REGISTRATUURSTELSEL.
PRACfISCHE METHODE
voor het ordenen, cïassificeeren en indiceerèn van Departements-, Provinciale- en Gemeenteregistraturen en in hét algemeen van die van groote administratiën
DOOR
RUYGROK & Co., BATAVIA.






Corrigenda.
Na het afdrukken vonden wij nog de volgende fouten, die de lezer wel zal willen verbeteren.
Op bldz. XVII titel staat register. moet zijn: Register.
13 de regel v. o. „ Algemeene „ „ algemeene
l l ö" 8ste n v. o. „ 21 Juni 1822. „ , 21 Juni 1822 No. 2
" 1' 21 18de „ v. b. „ Eischen waaraan „ „ Eischen, waaraan
22 5de -. *B B zwerven op, of in „ „ zwerven op,—of
de schrijftafels „ „ weggeborgen
worden wegge- worden in — de
borgen. „ schrijftafels.
23 1sie „ v. o. „ naar „ ,. maar
„. 28 10 de B v. b. „ Systematisch „ „ Systematisch.
" " „11de „ „ „ „ Alphabetisch-lexi- „ „ Alphabetisch-lexi-
cographisch cographisch.
„ „12 de „ „ „ „ Geographisch „ „ Geographisch.
„ „ 29 noot „ van de rotulus. „ „ van den rotulus.
" " 33 6 de regel v. b. „ behoeft te worden ,, „ -behoeven te worden
gemeld. vermeld.
34 7de B v. b. „ (Exhibitum—voor-,, „ (Exhibitum=voor-
gelegd stuk) gelegd stuk)
„ „ „ 17 de B B n „ en de verdere „ » en worden de verdere
„ " B 9 de B v. o* „ ruitjes „ ruitertjes
„ B 1 ste B B B • Acterstaand „ ■ Nevenstaand
„ „ 42 4 de B v. b. „ personeel „ „ petsoneele
48 7 de B v. o. „ behooren, men kan „ „ behooren; men kan
met zijn hulp „ „ met behulp daarvan
„ „ 50 §j „ Stukken waarop „ „ Stukken, waarop
„ „ 53 22 ste B v. b. „ bepaald „ „ bepaalden
„ „ 54 model „ Classificatie en „ „ Classificatie- en
Repertoire nommer. „ „ Repertoire - nommer.
„ „ „ „ Reden waarom „ „ Reden, waarom
„ „ 57 5 de regel v. b. .„ zij behoort „ •„ de dossierkaart behoort
„ „ 58 3 de B v. b. „ geschreven met ij „ „ geschreven met ij,
„ „ 59 10 de B v. o. „ In Spaansche en „ „ In Spaansche- en
„ „ 70 17 de ' v. o. „ n. L „ ,,. n. L$
„ „ 73 opschrift „ h. Andere benoo- „ „ i. Andere benoo-
digdheden digdheden.
„ „ 75 8 ste regel v. 0. „ retoacta „ „ retroacta
77 7 de . v. b. „ Expeditie het Hoofd „ „ Expeditie aan het
Hoofd
„ 82 6 de B v. 0. „ Zoology. „ „ Zoölogy. „ „ 84 12 de „ v. o. „ Sciology. „ „ Sociology. „ „ 86 22ste „ v. b. „ ontleed. „ „ ontleed: „ „ 88 22 ste „ v. o. „ hoofdverdeeling. „ „ hoofdverdeeling: „ „ 89 7 de B v. b. „ veroorloven nader „ „ < veroorloven, nader „ „ 95 12 de B v. o. „ Indische en Kolo- „ „ Indische- en Koloniale niale„ '„ 96 8 ste B v. 0. „ werkzaam „ „ werkman „ „ 98 23 ste B v. b. „ ambtenaren „ „ ambtenaren. „ „ 100 24ste B v. b. „ ambtenaren „ „ ambtenaren. „ „ 100 25 ste B \ v. b. „ Gemeenteambtena-„ „ Gemeenteambtenaren ren. „ „ 100 26 ste „ v. b. „ Onderwijzers „ „ Onderwijzers. „ „105 17 de „ v. b. „ zuiver „ „ zuiver „ „ 106 1 ste B v. b. „ c.Eindbeschouwing„ „ d. Eindbeschouwing.






REGISTRATUURSTELSEL.
i
PRACTISCHE METHODE
voor het ordenen, classificeeren en indiceeren van Departements-t Provinciale- en Gemeenteregistraturen en in het algemeen van die van groote administratiën
door
J. A. J. VERMAAT Jr.,
Ambtenaar-ter-beschikking van het Hoofd van den Dien.t der Staatsspoor- en tramwegen. Oud-Chef van de AfdaeKng .Registratuur en Secretarie" van de Pensioen-raden, Lid van het „In.titut International de Bibliographie" te Brussel, Adviaeur van het Nederlandsch Registratuurbureau, Schrijver van .De Penr sionneering van de Gemeenteambtenaren".
Voorrede voor den eersten druk van Mr. N. G. VAN TAACK TRA KRANEN,
Secretaris van de Pensioenraden te 's-Cravenhcge.
2e vermeerderde en herziene druk (2e en 3e duizend).
RUYGROK & Co., BATAVIA. 1918.



WMHH



Voorrede.
Gaarne voldoe ik aan de üitnoodiging van den schrijver, om voor dit boekwerkje eene korte voorrede te schrijven.
Het door hem behandeld onderwerp is ontegenzeglijk voor iedere administratie van eenigen omvang van niet te onderschatten belang.
Het zorgen voor de „orde in eigen huis" kan voor iedere administratie, groot of klein en op welk gebied haar arbeidsveld ook moge liggen, slechts tot nuttig resultaat hebben: besparing van moeite en arbeidskracht en tevens beter, degelijker werk. Wie eene zaak degelijk wil behandelen en tot een goed einde brengen, moet in ieder stadium daarvan, van hare wordingsgeschiedenis en stand op de hoogte zijn en — wanneer zijn geheugen, waarop een voorzichtig man nooit te veel moet bouwen, hem in den steek laat — in staat zijn, de daarop betrekking hebbende stukken volledig te raadplegen.
Ik behoef hier niet te schetsen de stoornis en het tijdverlies, die van het zoek raken van stukken het gevolg zijn.
De vraag zal echter rijzen: „Is het stelsel, zóó als het in de in Hoofdstuk I van dit werkje opgenomen voorschriften is verordend, niet goed? Bestaat er inderdaad behoefte aan een nieuw stelsel?"
Voorzoover mijne ervaring reikt, beantwoord ik laatstgestelde vraag bevestigend.
De fout van de bestaande voorschriften ligt m.i. in het tot eenig en algemeen stelsel verheffen van de chronologische indeeling der archieven en het'verbod van eene ordening „paf ordre des matières"!
Waarom?
Omdat het raadplegen der retroacta dient, om zich van eene bepaalde zaak, welker verloop vaak maanden, soms jaren, in beslag neemt, op de hoogte te stellen. Wie dus de geschiedenis der zaak wenscht te bestudeeren, zal de in zijn archief verspreid, immers, naar t ij d sorde opgeborgen stukken moeten lichten. Het bijeenbrengen van verspreid liggende gegevens vordert tijd, omdat daarvoor eerst de chronologische index moet worden geraadpleegd en vervolgens uit allerlei kasten, laden of porteuilles de stukken moeten worden bijeengebracht. Het verlangde dossier komt echter, na eenige moeite, bij elkaar en wordt door den betrokken ambtenaar, die de zaak bewerkt, in ontvangst genomen. Betreft het nu een zaak, welke voor dadelijke en definitieve afdoening vatbaar is, dan kan alles regelmatig loopen en het volleaige dossier, na-de afdoening, in zijn geheel, weder aan den archivaris, ter opberging, worden ter hand gesteld.
_ V —



afgegeven, ontheven. Geeft de zaak aanleiding tot correspondentie, dan weet — Want ook dit behoort tot de zorg van den registrator — dat hij nevens het inkomend stuk, de retroacta terugontvangt. Daardoor wórdt de m.i. voornaamste oorzaak van het verloren gaan der stukken opgeheven.
Zijn er nu aan het Registratuurstelsel geen nadeelen verbonden?
Voorzoover mijne ervaring reikt, zie ik er geen; althans geen, die niet met eenig overleg kunnen worden overwonnen.
Vóór alles is het noodig, dat de ambtenaar, die als „registrator" wordt aangesteld, het stelsel goed heeft bestudeerd en bovendien op de hoogte zij van de zaken der administratie, waarbij hij is aangesteld. Immers, hij moet de stukken classificeeren en in den index den inhoud van het stuk in het kort aanteekenen. Hij moet in zijnen arbeid worden bijgestaan door een voldoend getal behoorlijk geschoolde ambtenaren; hij moet over het noodige materiaal, dat bij eerste aanschaffing niet goedkoop is, kunnen beschikken. In de volgende bladzijden wordt op een en ander nader gewezen. Dit zijn echter geen nadeelen, speciaal aan het Registratuurstelsel verbonden. Iedere degelijke arbeid vordert degelijke arbeidskrachten en practisch ingericht materiaal en de vraag rijst, of de meerdere kosten niet ruimschoots worden opgewogen door besparing van tijd en werkkracht elders.
De chronologische ordening van het levend, d.w.z. voor het werk steeds noodig, archief, beantwoordt m.i. ook daarom niet meer aan de eischen der ,practijk, omdat de administratie, tengevolge van de groote uitbreiding der Staatszorg en Staatsbemoeiing, sedert den tijd van Hunne Hoogmogenden in belangrijke mate ingewikkelder is geworden. De hoeveelheid der te behandelen onderwerpen is — wanneer ik de ervaring, bij eenen enkelen tak van dienst opgedaan, als maatstaf mag nemen, voor hetgeen er aan belangrijke Departementsafdeelingen en Regeeringsbureaux omgaat — zoo groot, dat, -bij eene chronologische ordening van het archief, een behoorlijk overzicht der onderdeden verloren gaat. Nu is het waar, dat hieraan kan worden tegemoet gekomen door het bijhouden van een goed ingerichte „rubriekenlijst" met klapper en naamlijst, maar wanneer deze wijze van indiceeren hoofdzaak is, dan verdwijnt de overzichtelijke agenda op den achtergrond, dan is de hoofdzaak: „indiceering par ordre des matières" en dan ligt het ook voor de hand, dat de methode van opberging der stukken verband houde met de inrichting van den index. En hiermede zijn wij weder beland bij het registratuurstelsel. Het inrichten van klappers en naamlijsten volgens kaartsysteem, de keuze van de nummeringsmethode enz. enz. zijn, in zekeren zin, bijzaak. „In zekeren zin" schreef ik, omdat dit hulpmiddelen zijn, om het registratuurstelsel op de meest practische wijze uit te werken.
Ten slotte nog een woord, speciaal over het werk van den heer V e rmaat.
De schrijver heeft, door van de juiste beteekenis en strekking van de verschillende hulpmiddelen (indices, klappers, lijsten enz.), die voor de richtige uitvoering van het stelsel noodig of nuttig zijn, eene korte beschrijving te geven, een groot bezwaar, aan het bestndeeren van buitenlandsche werken verbonden, weten te ondervangen. Men moet een boek als dat van M i c h a 1 s k i :
— VII —



