898
HET BANKWEZEN
L 1












HET BANKWEZEN.
ORGANISATIE, ADMINISTRATIE EN CONTRÖLE IN BANKZAKEN
DOOR
P. KLIJNVELD
ACCOUNTANT TE AMSTERDAM.
1922
N.V. UITG.-MIJ. v/h G. DELWEL WASSENAAR.



- 6 JUN 1924



VOORWOORD.
In dit deel III zullen worden behandeld de organisatie, administratie en controle bij Effectenzaken.
Naar aanleiding van het feit, dat in het werk van den heer W. Ree verschillende formulieren, betrekking hebbende op tijdaffaires, zijn gegeven, ben ik in mijn boek niet;iö Herhaling getreden en heb dus dit onderwerp laten rusten. . . .- '
In dit deel zijn tevens nog opgenomen eenige graphische voorstellingen, die den loop der administratie der banken zoowel als die der effectenkantoren aanschouwelijk voorstellen.
Voor op- en aanmerkingen houd ik mij aanbevolen.
DE SCHRIJVER.



INHOUDSOPGAVE.
Blz.
Hoofdstuk I. Algemeene Beschouwingen 5
Hoofdstuk II. Organisatie 8
Hoofdstuk III. Administratie Hoekman 11
Hoofdstuk IV. Administratie van Daghandelaars .... 20 Hoofdstuk V. Gewone Commissionairs. Algemeene Beschouwingen 21
Hoofdstuk VI. Finantiëele Administratie 25
Hoofdstuk VII. Fondsenadministratie 31
Hoofdstuk VIII. Hoofdadministratie 38
Hoofdstuk IX. Controle 44
Hoofdstuk X. Administratie van Vermogens 46



HOOFDSTUK I.
ALGEMEENE BESCHOUWINGEN.
In het werk van W. Ree „Het Bedrijf en de administratie van Effecten- en Bankzaken" wordt een helder overzicht gegeven van het effectenbedrijf en van den Amsterdamschen beurshandel, van de verschillende usantiën, die ter beurze van Amsterdam heerschen, alsmede van de Vereeniging voor den Effectenhandel en de rechten en verplichtingen harer leden.
Ik kan dus, voor wat deze materie betreft, verwijzen naar dat werk en wensch alleen als aanvulling te memoreeren, dat sedert de verschijning van genoemd boek (1915) de effectenbeurs te Amsterdam nog aan belangrijkheid heeft gewonnen, doordien het aantal te verhandelen fondsen, tengevolge der vele uitgiften van binnenlandsche industrieele waarden en van de verschillende staats- en gemeenteleeningen, enorm is uitgebreid.
Nadat de oorlog was geëindigd, werden de beursvoorschriften van 1914 voor wat de blokkeering van prolongatieposten betreft buiten werking gesteld, en werd door den Minister een ontwerp beurswet ingediend.
In het verslag van de „Vereeniging voor den Effectenhandel" te Amsterdam over het jaar 1919 is een afschrift van een request aan den Minister van Financiën opgenomen geteekend door bovengenoemde Vereeniging, de Vereeniging van Effectenhandelaren te Rotterdam en den Bond voor den Effecten- en Geldhandel in de provincie, in welk request de genoemde Vereenigingen hunne bezwaren inbrengen tegen dit ontwerp.
Het ontwerp is nooit wet geworden en thans houdt alleen één regeeringsvertegenwoordiger toezicht, waartoe hij twee dagen per week in het gebouw der Vereeniging te Amsterdam zitting houdt.
Terecht werd in het request betoogd, dat in normale tijden geen behoefte aan regeeringsinmenging bestaat, al geeft men toe, dat de wijze waarop de noteeringen tot stand komen, nog niet de ideale is.
De regeeringsvertegenwoordiger neemt de voorstellen van het



6
bestuur in overweging en kan daartegen zijn veto uitbrengen. Hij beslist dus b.v. welke fondsen in de noteering zullen worden opgenomen en op welke dagen beursvacantie zal worden gehouden.
Waarop ik speciaal wil wijzen is het feit, dat de levering van fondsen naar mijne meening nog immer op een antieke wijze plaats vi^dt. Nog steeds worden de fondsen tegen geld bij de diverse adressen bezorgd, terwijl het oneindig veel gemakkelijker en economischer zou zijn, althans voor de grootere firma's, indien er een Clearinghouse voor de levering en betaling van fondsen werd opgericht.
Een onnoodig gesleep van waarden en geld zou daarmede worden voorkomen, om niet te gewagen van de tijd- en arbeidsbesparing, die van een en ander het gevolg zouden zijn.
De zoo goed geoutilleerde Vereeniging voor den Effectenhandel neme daartoe het initiatief en zal waarschijnlijk in haar gebouw wel een groote ruimte kunnen reserveeren.
Ik stel mij de werking van een Clearinghouse voor fondsenvereffening als volgt voor.
Ieder lid van de Vereeniging krijgt een nummer.
's Morgens stuurt elk lid een bediende met een lijst van hetgeen hij aan andere leden te leveren heeft, welke lijst vergezeld gaat van de diverse pakketten fondsen met de bijbehoorende beursnota's. Een duplicaat van deze lijst houdt de effectenhandelaar op kantoor achter. Op de beursnota's zijn de leden-nummers aangegeven. Op de lijst vermeldt men: No. lid, Naam,
Nominaal bedrag, Naam fonds, Eindbedrag beursnota. Het peFsoneel van het Clearinghouse ontvangt de remises en ziet toe, dat het aantal stukken overeenstemt met de nota's. Of de stukken leverbaar zijn is een kwestie van ondergeschikt belang. Dit zal naderhand de ontvanger zelf hebben te onderzoeken.
Nadat de lijsten zijn nagezien en nageteld, sorteert men de pakketten, aan welke de beursnota's vastgehecht zijn op No. var de leden en stelt deze aan de respectievelijke bedienden ter hand, ter vervaardiging van de lijst, die tenslotte zal aangeven het totaal waarvoor de clearing het lid heeft te belasten. Deze lijsten worden, evenals de ingeleverde lijsten, door het



7
personeel van het Clearinghouse getotaliseerd. De totalen zullen moeten overeenkomen. Het Clearinghouse belast, respectievelijk crediteert de diverse leden voor de op hunne rekening behoorende bedragen, terwijl de bedienden der leden zich met de pakketten en lijsten naar de respectievelijke kantoren begeven, ter controleering der leveringen.
Op een bepaald uur komen de diverse leden terug en leveren wederom de verschillende lijsten in voor de zoogenaamde retourclearing. Na controle door het personeel van het Clearingshouse worden de saldi opgemaakt en verrekend.
Of een waarborg zal moeten worden geëischt van verschillende leden, boven hun depót bij de Vereeniging, hangt van omstandigheden af.
Men zou deze clearing ook onder kunnen brengen bij de Nederlandsche Bank.
Een bezwaar, dat tegen de oprichting van een Clearinghouse zal worden opgeworpen is het groot aantal leden der Vereeniging doch m.i. is dit een kwestie van practische indeeling.
Bovendien maken vele handen licht werk.



HOOFDSTUK II.
ORGANISATIE.
De leden van de Vereeniging voor den Effectenhandel die als Commissionairs zijn aangeduid, zijn te verdeelen in diverse groepen.
1°. Hoeklieden, dat zijn zij, die hoofdzakelijk banken en andere leden bedienen, die dus geen particuliere clientèle hebben, waarbij natuurlijk gestipuleerd moet worden, dat hierop uitzonderingen zijn voorbehouden.
Wat hen speciaal kenmerkt is, dat zij zich op den handel in speciale fondsen zijn gaan toeleggen en nieuw geëmitteerde fondsen, die tot hun hoek behooren, ter beurze introduceeren.
2°. Daghandelaren, dat zijn zij, die feitelijk in hoofdzaak voor eigen rekening koopen en verkoopen. Cliënten zijn dus bij hen bijzaak.
3°. De gewone commissionnairs, die voor rekening van hunne cliënten koopen en verkoopen en ook wel zich belasten met de administratie van vermogens.
4°. Bankiers, Arbitragehuizen, Premiemakelaars.
Daarnaast zijn er nog de handelaren, die geen lid van de Vereeniging zijn.
Ree gaf reeds een nauwkeurige beschrijving van de werkzaamheden der hoeklieden en wees op de misbruiken die ter beurze bestaan.
Gedurende den oorlog zijn deze misbruiken nog scherper omlijmd naar voren gekomen, doordien de hoeklieden zelf als speculanten optraden.
Aangezien de dagelijksche omzetten groot waren, was de gelegenheid tot speculeeren der hoeklieden grooter dan voorheen en de opdrijving der koersen van verschillende fondsen boven hun intrinsieke en rendementswaarde is voor een deel hun werk geweest.
Dat de beurskoers steeds de juiste waardemeter van de fondsen zou zijn is ten eenen male onwaar en meermalen gebeurt het, dat de noteering in een of ander fonds een gevolg is van transacties van den hoekman zelf.



9
Is hij bijzonder door eigen bezit bij een fonds, waarin weinig handel is geïnteresseerd, en is dit aan derden die kleinere partijen van dit fonds bezitten bekend, dan kan de hoekman er de dupe van worden, want teneinde de koers zoo lang mogelijk te handhaven zal hij genoodzaakt zijn de aangeboden fondsen op te nemen.
Omgekeerd kan de hoekman er belang bij hebben den koers te drukken, indien hij een kwantum fondsen in blanco verkocht heeft en het in dit geval zijn belang is te trachten goedkooper in te koopen.
Sommige hoeklieden bepalen zich tot één of slechtsenkelefondsen, terwijl anderen hun operatieveld over meerdere fondsen verdeden.
De Vereeniging voor den Effectenhandel heeft echter bepaald, dat alleen leden in een hoek zaken mogen doen, zoodat thans verboden is, dat ook bedienden zelfstandig hoekzaken doen, hetgeen vroeger wel geoorloofd was.
Een gevolg van dit verbod is, dat verschillende firma's bedienden tot compagnon maakten of wel hunne bedienden in staat stelden zich zelf te vestigen, onder de bepaling, dat een zeker deel van de winst voor hunne rekening was. Hierdoor bestrijken zij dan meerdere hoeken.
Hoe de zaken ter beurze tot stand kunnen komen heeft Ree uitvoerig in zijn werk besproken en ik zou dus in herhaling treden, wanneer ik ook in dit werk deze materie behandelde.
Hieronder ressorteeren ook de rescontrezaken en premieaffaires.
Met de organisatie, speciaal wat betreft de administratie en controle was het vóór den oorlog maar matig gesteld.
In de oorlogsjaren zijn, dank zij de uitgebreide zaken die gedaan werden, verschillende firma's er toe overgegaan hunne administratie meer naar de eischen des tijds te laten inrichten. Men begreep, dat men met een goede geldadministratie niets had bereikt, indien men niet tegelijkertijd de fondsenadministratie en de contróle op geld- en fondsenpositie prima verzorgde.
De verschillende zaken stellen, in verband met de mindere of meerdere uitgebreidheid van hun arbeidsveld, ook verschillende eischen aan de organisatie, administratie en contróle.
Eischen voor een goede organisatie in het algemeen zijn:
1°. dat de chefs der zaken precies op de hoogte zijn van den loop der transacties en dat hun de eindpositie in ieder fonds per het einde van den beursdag bekend is, teneinde hunne risico's te kunnen overzien.



10
2°. dat de chefs bekend zijn met de winst of het verlies van eiken beursdag, onderverdeeld voor den hoekman over de verschillende door hem verhandelde fondsen.
3°. dat het fondsenbeheer zoodanig wordt gecontroleerd, dat fraude vrijwel onmogelijk is. (Dagcontróle).
4°. dat steeds de geld- en fondsenpositie voor iedere relatie kan worden overzien, teneinde daaruit den stand der rekeningen op te maken (na deugdelijke contróle van een en ander).
5°. dat bij verkoop voor particulieren steeds de fondsen vooral worden geleverd, teneinde te voorkomen, dat men, zonder dat men daartoe speciale toestemming gaf, baisse-speculaties in de hand werkt.
6°. dat men er voor zorgt alleen voor geïntroduceerden, waarvan behoorlijk de financieele draagkracht kan worden beoordeeld, zaken te doen teneinde bij koersfluctuaties niet onvoorziene verliezen te lijden.
7°. dat bedienden niet zonder voorkennis effecten-zaken doen en debetposities aanhouden.
8°. Dagelijksche contróle op Kas, voorraad fondsen, geld- en fondsenposities met als sluitstuk voor de grootere zaken de dagelijksche balans.



