onzeker, waar immers ligt de grens? Tal van zaken vangen aan met schijnbaar onbelangrijke stukken. Na korten tijd is niet geheel zeker meer of een stuk bij de 2e of de 3e groep, als door de Commissie bedoeld is ingedeeld en wordt derhalve raadpleging van meer registers dan thans noodzakelijk; een handeling die zich voortdurend herhaalt en noodeloos tijdverlies medebrengt.
In tal van aangelegenheden voorts volgen minder belangrijke en * zeer belangrijke stukken elkaar op en vormen als geheel de geschiedenis van de zaak, waarin elk deel waarde en beteekenis



17
kan hebben. De verschillende stukken nu zouden naar gelang van hun aard moeten verwerkt worden in 6 verschillende registers. n.1.
minder belangrijke in afzonderlijke agenda's en agenda-klappers;
belangrijke in dossier-agenda's en dossier-klappers en voorts in plaats-klappers en naam-klappers.
De betrokken Rijksinstellingen tellen te zamen 102 afdeelingen; het stelsel der Commissie noopt tot het aanhouden van ± 612 verschillende registers, waaronder ruim 400 klappers. In het bestaande stelsel houdt men als regel één enkelen klapper aan, die de onderwerpen en verdere gegevens voor een afdeeling in methodische verdeeling bevat.
Van hetgeen de Commissie hier voorstelt kan werkelijk geen besparing aan tijd en arbeid worden verwacht. De practijk zou zonder twijfel aantoonen, dat de thans gevolgde werkwijze zuiniger en doelmatiger is.
C. Wijze van behandeling der stukken.
Vernietiging van stukken uit de Departementsarchieven eischt eenige voorzichtigheid. Het Koninklijk besluit van 7 October 1919 (Staatsblad no. 596) geeft beperkende bepalingen op dit punt. Het schijnt gewenscht om vernietiging niet afhankelijk te stellen van de inzichten van wisselend personeel, doch te binden aan voorschriften in den geest als door het Rijksarchief wordt voorgestaan, n.1. vaststelling van lijsten van te vernietigen stukken.
Het nummeren van de afdoening van een stuk met hetzelfde nummer als het ingekomen stuk, waarvan de Commissie arbeidsbesparing van eenige beteekenis schijnt te verwachten, is niet toe te passen wanneer verschillende stukken bij één uitgaand stuk zijn afgedaan, hetgeen voortdurend voorkomt, aangezien dan de nummering bij het inkomen van antwoorden verwarrend gaat werken.
De index, (in de beteekenis van correspondentie-register) welke de Bezuinigingscommissie wil laten vervallen, is, gepaard aan een doelmatig bewerkten klapper, de meest betrouwbare vraag-



27
Dit feit belette haar waar te nemen de redenen van zuiver zakeHjken aard, die noopten beproefde werkmethoden voorshands te blijven volgen.
Dit belette haar in te zien en billijkheidshalve weer te geven, dat een toestand van behoorlijke orde in de bewegelijke centrale, Staatsarchieven van thans in het algemeen heerscht.
Dit belette haar op te merken:
dat reeds sedert lang en nog steeds aan de Departementen kennis wordt genomen van nieuwere stelsels;
dat deze met aandacht worden overwogen;
dat deze tot dusver moesten worden ter zijde geschoven als minder passend en meer kostbaar dan het bestaande.
En dit belette haar ten slotte te komen tot de erkenning, dat de bezetting der Staatsarchieven, gelet op de eischen aan deze centrale lichamen gesteld, over het geheel genomen niet overdadig noch te kostbaar is, daar het meerendeel der werkkrachten bestaat uit de laagst bezoldigde ambtenaren.
Het gemiddeld salaris van het personeel aan de archieven e.d. diensten verbonden, blijft zelfs nog beneden het maximuminkomen van een schrijver op jaarloon, van de aan deze diensten verbonden ambtenaren zijn er 339 beneden den rang van klerk.
Ofschoon critiseerend, komt de Commissie niet tot een geregelde mededeeling van feiten, waaruit zou moeten blijken, dat in het archiefwezen laakbare of onhoudbare toestanden heerschen noch tot het aangeven van bereikbare verbeteringen, die aan het streven naar bezuiniging beantwoorden.
Veeleer schijnt op den voorgrond te zijn geraakt een neiging tot het in ieder geval aanbrengen van veranderingen in de werkmethoden, zonder zakelijken ondergrond en richtsnoer voor deze maatregelen.
Deze geest, terecht of ten onrechte in de opvattingen, der Bezuinigingscommissie vermoed, heeft onder het ambtenaarskorps ontstemming gewekt en bovenal onzekerheid omtrent de te bereiken resultaten voor werkelijke vereenvoudiging. Men kreeg den indruk door de Commissie niet te worden



31
Cijfers.
1. Aantal in het onderzoek der Bez-Com. betrokken instellingen 13
2. Aantal in behandeling komende nieuwe stukken
per jaar . . %. , . . . pl.m. 3.100.000
3. Aantal buiten de agenda gehouden stukken per
jaar pl.m. 1.317.000
4. Aantal ambtenaren (1920/21) voor registratuuren archiefarbeid:
182 in vasten dienst .... 1 16 in tijdelijken dienst ... \ 208
10 voor leiding en ander werk J
5. Aantal ambtenaren (1920/21) voor secretarieen expeditiewerk, enz.:
228 in vasten dienst .... ] 67 in tijdelijken dienst . . . } 306
11 voor leiding en ander werk J
Totaal 514 waarvan 339 beneden den rang van klerk.
6. Aantal (sub 4 en 5) volgens opgave der Bez.-
• Com bijna 600
7. Rangen van het personeel bij:
Registratuur en archieven. Secretarieën en Expeditiën.
Referendaris 1* —*
Hoofdcommiezen ...10 11
Commiezen ..... 26 13
Adjunct-commiezen . . 23 17
Klerken 45 29
Schrijvers op jaarloon .87 169
Person. in tijd./lossen dienst 16 67
208 306
*) Hier zijn uiteraard niet opgenomen hoofden van afdeelingen, waarbij dergelijke diensten vaak zijn ingedeeld, wier werkzaamheden echter geheel vallen buiten het kader: overschrijven, registratie en bewaren van stukken door de Bezuinigingscommissie aangeduid.



32
8. Aantal ambtenaren boven den rang van adjunct-commies bij bovenbedoelde diensten:
61 waarvan 1 boven den rang van H.-C.
Volgens opgave der
Bez.-Com. ... 80 „ 9
Verschil 31% 800%