Inhoud.
VOORREDE ' V
VOORBERICHT VOOR DEN TWEEDEN DRUK ..... IX
INHOUD XI
LIJST VAN MODELLEN. ... ff ....... , XIV
OPGAVE DER PLATEN XV
TREFWOORDEN . . . ,* XVI
ALPHABETISCH-LEXICOGRAPHISCH REGISTER XVII
INLEIDING . 1—2
HOOFDSTUK I 5 — 20
Oude voorschriften 5
Concept besluit van de Staatscommissie, ingesteld bij
Koninklijk besluit d.d. 1 Augustus 1818 Litt. T.T. . . 7 Koninklijk besluit van 4 September 1823 No. 7 . . . 12 . Koninklijk besluit van 18 October 1823 No. 141 .. . 16 Koninklijk besluit van 6 Augustus 1831 No. 21 . 17 Gebreken van de tegenwoordige archiefinrichting, geconstateerd door de Staatscommissie, benoemd bij Koninklijk besluit van 10 Augustus 1910 No. 26 ... . 19 -
HOOFDSTUK II. . . ■ • • ■ .21—25
Registratuur en archief 21
a. Algemeene beschouwingen 21
b. Eischen, waaraan een goed registratuurstelsel moet voldoen 21
c. Registratuurlokalen en meubilair 22
ï Lokalen ' / . . 22
II. Meubilair I . 1 . 23
i. Schrijftafels en I I
papiermandjes .... 23
„ . , zie ook „„
2. Sorteertafels >,, , , „,< . .
„ . (Hoofdstuk W\ „„
3. Boekenkasten .
4. Registratuurkasten \ I . 23
5. Kaartenkasten I | . . 24
6. Agendakasten I 24
d. Registrator en toegevoegde ambtenaren 24
HOOFDSTUK III. . ' 26 — 60
Beschrijving van het nieuwe registratuurstelsel 26
— XI —



Algemeene beschouwingen. . . . . 26
a. De Indicateur .... 28
b. Het registratuurplan of de index . - 40
c. Het dossier . 41
d. De rotulus 48
e. Het repertoire der dossiers 49
f. Het register der numeratornommers 49
g. Het afgifteregister . 50
h. Vernietiging van stukken 50
i. De termijnkalender 50
j. Stukken, waarop antwoord of eene beschikking wordt gewacht 51
k. Het restantenbriefje 51
1. De restantenlijst 52
m. De agenda 52
n. De 'notulen 52
0. Recu's en afgiftekaarten 52
p. Verloren geraakte bescheiden 53
q. Classificatiekaarten 55
r. Dossierkaarten 55
s. Personeele kaarten ^ 57
t. Secretarie-registers 60
HOOFDSTUK IV 61—73
Materieel 61
a. Kaarten \ /. 61
b. Ruitertjes I I . 66
c. Kaartenkasten . I a I, 68
d. Klasseurs f "o I • ^
e. Bibliotheek^, Registratuur- en Archiefrekken. \ ° "K /. 72
f. Loketkasten • . [ 'S o ] • 72
g. Kantoor- en schrijftafels I x / • 72
h. Boeken- en akten-transportwagen . | | . 72
1. Andere benoodigdheden ) 1 . 73
HOOFDSTUK V. . . 74
Nieuwe ordening der Registratuur 74
HOOFDSTUK VI 75 — 77
Algemeen overzicht van de toepassing van het vorenbeschreven
stelsel 75
HOOFDSTUK VII 78—106
De classificatie 78
a. Stelsels 78
J. Ch. Brunet 78
Kirchhoff-Hinrichs 79
James Duff-Brown 79
Charles A. Cutter 82
Melvil Dewey 83
— XII —



Materieel.
Cyclostyle 45
Couponvernietiger 47
Boekensteunen 73
Etiquethouders 73
Geleidekaarten 70 71
Hechtmachine 57, 66
Hotchkiss 57, 66
Kaarten 61—66, 70—71
Merktang 33
Numerator 33 49
Ponsmachine 47
Ringentang .* 57, 66
Ruitertjes 66—68
Stempels 44, 46, 47
Viziertang * . . 33
Meubilair.
Agendakasten 24
Archiefrekken 72
Bijzettafeltjes 23
Boekenkasten 23
Boekenrekken 23 72
Boeken- en Akten-transportwagen 72
Kaartenkasten - . 23, 68 69
Kantoor- en schrijftafels 72
Klasseurs 24 70
Loketkasten 72
Onderkasten 24 69
Papiermandje 73
Registratuurkasten. Zie: Klasseurs.
Schrijftafels 22, 23, 72
Sorteertafels 22, 23 72
Verticaal-rangschikkasten. Zie: Klasseurs. Michalski 48 50
N.
Naamlijst 7, 12, 15, 19
Nommerstelsels. Zie: Classificatie. Notulen.
Het verdient aanbeveling de notulen te houden op losse vellen . 52
Numeratornommer 33 49 75
Nummering.
Eischen, waaraan de nummering moet voldoen 40
Ieder dOssier ontvangt een repertoire-nommer . ,. . . .48
Ieder stuk ontvangt een classificatie-nommer 28, 76
Ieder stuk ontvangt een rotulus-nommer 28, 45, 48, 76
— XXII -



Registratuurplan.
Op welke wijze men het registratuurplan voor de administratie der Staatsspoor- en tramwegen in Nederlandsch-Indië heeft
vastgesteld * 41, 100-105
Verschil tusschen registratuurplan en repertoire 49
Registratuurstelsel.
Algemeen overzicht van de toepassing van het registratuur-
stelsel 75-77
Doel 40
Repertoire.
Definitie 27, 49
Ieder dossier ontvangt een repertoirenommer '49
Verschil tusschen registratuurplan en repertoire .... 49
Restantenbriefje. Zie: Benamingen.
Restantenlijst. Zie: Benamingen.
Voorschrift tot het inzenden van restantenlijsten .... 52
Roebuck George Ed 87
Rotulus. Wat er op vermeld moet staan ....... 43
Zie: Benamingen.
Rubriekenlijst. Zie: Hoofden- of rubriekenlijst.
34-36, 66-68, 76, 77
Definitie van v gg
Gebruik van ^ 26
S.
Schulze J. William 25
Secretarie.
Er moet zijn één Algemeen Bureau voor al het schrijf- en kopiewerk der expeditie 6 10 13
Expeditielijst 7' ll' 14
Expeditieregister gQ* 7g-
Lijst van distributie van het kopiewerk 7 ll' 14
— behoort onder het beheer van den registrator te staan . . ' 45
Secretarieregister '. 60 76
Zie: Registers.
Staatscommissie.
— ingesteld bij Koninklijk Besluit van 1 Augustus 1818 Litt TT 5 Rapport, d.d. 21 Juni 1822, No. 2 van de—, ingesteld bij Koninklijk
Besluit van 1 Augustus 1818 Litt. T.T 5
Conceptbesluit, behoorende bij vorengenoemd rapport ... 7 ingesteld bij Koninklijk Besluit van 10 Augustus 1910, No. 26. 1 Onderzoek der laatstgenoemde — naar de wijze, waarop de zaken betreffende agenda, index en archief bij de verschillende departementen geregeld zijn ... 1Q
Stukken.
De bijlagen van stukken zijn met romeinsche cijfers genommerd. 48
— XXIV -



Stukken.
De dragen een classificatie- en een rotulusnommer . 45, 48, 76
Lichten van — 52 53
Lijst van voor vernietiging vatbare — 50
— die verloren raken 53 55
— die niet meer dadelijk noodig zijn, worden in de dossiers geborgen 43 die op meerdere, tot verschillende dossiers behoorende onderwerpen betrekking hebben 45
tot één dossier behoorende, worden van een doorloopend nommer
45
voorzien
— waarop antwoord wordt gewacht 51
Stempeling van — ' 44, 46, 50
Vernietiging van — 20, 45, 46, 50
Vervanging van verloren geraakte 53- 55
Voor het achterhouden van — in de bureaux moet ten strengste worden gewaakt ^3
T.
Termijnkalender 50 51
Aanteekenen van periodieke opgaven 51
Aanteekenen van het tijdstip, waarop antwoord kan worden verwacht op een door de administratie verzonden brief . . . .51
Thorne, William Benson 87
Transportwagen 72
V.
Vernietiging.
Stukken, die na verloop van zeker tijdvak voor vernietiging in
aanmerking komen 20, 45 46, 50
Voorschriften.
Nieuwe — 21 e.v.
Oude — 5—20
— geldend voor de inrichting en classificatie van Rijksarchieven 2
Z.
Zaalberg. J. A.
— baanbreker voor een nieuw stelsel tot ordening van stukken, behoorende tot de gemeente-administratiën. ...... 2
Termijnkalender 50 51
Aanteekenen van periodieke opgaven 51
Aanteekenen van het tijdstip, waarop antwoord kan worden verwacht op een door de administratie verzonden brief . . . . 51
Thorne, William Benson 87
Transportwagen 72
V.
Vernietiging.
Stukken, die na verloop van zeker tijdvak voor vernietiging in
aanmerking komen 20, 45 46, 50
Voorschriften.
Nieuwe — 21 e.v.
Oude — 5—20
— geldend voor de inrichting en classificatie van Rijksarchieven 2
Z.
— XXV —



f



Oude Voorschriften.
HOOFDSTUK I.
Nieuwe Voorschriften.
HOOFDSTUK II—VII.






- 13 -
taris ter hand gesteld, die dezelve ter bestemder uur bij het Hoofd des Departements inbrengt.
Deze en de Secretaris houden aanteekening, ieder voor zich op een exemplaar der agenda, van de nopens ieder stuk door het hoofd des Departements genomene dispositie, hetzij dezelve finaal of slechts voorloopig zij.
Art. 7. Het Hoofd des Departements behoudt de door hem.zelve gecoteerde agenda onder zich, tot na de resumtie der opgemaakte resolutiën.
Art. 8. De Secretaris neemt het dubbel der agenda, benevens alle de stukken over en zorgt wijders voor het doen opstellen der concept-resolutiën, rapporten, enz., hetgeen hij onder zijn oog en zijne leiding, door de verschillende onder zijne bevelen staande bureau-ambtenaren doet volbrengen, hun dat werk uitdeelende naar gelang hunner kunde en geschiktheid.
Art. 9. Hij zal de stukken, die commissoriaal gemaakt of gerenvoyeerd zijn, onmiddellijk van den vereischten omslag doen voorzien en, voor de resumtie, dadelijk doen verzenden. Wegens de stukken, welke voor informatie of notificatie aangenomen, of vóór eenigen tijd aangehouden zijn, zoo mede voor die, welke om consideratiën en advies of ter dispositie moeten worden verzonden, zal hij geene resolutiën doen opmaken, dewijl de op de agenda gestelde nota hiervoor verstrekt.
Hij zal ook geene net-notulen doen houden, maar acht geven op de zorgvuldige bewaring der minuten van alle uitgaande stukken.
Art. 10. De bureau-ambtenaren met de redactie der resolutiën, missives en rapporten belast, geven hunne opstellen, ten bestemden tijde, aan den Secretaris terug en deze biedt dezelve, na gedaan onderzoek, aan het Hoofd des Departements ter resumtie aan.
Art. tl. Na deze resumtie bekomt de Secretaris, van het Hoofd des Departements, het door dezen gecoteerde exemplaar der agenda terug, neemt de bekrachtigde resolutiën over en zorgt wijders voor het doen schrijven en verzenden der stukken.
Art. 12. De rapporten der administrateurs en>ier referendarissen, van welke art. 22 dezes besluits melding maakt, worden gebragt aan het einde der agenda van den dag waarop zij gerapporteerd hebben.
Art. 13. Er zal bij ieder Hoofd-Departement van Algemeen Bestuur slechts een algemeen bureau mogen zijn, op hetwelk al het schrijf- en kopijwerk voor het geheel Departement, onder het oog en de leiding van eenen commies of adjunct-commies, naarmate van den omvang der werkzaamheden, door de noodige kopisten verrigt wordt.