HOOFDSTUK III.
ADMINISTRATIE HOEKMAN.
Ree behandelt in zijn werk de administratie van een hoekman, die in één fonds handelt. Waar echter verschillende hoeklieden in meerdere fondsen handelen, lijkt het mij als aanvulling noodzakelijk in ditwerk de administratie voor dergelijke hoeklieden te beschrijven.
Een belang voor den hoekman, die meerdere fondsen in handen heeft, is, dat hij van ieder fonds de positie dagelijks nauwkeurig kent, dat wil zeggen, hoeveel hij per resto a la hausse of a la baisse is, en tevens de winst of het verlies per fonds en per dag kan bepalen. Voorts zal hij een nauwkeurig overzicht moeten hebben van de te ontvangen en te leveren fondsen, en van de eventueel te ontvangen courtage.
Model I is het voorbeeld van het Effecten- In- en Verkoopboek, waarin fonds voor fonds de transacties worden opgenomen vanaf de uit- en nagerekende nota's, gemaakt uit de beursboekjes, in welke beursboekjes ter beurze de verschillende transacties worden vermeld.
Ook van de posten, waarbij de beurs als verkoopster optreedt, worden nota's vervaardigd. Deze nota's worden alphabetisch en naar datumvolgorde in een portefeuille bewaard. Wordt een post geleverd, dan zal in de portefeuille de nota worden opgezocht en aan het aangeboden pakket worden gehecht en dient dus als advies voor den kassier, dat de post kan worden betaald. De employé, die de fondsen tot zich neemt, zal de nota van zijn paraaf voorzien, als bewijs, dat de fondsen accoord zijn. Koop en verkoopnota's zijn verschillend van kleur.
In het hulpboek boekt men links de inkooporders, rechts de verkooporders. Opdrachtgever is b.v. de Rotterdamsche Bankvereeniging, die ƒ 5.000,— Holland-Amerikalijn laat koopen. Een beursman zal als verkooper optreden of wel een andere bank, tenzij de hoekman ze uit eigen bezit verkoopt, in welk geval de rekening „Effecten Eigen Bezit" als verkoopster is aan te duiden.
In de kolom „Dagtotaal Personen" recapituleert, men het totaal



12
der bedragen voor beurs en banken; terwijl men in de kolom „Bedrag" onder „Eigen fondsen", al naar gelang de positie is, aan de linker- of rechterzijde de tegenwaarde van het nominaal bedrag, dat door de rekening „Eigen fondsen" ge- of verkocht moest worden, tot den midden dagkoers opneemt.
De kolom „Dagtotaal Nominaal bedrag" links zal hetzelfde totaal moeten aanwijzen als de kolom „Dagtotaal" rechts.
In de kolom „Winst" aan de creditzijde of „Verlies" aan de debetzijde wordt het voor- of nadeelige koersverschil opgenomen.
Voorts recapituleert men op een dagstaat gelinieerd als het hulpboek de verschillende bedragen voor iedere effectensoort, waarna men dus over te nemen krijgt in de hoofdadministratie:
te debiteeren: te crediteeren:
Personen (Beurs en Banken). Personen (Beurs en Banken). Eigen fondsen. Eigen fondsen.
Koersverschillen. Koersverschillen.
Den tweeden dag zal men eerst de posten voor banken en beursfirma's inschrijven, waarna men wederom het bedrag, dat door de rekening „Eigen fondsen" is ge- of verkocht, bepaalt, omgerekend tot den middendagkoers. De kolommen „Eigen fondsen" geven dus de volledige specificatie van het eigen bezit aan. Door de dagelijksche controle, die verkregen wordt op het geheel, is het niet noodig, de in- en verkoopboeken dagelijks af te sluiten. Men behoeft de boeken bij toepassing der dagcontröle ook niet door te tellen.
Aangezien het aantal fondsen bij de hoeklieden betrekkelijk beperkt zal zijn, is de boven omschreven wijze van administratie niet te omvangrijk.
Stelt men er prijs op, dagelijks de eigen positie in een fonds tot den middenkoers van dien dag in saldo te zien gebracht, dan zal men dagelijks de saldi op „Eigen fondsen" als eerste post terug te boeken hebben in het in- en verkoopboek, immers, de behandeling, zooals hierboven beschreven, brengt alleen de wijzigingen tot uitdrukking en laat de vorige posten tot de eenmaal aangenomen koersen staan.
Indien men zulks wenscht, is de dagelijksche methode gemakkelijk in een maandelijksche te veranderen. Men heeft dan dagelijks de terugboeking der op „Eigen fondsen" geboekte bedragen achterwege te laten en uitsluitend ten laate of ten gunste der rekening „eigen fondsen" de wijziging in de eigen positie te brengen. Voorts



13
zal men dan de kolommen in het in- en verkoopboek hebben op te tellen. Ten behoeve der hoofdadministratie zal men één staat aan het einde der maand hebben te maken, gelinieerd als het in- en verkoopboek nadat de rekening „Eigen fondsen" in het in- en verkoopboek afgesloten is en de winst of het verlies daarop bepaald is.
Heeft men in den loop der maand slechts de middendagprijzen bepaald van de door de rekening „Eigen fondsen" ge- en verkochte Effecten, dan zal men de winsten en verliezen bij afsluiting nog in de kolommen winst en verlies opnemen.
De saldi der Eigen fondsen worden in het in- en verkoopboek der nieuwe maand in de kolom „Eigen fondsen" voorgebracht en blijven buiten boeking, tenzij men de dagelijksche methode volgt en eiken dag de totale eigenpositie'tot den nieuwen middendagkoers omrekent.
De Personenrekening (Beurs en Banken) zal worden belast resp. gecrediteerd voor de bedragen, die bij afwikkeling worden betaald, resp. aan de kassiersinstelling ter inning worden doorgegeven. Een gedetailleerd overzicht voor iedere relatie wordt niet bijgehouden, immers alle transacties zijn feitelijk als kastransacties te beschouwen.
Van de afwikkeling wordt nauwkeurig aanteekening gehouden in de kolommen „Datum afwikkeling" van het In- en Verkoopboek, zoodat het saldo van de „Personenrekening" steeds gelijk zal zijn aan de resultante van het totaal der posten, die in het Inen Verkoopboek openstaan.
In het Ontvangboek, Model II, dat tevens dienst doet als subkasboek, worden de aangeboden posten, nadat deze op de bovenomschreven wijze accoord zijn bevonden, ingeschreven met volledige omschrijving der fondsen. Het totaal van de geldkolom zal aan de uitgaafzijde der kas als betaling op Personenrekening worden geboekt. Centen-verschillen, die een gevolg kunnen zijn van afronding, worden op een rekening „Verschillen" belast, resp. gecrediteerd. Deze veschillen worden op de aangeboden nota's aangeteekend. De kashouder zal de nota van de aangeboden fondsen slechts dan mogen betalen, indien daaraan, zooals reeds gezegd, de nota door het personeel van den hoekman vervaardigd, gehecht is, voorzien van een paraaf van goedkeuring. Deze paraaf beduidt dus, dat de fondsen leverbaar zijn, en de uitrekening der nota accoord is. De afwikkeling der posten wordt in de kolom „datum van afwikkeling" aan de verkooperszijde van het in- en verkoopboek aangeteekend.



14
De af te leveren fondsen worden, voor zoover voorradig, uit de dagontvangst geput, hetzij uit den voorraad onder berusting van de chefs afgeleverd, doch alles slechts tegen paraaf in een lichtingenboek (model III) of wel wordt indien de fondsen reeds bij de kassiersinstelling berusten, aan deze instelling opdracht gegeven, de daartoe aangewezen fondsen aan bepaalde nota's ter aflevering te hechten.
Nadat de beursnota's aan de in eigen portefeuille voorradige fondsen gehecht zijn, schrijft men de te leveren posten op een lijst voor de kassiersinstelling, waarvan de doordruk op kantoor achterblijft, om daarop de afrekening van de kassiersinstelling aan te teekenen. De fondsenbeheerder zal hebben toe te zien, dat hij een behoorlijk recu van de kassiersinstelling krijgt. Voor zoover bij 4»n kassier fondsen in depöt worden gegeven, zal men een depötkwitantie dienen te ontvangen.
Men belast voor het totaal „Effectenposten onder den Kassier" en crediteert de Personenrekening. Bij aflevering aan de Kassiersinstelling wordt aan de kooperszijde de datum in de kolom „datum van afwikkeling" van het In- en Verkoopboek ingevuld, terwijl na afrekening door de kassiersinstelling
de kassieisinstelling wordt belast en de rekening
Effectenposten onder den Kassier
wordt gecrediteerd.
De boekingen in de hoofdadministratie betrekking hebbende op de remises aan de Kassiersinstelling - geschieden vanuit een memoriaal, waarin deze posten dagelijks van de bovengenoemde bescheiden worden ingeschreven, terwijl de afrekeningen van de Kassiersinstelling worden opgenomen in het Kassiersboek (voor beschrijving zie later).
Maandelijks zal men staten maken van de nog openstaande posten in In- en Verkoopboek, teneinde het saldo der collectieve rekening Personen te contróleeren.
Voorts zal door recapitulatie der nog openstaande posten op de copielijsten van de aan de kassiersinstelling ter incasso gegeven fondsen blijken, dat het saldo der rekening „Effectenposten onder den Kassier" overeenstemt met het saldo der rekening volgens de hoofdadministratie.
Laat de hoekman door eigen personeel fondsen leveren, dan zal de looper een incassolijst mede krijgen, waarvan een copie op



15
kantoor achterblijft. De kassier zal hebben op te letten, dat het geld aan hem wordt afgedragen, of wel de fondsen worden teruggeleverd.
Zooals reeds boven aangegeven, passeeren alle fondsen, die ontvangen worden, het sub-kasboek, tevens ontvangboek, terwijl alle afgeleverde fondsen in het zoogenaamd lichtingenboek worden geplaatst. Een uitzondering hierop maken de fondsen, die door de kassiersinstelling zelf in opdracht van den hoekman aan de nota's zijn gehecht. Deze fondsen, die vroeger reeds het lichtingenboek zijn gepasseerd, toen ze aan de kassiersinstelling werden gezonden, worden opgenomen in een mutatieboekje (Model IV); immers deze posten brengen geen wijziging in den eigen voorraad.
Voorgeschreven is, dat men een nummerboek heeft bij te houden, waarin de nummers van alle ontvangen en afgegeven fondsen worden genoteerd. Dit nummerboek is tevens voorraadboek (zie Model V).
Beschikken de hoeklieden over een eenigszins belangrijk bedrag aan eigen fondsen, dan zal men deze bij de kassiersinstelling deponeeren, teneinde te voorkomen, dat een groote waarde in de brandkast op kantoor blijft, terwijl men daarmede tevens bereikt, dat men een depot heeft bij de Kassiers-instelling tegen onderpand, waarvan men bedragen zal kunnen opnemen.
Wordt een post gedeeltelijk ontvangen of geleverd, dan zal men in het in- en verkoopboek in de kolom „Bemerkingen" deze gedeeltelijke aflevering aanteekenen en eerst de kolom „Datum van Afwikkeling" invullen, indien de geheele post is afgeleverd. In dit geval heeft een splitsing van de origineele nota plaats, door een nota voor het geleverde en een voor het restant te vervaardigen op datum van de origineele transactie. De origineele nota moet dan onder overlegging der nieuwe door een daartoe aangewezen employé vernietigd worden.
Teneinde zeker te zijn, dat de aanteekening der afwikkelingen goed in het In- en Verkoopboek zijn geschied, zal men dagelijks de Ontvang-, lichtingen- en mutatieboeken met de afschrijvingen in de kolommen „Datum van afwikkeling" in het In- en Verkoopboek en met het hieronder genoemde depotboek voor den Kassier laten contröleeren.
Depot bij den Kassier.
Voor het overzicht over dit depot wordt een speciaal boek bijge-



16
houden (Model VI), en aangezien slechts enkele fondsensoorten in hoofdzaak gedeponeerd zullen zijn, zal men dit boek op fondsenhoofden bijhouden. Dit boek wordt bijgehouden:
1. van de depot kwitanties.
2. „ „ opdrachten tot aflevering.
3. „ „ aanvrage tot teruggave, en gecontroleerd met:
1. lichtingenboek.
2. mutatieboek.
3. ontvangboek.
Dagelijks zal moeten blijken, dat de geheele fondsenpositie van den hoekman in orde is.
Daartoe lichte men een dag-contrölestaat in, gelinieerd als Model VII. Dit schema bevat de volgende af deelingen:
Portefeuille,
Te leveren,
Te ontvangen,
Kassiersinstelling,
Eigen fondsen,
Prolongatie, onderverdeeld in:
Saldo,
bij,
af,
Saldo.
De namen der meest voorkomende fondsen zijn voorgedrukt, terwijl op den staat eenige regels blanco worden gelaten voor niet regelmatig voorkomende fondsen.
Waar de te leveren fondsen een schuld in fondsen voorstelt, daar zal in deze rubriek het saldo steeds een credit aanwijzen en staat „bij" ook naast het creditsaldo.
Voor „Eigen fondsen" kan het saldo in verband met baisseposities ook debet zijn.
In de kolommen:
1. Saldo portefeuille,
8. „ te leveren,
9. „ te ontvangen,
13. „ Kassiersinstelling,



17
17 of 20. „ Eigen fondsen,
21. „ Prolongatie
worden dagelijks de saldi van den vorigen dag overgenomen te» wijl de kolom 2.
j»bij portefeuille" zal overeenkomen met het totaal van de kolommen: 11. „af te ontvangen", (volgens ontvangboek). 15. „af Kassiersinstelling" (uit ontvangboek) voor zoover de fondsen die uit het depót bij den Kassier zijn gelicht niet zijn gebruikt om door den Kassier aan de beursnota's te worden gehecht ter aflevering. De laatste fondsen zullen verschijnen in kolom 6 „af te leveren" of wel de fondsen dooi den Kassier gelicht uit het depót zijn gebruikt om te deponeeren in een prolongatiepost. De~e worden dan opgenomen in kolom 22 „bij prolongatie" uit het mutatieboekje. 23. „af prolongatie", voor zoover de fondsen niet, doordien de prolongatie bij de Kassiersinstelling liep, aan het depót bij den Kassier zijn toegevoegd. De fondsen komen dan in het mutatieboekje. Kolom 3. „af portefeuille", zal overeenstemmen met het totaal der kolommen: 6. „af te leveren" (voor zoover niet direct uit het depót
bij den Kassier is afgeleverd) uit lichtingenboek. 14. „bij Kassiersinstelling" voorzoover de fondsen niet door den Kassier uit een prolongatiepost zijn gelicht (uit lichtingenboek).
22. „bij prolongatie" voor zoover de fondsen niet uit het depót bij den kassier zijn gekomen (uit lichtingenboek).
Kolom 4 is de som van 1+2 — 3. In kolom 7 „bij te leveren" wordt opgenomen het bedrag, •dat volgens het „in- en verkoopboek" aan de beurs en banken verkocht is, terwijl de bedragen die in kolom 6 zullen verschijnen, het totaal uit het lichtingenboek aangeven, dus komende uit de portefeuille, en uit het mutatieboekje voor zoover de fondsen door de Kasslersinstelling aan de beursnota's gehecht zijn na lichting uit het depót.
Kolom 10. „bij te ontvangen" vermeldt het kwantum, dat volgens het in- en verkoopboek van de beurs en banken gekocht is. Kolom 11. „af te ontvangen" vermeldt het kwantum aan den Org., Adm. en Controle in Bankzaken. 2



18
hoekman afgeleverd volgens het ontvangboek. De kolommen voor de Kassiersinstelling besprak ik reeds. Zij worden dus ingevuld:
„bij" uit lichtingenboek en uit mutatieboekje, „af" uit ontvangboek en mutatieboekje. De kolommen voor „Eigen fondsen" worden uitsluitend ingevuld uit het In- en Verkoopboek, terwijl de prolongatiekolommen „bij" en „af" worden ingevuld van de ontvang- en lichtingenboeken en het mutatieboekje.
Uit den dagcontrölestaat zal, nadat de saldi zijn* ingevuld, b.v. het volgende blijken 'Hfi>
Aand. H. V. A.
Portefeuille .... 5 te leveren 6
te ontvangen ... 1 Effecten 4
Prolongatie .... 4
10 10 hetgeen wil zeggen, dat zich van de aandeelen H. V. A. 5 in portefeuille bevinden, 1 nog te ontvangen is terwij er 4 in de prolongatie gedeponeerd zijn, waartegenover 6 zijn te leveren en 4 behooren tot het „eigen bezit."
Men zou het mutatieboekje evengoed kunnen uitschakelen en alles door de ontvang- en lichtingenboeken kunnen laten loopen.
Moet aan een beursman b.v. 5 Koninklijken geleverd worden, die bij den kassier liggen, dan zal men administratief deze fondsen eerst in het ontvangboek kunnen opnemen, als van den kassier terug ontvangen en daarna in het lichtingenboek kunnen opnemen als afgeleverd aan den beursman.
Bij het in- en verkoopboek dient nog opgemerkt te worden, dat, indien een enkele maal een post voordiënten wordt ge- of verkocht, de cliënt als Beursfirma wordt beschouwd en de koop van of verkoop aan den cliënt wordt dus (zonder provisie of zegel) in het Inen Verkoopboek opgenomen. Bij afrekening met den cliënt wordt de provisie en het zegelbedrag afzonderlijk in het kasboek opgenomen.
Men zal in verband met de bepalingen van de zegelwet de clientennota's in de voorgeschreven „Stockboeken" hebben op te nemen.
Leenposten.
Deze worden in het In- en Verkoopboek als koop en als verkoop tegen denzelfden koers opgenomen, terwijl tevens vbor de later



19
terug te leveren fondsen direct een afleveringsnota wordt opgemaakt alsof een verkoop heeft plaats gehad.
Behalve het In- en Verkoopboek zal men ten behoeve van de hoofdadministratie nog noodig hebben:
1. het Kasboek (zie Model VIII).
2. „ Kassiersboek (zie Model IX).
3. „ Memoriaal, voor die posten, die men niet in een der overige hulpboeken kan opnemen (zie Model X).
De overname der posten uit deze boeken in de hoofdaministratie geschiedt dagelijks, dan wel maandelijks al naar gelang de dagelijksche of maandelijksche methode gevolgd wordt.
Ter controle van de saldi zal men in elk geval dagelijks de hulpboeken „Kas" en „Kassier" afsluiten. Bij de maandelijksche metbode zal men de dagtotalen der verschillende kolommen dan overbrengen naar recapitulatieboeken (zie Model XI en XII).
De beschrijving dezer boeken kan ik achterwege laten. Alleen memoreer ik, dat de Kassier van den hoekman een kladkasboek zal bijhouden, waarin hij de verschillende posten specifiek opneemt van de nota's, souches van cheques en verdere bewijsstukken.
Het netkasboek, dat door een andere employé zal worden bijgehouden, wordt van dezelfde bewijsstukken bijgewerkt; „alleen voor de gelden binnen gekomen voor door het personeel van den hoekman afgeleverde posten, wordt in de kolom „Personen" overgenomen het totaal van de volgens den looperstaat geincasseerde posten, terwijl aan de creditzijde van het Net-Kasboek in de kolom „Personen" het totaal van de geldbedragen, volgens het ontvangboek betaald voor de bij den hoekman geleverde posten, wordt opgenomen.
Coupons en dividenden.
Bij verval van coupons of betaalbaarstelling van dividenden, blijkt de positie uit den dagcontrölestaat. De boekingen, die een gevolg zullen zijn van de verrekening der coupons en dividenden, zullen, nadat de nota's gemaakt zijn, worden opgenomen in het Kasboek resp. Kassiersboek.



HOOFDSTUK IV.
ADMINISTRATIE VAN DAGHANDELAARS.
Aangezien de handel van dezen groep van effectenhandelaars zich over het geheele terrein van den fondsenhandel zal verdeelen, zal voor hen de administratie van den gewonen effectencommissionair, zooals die in de volgende bladzijden wordt beschreven het meest doeltreffend zijn.
Voor zoover men als daghandelaar geen zaken voor cliënten afsluit, zal een gedetailleerde rekening-courant-administratie niet noodig zijn, immers alle posten worden dan met beurslieden gedaan en loopen dus betrekkelijk snel af.



HOOFDSTUK V.
GEWONE COMMISSIONAIRS.
Algemeene Beschouwingen.
De naam „Commissionair in Effecten" duidt aan, dat hij, die dit beroep uitoefent, voor anderen effecten koopt en verkoopt en zelf de risico loopt tegenover degenen, voor wie hij transacties uitvoert.
Stel b.v. dat hij voor een cliënt ƒ 2000,— 5 % Nederland 1918 verkoopt, die hij onderbrengt bij een beursman, dan kan hij den cliënt voor wien hij verkocht heeft, niet het geld onthouden, wanneer deze leveibare stukken fourneert, indien de beursman om een of andere reden de ontvangst der stukken en daarmede betaling van het geld zou weigeren.
Een groot risico is daaraan niet verbonden, immers men geeft alleen geld tegen ontvangst van fondsen, of wel men ontvangt geld tegen uitlevering van fondsen, terwijl de beoordeeling of de stukken leverbaar zijn, voor den vakman geen moeielijkheden oplevert. Bovendien noteert men de nummers der fondsen bij ontvangst en aflevering, zoodat men nog steeds recht van verhaal heeft, indien naderhand mocht blijken dat een of ander stuk niet leverbaar is.
Een groot kapitaal is voor den feitelijken commissionair in effecten geen noodzaak, aangezien op enkele uitzonderingen na, de incasseering van het geld, dat tijdelijk ter betaling van fondsen is voorgeschoten, vlot van stapel loopt.
De winst van den commissionair bestaat uit de door hem aan zijne cliënten in rekening gebrachte provisie.
Zoo onschuldig als het beroep van commissionair er hierboven uitziet, is het in de praktijk helaas niet, en wel, omdat de commissionairs, die naast deze commissiezaken geen eigen zaken doen, tot de zeldzaamheden behooren. Ik behoef nauwelijks te betoogen, dat de bedoeling van deze zaken voor eigen rekening is „Speculatie op een hoogeren of lageren koers," al naar gelang de eerste transactie een van koop of verkoop is.
Is die eerste tranactie eene van verkoop, dan ligt daaraan dan



22
slechts een speculatieve bedoeling ten grondslag, indien de commissionair de verkochte fondsen niet bezit en dus speculeert op een daling van den koers; hij is zooals men dat noemt in de contramine, in den wind of a Ia baisse, en zal zich bij een achteruitloopen van den koers door inkoop dekken.
In het eerste geval, nl. indien de commissionair koopt met de hoop op koersrijzing, is hij in de liefhebberij, of a la hausse, en zal bij koersrijzing zich van zijn bezit ontdoen.
Wanneer de commissionair deze transactie doet met zijn eigen geld, d.w.z. dat hij de stukken kan thuis nemen, indien zij hem worden aangeboden, is zijn risico, uitgezonderd in abnormale tijden, zooals wij nu beleven, betrekkelijk beperkt, doch het m.i. verderfelijke prolongatiesysteem is oorzaak, dat de commissionair met zijn risico's veel verder gaat, dan in verband met zijne financieele positie door den beugel kan.
Men heeft indien men op prolongatie koopt, slechts 20/120 of 30/130 van de totaalwaarde der fondsen noodig, oméat men prolongatie kan sluiten met 20 of 30 % surplus, m.a.w. tegen onderpand der fondsen kan men geld leenen, mits de posten maar gedekt liggen met 20 % of 30 % overwaarde. Door deze mogelijkheid wordt het den commissionair gemakkelijk gemaakt zijn engagement eenige malen boven zijn werkelijk bezit te doen uitgaan. Hij denkt natuurlijk bij het aangaan der transacties, dat hij aan de winnende hand zal zijn en realiseert niet de financieele gevolgen, die voor hem deze wijze van handelen heeft, indien de koers daalt en hij dus door de geldgevers om surplus zal worden gemaand.
Ook aan zijne cliënten geeft hij de gelegenheid tot het creëeren van wat men noemt prolongatieposities, er niet bij depkend, dat er cliënten kunnen zijn, die bij tcuggang der koersen niet in staatzullen zijn, te suppleeren, omdat de overdekking, die oorspronkelijk in de posten aanwezig was, hun eenige bezit uitmaakte.
En bij zijne cliënten loopt de commissionair, indien hij, wat men noemt, de posten oversluit, deze risico alleen tegen genot zijner provisie.
Sommige commissionairs gaan nog verder. Zij laten de cliënten debet staan in rekening-courant tegen onderpand van fondsen en herbeleenen deze fondsen of wel zij ontleenen de gelden, die zij aan hunne cliënten voorschieten aan de hun toevertrouwde depositogelden of creditsaldi.
De verschillende débacles van den laatsten tijd hebben deze