- 14 —
Art. 14. De commies of adjunct-commies die aan het Hoofd van dit bureau staat, zorgt mede voor de rigtige verzending der stukken met de daarbij behoorende bijlagen.
Art. 15. Hij ontvangt te dien einde van den Secretaris de geresumeerde en vastgestelde resolutiën, met de. daarbij behoorende twee exemplaren der algemeene agenda, en zorgt voor het doen afschrijven der extract-resolutiën, missives, rapporten, enz.; na het verzenden derzeive, overhandigt hij, het door het Hoofd des Departements gecoteerde exemplaar der agenda met alle de daartoe betrekkelijke stukken, welke daarbij moeten verblijven, aan den archivist. Het tweede exemplaar der agenda behoudt hij onder zich, en doet daarop aanteekening van den dag der verzending der stukken, en van het nummer der expeditie-lijst.
Hij zorgt dat de verzameling dezer agenda volledig blijve en te dien einde van tijd tot tijd ingebonden worde.
Art 16. De resolutiën, rapporten, missives, appointementen, enz. worden uitgegeven onder de dagteekening en het nummer der agenda, op welke zij zijn vastgesteld.
Art. 17. De commies of adjunct-commies, die het bureau van expeditie bestuurt zal eene nauwkeurige expeditie-lijst van de op iederen dag verzondene stukken moeten houden, als ook eene lijst der verdeeling van het kopij-werk onder de kopisten, met vermelding van het getal bladzijden, dat door ieder hunner is geschreven.
Art. 18. Er zal bij ieder Hoofd-Departement slechts een algemeen archief zijn, hetwelk zoo wel de stukken tot het beheer van de administrateurs behoorende, als die welke door den Minister worden afgedaan, bevatten zal, en naar gelang van deszelfs omvang, onder de bewaring zal zijn van eenen commies of adjunct-commies, die tevens met het opmaken van den algemeenen index zal belast worden.
Art. 19. Aan dezen archivist en indexmaker zullen, naar gelang van den omvang der werkzaamheden, een of meer commiesen of adjunct-commiesen, tot hulp wordejj toegevoegd.
Art. 20. Het archief zal steeds in eene tijdrekenkundige orde, ingevolge de dagteekeningen en nummers der algemeene agenda's moeten gerangschikt zijn, en nimmer naar de verschillende onderwerpen (par ordre des matières).
Art. 21. De index zal moeten gehouden worden in den vorm, voorheen bij H.H. M.M. de Staten-Generaal der Vereenigde Nederlanden en ook tegenwoordig bij sommige Departementen, als b.v. bij dat van Ontvangsten en



- 15 —
bij de Staats-Secretarie gebruikelijk, met de daarbij behoorende hoofden of rubriekenlijst en klapper of naamlijst.
Art. 22. Bij zoodanige Departementen, alwaar zulks doelmatig zal bevonden worden, zullen onder den titel van referendaris een of meer ambteharen kunnen worden aangesteld, die het Hoofd van het Departement zullen dienen van consideratiën en advies op, of assisteeren in de bewerking van alle stukken, welke hij zal nuttig oordeelen te dien einde in hunne handen te stellen.
Bij de Departementen, die administrateurs hebben, zullen tot assistentie van deze, in het bijzonder vak aan hen toevertrouwd, een of meer referendarissen kunnen gedesigneerd worden.
Art. 23. Deze ambtenaren hebben een geschikt vertrek aan het Departement en zijn aldaar werkzaam, doch hebben nimmer bureau-ambtenaren onder hunne bevelen, zelfs niet voor eenen tijd.
Bij aldien zij schrijf- of kopijwerk te verrigten hebben, vervoegen zij zich te dien opzichte bij den Secretaris, die zulks ter Secretarie doet volbrengen. Zij hebben de bevoegdheid, om uit het archief alle zoodanige retroacta te vragen, als zij in hun vak noodig hebben te raadplegen.
Art. 24. Aan hen zal bij voortduring worden mededeeling gedaan van alle wetten en algemeene verordeningen, die met opzigt tot hun vak van administratie worden daargesteld, en die het voor hen, ter rigtige uitvoering hunner functiën, van belang is te kennen.
Art. 42. Al het gewoon schrijf- en kopijwerk zal, bij de onderscheidene Departementen, ter algemeene Secretarie verrigt worden door kopisten, welke per bladzijde zullen worden betaald en daarvoor buiten het papier, inkt en pennen, erlangen voor iedere gecollationneerde bladzijde, houdende 30 regels en iedere regel 36 letters, 9 cents, of % minder en dus 6 cents, wanneer slechts ter halver bladzijde geschreven wordt, in welk laatste geval de regel zal moeten houden 24 letters.
Voor gedeelten van bladzijden zal naar evenredigheid worden betaald.
Art. 43. Bij het kopieeren van stukken in andere dan de nederduitsche en fransche talen, of van tableau-werk, zullen de kopisten, naar billijkheid en in evenredigheid van de meerdere of mindere moeiëlijkheid van het werk betaald worden (1).
Art. 44. De Hoofden der Departementen zullen toezien, dat bij hunne administratie geene andere kopisten gebruikt worden dan die Nederlanders en van een goed zedelijk gedrag zijn, op wier trouw en eerlijkheid men staat kan maken, die eene duidelijke en nette hand schrijven, die de noodige aan-
1). Zie het besluit van 18 October 1823, hierna.



— 1? —
de departementen van algemeen bestuur belast zijn met het kopijeren van stukken in andere dan de nederduitsche en fransche talen, of vart tableauwerk, met inschrijvingen op registers, uitrekeningen, optellingen, vergelijkingen, het afgeven en wegschikken der stukken uit het archief, het toemaken en verzegelen van de depêches, het stellen van opschriften op dezelve, of andere werkzaamheden van soortgelijke aard, zullen worden beschouwd als kopijisten, en dat hunne belooning zal worden geregeld naar het getal uren, door hen aan die werkzaamheden besteed, zoodanig dat het werk van ieder uur zal kunnen worden gelijk gesteld met twee, drie of uiterlijk vier gecollationeerde bladzijden schrijfwerk, naar gelang van de meerdere of mindere belangrijkheid van hunnen arbeid, ter beoordeeling en bepaling van de hoofden der departementen van algemeen bestuur en van de voorzitters der kollegiën.
Afschriften dezes zullen enz.
(get.) WILLEM.
Van wege den Koning (get.) J. G. DE MEY VAN STREEFKERK,
Accordeert met deszelfs origineel, De Griffier der Staats-Secretarie, (get.) L. H. ELIAS SCHOVEL.
6 Augustus 1831, No. 21, Kon. besluit, houdende vaststelling van een maximum van belooning voor verschillende rangen van ambtenaren bij het algemeen bestuur (1).
Wij WILLEM, enz.
Herzien ons besluit van 4 September 1823, No. 7, houdende onder anderen, vaststelling van het maximum der belooning welke kan verbonden worden aan sommige ambtsbetrekkingen bij de Departementen van Algemeen Bestuur, Kollegiën en Hoofd-Administratiën.
In aanmerking nemende dat de door ons bevolene, minder kostbare inrigting der verschillende takken van het hoofdbestuur, nadere bepalingen vereischt, zoowel nopens de belooningen bedoeld hij het opgemeld besluit, als ten aanzien van onderscheidene andere, welke, hetzij bij vroegere hetzij bij latere algemeene of bijzondere verordeningen zijn geregeld;
Op de voordragt van onzen minister van financiën, van 3 dezer, No. 813 (geheim);
Hebben besloten en besluiten;
1). Dit besluit hoezeer door latere speciale besluiten in alle opzichten gewijzigd, schijnt echter nimmer bepaaldelijk te zijn ingetrokken.



— 18 —
Art. 1. Bij de door Ons bevolene reorganisatie der verschillende Departementen van Algemeen Bestuur, collegiën en administratiën, zoo als ook bij alle volgende bevorderingen of nieuwe benoemingen, zal, wat betreft de aan Ons voor te dragen belooningen, tot grondslag worden genomen, dat de ambtenaren van de onderscheidene, hierna vermelde rangen of van zoodanige andere, als ter vervanging derzelve, zouden mogen worden bepaald, zullen kunnen genieten een tractement van wel minder, doch niet meer dan de volgende sommen, te weten: Secretaris-Generaal van een Departement van Algemeen Bestuur ƒ 4.000.—; Administrateur bij een Dept. van Algemeen Bestuur ƒ 3.500.—; Secretaris van de Algemeene Rekenkamer, Secretaris van den Raad van State, Griffier van de Eerste- of Tweede Kamer der StatenGeneraal, alsmede Griffier van de Staats-Secretarie ƒ 3.500.—; Secretaris van een Dept. van Algemeen Bestuur of Generale Directie ƒ 3.000.—; Referendarissen van de 1ste klasse bij den Raad van State en Referendarissen bij de Departementen van Algemeen Bestuur ƒ 2.500.—; Referendarissen van de 2de klasse bij den Raad van State, ƒ 1.500.—; Commiesen van Staat ƒ 1.000.—; Commiesen bij de Departementen van Algemeen Bestuur, Collegiën en Administratiën ƒ 2.000.—; Adjunct-Commiesen ƒ 1.500.—•.
Art. 2. De ambtenaren, welker tegenwoordige belooning het voor hunnen rang bepaalde maximum overtreft, zullen in het genot dier belooningen blijven, met dien verstande, dat het meerdere dan dat maximum zal worden gebragt onder de uitgaven der buitengewone begrooting, terwijl in zoo verre eenig gedeelte hunner bezoldiging mogt worden voldaan uit de fondsen, welke, ter voorziening in afloopende betalingen door het amortisatie-syndicaat worden verstrekt, dat gedeelte, in allen gevalle, bij voortduring uit die fondsen zal worden gekweten.
Afschriften dezes zullen enz.
Gegeven te 's-Gravenhage, 6 Augustus des jaars 1831, van onze regeering het achttiende.
(get.) WILLEM.
Van wege den Koning (get.) J. G. DE MEY VAN STREEFKERK.
Accordeert met deszelfs origineel, De Griffier der Staats-Secretarie, (get.) L. H. ELIAS SCHOVEL.
Later hadden nog wijzigingen plaats bij de Koninklijke besluiten van 25 Mei 1846, No. 66, 28 December 1864, No. 133, 28 Augustus 1865, No. 112, 21 Januari 1867, No. 3, 31 December 1874, No. 231, 22 Juli 1903, No. 215, 9 Mei 1906, No. 110, 23 Juni 1906, No. 134, 18 Juni 1909, No. 192, 17 Mei 1910, No. 136 enz.