23
tegoeden bij particuliere firma's wel doen verminderen, doch wanneer men eens een overzicht zou kunnen samenstellen van de bedragen, die aan particuliere firma's zijn toevertrouwd, dan zou men zien, dat men nog tot een zeer belangrijk bedrag kwam. . De concentratie van het bankwezen heeft als gevolg gehad dat in de meeste plaatsen van ons land filialen van grootere banken zijn gevestigd en wat er tot nu toe ook bij de grootbanken gebeurd is, het geld der deposanten en crediteuren is tot nu toe steeds safe geweest. Door schade en schande wijzer geworden, zullen de particulieren, meer dan vroeger, zich van te voren afvragen, bij welke bankinstelling hun liquide gelden vertrouwd zijn.
Het vorenstaande zal den lezer reeds den indruk hebben gegeven, dat de administratie van een effectencommissionair, die in den meest uitgebreiden zin den effectenhandel beoefent, niet zoo eenvoudig is.
Men heeft er steeds aan te denken, dat naast de geldelijke administratie, de administratie der fondsen staat en, dat, wil men in verband met de risico's die men loopt, op elk moment een beeld van de eigen positie en die der diverse cliënten hebben, de financieele, zoowel als de fondsenoveizichten op den dag bij, en wat nog meer zegt, gecontroleerd moeten zijn.
De eenige manier om aan deze eischen te voldoen, is de dagelijksche geld- en fondsenbalans, die op alle noodige vragen een antwoord kan geven.
Voor den accountant is de contröle van een effectenzaak er een vol voetangels en klemmen, want al sluit alles, dan nog zal men voor de vraag staan, of alle personenrekeningen inderdaad rekeningen van cliënten zijn, dan wel of onder deze rekeningen ook rekeningen voorkomen, die feitelijk posities van den commissionair zelf betreffen.
Men heeft er vaak de effectenzegels voor over, om tegenover hem, die groote financieele belangen bij de zaak heeft, b.v. een groote bank, die als geldgeefster fungeert, den indruk te wekken, dat speculaties voor eigen rekening niet voorkomen.
Al is het voor den accountant moeilijk, wanneer de boekingen van eigen speculaties over diverse z.g. cliëntenrekeningen verdeeld zijn, al deze eigen zaken aan het licht te brengen, hij kan, door te eischen, dat men bij het begin der relatie met een cliënt een rekeningcourant-overeenkomst laat teekenen, waarvan de handteekening door twee daartoe aangewezen personen als getuigen wordt bevestigd, fraude moeilijker maken.



24
Op deze overeenkomsten komen dus drie handteekeningen voor. Voorts eische de accountant de onvoorwaardelijke uitzending van saldobiljetten, zoowel van de geld-als van de fondsenpositie en houde speciaal die rekeningen in het oog, waarvan de saldobiljetten niet binnenkomen. Zoo mogelijk zende hij zelf de saldobiljetten uit, en laat ze aan zijn adres terugzenden.
De dekking der debiteuren is een factor, waarvan de controle mijns inziens wel degelijk tot de taak van den accountant behoort, al wordt dit door de betrokkenen meermalen bestreden.
Controleert men in opdracht van den commissionnair zelf, die geen verantwoording aan derden schuldig is, dan zou ik dit standpunt kunnen begrijpen, doch ook dan nog blijft het gevaarlijk deze controle prijs te geven, aangezien de commissionnair allicht zijne deposanten en crediteuren zal gerust stellen met de mededeeling, dat zijne boeken door een accountant worden gecontröleerd.



HOOFDSTUK VI.
FINANCIEELE ADMINISTRATIE.
Wat nu de financieele administratie betreft, deze dient als volgt te zijn ingericht.
De cliënten zullen in den regel telefonisch of wel, bij persoonlijk bezoek, de orders mondeling opgeven. Het teekenen van orderbrieven zou zeer zijn aan te bevelen, doch dit behoort practisch tot de vrome wenschen. Slechts in enkele zaken geschiedt zulks bij persoonlijk bezoek, doch dan blijft nog de bevestiging der telefonische orders over. Het zal echter zijn aan te bevelen de binnengekomen orders te noteeren op doorloopend genummerde losse vellen met geperforeerden doorslag.
Ter voorkoming van abuizen neemt men nota's van verschillende kleur voor koop en verkoop.
Daar de beursbedienden in hun boekjes, zoowel den koers waarvoor de fondsen aan de beurs zijn gedaan, als dien voor welken zij aan den cliënt zullen worden belast, resp. gecrediteerd, (eventueel middenkoers) noteeren, kan de employé, die de cliënten-nota's completeert, op den stock der nota's tevens noteeren, hoeveel agio (koersvoordeel) of disagio (koersnadeel) op de transactie voor den commissionnair zit.
Van de verschillende nota's worden nu vervaardigd: 1°. het beurs-inkoopboek, 2°. het beursverkoopboek, 3°. het cliënten-inkoopboek, 4°. het cliënten-verkoopboek.
De transacties voor eigen rekening worden ten laste en ten gunste van de rekening „Effecten eigen bezit" gebracht, terwijl van deze transacties eveneens nota's worden vervaardigd.
Mochten transacties verkeerd zijn uitgevoerd, b.v. $ 10.000 Steels zijn gekocht, in plaats van $ 9000, dan wordt dit stuk tijdelijk geboekt op de „Fondsenrekening." De positie dezer Fondsenrekening vraagt de doorloopende aandacht van den chef, die zal moeten toe-



26
zien, dat de positie in de fondsen die op deze rekening voorkomen, niet langer gehandhaafd wordt, dan hij wenscht.
De rekeningen „Effecten eigen bezit" en „Fondsenrekening" kunnen ter beperking van het aantal kolommen in de Cliënten-inen verkoopboeken als cliëntenrekeningen worden beschouwd, terwijl men de specificaties dezer rekeningen ook in de rekening-courant boeken kan opnemen.
Op de later te bespreken dagbalansen zal men gemakkelijk de saldi dezer rekeningen uit de saldi der personen kunnen lichten.
Dat de boekingen in de in- en verkoopboeken, waarvoor ik verwijs naar de modellen XIII, XIV, XV en XVI, door middel van een kantoormachine kunnen worden verricht behoeft geen betoog.
Het wil mij echter voorkomen, dat het practischer is in dit boek geen verhandeling over kantoormachines te geven.
Terugkeerende tot het onderwerp, vermeld ik, dat de uitgevoerde koopen voor cliïnten, effecten eigen bezit, en fondsenrekening worden gedekt door de verkoopen door beurslieden, en de verkoopen voor cliënten, effecten eigen bezit en fondsenrekening worden gedekt door koopen van beurslieden, Een en ander geldt voor zoover niet kooporders van cliënten in bepaalde fondsen worden gedekt door verkooporders van cliënten in dezelfde fondsen, waarbij ik wederom de aandacht vestig op het feit, dat onder deze cliënten ook de rekeningen „effecten eigen bezit" en „fondsenrekening" kunnen behooren.
De laatste soort orders kan de commissionnair in zichzelf rescontreeren.
Als gevolg van een en ander zal, daar men de agio's, resp. disagio's in de daarvoor bestemde kolommen in de cliëntenboeken opneemt, aan het einde van den dag ten eerste elk hulpboek in zich-zelf moeten sluiten, doch tevens zal de som der eindbedragen der kolommen:
Koersbedrag inclusief rente van het
Cliënten-inkoopboek (d.i. het boek, waarin de inkooporders voor cliënten zijn opgenomen) en van het
Beurs-inkoopboek (d.i. het boek, waarin de aan de beurs verkochte fondsen worden opgenomen) plus het bedrag der kolom
Debet- en Koersverschil
in het
Cliënten-inkoopboek



27
moeten overeenkomen met dè som der eindbedragen van de kolommen:
Koersbedrag inclusief rente van het
Cliè'nten-verkoopboek (d.i. het boek, waarin de verkooporders worden opgenomen).
Beurs-verkoopboek (d.i. het boek, waarin de van de beurs gekochte fondsen worden opgenomen), plus het eindbedrag der kolom
Credit Koersverschil
in het
Cliè'nten-verkoopboek.
Hierdoor verkrijgt men een interne contróle op het totaal der geboekte orders; immers, zou er verzuimd zijn een order te boeken of zou een agio of disagio niet geboekt zijn, dan zouden deze sommen niet overeenstemmen.
Uit de diverse hulpboeken zal men in het grootboek de volgende rekeningen debiteeren, resp. crediteeren:
CLIËNTEN-INKOOPBOEK. debiteeren. crediteeren. Cliënten. Effectenorders Disagio. (voor de som der eindbe-
(Koersverschil debet), dragen der kolommen Koers bedrag inclusief rente). Effectenzegel. Provisie.
BEURS-INKOOPBOEK.
debiteeren. crediteeren.
Beurs. Effectenorders. Provisie blijft hier buiten beschouwing, aangezien de leden van de Vereeniging voor den Effectenhandel elkaar driemaandelijks courtage-nota's sturen. Bovendien zal er van courtage alleen sprake zijn voor zoover de transactie niet op de open markt tot startd gekomen is, m.a.w. een hoekman een kooper voor een minder courant fonds heeft opgezocht.
Effectenzegel komt bij de Beurstransacties evenmin voor, omdat de zegelwet de nota's van beurslieden onderling niet zegelplichtig heeft verklaard.



28
CLIËNTEN-VERKOOPBOEK.
debiteeren. crediteeren.
Effectenorders. Cliënten.
(voor de som van de Agio.
eindbedragen van de (Koersverschil credit).
kolommen Koersbe- Effectenzegel.
drag, inclusief rente) Provisie.
BEURS-VERKOOPBOEK. debiteeren. crediteeren. Effectenorders. Beurs, (zie de bemerking in het beurs-inkoopboek). Uit het bovenstaande blijkt nu, dat de rekening „effectenorders" geen saldo zal aanwijzen en uitsluitend is te beschouwen als een rekening, die een overzicht geeft van den totaalomzet. Men zou deze rekening dus evengoed kunnen elimineeren.
Voorts ziet men direct de winst uithoofde der provisie aan cliënten in rekening gebracht, terwijl de rekeningen disagio en agio een overzicht geven van de koersverliezen, resp. koerswinsten. Men kan dus deze posten vereenigen op een rekening Koersverschillen
waardoor men de resultante der koerswinsten en -verliezen op deze rekening tot uitdrukking gebracht ziet.
De rekening „Effectenzegel" zal van uit de „Kas" belast worden voor den zegelaankoop, terwijl zij uit de cliënten in- en verkoopboeken voor de gebruikte zegels wordt gecrediteerd, zoodat het saldo der „zegelrekening" steeds gelijk moet zijn aan het totaalbedrag der nog voorradige zegels.
In een courtageboekje teekent men op de hoofden der verschillende beursfirma's aan, hoeveel courtage men zal hebben te betalen en alhoewel deze courtage eerst bij vereffening wordt geboekt, zal een eenvoudige calculatie den commissionnair op elk moment het totaal-resultaat van zijn zuivere commissionnairsafdeeling kunnen verschaffen.
Tot zoover de financieele administratie in de hoofdadministratie van de in- resp. verkoopen.
De detail-administratie heeft plaats als volgt.
Cliënten.
Zooals reeds in den aanhef gezegd, zal een rekening-courant-



29
administratie bij een Effecten-commissionnair niet kunnen worden gemist.
In enkele zaken houdt men één rekening-courant-boek bij, dat van de origineele nota's wordt ingeboekt en later met de hulpboeken wordt gepointeerd.
Met dit systeem kan worden volstaan, doch bij het machinale pointeerwerk kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt en dus is de mogelijkheid niet uitgesloten, dat, nadat alles gepointeerd is, het totaal der saldi volgens de saldolijst niet overeenstemt met het saldo der collectieve rekening „Cliënten."
Aangezien men den Cliënten aan het einde van een zekere periode toch een afschrift van de rekening zal hebben te zenden, kan men dit afschrift evengoed dagelijks bijwerken en dienstbaar maken aan de controle.
Men stelle dus vast, dat de klad-rekeningcourant wordt samengesteld uit de origineele bescheiden, terwijl de net-rekening-courant, bij te houden in losbladige boeken, wordt bijgewerkt uit de hulpboeken. De losse bladen kunnen zoodanig zijn ingericht dat deze aan het einde der daarvoor vastgestelde periode den cliënten kunnen worden toegezonden. Wellicht zal het dan wel een enkele maal noodig zijn de rekeningcourant over te schrijven, omdat deze er door de langdurige behandeling niet meer zoo netjes uitziet, dat men deze als bewijsstuk aan den cliënt kan toezenden.
De controle zal er evenwel door winnen en veel minder tijd kosten; immers de eventueel gemaakte fouten zijn nu gelocaliseerd. Door vergelijking van de klad- en net-rekeningcourant wordt een fout direct ontdekt, omdat, indien er een fout gemaakt is, de saldi niet met elkaar overeenstemmen.
Men kan nu aan het einde der maand, het tijdstip, waarop men alle saldi der hoofd- en bij-administratie zal contröleeren, rustig een saldostaat vervaardigen, want de sluiting zal machinaal zijn verzekerd.
Boeking op verkeerde hoofden van rekening is volgens deze methode feitelijk uitgesloten, terwijl door de dubbele boeking tevens fouten in de positie niet kunnen voorkomen, want de administratie heeft het in de hand elk saldo op elk tijdstip gecontroleerd vast te stellen.
Beurs.
De transacties met de beurs worden financieel uitsluitend be-



30
handeld over de collectieve rekening „Beurs", waarvan de „in- en verkoopboeken beurs" de specificatie bieden.
Teekent men door invullen van den datum in de kolom „afwikkeling" den afloop van iedere transactie in deze „in- en verkoopboeken beurs" aan, dan zal, daar bij afloop de „beursrekening" wordt gecediteerd, resp. belast, de resultante der nog niet afgewikkelde posten, (dat zijn dus die posten uit de beurs-in- en verkoopboeken achter welke de kolom „Datum afwikkeling" nog openstaat of wel gedeeltelijk openstaat, immers afwikkeling kan in gedeelten geschieden) gelijk moeten zijn aan het saldo der rekeningbeurs.
Heeft slechts gedeeltelijke afwikkeling plaats, dan dienen dus de geld- en fondsenbedragen te worden ingevuld, opdat men wete welk deel alsnog als openstaand saldo moet worden beschouwd.
De staat van openstaande beursposten per het einde eenei maand zal dienst doen om daarop aan te teekenen de afloop in de volgende maand.



HOOFDSTUK VII.
FONDSENADMINISTRATIE.
Met verwijzing naar de fondsenadministratie bij den hoekman meen ik niet te kunnen volstaan.
Ten eerste heeft de hoekman slechts te maken met een beperkt aantal fondsen, en ten tweede heeft hij geen cliënten, die in rekening-courantverhouding tot hem staan en die tegen debetposities in geld een onderpand in fondsen hebben.
Het sluiten van prolongaties voor cliënten behoort mede niet tot het terrein der werkzaamheden van den hoekman.
De commissionnair in effecten, die het effectenbedrijf in zijn vollen omvang uitoefent, zal van die verschillende fondsenposities zoowel op naam der fondsen als op naam der cliënten een gedetailleerd overzicht hebben bij te houden.
Belast hij zich tevens met de administratie van vermogens, dan zal hij dikwijls partijen fondsen van cliënten in open bewaargeving krijgen. Deze fondsen, die als vrije fondsen zijn te beschouwen d.w.z. fondsen waartegenover geen debet geldsaldi der betreffende cliënten staan, dienen, op de wijze als beschreven in deel I afzonderlijk beheerd te worden en in verband daarmede zal men van deze depots minstens afzonderlijke overzichten op naam der cliënten hebben bij te houden. Voor de administratieve behandeling der open bewaargeving verwijs ik naar deel I.
Aangezien de administratie van vermogens feitelijk een afzonderlijk bedrijfsonderdeel vormt, zal ik hieraan een speciaal hoofdstuk wijden en behandel dus in de volgende bladzijden alleen het eerste deel.
De fondsenpositie zal ontstaan door de uitvoering van koopen verkooporders en wel:
1°. tegenover de beurs; 2°. tegenover de cliënten. Voor de „eigen fondsen" houdt men in de fondsenadministratie der cliënten een afzonderlijk overzicht bij, terwijl de hierboven genoemde posities zich zullen wijzigen door de daadwerkelijke ont-



32
vangst of levering van fondsen. Levert een cliënt, die fondsen ten verkoop opgeeft, deze fondsen vóór uitvoering van de verkooporder, dan ontstaat de positie door de levering.
Voor de posities, die een gevolg zijn van de beurstransacties is het niet noodig op naam der beursfirma's een overzicht der door hen en aan hen te leveren fondsen bij te houden, immers de beurs in- en verkoopboeken bieden de details der in den regel snel afloopende transacties.
Zooals hiervoor bij de behandeling der financieele administratie van de beurs beschreven is, verzamelt men aan het einde van iedere maand de nog niet afgeloopen beurstransacties op saldostaten. De levering aan, resp. ontvangst van de beurs, van fondsen in den loop der maand, wordt aangeteekend in de beursboeken, terwijl de leveringen of ontvangsten in de maand volgende op die der handeling, zullen worden aangeteekend op de saldolijsten der per het einde eener maand nog niet afgewikkelde posten.
Ik wil hier nog even releveeren dat, daar een groot deel der saldolijsten wordt gevormd door de posten der transacties der laatste dagen van de maand, men, indien men de beurs in- en verkoopboeken op losse bladen bijhoudt, de bladen, vermeldende de transacties der laatste dagen, als deel van den saldostaat zal kunnen benutten, hetgeen noodeloos overschrijven voorkomt.
Zijn er bladen, waarop eenige transacties voorkomen, die toch nog in de maand van transactie zijn afgewikkeld, dan zal men van de dagtotalen dier bladen de afgeloopen posten aftrekken.
Men geeft dan duidelijk en specifiek op de betreffende vellen aan, hoe men tot de vaststelling van het saldobedrag is gekomen.
Voor de behandeling der ontvangsten en leveringen van beursposten verwijs ik naar de beschrijving der fondsenadministratie van den hoekman.
De behandeling der fondsenposities der cliënten kan als volgt geschieden:
Ten behoeve van het overzicht der posities zal men gebruik kunnen maken van kaarten, losbladige boeken of gebonden boeken.
Kaarten hebben de volgende voordeden:
1°. Men kan ze alphabetisch opbergen.
2°. Door verdeeling der kaarten is arbeidsverdeeling bij het aanbrengen van aanteekeningen op de kaarten of bij contróle dier aanteekeningen mogelijk.
3°. Heeft men b.v. den chefs de details van een fondsenpositie



33
van één of meerdere cliënten te verschaffen, dan kan men de kaart van den te bespreken cliënt resp. cliënten uit de massa lichten, zoodat de verdere administratie ongestoord kan plaats hebben. Men dient natuurlijk nauwkeurig aan te teekenen welke kaarten uit handen worden gegeven en aan wien. Eiken namiddag moeten de kaartenbakken weer compleet zijn.
4°. Moeten tengevolge van een daling der koersen de dekkingen worden nagerekend, dan is arbeidsverdeeling mogelijk.
Bij het gebruik maken van kaarten zijn de bezwaren:
1°. Kaai ten kunnen toevallig zoek raken of moedwillig zoek gemaakt worden.
2°. Men kan ontdekking van fraude bemoeilijken door kaarten over te schrijven met weglating van posten.
3°. Foutieve opberging van kaarten kan een wanhopig zoeken als gevolg hebben.
Wenscht men een dagelijksche contröle op de wijzigingen in de diverse fondsenposities zoowel naar cliënten als naar fondsen toe te passen, dan zal alleen het gebruik van kaarten de bereiking van deze contröle mogelijk maken. Men handelt dan als volgt:
Voor iederen cliënt, alsmede voor de „effecten eigenbezit" beschikt men over evenveel kaarten als er fondsensoorten zijn, in welke zij een positie hebben. Deze fondsenkaarten worden achter den naamkaart in volgorde van de prijscourant opgeborgen, terwijl men ter aanwijzing der verschillende rubrieken een geleidekaart als eerste kaart zal inzetten.
Elke kaart bevat dus: Naam relatie; „ rubriek; „ fonds.
Zij worden in staffelvorm gehouden waardoor men dus te allen tijde het saldo, dat een cliënt in een zeker fonds tegoed heeft of debet staat, kan zien.
Heeft een aanteekening op een kaart plaats, dan wordt, teneinde de kaarten, op welke aanteekeningen plaats hadden, bij de contröle gemakkelijker terug te kunnen vinden, een kaart van een andere kleur dan die de kaart zelf heeft, bv. groen, indien de administratieve kaart wit is, op de kaart gelegd.
Op naam der fondsen legt men positiekaarten aan, opgeborgen in volgorde der effecten-prijscourant, terwijl achter iedere fondsenkaart een reeks kaarten te vinden zijn, nl. een voor iedere relatie,
Org., Adm. en Controle in Bankzaken. 3



34
die bij het bedoelde fonds betrokken is (in staffelvorm bijgehouden). Ook voor het eventueele eigen bezit wordt zoo noodig een kaart ingezet.
Bij mutatie in de posities worden, nadat deze op de kaarten zijn aangeteekend de kaarten gedekt door twee kaarten van verschillende kleur, n.1. groen en rood en wel de groene bovenop.
Men heeft dus, nadat alle aanteekeningen zijn verricht, in de bakken gesorteerd naar de fondsen verschillende kaarten, die door twee contrólekaarten gedekt zijn; voorts vindt men in de bakken met kaarten, gesorteerd naar de personen, verschillende kaarten, gedekt door een groene kaart.
Men controleert nu de kaarten uit de personen-kaartenbakken, die gedekt zijn, met die, welke in de bakken met de kaarten gesorteerd naar de fondsen, gedekt zijn, en zal na de contröle nog slechts in de bakken der kaarten, gesorteerd naar de fondsen, kaarten moeten vinden, gedekt door een roode kaart (zie voor model der administratieve kaarten model XVII).
Iedere groep van fondsenkaarten wordt voorafgegaan door een centrale positiekaart, gelinieerd als model XVIII.
Op deze kaart werkt men de verschillende mutaties bij aan de hand van de door roode contrólekaarten gedekte kaarten, doch laat de roode kaarten voorloopig nog staan. Deze worden eerst verwijderd nadat men weet, dat de positie sluit.
De beursposities in de verschillende fondsen werden nog niet besproken, doch daarvoor past men de volgende wijze van behandeling toe.
Bij iedere groep kaarten van één fonds vindt men als laatste kaart één beurskaart, op welke de mutaties in de positie van dat bepaalde fonds voor alle beursfirma's worden opgenomen. Heeft er mutatie plaats, dan wordt deze kaart weder door een roode kaart gedekt.
Thans is men in staat, fonds voor fonds de generale positie op te maken. Dit zal men dus alleen behoeven te doen in de fondsen, waarin mutaties hebben plaats gevonden.
Uit het nummerboek, tevens voorraadboek, ziet men het bedrag, dat in portefeuille is. Uit de centrale positiekaart-cliënten constateert men de eindpositie der cliënten, terwijl uit de beurskaart de positie in het bedoelde fonds voor de beurs blijkt. Men vindt b.v. de volgende positie in de 5 % Nederland 1918:



35
Portefeuille . . . . 5 2Q
Beurs 15
waaruit blijkt, dat de positie sluit. Daarna neemt men de roode kaarten uit de bakken.
Onder cliënten zijn dus tevens opgenomen de „Effecten eigen bezit" (zie voor prolongatie hieronder).
Schijnbaar lijkt de arbeid zeer uitgebreid, doch door de practijk weet ik, dat dit inderdaad niet het geval is. Alleen het in werking stellen van het systeem (het aanleggen van de kaarten) is een groot werk. Is dit eenmaal gebeurd, dan veroorzaakt het aanbrengen der kaarten en het controleeren minder arbeid dan bij andere systemen, terwijl men automatisch de uiteindelijke contröle vindt in de staten der generale" posities. (Zie model XIX.)
Voor het overzicht der generale posities, in welke mutaties plaats vonden, gebruike men een dagstaat, op welke de namen der voornaamste fondsen kunnen zijn voorgedrukt.
De lezer zal begrepen hebben, dat de boven beschreven administratie uitsluitend betrekking heeft op de fondsen, die in den algemeenen voorraad van den commissionnair kunnen worden opgenomen en dus herbeleenbaar zijn.
De moderne wijze van administratie is deze, dat de onderpanden voor prolongatie u/g. niet meer afzonderlijk als prolongatieonderpand worden geadministreerd, doch als stukkenrekening worden beschouwd. Dit maakt de administratie minder omslachtig, want iedere relatie heeft dan slechts één depót.
Voor de aan de beurs genomen en uitgezette prolongaties zal men wel speciale depóts moeten aanhouden, want de beurs verantwoordt de nummers der stukken.
Ten behoeve van het fondsenoveraicht dezer prolongaties heeft men weder hetzelfde systeem als voor de hierboven beschreven depóts, n.1. kaarten op namen der personen, met voor iederen persoon zooveel kaarten als er fondsensoorten in depót zijn, en fondsenkaarten met zooveel kaarten voor ieder fonds als er personen zijn, bij wie fondsen als onderpand in prolongatie zijn gegeven.
De contróle geschiedt op dezelfde wijze en van de mutaties wordt op de positiekaart de recapitulatie gemaakt, waarna de eindpositie fonds voor fonds op de generale positielijst wordt aangeteekend.
De aanteekening op de kaarten der fondsenadministratie heeft als volgt plaats:



36
Cliëntenkaarten:
De volgende bescheiden leveren het materiaal tot aanteekening op de kaarten.
De stocks der nota's voor de mutaties, als gevolg van uitgevoerde in- en verkooporders.
De geteekende ontvangstbewijzen voor de mutaties, als gevolg van ontvangst van stukken. De geteekende copie-refus voor zoover de fondsen aan het loket ontvangen worden.
De begeleidende adviesnota's voor de mutaties, die een gevolg zijn van de expeditie van stukken. De door cliënten geteekende recu's, voor zoover de fondsen bij de cliënten ter plaatse geleverd worden of aan het loket worden afgegeven.
Fondsadbaarten:
De aanteekening op deze kaarten heeft plaats:
Uit de in- en verkoopboeken cliënten voor mutaties, die het
gevolg zijn van de uitgevoerde in- en verkooporders. Uit de ontvang- en expeditieboeken voor de mutaties als gevolg
van de ontvangst en levering van stukken.
Beurs:
De aanteekening der mutaties op de beurskaart, die in den bak der kaarten gesorteerd op naam der fondsen, achter iedere fondsensoort is ingezet heeft plaats:
Van de in- en verkoopboeken beurs voor de mutaties, als gevolg van de uitgevoerde in- en verkooporders.
Van de ontvang- en expeditieboeken voor de mutaties als gevolg van de ontvangst en levering van fondsen.
Zooals reeds gezegd, worden voor de beurs geen kaarten op naam der beursfirma's bijgehouden. Mocht de generale positie van een bepaald fonds niet sluiten en wil men nagaan, of de beurspositie juist is, dan kan men door de nog niet afgewikkelde posten in dat fonds uit de beurs in- en verkoopboeken te recapituleeren, de positie controleeren.
Prolongatie o/g:
De mutaties worden op de kaarten op naam der personen gesorteerd, aangeteekend van de sluitings- en ruilacten zoowel bij deponeeren als bij het terugontvangen der fondsen.



37
Op de kaarten, gesorteerd naar de fondsen worden de aanteekeningen gemaakt van de expeditie- resp. ontvangboeken.
De beschrijving van het Ontvang- en Expeditieboek meen ik, in verband met het feit, dat ik deze boeken bij de administratie van den hoekman besprak, achterwege te kunnen laten.



HOOFDSTUK VIII.
HOOFDADMINISTRATIE.
Als hulpboeken doen dienst:
1. Inkoopboek Beurs (zie model 13) ) eventueel op losse
2. Verkoopboek Beurs ( „ „ 14) ( vellen.
3. Inkoopboek Cliënten („ | 15)
4. Verkoopboek Cliënten („ „ 16)
5. Coupon-hulpboek (zie Kleinbank)
6. Hulpboek voor geknipte coupons (zie Kleinbank)
7. Kasboek met sub-kasboek betalingen Effectenposten.
8. Kassiersboek.
9. Memoriaal.
Voor de hulpboeken onder 5 en 6 verwijs ik naar deel I, terwijl van de onder 7, 8 en 9 genoemde boeken de modellen 20, 21 en 22 een schema geven.
Een journaal wordt niet bijgehouden, aangezien de posten (totalen der Kolommen) direct uit de hulpboeken naar het grootboek kunnen worden overgebracht.
Voor zoover er in de hulpboeken een kolom „diversen" voorkomt, moeten dagelijks na afsluiting van het bedoelde boek, de bedragen daarin opgenomen gespecificeerd worden onder vei melding van de rekeningen, die voor de resp. bedragen zijn te belasten of te crediteeren.
Men kan in kleinere zaken ook de maandelijksche methode toepassen. Dit verandert aan het systeem niets. Alleen zal men dan, daar dagelijksche afsluiting van het Kas- en het Kassiersboek is aan te bevelen, in verband met het bepalen van het kassaldo en de positie bij den kassier, naast deze hulpboeken, maandrecapitulatieboeken bijhouden, in welke de bedragen, die voor overnemen in de hoofdadministratie in aanmerking komen, gerecapituleerd worden (zie model 11 en 12) bij de administratie van den hoekman.
De debiteeringen en crediteeringen, die uit de In- en Verkoopboeken voortspruiten, heb ik reeds bij de beschrijving dier boeken behandeld.



39
Ik herhaal voor de goede orde, dat men in tegenstelling met het gebruik op verschillende kantoren, die de beurstransacties eerst na afwikkeling in de hoofdadministratie opnemen, waardoor het saldo der nog te ontvangen en te leveren posten op de rekening „Effectenorders" tot uitdrukking komt, in het hier ontwikkelde systeem „Beursrekening" belast resp. crediteert na uitvoering, zoodat de rekening „Effectenorders" indien men deze houdt, glad loopt.
Onder Cliënten neemt men tevens de rekening „Effecten Eigen Bezit" op, doch men zal deze op de fondsenhoofden in een rekening-courantboek specificeeren, zoodat men de winst resp. het verlies op elk fonds afzonderlijk kan bepalen.
Bij het vervaardigen van een maandbalans zal men echter het saldo voor het eigen bezit, alsmede voor de fondsenrekening afzonderlijk vermelden en bij de bepaling van het saldo „cliënten" en de contrdle met het saldo der collectieve rekening „cliënten" hiermede rekening houden.
In tegenstelling met hetgeen ik in Klein- en Grootbank over de rekening „Kascliënten" schreef, acht ik het bij den commissionnair juister voor eiken cliënt, hoe gering de omzet ook moge zijn, een rekening in het cliënten-rekening-courantboek te openen.
Als grondprincipe voor de rekening-courantadministratie geldt, dat in de kladrekening-courantboeken alle boekingen van de origineele bescheiden (nota's, kasstukken etc.) plaats vinden, terwijl in het netrekening-courantboek, dat losbladig gehouden kan worden, alles van uit de hulpboeken wordt overgenomen. De net- en kladrekening-courant worden met elkaar gecheckt, waarna overeenstemming tusschen de individueele saldi zal zijn verkregen.
Waar de positie der Cliënten, zoowel in geld als in fondsen, dagelijks ter sprake kan komen, behoort de onderlinge contröle van klad- en net-rekening-courant dagelijks bij te zijn.
De modellen der hulpboeken „Kas" en „Kassier" zullen den lezer volkomen duidelijk zijn, zoodat een uitvoerige behandeling dezer boeken m.i. overbodig is.
Alleen memoreer ik, dat geen enkele ontvangst door den kassier in zijn klad-kasboek geboekt mag worden, die niet in een contróleboek van te voren vastgelegd is.
Voor Stortingen zonder tegen-uitlevering van fondsen geschiedt 4it door opneming in het in deel I reeds besproken contrölestortingenboek, waarin degeen, die tot onderteekening van kwitanties bevoegd is, zijn paraaf plaatst achter het geldbedrag,



40
nadat hij zich heeft overtuigd, dat naam en bedrag in de kwitantie vermeld overeenstemmen met de aanteekeningen in het contróle-stortingenboek. Hetzelfde zal geschieden met bankremises, die den commissionnair per post bereiken. Deze bedragen worden den kassier slechts tegen paraaf in het contróle-stortingenboek ter hand gesteld. De tot teekening bevoegde zal zijn paraaf in bedoeld boek plaatsen bij onderteekening van het ontvangstbericht.
De boekingen in het klad-rekening-courantboek hebben plaats of wel van de souches der kwitanties, of van de ontvangstberichten voor bankremises, terwijl de boekingen in het net-rekening-courantboek geschieden kunnen uit het contróle-stortingenboek.
Ontvangsten voor door den commissionnair zelf afgeleverde effecten worden behandeld als beschreven bij de administratie van den hoekman.
Disposities bij den kassier worden behandeld als stortingen, m.a.w. in het contróle-stortingenboek worden deze in de kolom „Kassier" opgenomen. Hoewel het wellicht voor de meeste lezers overbodig is, mede te deelen, stipuleer ik voor de goede orde, dat de bedragen in het kassiersboek in de kolom „kas" opgenomen, niet uit het kassiersboek in de hoofdadministratie worden overgenomen, doch uit het kasboek in het credit, resp. in het debet van de Kassiersrekening worden geboekt, daar in het kasboek tegengesteld de bedragen in de kolommen „Kassier" zijn vermeld.
Het Kas-hulpboek kan in verband met het hierbovengemelde wat de debetzijde betreft in zeer beknopten vorm worden gehouden, immers na telling van het contróle-stortingenboek kan het totaalbedrag in de kolommen „Cliënten" en „Kassier" worden overgenomen, hetzelfde geschiedt met de geldkolom uit het expeditieboek der per kas geïncasseerde effectenposten.
Voor de bij derden geïncasseerde coupons zal de kaskolom in het Couponhulpboek het totaalbedrag aangeven.
Wat de creditzijde der kas betreft, geen enkele betaling mag geschieden dan tegen een rechtsgeldig bewijs.
Betalingen van fondsenposten hebben plaats op de wijze als beschreven bij de administratie van den hoekman, terwijl daarbij de fondsencontróle eveneens op gelijke wijze geschiedt.
De betalingen aan Cliënten zonder dat daartegenover ontvangst van stukken plaats heeft, worden in het kladkasboek in een speciale kolom vermeld. Nadat controle dezer betalingen aan de hand der bescheiden met het Kladkasboek heeft plaats gehad, en de telling



41
eveneens is gecontroleerd, kan het totaal in het net-Kasboek in de kolom „Cliënten" worden overgenomen. Overigens geldt als regel, dat de uitgaafzijde van het Kas-hulpboek zelfstandig aan de hand der contröle- resp. sub-Kasboeken wordt samengesteld.
In verband met het hierboven geschrevene, komt het feitelijk hierop neer, dat slechts voor de betalingen, ten laste der onkosten, rente, en dergelijke rekeningen een meer gedetailleerde overname in het Kas-hulpboek noodzakelijk is.
Heeft de commissionair een dagelijksche boekhouding, dan kan hij voor „Kas-hulpboek" volstaan met het recapitulatie-Kasboek, zooals dat beschreven is in deel I. Het boek waarin de betalingen, ten laste van Onkosten, rente en andere dergelijke rekeningen zijn gespecificeerd is dan als sub-Kasboek te beschouwen.
Het Kassiers-hulpboek wordt bijgehouden van de stock der cheques, de afrekeningen van den kassier, en van de verdere inen uitgaande correspondentie. Door dagelijksche afsluiting van dit hulpboek, blijft men tevens op de hoogte van den stand der financieele positie tegenover de bank.
Memoriaal.
In het memoriaal zullen eensdeels de effectenzendingen aan den kassier ter aflevering worden opgenomen, terwijl voorts alle posten, die niet in een der andere hulpboeken van de commissionairsboekhouding geboekt kunnen worden, in het memoriaal een plaats vinden.
In verband met het over het memoriaal geschrevene bij de administratie van den hoekman, meen ik verder niet in herhaling te moeten vervallen.
Coupons.
De hiervoor beschreven fondsenadministratie is ook bevorderlijk aan de behandeling der te knippen coupons en dividenden, want doordien de positie in elk fonds dagelijks sluit, kan men direct bij betaalbaarstelling van een dividend of verval van een coupon de volledige gedetailleerde positie opmaken.
De behandeling der geknipte coupons geschiedt verder op overeenkomstige wijze als beschreven in deel I.
Ik wensch er nog speciaal op te wijzen, dat men bij den commissionnair, die, wanneer hij geen vermogens beheert, betrekkelijk een kleinen couponomzet zal hebben, toch ten behoeve der ad mini-