— 19 —
Deze besluiten hielden echter geen voorschriften in betreffende de archiefinrichting, zoódat zij hier buiten beschouwing kunnen blijven.
De tegenwoordige toestand van de Departementen besprekende, deelt de Staatscommissie mede, dat zij als uitgangspunt heeft genomen den toestand, .zooals zij dien bevonden heeft op 1 Januari 1911 en constateert de n.v. gebreken.
1°. enz.
6°. er behoort eenvormigheid^ te bestaan in de wijze waarop de algemeene agenda en index worden behandeld en het archief is ingericht.
Betreffende punt 6 zegt zij later het volgende:
„Volgende de algemeene beginselen van bureau-inrichting voor de onderscheidene Departementen van Algemeen Bestuur zooals die in het rapport der „Secreete Staatscommissie" van den 21 sten Juni 1822, No. 2 zijn omschreven, zou er voor elk Departement één algemeene agenda zijn, waaróp al de ingekomen stukken zouden worden gebracht; deze agenda zou van een doorloopend dagnummer worden voorzien, welk nummer op de ingekomen stukken, naast het daarop te stellen exhibitum zou worden geplaatst en mede zou voorkomen op de expeditiën der resolutiën, dispositiën, rapporten, missives, enz.
Voorts zou er bij elk Departement één algemeen archief zijn, dat alle stukken zou bevatten, welke bij het Ministerie inkomen, alsmede alle daarop genomene resolutiën en dispositiën; het zou gerangschikt zijn in eene tijdrekenkundige orde ingevolge de dagteekeningen en nummers der algemeene agenda's en nimmer „par ordre des matières."
Ten slotte zou er een „index" moeten gehouden worden met de daarbij behoorende hoofden- of rubriekenlijst en klapper of naamlijst.
Waar zoowel voor het heden als voor de toekomst aan een goed geordend archief nimmer te veel waarde kan worden gehecht, immers het moet bij de behandeling van bijna alle aangelegenheden worden geraadpleegd, terwijl het een bron moet zijn voor de geschiedenis, daar heeft de Staatscommissie gemeend meer in het bijzonder nog een onderzoek te moeten instellen naar de wijze waarop deze zaken, agenda, index en archief bij de verschillende Departementen geregeld zijn.
De uitslag daarvan is geweest, dat de commissie heeft bevonden:
1°. Wat de algemeene agenda betreft:
. Dat bij 5 Departementen van Algemeen Bestuur geen algemeene agenda wordt gehouden, het agendeeren der ingekomen stukken geschiedt, voor zoover zulks noodig wordt geoordeeld, bij de afdeelingen, zoodat elke afdee-



- 20 -
ling haar eigen agenda heeft. Bij de overige Departementen wordt wèl eene algemeene agenda gehouden.
Bij alle Departementen worden de geheime of z.g. kabinetstukken afzonderlijk behandeld.
Bij enkele Departementen bestaat pok eene afzonderlijke agenda voor stukken op het behoud waarvan uiteraard geen prijs wordt gesteld en die daarom na verloop van zeker tijdvak voor vernietiging in aanmerking komen.
2°. Wat den index betreft:
Dat bij 3 Departementen geen algemeene index bestaat, omdat het indiceeren bij de afdeelingen geschiedt; aan bedoelde Departementen heeft elke afdeeling haar eigen index. Bij eenige Departementen wordt de index uit de stukken samengesteld, bij andere Departementen uit de agenda.
3°. Wat het archief betreft:
Bij een Departement bestaat alsnog geen algemeen archief; elke afdeeling van het Departement bewaart haar eigen stukken, waarbij in hoofdzaak het dossier-systeem wordt gevolgd.
Bij een ander Departement worden de stukken 3 a 4 jaren bij de afdeelingen bewaard alvorens zij in het archief worden opgenomen; de stukken worden dan volgens datum en nummer geborgen, op welken regel voor de stukken van ééne afdeeling van dat Departement uitzondering wordt gemaakt en voor welke stukken het dossierstelsel wordt gevolgd.
Bij 2 Departementen wordt het dossierstelsel voor al de archiefstukken toegepast; bij één Departement blijven de dossiers minstens 2 jaren bij de afdeelingen bewaard-
Is hiermede de schets voltooid van de wijze waarop bij de verschillende Departementen van Algemeen Bestuur met de ingekomen stukken gehandeld wordt, de Staatscommissie meent naar aanleiding hiervan de meening te mogen uitspreken, dat dit onderwerp, waarmede zulk eene belangrijke zaak als het vormen van een welgeordend en compleet archief gemoeid is, zich zeer wel leent voor eene uniforme behandeling en dat het van overwegend belang moet worden geacht, dat daartóe onverwijld de noodige maatregelen worden getroffen.
De commissie stelt dus voor „om bij al de Departementen van Algemeen Bestuur de behandeling van de algemeene agenda, van den index en van het archief op gelijke wijze te doen plaats hebben."



HOOFDSTUK II.
REGISTRATUUR EN ARCHIEF.
a. Algemeene beschouwingen.
Onder de benamingen registratuur en archief wordt niet hetzelfde verstaan, er bestaat tusschen de bescheiden, die tot de registratuur en die, welke tot hét archief behooren, een wezenlijk onderscheid en wel ongeveer gelijk aan dat tusschen levende en doode talen.
Tot de registratuur behooren alleen die stukken, welke voor den tegenwoordigen gang van zaken van werkelijk belang zijn, tot het archief die, welke alleen uit een geschiedkundig oogpunt of als curiosa van nut zijn of op wier behoud wordt prijs gesteld.
Daar het doel van dit werkje uitsluitend is, middelen aan de hand te doen om de stukken, welke bij de Departementen of andere groote administratiën behooren bewaard te worden, op oordeelkundige wijze te ordenen zullen wij ons bepalen voorschriften te geven aan welke onzes inziens een goede registratuurinrichting moet voldoen en de ordening en inrichting der archieven buiten beschouwing laten.
b. Eischen waaraan een goed registratuurstelsel moet voldoen.
I. De registratuur moet eenvoudig, — dat wil zeggen zoodanig zijn ingericht, — dat stukken door ambtenaren, die eenigszins met het stelsel vertrouwd zijn, gemakkelijk kunnen worden opgezocht en wéggeborgen.
II. Berging van bescheiden in de niet daarvoor bestemde dossiers, moet, indien volgens de vastgestelde regels wordt gewerkt, niet kunnen voorkomen.
III. Soortgelijke zaken behooren in één dossier te worden vereenigd. Wanneer splitsing van dossiers noodig is, moet te allen tijde kunnen worden nagegaan in welke dossiers het oorspronkelijke gesplitst is.
IV. Nauwverwante dossiers behooren dicht bij elkaar te worden geborgen.
V. Het wegraken van dossiers of bescheiden moet kunnen worden voorkomen. Steeds moet men kunnen nagaan, welke stukken ert dossiers de registratuur bevat.



— 22 -
VI. Ieder stuk moet in den kortst mogelijken tijd kunnen worden opgezocht en weggeborgen.
VII. Er behoort steeds op gelet te worden, dat alle bescheiden zoo spoedig mogelijk na gebruik weder op de bestemde plaats worden geborgen. Geen enkel stuk mag blijven zwerven op, of in de schrijftafels worden weggeborgen.
VIII. Ieder stuk moet, behalve dagteekening en nommer, eene duidelijke aanwijzing dragen waar het moet worden geborgen, zoodat zelfs ambtenaren, die met den inhoud niet bekend zijn, het zonder moeite en zonder gevaar voor vergissingen op de juiste plaats kunnen bergen.
IX. Invoering van een zelfde registratuurstelsel en een zelfde nommersysteem bij de onderscheidene administratiën is wenschelijk, omdat overplaatsing van ambtenaren daardoor mogelijk wordt.
X. Voor de klassificatie moet. een nommersysteem gekozen worden, dat het mogelijk maakt, de aangenomen cijfergroepen tot in het oneindige te kunnen onderverdeelen, daar alleen bij aanneming van zoodanig stelsel, overnummering nimmer noodzakelijk zal zijn.
c. Registratuurlokalen en meubilair.
I. Lokalen.
De Registratuur moet kunnen beschikken over flinke ruime lokalen, die gelegenheid bieden tot het plaatsen van vele kasten en boekenrekken.
Bovendien moeten zij ruimte bieden voor de noodige schrijf- en sorteertafels.
Goede verlichting is beslist noodzakelijk.
Zijn de lokalen, die de registratuur toegewezen zijn te klein, zoodat niet voldoende kasten kunnen worden geplaatst, dan schaadt dit aan de berging der stukken; de dossiers kunnen dan niet op voldoende wijze van elkander worden gescheiden, wat het op de juiste plaats bergen en het spoedig terugvinden belemmert.
Groote sorteer- en schrijftafels zijn noodzakelijk.
Eerstgenoemde moeten toch voor de rangschikking van een groote hoeveelheid tot verschillende klassen behoorende stukken gelegenheid bieden, terwijl laatstbedoelde den ambtenaar, ondanks toevloed van bescheiden, in staat moeten stellen ordelijk en regelmatig te werken, zonder dat ineenschuiving van stukken tot verschillende klassen of groepen behoorende mogelijk is.
Het is dus voor zoover de registratuur betreft, uit den booze meerdere ambtenaren aan een zelfde tafel te laten werken,



— 23 —
II. Meubilair.
1. Schrijftafels.
Voor deze zijn de zoogenaamde bureaux-ministre te verkiezen boven de gewone schrijftafels, omdat zij een groote bergruimte bieden; tafels met loketten zijn niet aan te bevelen, omdat zij het licht benemen en de ambtenaren voor elkander onzichtbaar maken. In den laatsten tijd worden tafels in den handel gebracht, die speciaal voor de registraturen zijn ingericht. Zij zijn geheel van staal vervaardigd en bieden gelegenheid tot het bergen van kaarten, brieven en andere bescheiden.
Wel zijn deze tafels bij aanschaffing aanmerkelijk duurder dan de houten, doch daar tegenover staat, dat zij onverslijtbaar zijn en men nimmer het nadeel ondervindt, eigen aan houten tafels, n.1. dat de laden bij verandering van temperatuur klemmen. Juist voor de tropen is dus staal meubilair aan te bevelen, echter onder voorbehoud, dat men uitsluitend eerste klas werk aankoopt. Alleen het eerste klas stalen meubilair ondervindt geen nadeel van de vochtige temperatuur en is volkomen roestvrij. Bijzettafels (zoogenaamde riddertafeltjes), bij de onderscheidene bureaux geplaatst, zijn zeer gemakkelijk om stukken tijdelijk uit de hand te leggen.
Papiermandjes, die in onderscheidene soorten, ook in staal, worden vervaardigd zijn geriefelijk om geboekte stukken bij elkaar te houden.
2. Sorteertafels.
Hiervoor kunnen alle soorten tafels worden benut, mits de afmetingen niet kleiner zijn dan 2 bij 3 meter.
3. Boekenkasten.
Stalen boekenkasten zijn te verkiezen boven houten. In de meeste nieuw ingerichte bibliotheken wordt dan ook van stalen kasten gebruik gemaakt.
De planken kunnen tot op minder dan één c.M. hooger of lager worden geplaatst, zoodat, wat ruimte betreft, de grootst mogelijke spaarzaamheid kan worden betracht.
Van deze kasten worden verschillende soorten in den handel gebracht, bovendien worden zij voor groote inrichtingen volgens speciale ontwerpen vervaardigd. Voor de berging van groote verzamelingen verdient het aanbeveling met tusschenruimten van ±2M. gaanderijen te laten aanbrengen, hierdoor voorkomt men het gebruik van ladders en trappen.
4. Registratuurkasten.
Verschillende systemen van kasten zijn in den handel gebracht, de zoogenaamde verticaal-rangschikkasten zijn het meest aanbevelenswaardig en hiervan verdienen ook weder de stalen de voorkeur boven de houten, niet alleen uit een oogpunt van brandgevaar, naar ook omdat de laden gemakkelijker loopen.



— 24 —
5. Kaartenkasten.
Ook deze zijn in velerlei soorten in den handel, de stalen verdienen weder de voorkeur boven de houten. Zij worden vervaardigd met en zonder stangen. Gebruikt men laden met stangen dan moeten de kaarten doorboord of van insnijdingen voorzien zijn. Voor modellen van deze kaarten zie men onder het hoofdstuk „kaarten". Voor registratuurinrichtingen verdienen onzes inziens kasten zonder stangen en dus ook ongeponste kaarten de voorkeur; de kaarten moeten toch zeer dikwijls worden uitgenomen, nieuwe kaarten moeten onophoudelijk worden tusschengevoegd wat slijtage van de gaten of insnijdingen te zeer in de hand zal werken, waarvan noodzakelijke vernieuwing weder het gevolg zal zijn.
Kaartenkasten kunnen in alle afmetingen worden geleverd; de zoogenaamde stapelkastjes, die ook in staal verkrijgbaar zijn, verdienen voor administratiën, die zich gestadig uitbreiden, aanbeveling, omdat men dan niet meer behoeft aan te schaffen dan strikt noodig is.
Daar het opzoeken en bergen van kaarten in kastjes, die op den grond geplaatst zijn vermoeiend is, verdient het aanbeveling deze te plaatsen op lage onderkasten van ongeveer 50 c.M. hoogte. Deze onderkasten kunnen uitnemend benut worden voor berging van papier en blanco kaarten.
6. Agendakasten.
Voor zoover niet de boekenrekken worden benut tot berging van agenda's .en registers kunnen daartoe worden aangewend houten — dan wel stalen boekenrekken, die geplaatst worden op de vertikaal-rangschikkasten.
Bij de Pensioenraden te 's-Gravenhage zijn deze rekken alsmede de niervoren besproken onderkasten in gebruik en voldoen zeer goed.
Voor hen, die gesteld zijn op een bureauinrichting, welke streng in stijl is gehouden, zij opgemerkt, dat al wat tot de meubileering van een bureau behoort in staal verkrijgbaar is. Zelfs worden daarin vervaardigd prullenmandjes en eeuwigdurende wandkalenders. De firstclass meubelen zijn zoo afgewerkt, dat zij ieder bureau tot sieraad strekken. De zacht groene olijfkleur, waarin de beste soorten gehoirden zijn, doet het oog aangenaam aan.
De sierlijke stijl en de nauwgezette afwerking der meubelen werken mede om een gezellig en aangenaam interieur daar te stellen.
Neemt men in aanmerking, dat men als ambtenaar een groot gedeelte van het leven op het kantoor doorbrengt, dan is zulks zeker niet van geringe waarde.
d. De Registrator en de hem toegevoegde ambtenaren.
De ambtenaar, die aan het hoofd van de registratuur staat, voert den titel van registrator of hoofdregistrator.
Hij moet niet alleen volkomen ingewijd zijn in het toegepaste registra-



— 25 —
tuur- en nommersysteem, doch ook studie hebben gemaakt van andere stelsels, opdat hij in staat zal zijn noodige uitbreidingen of wijzigingen op oordeelkundige wijze te doen uitvoeren; ook is het noodzakelijk, dat hij bekend is met de wetten en voorschriften, die bij de administratie worden toegepast.
Hoeveel waarde gehecht moet worden aan een goed registratuurstelsel en aan een goed registratuurpersoneel blijkt uit hetgeen J. William S c h u 1 z e B. C. S., C. P. A. schrijft in zijn werk „The American Office, its organization, management and records, 2d ed. 1914" pag. 258 „The second important element is a competent person in charge. A capable file clerk should have some training in library methods and should be given complete responsibility for the proper handling of the files. It is worth fronm $ 75.— to $ 200.— per month, depending upon the size of the concern, to know that any papers in the files can be produced at a moment's notice."
De ambtenaren, die den registrator worden toegevoegd, moeten tot de beste behooren, waarover de administratie beschikt. Niet alleen moet het schijnbaar minst belangrijke werk met de grootst mogelijke nauwgezetheid worden verricht, maar ook moeten zij in staat zijn de moeilijkste wetsquaesties en beslissingen spoedig te begrijpen, de quintessens ervan kort en duidelijk kunnen weergeven en de zaak op de juiste wijze classificeeren. De geringste fouten kunnen oorzaak zijn, dat gewenschte inlichtingen niet of slechts met veel moeite kunnen worden verstrekt. Daar het niet mogelijk is in korten tijd tot in bijzonderheden met de registratuur vertrouwd te geraken en aangezien slechts weinig ambtenaren de noodige opgewektheid en toewijding bezitten om ook schijnbaar onbeduidend werk met liefde en zorg te verrichten moeten zij, die bij de registratuur werkzaam zijn en van wie blijkt, dat zij voor hunne werkkring geschikt zijn, zoo min mogelijk worden overgeplaatst. Zal het werk tot zijn recht komen, dan moet het aantal aan het Hoofd van de registratuur toegevoegde ambtenaren niet te klein zijn. Dit nader te motiveeren komt overbodig voor, ieder die zal zien, welke gegevens de registratuur moet kunnen verstrekken en aan welke eischen zij moet kunnen voldoen, zal van de gegrondheid der bewering overtuigd zijn.



HOOFDSTUK III.
BESCHRIJVING VAN HET STELSEL. Algemeene beschouwingen.
Alvorens tot de eigenlijke bespreking van het stelsel over te gaan, komt het ons niet ondienstig voor een definitie te geven van enkele technische woorden en uitdrukkingen, die gebezigd zijn. De vraag laat zich stellen, of men deze niet door zuiver Hollandsche had kunnen vervangen. Het antwoord moet luiden: mogelijk is het wel, doch het is niet aanbevelenswaardig. Het geneesmiddel zou namelijk erger zijn dan de kwaal. De eenmaal algemeen 'aangenomen termen spreken tot de vakgenooten beter dan de daarvoor in de plaats te stellen, dikwijls gezochte benamingen, terwijl ook deze laatste in vele gevallen zouden blijken niet van zuiver Hollandschen oorsprong te zijn, waarom wij gemeend hebben beter te doen aan het oude vast te houden dan te moderniseeren.
Algemeen heerscht bij Staats-, Gouvernements- en Gemeentelijke lichamen de gewoonte de verzameling bescheiden, die tot de administratie behooren aan te duiden met den naam „archief". Niets is minder juist. Tusschen Registratuur registratuur en archief bestaat, zooals hiervoren reeds werd gezegd, een en archief. wezenlijk onderscheid. De registratuur omvat slechts die stukken, welke voor den tegenwoordigen gang van zaken van werkelijk belang zijn, terwijl tot het archief slechts die behooren, welke uit een geschiedkundig oogpunt of als curiosa waarde hebben.
Indicateur. . Onder indicateur verstaat men het register, waarin alle stukken in chronologische, tabellarische, alphabetisch-lexicographische, geographische, systematische dan wel andere orde worden ingeschreven.
Eutry of De verschillende wijzen, waarop de kaarten van den Indicateur worden
Ingang. geordend, chronologisch, alphabetisch-lexicographisch, geographisch, systematisch enz., noemt men entries of ingangen.
Dossier. Een verzameling van stukken, die tot een zelfde klasse of groep behooren,
noemt men dossier.
Rotulus. De lijst, waarop de inhoud van een dossier wordt vermeld, heet rotulus,



- 27 -
Repertoire De lijst, die de nommers der aangelegde dossiers vermeldt, en waarop der dossiers, plaats wordt aangeduid, waar de dossiers, die niet op hun gewone plaats zijn geborgen, zich bevinden, draagt den naam van repertoire der dossiers.
Afgifte- Het register, waarin wordt aangeteekend, welke dossiers of stukken
register. v00r ]angen tijd of voor goed de administratie verlaten, heet afgifteregister.
Restanten- pjet restantenbriefje is een kennisgeving aan een dienst- of afdeelingschef briefje . o o o
' ' dan wel aan een redacteur, dat een zeker stuk nog niet is afgedaan.
Restanten- Onder restantenlijst verstaat men een halfmaandelijksche dan wel maan'8' delijksche opgave van stukken, wier afdoening achterwege is gebleven.
Agenda. De opgave van punten, die op een vergadering zullen worden behandeld, noemt men agenda.
Notulen. De weergave van het op een vergadering besprokene, noemt men notulen.
Bij den dienst der Staatsspoorwegen onderscheidt men twee soorten van notulen:
Gewone en Speciale.
De notulen van de periodieke conferentie's, bijeenkomsten of vergaderingen dragen den naam van gewone, die van bijzondere conferentie's, bijeenkomsten of vergaderingen, speciale notulen.
Resumé's. Worden van besprekingen met dienst- of afdeelingschefs, dan wel met andere ambtenaren verslagen opgemaakt, dan worden die niet aangeduid met de benaming notulen, doch met die van resumé.
Recu. De benaming recu behoeft geen nadere toelichting. Elk ontvangbewijs
draagt den naam recu.
Afgiftekaart. Wordt een dossier tijdelijk afgestaan, dan wordt op de plaats, die dat dossier innam, een kaart gezet, waarop de noodige bijzonderheden betreffende dat dossier worden geboekt. Zulk een kaart heet afgiftekaart.
Ckaart°n*ie ^6 kaarten, waaroP de onderscheidene gegevens van de bescheiden volgens de onderwerpen worden geboekt, heeten classificatiekaarten.
Dossier- jer aanduiding van de antecedenten, die bij de behandeling van een
stuk zijn geraadpleegd, bezigt men een kaart, die aan dat stuk wordt vastgehecht en den naam draagt van dossierkaart.
Index of Registratuur- De lijst van de nommers, die aan de verschillende onderwerpen zijn plan. toegekend, heet Index of registratuurplan.



— 28 —
a. De Indicateur.
Onder indicateur verstaat men het register, waarin alle stukken in chronologische, tabellarische, alphabetisch-lexicographische, geographische dan wel systematische orde worden ingeschreven. De verschillende wijzen van ordenen noemt men entries of ingangen. De wijze van ordenen, die als de meest belangrijke wordt aangenomen heet hoofdingang, (main entry of principal entry) de andere neveningangen (added-entries).
Bij de administratiën van de Pensioenraden te 's-Gravenhage en van de S.S. in Nederlandsch-Indië heeft men op den indicateur vier ingangen en wel:
1°. Systematisch
2°. Alphabetisch-lexicographisch
3°. Geographisch
4°. Chronologisch.
Bij de S.S. wordt de systematische ingang als de voornaamste beschouwd, zoodat men op enkele uitzonderingen na, die hierna zullen worden besproken, alle bijzonderheden van een gegeven stuk op de systematische kaart vermeld vindt.
Zoodra een stuk Jbij de administratie inkomt, wordt nagegaan welk classificatienommer er aan moet worden toegekend. Is dat nommer met behulp van den index vastgesteld, dan neemt men een kaart model No. 1, schrijft in den linker-bovenhoek dat nommer en geeft in korte, duidelijke bewoordingen dagteekening en nommer, benevens den korten inhoud van het stuk weer; al wat verder van belang is, m.a.w. de geheele loopbaan van het stuk, wordt in volgorde der gebeurtenissen op die kaart weergegeven, tenzij het stuk een bepaald persoon betreft, in welk geval op de classificatiekaart de verwijzing wordt gesteld: „zie naamkaart" en op deze laatste alle bijzonderheden worden vermeld. — Deze uitzondering op den algemeenen regel is wenschelijk, omdat men daardoor alles wat betreffende een bepaald persoon is geschreven in chronologische orde op zijn naamkaart bijeen vindt. Wel zou men nu ook op de systematische kaart de onderscheidene boekingen kunnen doen, doch daarmede onnoodig schrijfwerk verrichten wat niet verdedigbaar is.
Behalve een classificatienommer moet het stuk nog een meer gedetailleerde aanduiding dragen, omdat het niet alleen mogelijk, doch zelfs zeer waarschijnlijk is, dat meerdere stukken der administratie met hetzelfde classificatienommer zullen worden aangeduid.
Zooals later nader zal worden uiteengezet, verzamelt men alle stukken in dossiers. Naar gelang van de plaats, die het stuk in een dossier inneemt, ontvangt het een volgnommer, ontleend aan de bij elk dossier behoorende inhoudsopgave of rotulus.
De inrichting van de bovenbesproken systematische kaart moge door het volgende voorbeeld worden verduidelijkt.