42
stratie een couponhulpboek zal gebruiken, teneinde een strenge contröle op den eventueelen couponvoorraad te hebben, en daarnaast het hulpboek
Geknipte Coupons zal benutten, teneinde een strenge contröle te krijgen op het saldo der rekening Geknipte Coupons, dat in den regel een debetsaldo zal zijn en de tegenwaarde is van de coupons, die nog in natura van instellingen, bij welke stukken zijn gedeponeerd, moeten worden ontvangen of wel waarvoor de afrekening dier instellingen moet binnenkomen. De coupons of dividenden, geknipt van de stukken in eigen kluis, worden, nadat aan de hand van den positiestaat is vastgesteld, dat het juiste aantal geknipt is, terhand gesteld aan den couponbeheerder, die de coupons of dividenden afrekent aan de rekening
Geknipte Coupons.
Deze afrekening zal voor vreemde coupons geschieden tot den koers tegen welken zij aan de relaties of de rekening „Effecten Eigen Bezit" zullen worden gecrediteerd.
Een koerswinst zal dus niet op de rekening „Geknipte coupons" tot uitdrukking komen. Hoogstens zal er in verband met de afronding een verschil van eenige centen ontstaan tusschen het saldo der rekening „Geknipte coupons", volgens het hulpboek en de specificatie van het saldo (zijnde de nog te regelen posten).
Een strenge contröle wordt verkregen door op den positiestaat voor iedere relatie het te crediteeren bedrag zonder aftrek van provisie aan te geven.
Aan de hand van de positiestaten zal men de afrekenings-nota's vervaardigen, en de afgerekende posten op de positiestaten van een contröleteeken voorzien, zoodat men tevens aan de hand dier positiestaten het saldo der rekening „Geknipte coupons" kan verklaren, immers de posten nog niet van een contröleteeken voorzien, behooren tot het saldo.
Wordt de betaling van coupons om een of andere reden uitgesteld, dan zullen de coupons aan de stukken moeten worden gelaten, aangezien de stukken, zonder deze niet betaalde coupons niet leverbaar zijn.
Ter beoordeeling der cliëntenposities is het juister indien voor de cliënten geen prolongaties gesloten worden, dus alles in rekeningcourant wordt geadministreerd.



43
Het rekeningsysteem is dus als volgt: Kapitaalrekening; Privé;
Cliënten, inclusief de rekeningen „Eigen Fondsen en Fondsenrekening" ; Beurs; Kas; Kassier;
Effectenposten onder den Kassier; (te behandelen als omschreven bij de administratie van den hoekman) Effectenzegel; Provisie; Courtage; Koersverschillen; Effectenorders (facultatief); Prolongatie o/g.;
Onkosten (te specificeeren in een Onkosten-specificatieboek); Intrest;
en verdere rekeningen die eventueel noodig mochten blijken.
Het zal den lezer duidelijk zijn, dat gezien den opbouw der administratie, de commissionair, zoowel dagelijks als maandelijks een winstoverzicht kan samenstellen.
De behandeling van premie-affaires laat ik in dit werk achterwege, aangezien deze uitvoerig zijn behandeld in het boek van Ree, terwijl verder lezenswaardige opstellen hierover zijn verschenen in „Accountancy" van den Heer L. Jacobs.
De modellen voor ontvang-, lichting- en expeditieboeken, zooals die door Commissionairs moeten worden gebruikt, werden reeds gegeven in de beide eerste deelen.



HOOFDSTUK IX.
CONTRÖLE.
De interne Contröle werd, voor zoover noodig, bij ieder der onderdeelen behandeld.
Op geregelde tijdstippen, b.v. aan het einde van een kwartaal of een half jaar, zal men den cliënten afschriften der rekeningencourant (de losse vellen uit het net-rekening-courantboek) toezenden, nadat omzet, provisie en rente in rekening zijn gebracht, resp. rente is vergoed. Bij de afschriften wordt een saldobiljet ingesloten, dat, geteekend door de cliënten, als bewijs van goedkeuring, moet worden teruggezonden.
Men zal hebben toe te zien, dat de saldo-biljetten van de rechtsgeldige handteekeningen der. cliënten zijn voorzien. Gewoonlijk bezigt men voor de saldobiljetten formulieren, waarop aan de rugzijde, de condities die voor de rekening-couranthouders gelden, zijn opgesomd, terwijl aan de voorzijde, na het formulier waarin de cliënt verklaart met het saldo accoord te gaan, een clausule is opgenomen, luidende:
verklaar ik
" vens verklaren wij nota te he°ben genomen van Uwe rekening„courant-condities, aan de rugzijde vermeld", öf wel, men laat een cliënt, bij het openen der rekening-courant een formulier teekenen, dat aanvangt met de clausule:
„Ondergeteekende(n) verklap er nota van te nemen, dat de
„rekening-courant door ^ met de firma
„geopend, wordt geregeerd door de volgende condities".
Deze formulieren kunnen dan tevens dienst doen om de handteekening onder de saldobiljetten en voorkomende bescheiden te controleeren.
Behalve de saldobiljetten voor de saldi der rekeningen-courant zal men den cliënten tegelijkertijd een resumé der fondsenpositie



45
ter goedkeuring zenden. Deze worden in triplo getypt door middel van carbonpapier waarvan:
1. het overzicht vormt, bestemd voor den cliënt, en onderteekend door den commissionair;
2. de copie is onderteekend door den cliënt, terug te zenden aan den commissionair;
3. als copie in het bezit van den commissionair blijft.
Aan het einde van iedere maand heeft men de volgende bescheiden te produceeren:
1. Proefbalans;
2. Balans en Winst- en Verliesrekening;
3. Saldostaat van Cliënten (met dekking);
4. Saldostaat van openstaande beursposten;
5. Saldostaat van de nog niet door de Kassiersinstelling als geïncasseerd opgegeven effectenposten (Effectenposten onder den Kassier).
Een saldostaat van de fondsenposities op naam der fondsen en personen is, in verband met de dagelijksche opmaking van de generale positie voor die fondsen, waarin mutatie plaats had, niet noodig.



HOOFDSTUK X.
ADMINISTRATIE VAN VERMOGENS.
De commissionairs, die zich belasten met de administratie van vermogens, hebben veelal de gewoonte, deze administratie als volgt te voeren.
De fondsen van den cliënt nemen zij onder hunne berusting in open bewaargeving. Van de vaste eigendommen houden zij per cliënt een overzicht in een register bij, in welk register nauwkeurig is omschreven:
het pand met kostprijs;
de naam van den huurder;
datum huurcontract;
huurprijs;
vervaldata;
duur van de huur;
speciale bemerkingen;
notities omtrent de assurantie(s);
verzekerd bedrag(en);
naam Maatschappij(en);
premie(s);
vervaldatum(s).
Voor hypotheken zal men een hypotheekregister bijhouden, waarin de volgende notities zijn opgenomen: naam cliënt; naam hypotheekgever; woonplaats hypotheekgever; bedrag;
rang hypotheek; bedrag aflossing; betaalbaar; rente; betaalbaar; omschrijving pand; -verzekerd bij;



47
bedrag; taxatiebedrag; naam taxateur; datum taxatie;
terwijl daaronder een overzicht in staffelvorm wordt bijgehouden van het saldo der hypotheek.
Zoowel voor de te incasseeren huren als voor de te incasseeren hypotheekrenten zal men een klapper op data hebben bij te houden, opdat men bereike, dat de kwitanties op den juisten datum worden uitgeschreven.
De administratie der vervallen huren, hypotheekrenten en aflossingen zal, nadat de kwitanties zijn uitgeschreven als volgt plaats hebben.
Men zal de kwitanties alphabetisch, op naam der debiteuren, opbergen, terwijl na incasso (gewoonlijk zijn huur, hypotheekrente en -aflossing brengschulden) de cliënten voor de binnengekomen bedragen, via de Kas, gecrediteerd worden, na aftrek van provisie, onder opgave aan den cliënt.
Teneinde een goede contröle te verkrijgen op de te incasseeren bedragen zal men, ieder maal na het creëeren der kwitanties, de rekening
Incassodebiteuren, belasten, en de rekening Incassocrediteuren crediteeren, om, na incasso, deze beide rekeningen voor de geincasseerde bedragen te crediteeren, resp. te belasten.
Het saldo dezer beide rekeningen zal dan steeds aan elkaar gelijk moeten zijn, en bovendien overeen moeten stemmen met het totaal van de bedragen der nog in portefeuille zijnde kwitanties.
Men zal, ten einde voor den cliënt het overzicht te vergemakkelijken, in de rekening-courant aan de creditzijde zes geldkolommen aanleggen, n.1.: Totaal;
Coupons en dividenden;
Hypotheekrente;
Aflossingen;
Huren;
Diversen;
waardoor per kwartaal uit de rekeningen-courant blijkt, hoeveel hij uit de diverse bronnen ontvangen heeft.



48
Ten einde te voorkomen dat men door aftrek der provisiebedragen de bruto-ontvangsten niet juist vermeldt, zal men de provisie afzonderlijk in het debet der rekening-courant opnemen.
Om zeker te zijn, dat men niet verzuimd heeft, vervallen kwitanties uit te schrijven, zal men, per cliënt, per kwartaal een lijst der vervallen huren, hypotheekrente en aflossingen opmaken, en vóór uitzending der rekening-courant controleeren, of alle bedragen, die verantwoord moesten worden, verantwoord zijn, of wel de kwitanties zich nog in portefeuille bevinden.
Men heeft ten behoeve der administratie der huren, rente en aflossingen op hypotheken, dus noodig een register waarin de vervallen bedragen worden opgenomen en wel met diverse geldkolommen.Dit register ziet er als volgt uit: Datum inschrijving; Naam cliënt;
„ debiteur; Te incasseeren bedrag; Huur; Rente; Aflossing; Provisie;
Paraaf onderteekenaar;
Datum van incasseering. Bij onderteekening wordt in dit register door den onderteekenaar der kwitantie geparafeerd, nadat hij zich heeft overtuigd, dat de bedragen op de kwitanties overeenstemmen met die in het register, en dat de bedragen in de juiste kolommen zijn opgenomen. De kwitanties zijn voorzien van twee souches, waarvan een in het kwitantieboekje achterblijft, en waarvan een voorloopig aan de kwitantie gehecht blijft. Bij betaling worden de kwitanties in een dito geliniëerd boek, waarvan de laatste kolom niet gebruikt zal worden, ingeschreven. Dit boek is dus als een sub-kasboek te beschouwen. Van uit dit boek worden de bedragen in de net-rekeningcourantboeken overgenomen, terwijl bij betaling, de aan de kwitantie bevestigde souche, waarop dan specificatie van het bedrag en de aard van de schuld zijn aangegeven, door den beheerder der kwitantie-portefeuille aan den employé, belast met het bijhouden van het klad-rekening-courantboek, zal worden ter hand gesteld als boekingsmateriaal.