— 29 —
Model No. 1.
! I 2 3 I 4 I 5 I 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29|30
625.244 (922.13) (*).
1 (**) Schrijven d.d. 14 Maart 1918 Hoofd Beweging en Handelszaken aan H. S. S.
houdende verzoek over te gaan tot aanschaffing van meerdere koelwagens in verband met het toenemend vruchtenvervoer van uit het Cheribonsche.
Schrijven H. S. S. 20 Maart 1918 aan H. B. houdende mededeeling. dat zijn verzoek op de eerstvolgende conferentie zal worden besproken. Verwijzingskaart op (922.13) 625.244.
1918.
Onmogelijk is het niet, dat men zich later niet herinnert, dat koelwagens voor vruchtenvervoer zijn aangevraagd, doch wel, dat op het toenemend vervoer van vruchten enz. van uit het Cheribonsche de aandacht is gevestigd. Aanbeveling verdient het daarom een verwijzingskaart op Cheribon te hebben, waartoe men een kaart invoegt, die als volgt wordt ingevuld. Model No. 2:
'tls duidelijk dat de eene kaart op 625.244 (922.13), de andere op (922.13) 625.244 wordt geborgen.
Hoewel als. stelregel geldt, dat nimmer meer dan één onderwerp in een brief mag behandeld worden, zal het veelal voorkomen, dat meerdere nommers van den index op den inhoud van het schrijven toepasselijk zijn, omdat het in een betoog niet doenlijk is nevengedachten van de hoofdgedachte te scheiden. Waar het hoofddoel van het stelsel is, zelfs het terugvinden van de kleinste bijzonderheden uit een schrijven mogelijk te maken is het duidelijk, dat er geen genoegen mede kan worden genomen, als slechts het hoofdonderwerp duidelijk door een cijfergroep is weergegeven. Ter bereiking van het gestelde doel, kent men aan het te registreeren stuk evenveel nommers toe als het wetenswaardigheden bevat.
* Classificatienommer. ** Nommer van de rotulus.



- 30 -
Model No. 2.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 ' (922.13) * 625.244.
Voor aanschaffing koelwagens in verband met het toenemend vruchtenvervoer
. _ van uit het Cheribonsche.
Zie 625.244 (922.13).
1
1918.;
* (922.13) beteekent residentie Cheribon.
KW Model No. 3.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 385.524.7 + 385.524.91.
4 Schrijven d.d. 16 Maart 1918 van het Hoofd van de centrale kaartjesdrukkerij te
Bandoeng aan H. S. S. om aan het gezin van den ovèrleden lijdelijk ambtenaai
Ketjil een uitkeering voor eens toe te staan en het vrije overtocht te verleenen naar
Medan.
Voor verdere bijzonderheden zie naamkaart.
Verwijzingskaart op 385.524.91. 19J8.



— 31 —
Model No. 4.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 IT118 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28129 30 ! I
385.524.91.
| Zie voor vrije overtocht van het gezin van Ketjil naar Medan
385.524.7 + 385.524.91. 4
1918
Voor ieder nommer wordt een kaart gemaakt, men krijgt alzoo voor een document veelal meerdere systematische kaarten, die onderling en naar de verband houdende kaarten van de neveningangen verwijzen. Deze verwijzingen noemt men kruisverwijzingen.
Op de nevenkaarten wordt niet meer vermeld, dan strikt noodig is. Volledige bijzonderheden vindt men op de hoofdkaart (hoofdingang, mainentry).
De bedoeling van een en ander moge door vorenstaande voorbeelden verduidelijkt worden.
Behalve de boven omschreven systematische — en naamkaarten bezigt men zoogenaamde chronologische kaarten. Deze dienen om den vorengememoreerden 4en ingang te vormen. Daar deze kaarten naar de dagteekening van de daarop vermelde bescheiden moeten worden gerangschikt, is het duidelijk, dat de inrichting anders- moet zijn dan die van de systematische kaarten. Verschillende modellen kunnen worden benut.
Het model, dat bij de administratiën van de Pensioenraden en de S.S. in gebruik is, vindt men afgebeeld als model nommer 6, terwijl model nommer 7 de afbeelding geeft van een ander veelvuldig gebruikt kaartmodel.



- 32 —
Model No. 5.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19j20 21 122 23J24 25126 27 28 29J30
Ketjil.
385.524. 7 ) Drukker (tijdelijk) Centrale kaartjesdrukkerij Bandoeng.
305.524.91 J Schrijven d.d. 16 Maart 1918, van het Hoofd van de Centrale kaartjesdrukkerij
te Bandoeng aan H. S. S. om aan het gezin van den overleden tijdelijk ambtenaar Ketjil een uitkeering voor eens toe te staan en het vrije overtocht te verleenen
_ naar Medan.
Schr. H. S. S., 20 Maart 1918, toegestaan, cf. voorstel.
1918.
Model No. 6.
"V"
Maart.
Jan. | Febr. j Maart, j April, j Mei. | Juni. j Juli. j Aug. j Sept. | Oct. j Nov. | Dec. I 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 ■ 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
385.524. 7 ) ' > 4 Schrijven 16 Maart 1918 Hoofd Centrale kaartjesdrukkerij aan H. S. S. 385.524.91 )
625.247 7 Schrijven Hoofd Beweging en Handelszaken aan H. S. S.
624.012 15 Schrijven van den aannemer van Stralen aan H. S. S.
1918.



— 33 —
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
De naam der maand wordt met behulp van een viziertang, en de betrokken datum met een merktang ingeknipt. Deze inkepingen dienen om verkeerd rangschikken zooveel mogelijk te voorkomen.
Uit vorenstaand model blijkt, dat meerdere stukken, mits van gelijken datum op een chronologische kaart kunnen worden geboekt en dat slechts bij het eerste stuk dagteekening en nommer behoeft te worden gemeld.
Bij zeer groote administratiën zal zich het bezwaar voordoen, dat het te tijdroovend is, dadelijk alle ingekomen en de te verzenden stukken van een systematisch nommer te voorzien. Vooral bij de administratie van de Staatsspoor- en tramwegen, waar men in den vroegen morgen met de boeking van de ingekomen bescheiden, bestaande uit ± 700 stuks, gereed moet zijn is dit vrijwel ondoenlijk. Dit bezwaar hebben wij als volgt ondervangen. Alle stukken, die bij de administratie inkomen en die welke van haar uitgaan worden met behulp van een numerator van een doorloopend nommer voorzien; dat nommer dient niet alleen om steeds te kunnen vaststellen hoeveel bescheiden op een gegeven oogenblik zijn behandeld, maar ook als voorloopige aanduiding van het stuk. Door van dit nommer gebruik te maken voorkomt men, dat op de uitgaande bescheiden groote nommers moeten worden geplaatst en is het mogelijk 's morgens vroegtijdig met de post gereed te zijn.



Voor de behoorlijke systematische indeeling kan men meer tijd nemen, wat aan een juiste indeeling. ten goede komt; wel beschikt men dan niet meer over de bescheiden, doch dit kan geen overwegend bezwaar zijn, daar men vóór een stuk in de afdeelingen behandeld is, toch geen volkomen juiste classificatie kan vaststellen, omdat eventueele quaesties eerst bij de behandeling naar voren treden. — Ter onderscheiding van de andere nommers, die op de kaart voorkomen, plaatst men voor dit nommer E (Exhibitum voorgelegd stuk) op deze wijze kan geen verwarring ontstaan. Daar het mogelijk is, dat dit nommer wordt aangehaald, wat vermoedelijk nimmer zonder vermelding van jaartal zal geschieden, legt men voor ieder jaar een registertje aan, waarin deze nommers in numerieke volgorde voorkomen met vermelding van het classificatienommer, waaronder het desbetreffend stuk te vinden is.
Men heeft nu voorloopig slechts één kaart aan te leggen n.1. de systematische, die in den rechter bovenhoek gemerkt wordt met het nummeratornommer. Met behulp van-deze kaart wordt het classificatienommer vastgesteld en de verdere kaarten aangelegd.
De indicateur dient behalve voor het verstrekken van-de wetenswaardigheden door classificatienommers aangeduid, ook tot het verkrijgen van een overzicht van de onafgedane stukken, daartoe maakt men gebruik van z.g. ruitertjes.
Ruitertjes zijn kleine metalen plaatjes van onderscheidene modellen, die op de kaarten gestoken kunnen worden. Op alle kaarten behalve op de chronologische is een z.g. ruiterbaan aangebracht. Onder ruiterbaan verstaat men het gedeelte van de kaart, waarop de ruitertjes geplaatst worden, dit gedeelte is in genommerde hokjes afgedeeld, zoodat ieder ruitertje, dat voor een bepaalde aanwijzing dient, ook een vaste plaats heeft. Voor de aanduiding van de maand, waarin een stuk is ingekomen heeft men dus twaalf hokjes gemerkt 1 — 12 noodig, op de kaarten zijn er 30 aangebracht, zoodat hierin is voorzien. Iedere maand wordt nu aangegeven door een ruitertje van een bepaald model of bepaalden vorm. Om het andere jaar verwisselt men van kleur of model, waardoor verwarring voorkomen wordt, wanneer stukken méér dan één jaar in behandeling zijn. Verschillende soorten van ruitertjes vindt men beschreven in het IVde hoofdstuk van dit werk. Heeft men het voorafgaande aandachtig gelezen, dan zal het duidelijk zijn, dat de ruitjes geplaatst worden op de kaarten van den hoofdingang of voor de uitzonderingsgevallen op de kaarten van den ingang, welke er voor in de plaats treedt (bij de Staatsspoorwegen bepalen die uitzonderingen, zich tot de kaarten betreffende personeele quaesties, dus de naamkaarten).
Bij de Pensioenraden vormen de naamkaarten den hoofdingang, zoodat bij die administratie de ruitertjes op de naamkaarten worden geplaatst.
Voor de systematische rangschikking is bij de S.S. nog een bijzonder soort kaarten in gebruik tot boeking van afgesloten contracten.
Acterstaand model is aangenomen:
— 34 —



- 35 —
Model No. 8.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 I 10 I 11 12
Classificatie no. Onderwerp:
Contractant
ter andere zijde:
te.
Dienstvak: *a, _
Datum van ingang:
Datum beëindiging:
Ingeschreven bij: o. 2e onderafd. d. afd. Alg. Z. onder no.
b. afd. Financ. onder no.
I Notarieel. Soort contract \ _ , , . , ( Onderhandsch.
Vervaldatum: :....v
Bijzonderheden: ,
Zoodra het contract is afgesloten wordt een kaart van vorenstaand model aangelegd. Tot het aanwijzen van de volgende bijzonderheden worden ruitertjes gebruikt:
Maand van afsluiting: Maandruiter te plaatsen op het getal, dat het rangorde cijfer der maand aangeeft.
Dag der afsluiting: Ruiter aanduidende den dag der maand, te plaatsen naast den maandruiter.
Jaar van afsluiting: Ruiter, aangevende het jaartal, te plaatsen naast den dagruiter.
Komt het contract nog in het jaar van afsluiting te vervallen, dan worden naast deze ruiters, die geel van kleur zijn, een groene geplaatst zonder opschrift; vervalt het later dan komt er een ruiter naast, groen van kleur, waarop het jaartal vermeld wordt, waarin het contract afloopt.
Is het jaar waarin het werd afgesloten ten einde, dan worden de gele ruiters weggenomen en door groene vervangen, die op gelijke wijze geplaatst worden als de gele, doch die dan aanduiden, jaar maand en dag van.beëindiging van het contract.
Ook voor de aanduiding van taf van andere bijzonderheden kunnen ruiters worden benut.
Zoo bezigt men bij de Pensioenraden te 's Gravenhage rood, groen, geel