49
Wat de te incasseeren coupons en dividenden betreft, de opbrengsten hiervan zullen via het hulpboek „geknipte coupons", op de vroeger omschreven wijze, in het credit der cliënten worden gebracht.
Als boekingsmateriaal voor het klad-rekening-courantboek dient de nota, terwijl de boekingen in het net-rekening-courantboek plaats vinden uit het hulpboek „Geknipte Coupons".
De contröle op het verantwoorden van de vervallen coupons en dividenden besprak ik reeds vroeger.
Tegenover het incasseeren der opbrengsten van de bovengenoemde bezittingen staan de betaling der onderhoudskosten aan de vaste eigendommen, het betalen van belastingen en assurantiepenningen, voor welke betalingen bij verval de noodige bescheiden zullen worden aangeboden. Speciaal voor de vervallen assurantiepremies zal men een agenda hebben bij te houden, waarin nauwkeurig wordt aangeteekend, wanneer de posten vervallen. Deed men dit niet, dan zou het kunnen voorkomen, dat een pand onverzekerd bleef.
Teneinde de rekeningen die voor onderhoud worden ingeleverd, te kunnen controleeren, zal men alleen de kosten voor die werken accepteeren, waarvan de schriftelijke opdracht door den commissionair is uitgezonden. Men moet n.1. een scherpe contröle hebben, dat geen werken worden uitgevoerd zonder voorkennis van den commissionair, die de administratie voert. Op het overeenkomen van de ingeleverde onkostennota's met de vooraf ingeleverde begrootingen zal men scherp hebben te letten.
Teneinde het overzicht van de op de diverse exploitatie-ontvangsten vallende lasten te vergemakkelijken, zal men ook de bedragen aan de debetzijde der rekening-courant van den cliënt over diverse kolommen splitsen, n.1.:
Totaal;
Onderhoud;
Assurantie;
Belastingen;
Provisie;
Onkosten;
Diversen.
In de kolommen „Diversen" debet en credit zal men die posten opnemen, die met het eigenlijke administratieve beheer van het vermogen in geen verband staan, b.v. aan- en verkoop van fond-
Org., Adm. en Contröle in Bankzaken. 4



50
sen, stortingen en disposities. Mocht de commissionair ook de ten laste van zijn cliënt loopende hypotheken administreeren, dan zal hij in het hypotheekregister daarvan speciale aanteekening houden, en door aanteekening in de agenda er voor zorgen dat de rente en aflossing op tijd betaald wordt.
Verlangt de cliënt dat de commissionair tevens zijn boekhouding voert, dan zal hij daartoe voor iederen cliënt door een zijner employés een boekhouding moeten laten bijhouden, die min of meer gedetailleerd zal zijn, naarmate men lagere of hoogere eischen stelt aan het te verkrijgen overzicht. De cliënt zal daartoe eventueel de aanvullende gegevens moeten verstrekken.
Heeft een cliënt b.v. diverse huizen, dan zal een exploitatieoverzicht van ieder huis geen luxe zijn.
De commissionair zal vaak belast zijn met de invulling der belastingbilletten zijner cliënten, zoodat hij bij de inrichting der detailadministratie zal hebben rekening te houden met de mogelijkheid van de beantwoording der vragen door de belasting-autoriteiten in de billetten gesteld.
De commissionair, die niet in de verleiding wil komen, dat hij ooit fondsen, die hem door derden ter administratie zijn toevertrouwd, beleent, wanneer hij eens in moeilijkheden mocht komen, zal ter voorkoming van alle eventualiteiten, zijn cliënt in overweging geven, de fondsen bij een groote bankinstelling in open bewaargeving te deponeeren, of wel hij neemt alleen de coupons en dividendbladen in bewaring en laat de cliënt de mantels in de safe opbergen.
Bij belegging van vrij gekomen gelden geve hij den cliënt hoogstens advies, doch late hem zelf beslissen.



MODELLEN.



52
53
MODEL I. Debet.
EFFECTEN-
Nominaal Bedrag. Personen.
Datum. Naam Kooper. Koers. —
Specifiek. Dagtotaal. Bedrag. Dagtotaal
IN- EN VERKOOPBOEK.
Eigen Fondsen.
j Datum Afwikkeling. Verlies. Bemerkingen.
Nominaal. Bedrag.
De creditzijde is evenzoo gelinieerd, met dit verschil, dat de kolom „Verlies" vervangen wordt door een kolom „Winst".



54
MODEL II.
ONTVANGBOEK.
Datum
Naam Beursman, Paraaf Bank of Kassiers- Naam fonds. ND°™inaal N°- Geldbedrag. van instelling. Bedrag. Fondsen. 5 pon<Js



55
MODEL III.
LICHTINGENBOEK.
Datum
Naam Bank, Beurs- , , ,
T7T . »i -BA Nominaal No. s Do„.i
man of Kassiers- Naam Fonds. Paraat. , . „, Bedrag. Fondsen,
instelling.



56
MODEL IV.
MUTATIEBOEKJE
(voor Fondsen, die door de Kassiersinstelling uit het Depót worden gelicht, en voor aflevering worden gebruikt.)
Datum. NAAM FONDS. N™3' Afgeleverd aan:



57
MODEL V.
NUMMERBOEK.
Naam Fonds
Debet.
Datum. Ontvangen van: Nömtaaal Nummers.
s Bedrag.
Creditzijde zelfde liniatuur, alleen boven de bladzijde staat: „Credit".
De naam van het Fonds zal in het midden boven de twee bladzijden worden geschreven.



58
MODEL VI.
Debet.
DEPOTBOEK KASSIERSINSTELLING.
Naam Fonds
Credit.
Datum. Omschrijving. Nominaal. Datum. Omschrijving. Nominaal.
I I



MODEL VII.



60
MODEL VIL
DAG-CONTROLE- STAAT.
Datum •
1 | 2~J 3 | 4 II 5 | 6 | 7 | 8 II 9 | 10 | ÏT~TÏ^T "~| 13 T15 1~16 I 17 I 18 I 19 I 20 11 21 I 22 1 23 1 24~
Portefeuille. Te leveren. Te ontvangen. = Kassiersinstelling. Eigen fondsen. Prolongatie.
~SQ. | bij [ af | SQ. ~SQ. | af | bij [ SQ. So. | bij | af | ^ s°- af 1 s°- ' SQ. [ bij | af | jö. [ bij [ af [ S°.
2 3 5 10 5 3 _ 2 3
I
i
I
l
61



62
63
MODEL VIII.
KAS¬
BOEK.
Saldo Proion- Omschrij-
Datum. Omschrijving. en Personen. Kassiers. . Diversen. ving
totaal. Satle- Diversen.
Totaal Proion- Omschnj-
Datum. Omschrijving. en Personen. Kassier. Onkosten. Diversen. ving
Saldo. §atle- Diversen.
I
I
Ontvangsten van den kassier zullen geboekt worden van den Stock van de chèque, waarop bij onderteekening een paraaf van den onderteekenaar wordt gezet, nadat hij den Stock met de chèque heeft vergeleken.
De kolom „Prolongatie" wordt ingevuld van de acte.



64
MODEL IX.
KASSIERS-
Saldo Effecten- Kas; niet OmschrijDatum. Omschrijving. en J°f"en overnemen Proion- Diversen vjng Totaal. kassier. ministratie. s Diversen
Totaal Kas; niet OmschrijDatum. Omschrijving. en ^oofdad" ^J""" Onkosten. Diversen. ving Saldo, ministratie. 83 'C' Diversen.
BOEK.
65
Ontvangsten van den kassier zullen geboekt worden van den Stock van de chèque, waarop bij onderteekening een paraaf van den onderteekenaar wordt gezet, nadat hij den Stock met de chèque heeft vergeleken.
De kolom „Prolongatie" wordt ingevuld van de acte.
Org., Adm. en Contröle in Bankzaken. 5



66
MODEL X.
Datum
MEMO¬
RIAAL.
Datum
67
1
I
il



68
MODEL XI.
RECAPITULATIE-
Maand
69
BOEK KAS.
Datum. Totaal. Personen. Kassier. Prolon- Onkosten
gatie.
Datum. Totaal. Personen. Pro'on gatie.



70
71
MODEL XII.
RECAPITULATIE- BOEK KASSIER.
Maand i
Effecten-
Datum. Totaal. p.0,,e.n Prolon- Datum. Totaal. Pro'on- Onkosten,
onder den gatie. gatie. Kassier.
I . |



72
MODEL XIII.
BEURSINKOOPBOEK.
Datum
Bedrap incl Datum GedeelteNamen beurslieden. Naam fonds. Nom.bedrag. Koers B afwikke- lijke
rente. llng ieveilng.



73
MODEL XIV.
BEURSVERKOOPBOEK.
Datum
Bedrag incl Datum GedeelteNamen beurslieden. Naam fonds. Nom. bedrag. Koers. 8 ' afwikke- lijke
rente. jj„g levering.



74
75
model xv.
CLIËNTEN- INKOOPBOEK.
Datum }
'Tk06^138 Provisie EffeCtT Koersverschil Cliënten RF°C
NAMEN. Woonplaatsen. Naam fonds. Nom. bedrag Koers. inclusief zegei debet • •
rente. credit. ' DoeK-
1 1 1; ^===^="^=^====;|======^=^— i I
I
|



76
77
MODEL XVI.
CLIENTENDatum VERKOOPBOEK.
■ , p
NAMEN. Woonplaatsen. Naam fonds. Nom. bedrag Koers. \ Koersbedrag Provisie Effecten- Koersverschil Cliënten R °c
_ J 1 | «edit. | credit. credit, boek.
|
■
■
:



78
MODEL XVII.
POSITIEKAART.
Na*m Fonds
Rubriek
Datum. Omschrijving ^ Datum. Omschrijving ^ Datum. Omschrijving ^
_ I



MODEL XVIII.
CENTRALE POSITIEKAART.
Fonds
~3
Dat. Omschrijving Naam. Nom- Dat. Omschrijving Naam. „N?m' Dat. Omschrijving Naam. °m' Bedrag. Bedrag. Bedrag.



80
MODEL XIX.
GENERALE POSITIELIJST.
,
Porte Cliënten. Beurs. Kassier.
Naam fonds. Prol, o/j
Debet. Credit. Debet. Credit. Debet. Credit.
■



MODEL XX.
Org., Adm. en Controle In Bankzaken.
6



82
Model xx.
Ontvangstzij dê.
Saldo Fo. Omschrij-
Omschrijving. en R.-C. Cliënten. Beurs. Kassier, Diversen. ving
Totaal. boek. Diversen. I
; =
83
kas- b0ek'
Uitgaaf zijde.
Totaal Fo. OmschrijOraschrijving. en R.-C. Cliënten. Beurs. Kassier. Onkosten. Diversen. ving
Saldo. boek. Diversen.



MODEL XXI.
84
85
KASSIERS* BOEK.
Debet- Credit.
Saldo Effecten- Kas niet T Totaal I Kas niet I | I I
Datum. Omschrijving en posten °verne; Diversen Omschr- Datum. Omschrijving. en °v"n.e: Onkosten. Diversen. 0mscnr-
Totaal. Kassier. hZmL DlVCrse"- Saldo. Diversen.






Kleinbank en Grootbank.
Aanschouwelijke voorstelling van den loop dep- Administratie-
Van uit het „combinatie Kasboek" en de verdere hulpboeken worden de eindbedragen* zoowel voor de „collectieve personenrekeningen" als de „onpersoonlijke rekeningen" naar het grootboek overgebracht. Voor wat de „Kleinbank" betreft, dagelijks of maandelijks.
Voor wat de „grootbank" aangaat worden de bedragen van uit de hulpboeken naar hef „combinatie journaal" overgebracht en van daar uit in het grootboek.
De saldi, die de „collectieve personenrekeningen" in het grootboek aanwijzen, moeten gelijk zijn aan de resultaten der saldi uit de rekeningcourantboeken. De saldi der individueele rekeningen Uit het klad-rekemng-courantboejc zullen, nadat dit boek met het net-rekening-courantboek is gecontroleerd, moeten overeenstemmen.






Effectenafdeeling (fondsenbeheer) KLEINBANK
Controle heeft plaats als beschreven in het 'boek van de „Kleinbank".
Deze grafische voorstelling geeft alleen het verloop der Éffecten in „Algemeenen voorraad''. De behandeling der Effecten in gewoon depot is voldoende na te gaan uit de beschrijving. Verondersteld is, dat er geen prolongaties worden gesloten, doch alles op stukrekening wordt geadministreerd.






Effectenbchcer Grootbank,
Effectenontvangboek
Effectenon tvangboek Kasclienten
Adviesbrief
met ontvangst bevestiging






Fondsenadministratie Commissionair.