èn grijs geëmailleerde ruiters voor onderverdeeling, respectievelijk van de nommers 215, 225, 235 en 245, welke onderscheidenlijk betrekking hebben op de samenstelling van de pensioensgrondslagen van Burgerlijke Ambtenaren, Gemeenteambtenaren, Onderwijzers en Leeraren. Door de plaatsing van die ruiters op de verschillende nommers van de ruiterbaan kan men o.m. het volgende aangeven:
L Rijks- en provinciale subsidiën.
2. Personeele toelagen.
3. Vuur, licht en water.
4. Geneeskundige hulp.
5. Vrije kleeding. enz.
Door middel van zwarte ruiters kan men o.m. de n.v. bijzonderheden bij onderscheidene cijfergroepen kenbaar maken:
1. Tuberculose (dubieuse gevallen).
2. Gebreken door den dienst tot uiting gekomen.
3. Gebreken, die geen aanleiding hadden moeten geven tot levenslang pensioen.
4. Personen ten onrechte goedgekeurd.
5. Ziekten (gebreken) bestaande bij indiensttreding en sedert verergerd.
enz.
Ook door inkeping der kaarten op verschillende plaatsen kan men op allerlei bijzonderheden de aandacht vestigen.
Bij de Pensioenraden meergenoemd is nog een bijzonder soort kaarten in gebruik, waarvan men veel nut heeft bij de beoordeeling van de pensioensaanspraken van militairen.
Bij de beoordeeling dier aanspraken hangt de op de wet gegronde con.clüsie van het advies van den Militairen Pensioenraad in.ieder geval afzonderlijk af van de waardeering der medische beschouwingen in verband met de feiten.
Zoo zal, om een voorbeeld te geven, de Raad eerst dan concludeeren tot toekenning van vol pensioen op grond van art. 2, 2° der Pensioenwet voor de Landmacht 1902, wanneer blijkt, dat op medische gronden oorzakelijk verband mag worÖen aangenomen tusschen een verwonding, tengevolge van het uitvoeren van een bepaalde dienstverrichting en het gebrek, waardoor de betrokken militair voor de verdere uitoefening van den dienst ongeschikt wordt verklaard!
De practijk heeft geleerd, dat zich daarbij telkens tal van vraagpunten in allerlei schakeering voordoen. Zou men deze speciale onderwerpen in het algemeen registratuurplan (in den algemeenen index) onderbrengen, dan zouden — daargelaten de vraag of een behoorlijke indeeling ware te verkrijgen— de cijfergroepen onnoodig groot worden.
De hierbedoelde kaarten worden tot een afzonderlijken kaartenindex vereenigd, welke een wetenschappelijke indeeling van de aetiologie (ont-
— 36 —



— 37 —
staansoorzaken) der verschillende ziekten aangeeft. Deze kaarten zijn voorzien van tabs (lippen) waarop de ontstaansoorzaken der verschillende ziekten en gebreken zijn aangeduid.
De ziekten en gebreken worden aangeduid door hun classificatienommer. Alle ziekten en gebreken zijn n.1. systematisch ingedeeld en komen in den index voor.
De tabs, die niet van nut zijn, worden weggeknipt.
Wenscht men b.v. een antecedent te raadplegen betreffende de toekenning van pensioen, uit hoofde van acuut gewichtsrheumatisme, waarvan het ontstaan wordt toegeschreven aan kouvatten, dan gaat men na of bij de kaarten, waarvan de tab aangeeft „kouvatten" voorkomt het cijfer, dat in den index is vastgesteld voor acuut gewrichtsrheumatisme.
De kaarten bevatten bovendien tal van bijzonderheden, die bij de beoordeeling der onderscheidene gevallen van niet te onderschatten waarde zijn.
Een model der kaarten is hierna afgebeeld.
Na het voorgaande zal het duidelijk zijn, dat het niet doenlijk is voor de inrichting van den indicateur vaste voorschriften te geven, daar deze nauw samenhangt met de eischen die de administratie stelt. Zelfs kan het wenschelijk zijn naast den indicateur op kaarten een tabellarischen indicateur bij te houden. Modellen van zulk een indicateur zijn als bijlage I en II opgenomen.



Model No. 9.
o cü O
, O
os
O O >
a z u cc
BJ
DO (-> cd O O
>
O O ZÖ
u 2
CC z
3£ Q>
H u
C£ .
Si
a:
ui O
H
1§
ce" || UZ
Erfe- ' Leef- ' Consti-
ijkheid tijd tutte
QO
(->
cd
O
O
>
QO Zö CD a Cd x 3£ Q>
H u
C£ .
8|
/ Atmos-\
pher bodem'VerDlijt 1
invt.
Klee¬
ding
Beroep ' Hitte Koude ' t.b.c.
'Gewr.
rheuma-
tisme
Andere'Vergif-
inf. tiging
TrAuma' oeio-
bijz.
oorz.
Intoxica¬
ties
CLASSIFICATIE No.
NAAM:
ORONDEN DER BESLISSING.
JAAR:
LEEFTIJD:
DIENSTTIJD:
BEROEP
(DIENSTBETREKKING)
GEBREK:
PERSOONLIJKE VOORBESCHIKTHE1D:
ERFELIJKE VOORBESCHIKTHEID:
HERKEURING:
GEVRAAGD
P5 A
33 >
O
P* z
l| <
> Z.
> .
>
|5 .
> -t
> 1 O
Lr i?1.
m >
II. <
2 I»
00 00
> ->
> 1
IPS
VOORGESTELD



co (0
Atmospherische invloeden. Bodem. Verblijf. Kleeding.
Beroepsziekte. Hitte—Koude. Infectie:
tbc
ac. gewr. rheum.
Detonatie's- . Ongewone oorzaken
en Intoxicaties bloedvergiftigingen.
andere infectie's
Trauma. Bijzonderheden;



40
b. Het registratuurplan of de index.
Het registratuurplan is het register, waarin, in systematische orde, worden opgesomd de hoofd- en verdere groepen, waarbij de stukken, die de administratie omvat, behooren te worden ingedeeld.
Het is de slagader van de registratuur; deugt het niet, dan kan het stelsel onmogelijk voldoen; het is de spil waar alles om draait. De opstelling van het registratuurplan behoort tot de moeilijkste eh gewichtigste werkzaamheden aan de nieuwe ordening verbonden. Het hierbeschreven stelsel stelt zich ten doel de stukken, die tot een zelfde klasse of groep behooren bij elkander te bewaren, ongeacht de dagteekening, die zij dragen, de vorming dus van dossiers gerangschikt par ordre des matières.
Iedere klasse, iedere groep draagt een te voren vastgestelden naam en een te voren vastgesteld nommer, dit nommer heet het classificatienommer.
Het registratuurplan geeft aan, de namen der klassen en groepen, waarin de geheele voorraad stukken, die tot de administratie behooren of nog daaraan zullen worden toegevoegd, zijn of zullen worden verdeeld en welke nommers die klassen en groepen dragen.
Uit een en ander blijkt, dat die indeeling zóó moet geschieden, dat zij overzichtelijk, logisch en mnemotechnisch is, aan welke eischen ook de nommering moet voldoen. , :
Er bestaan vele goede nommersystemen. Wij zijn echter van oordeel, dat aan dat van den Amerikaanschen bibliothecaris Melvil Dewey, om later te ontvouwen redenen, de voorkeur moet worden gegeven.
Laatstgenoemd stelsel wordt ook bij de Pensioenraden te 's-Gravenhage en bij de Staatsspoor- en tramwegen in Nederlandsch-Indië toegepast.
Het door het Nederlandsch Registratuurbureau voor de pensionneering van Staatsambtenaren vastgestelde nommer 354.087.43 werd door ons ten behoeve van de administratie der Pensioenraden te 's-Gravenhage verder onderverdeeld. Dit nommer is ontleend aan de „Division 35, Droit administratif. Administration" der „Classification bibliographique décimale" van het „Institut International de Bibliographie" te Brussel. Ten einde onnoodige groote cijfergroepen te vermijden, heeft men voor de Pensioenraden, alleen de onderverdeeling behouden en de voorafgaande cijfers 354.087.43 weggelaten. Alleen, waar onderwerpen moeten worden aangeduid, buiten het pensioenwezen staande, maakt men gebruik van den Decimalen Index van het Nederlandsch Registratuurbureau, hiervoren genoemd en plaatst dan de cijfers, ter voorkoming van verwarring, tusschen [ ].
Bij de vaststelling van de namen der hoofdrubrieken van de onderverdeeling van het getal 354.087.43 heeft men zich de loopbaan van een ambtenaar voor oogen gesteld en daaraan de volgende groepeering ontleend.
De man komt in dienst, gaat al of niet een verbintenis aan en krijgt eene aanstelling; al wat op verbintenis en aanstelling betrekking heeft draagt dus het nommer I. Is de aanstelling een voldongen feit, dan moet er een pensioens-



— 41 —
grondslag worden vastgesteld, waarnaar de pensioensbijdrage moet worden berekend; onder 2 wordt dus geboekt al wat op pensioensgrondslag, standpensioen en bijdrage betrekking heeft. De dienst vangt nu aan; al wat daarmede in verband staat wordt ingedeeld onder 3. Loopt de dienst ten einde dan volgt onslag, al of niet met recht op pensioen; wat daarmede verband houdt draagt als indeelingscijfer 4. Nu komt de quaestie van pensionneering ter sprake; wij krijgen dus een groep stukken betrekking hebbende op verleening, vermindering, verhooging, hernieuwing, schorsing, intrekking en einde van pensioen; deze groep wordt aangeduid door het cijfer 5. Is door den Raad advies omtrent de al of niet toekenning van pensioen uitgebracht, dan staat het den (de) ambtenaar vrij zijne (hare) bezwaren daartegen in te brengen; er volgt dan een pensioenprocedure geclassificeerd onder 6. Eindelijk is het mogelijk, dat categorieën ambtenaren, die oorspronkelijk niet onder -de pensioenwetten vielen, daaronder worden gebracht, dat voordeeliger of minder voordeelige pensioensvoorwaarden worden vastgesteld, dat voor nieuwe categorieën ambtenaren nieuwe pensioenwetten worden afgekondigd, waardoor voor bestaande ambtenaren overgangsbepalingen moeten worden vastgesteld; al wat op die overgangsbepalingen betrekking heeft behoort tot het transitoir pensioenrecht en draagt als classificatienommer 7. De zaken die tot geen dezer groepen behooren of zoo algemeen zijn, dat zij niet bepaaldelijk tot een der genoemde klassen kunnen worden gerekend worden ingedeeld onder de rubriek algemeene zaken en dragen als classificatienommer o.
De genoemde klassen of groepen worden zoo dikwijls onderverdeeld als in verband met de administratie noodig of wenschelijk is.
De cijfergroepen, die benut worden, voor de administreering der bescheiden behoorende tot de registratuur der Staatsspoor- en tramwegen in Nederlandsch-Indië, zijn eveneens ontleend aan de tabellen van het Interna•tionaal Instrtuüt hiervoren genoemd. Bij de samenstelling van den Index is rekening gehouden met de indeeling aangenomen door het „Department of mechanical engineering of the university of Illinois" gepubliceerd in het bulletin No. 9 van November 1912 en die van de „Commission Internationale du congrès des chemins de fer" opgenomen in het Octobernommer van haar bulletin van 1897, bladzijde 1503—1563 (Fransche editie). — Waar deze labellen niet uitvoerig genoeg bleken, hebben wij tot eigen onderverdeelingen onze toevlucht genomen.
In hoofdstuk VII is een uitvoerige verklaring van het stelsel gegeven.
Bij het registratuurplan behoort een alphabetisch-lexicographische klapper, die naar bepaalde trefwoorden is aangelegd.
c. Het dossier.
Een verzameling van stukken, die tot een zelfde klasse of groep behooren en in één omslag zijn geborgen, noemt men dossier.



— 42 —
Het doel van het stelsel is, zooals reeds vroeger werd gezegd, alle ingekomen — en de minuten der uitgegane stukken soortsgewijze te verzamelen en te bergen.
Men onderscheidt personeel — en zakelijke dossiers.
Personeele dossiers zijn die, waarin alle gegevens, die een bepaald persoon betreffen worden verzameld; zakelijke zijn die, waarin alle gegevens betreffende een bepaalde zaak worden bijeengebracht.
Personeele dossiers worden in de kast, die hun classificatienommer draagt in alphabetisch-lexicographische orde geborgen, zakelijke dossiers worden gerangschikt naar de volgorde hunner classificatienommers.
Uit den aard der zaak treft men zakelijke dossiers in iedere administratie aan, personeele slechts in enkele. Slechts dan, wanneer voordrachten enz. betreffende de onderscheidene ambtenaren bij uitzondering collectief behandeld worden, treedt het nut cler personeele dossiers op den voorgrond; is collectieve behandeling regel, dan zullen personeele dossiers weinig voordeel bieden. Bij de Pensioenraden te 's-Gravenhage heeft men o.a. personeele dossiers voor de mutaties der Leeraren; bij de administratie der Staatsspooren tramwegen in Nederlandsch-Indië zijn wij niet tot het aanleggen van personeele dossiers overgegaan. Toch heeft men in korten tijd alle gegevens betreffende een bepaald ambtenaar bijeen, daar al wat met hem is voorgevallen, alle correspondentie, die over hem is gevoerd, alle stukken, die zijn belangen raken, op zijn naamkaart zijn genoteerd.
Niet alle dossiers worden in de verticaal-rangschik-kasten geborgen.
Men maakt onderscheid tusschen de dossiers, welke stukken inhouden, die na korter of langer tijd hun nut zullen hebben verloren en die, welke geacht kunnen worden alleen bescheiden van blijvende waarde te bevatten.
Ten einde het overzicht te vergemakkelijken zullen wij eerst bespreken de berging van stukken, die geacht kunnen worden nimmer hun nut te verliezen en daarna de bewaring van die, welke na zeker tijdsverloop voor ver.nietiging in aanmerking komen.
I. Stukken van blijvende waarde.
Alle stukken van blijvende waarde, die bij de administratie inkomen en die welke van haar uitgaan, worden, zooals hiervoren reeds werd in het licht gesteld, soortsgewijze verzameld en in dossieromslagen, die van een classificatienommer zijn voorzien, geborgen.
Dossieromslagen zijn in onderscheidene soorten verkrijgbaar. Zij worden van zwaar, taai, houtslijpvrij karton vervaardigd; z.g. manillakarton is bij. uitstek geschikt. Een afbeelding van zulk een omslag vindt men onder de modellen als bijlage twee.
De omslagen moeten alle zijn van éénzelfde formaat, handelsinrichtingen zullen gebruik maken van 4°., officieele lichamen van folioformaat.
Behalve andere gewenschte aanteekeningen moeten op de omslagen vermeld worden:



— 43 —
1°. De naam van de administratie;
2°. een volgordenummer ontleend aan het repertoire der dossiers; (zie dit hoofdstuk onder e.). 3°. een titel;
4°. een aanduiding der rangschikking ontleend aan het registratuurplan (het classificatienommer);
5°. de datum van opening en die van sluiting van het dossier.
Zoodra de stukken niet meer dadelijk noodig zijn worden zij in de betrokken dossiers geborgen.
Voor het achterhouden van stukken in de bureaux moet ten strengste worden gewaakt.
Het verdient aanbeveling behalve de stukken, die volgens de thans geldende regelen in een departementsarchief worden geborgen, ook in de dossiers op te nemen, de op de administratie betrekking hebbende Staatscouranten en Staatsbladen, de Provinciale bladen en andere officieele bescheiden, benevens extracten uit tijdschriften, kranten-uitknipels enz.
Ten einde het overzicht over de dossiers te vergemakkelijken maakt men bij de Pensioenraden voor de verschillende groepen van ambtenaren en de daarop van toepassing zijnde wetten gebruik van omslagen van verschillende kleuren. Indien eventueel splitsing noodig of gewenscht mocht zijn kan dit door de hier aangegeven methode in een oogenblik geschieden.
Het gemak, dat het gebruik van dossieromslagen van onderscheidene kleuren oplevert moge blijken uit het onderstaande voorbeeld.
De n.v. kleuren zijn aangenomen:
Burgerlijke ambtenaren rood.
Onderwijzers geel.
Gemeenteambtenaren groen.
Leeraren grijs-
Militairen der landmacht bruin.
Militaire der zeemacht beige.
Loodsen wit.
Werklieden rose.
Indische en koloniale ambtenaren en militairen . . . oranje.
Andere personen vleeschkleur.
Algemeene zaken blauw.
Moet men een of ander weten betreffende burgerlijke ambtenaren, dan behoeft men alleen de roode, voor iets betreffende de onderwijzers, alleen de gele dossiers te raadplegen.
De hierdoor verkregen tijdsbesparing is duidelijk.
De dossiers worden, zooals reeds werd gezegd, verzameld in verticaalrangschikkasten, naar volgorde van de classificatienomrners van het registratuurplan.



Hoewel ook andere volgorden kunnen worden gekozen verdient onzes inziens de genoemde de voorkeur, daar alleen door deze kan worden voldaan aan een der eischen aan een goed registratuurstelsel gesteld, n.1., dat nauwverwante dossiers bij elkaar behooren. te worden geborgen. Berging naar de classificatienommers heeft bovendien het groote voordeel zeer gemakkelijk te zijn, daar rangschikking in numerieke volgorde voor niemand moeilijkheden kan opleveren.
Als bezwaar tegen den voorgestelden regel zou men kunnen aanvoeren, dat men bij het opzoeken van een zaak niet buiten het registratuurplan kan, doch na zeer korten tijd kent men de getallen, waarmede de hoofdrubrieken worden aangeduid, uit het hoofd en spoedig zullen ook de classificatienommers van de meest voorkomende dossiers in het geheugen zijn geprent.
De rangschikking naar de classificatienommers wordt algemeen als de beste erkend. Over het onderwerp subject-classification wordt alom geschreven, zie o.a. James Duff Brown, Subject-classification; L. Stanley Jast, A classification of liberary economy and office papers; Melvil Dewey, Decimal classification.
De groote Amerikaansche bibliothecaris Dewey zegt:
„We take it for granted without fear of question, that the best arrangement of a library is that which shows quickest what it contains. What it contains means not the size, binding, date or authors names, but what it has on each subject" (dus: subject classificarion).
Wat Dewey aangeeft als het beste stelsel voor rangschikking van bibliotheken is onzes inziens ook dat voor de rangschikking van de bescheiden tot de registratuur behoorende.
Op den indicateur en op de agenda van zittingen van een college is een kolom aangebracht, waarin wordt aangeteekend in welk dossier het besproken stuk is geborgen, m.a.w. een kolom, waarin het classificatienommer wordt vermeld.
Heeft een stuk in een vergadering een punt van overweging uitgemaakt, dan wordt door een stempel aangeduid, in welke vergadering(en) het be-
b.v.
AGENDA RAAD
No. B. A.
De stukken verwijzen naar de agenda's en notulen van de vergaderingen, waarin zij behandeld zijn; de indicateurs en de agenda's vorengenoemd naar de dossiers, waarin de stukken, die een punt van beraadslaging hebben uitgemaakt, geborgen zijn. Op deze wijze vormt de registratuur een organisch geheel.
— 44 —



— 45 —
Heeft een stuk betrekking op meerdere, tot verschillende dossiers behoorende onderwerpen, dan moet het in het naastverwante dossier worden ondergebracht. De overige dossiers, waarmede het verband houdt, ontvangen een afschrift of uittreksel en, mochten daaraan bezwaren verbonden zijn, zoo kan met enkele aanlegging van een classificatiekaart, waarover later, volstaan worden.
Daar als regel geldt, dat bij een brief slechts één onderwerp wordt behandeld, zal het maken van uittreksels of afschriften zich tot een minimum beperken.
Deze afschriften worden op de secretarie, die ook onder het beheer van het Hoofd der Registratuur behoort te staan, vervaardigd en door middel van een cyclostyle vermenigvuldigd.
Het is raadzaam niet te veel stukken in een dossieromslag te bergen, een dun dossier is gemakkelijker te raadplegen dan een dik en blijft langer in behoorlijken toestand.
De stukken tot één dossier behoorend worden van een doorloopend nommer voorzien. Het nut daarvan zal blijken bij de verklaring van den rotulus.
Bijzonder belangrijke stukken worden niet in de dossiers, doch op een brandvrije plaats geborgen, de dossiers ontvangen een afschrift.
Geheime stukken worden of door den Secretaris-Generaal, Directeur of Secretaris van de inrichting, dan wel door het Hoofd der Registratuur in een van een bijzondere sluiting voorzienen klasseur onder persoonlijke verantwoordelijkheid van dien ambtenaar bewaard.
In enkele administratiën kan het voordeel bieden, in navolging van de Duitschers, de dossiers te splitsen in z.g. „Generalakten" en z.g. „Spezialakten" m.a.w. in dossiers die Algemeene voorschriften bevatten en in dossiers, die stukken bevatten meer in het bijzonder het gevolg van de uitvoering van die voorschriften; men onderscheidt alzoo „Algemeene"- en „Bijzondere dossiers". Tot de bijzondere-dossiers behooren o.a. de zg.. Personeele-dossiers.
Hoewel niet blind voor het voordeel, dat zulk een onderscheiding biedt, hebben wij gemeend tot die splitsing, noch bij de Pensioenraden noch bij de Staatsspoor- en tramwegen te moeten overgaan, omdat zij het zoeken naar een bepaald stuk moeielijker maakt en omdat men meer dan anders op de accuratesse van het toegevoegde personeel moet kunnen rekenen.
Waar de splitsing der onderwerpen reeds vrijwel de besproken onderscheiding daarstelt, hebben wij gemeend, niet verder te moeten gaan.
II. Stukken, die na een zeker aantal jaren hun nut zullen hebben verloren.
Wat de berging van deze soort betreft kunnen geen algemeen geldende voorschriften worden gegeven, deze toch houdt nauw verband met, de eischen aan de administratie gesteld.



— 46 —
Stukken, die na zeker aantal jaren hun nut zullen hebben verloren, worden, om uitschieting mogelijk te maken, voorzien van een duidelijk zichtbaar stempel bijv. v. v. v. (voor vernietiging vatbaar).
Bij de Pensioenraden worden tot laatstgenoemde stukken o.a. gerekend:
1°. de korting- en mutatiestaten; ÖJxJtö
2°. de beschikkingen waarbij, conform 's Rijks advies, pensioensgrondslagen worden vastgesteld;
3°. de adviezen betreffende den inkoop vaii tijdelijke, zijdelingsche ot vóór het in werkingtreden van eenige pensioenwet bewezen diensten, voor zoover zich daarbij geen quaestie betreffende de toepassing van de desbetreffende wet heeft voorgedaan;
4°. de adviezen uitgebracht naar aanleiding van pensioensaanvragen, voor zoover zij niet om een der vorengenoemde redenen bewaard moeten blijven; .'>'.-•
5°. de Koninklijke besluiten houdende toekenning van pensioen, voor zoover daarbij geen bijzondere beslissingen genomen zijn;
en eindelijk al die stukken, die volgens het oordeel van het Hoofd der Registratuur, niet van voortdurend belang zijn.
Voor de berging van de hferbedoelde bescheiden behoort het Hoofd der Registratuur, in verband met de eischen aan de administratie gesteld, voorschriften te geven. Daarbij dient er op te worden gelet hoelang voor iedere categorie van stukken de bewaringstermijn behoort te zijn. Als algemeenen regel geldt echter, dat zij niet in de verticaal-rangschikkasten hun plaats vinden, doch in portefeuilles of bundels — buiten de eigenlijke dossiers — worden verzameld en op daarvoor geschikte archiefrekken soortsgewijze worden geborgen, totdat het tijdstip van vernietiging daar is.
Om een voorbeeld te noemen willen wij even aanstippen hoe de berging geschiedt van adviezen betreffende vaststelling van pensioensgrondslagen en daarop genomen beschikkingen; de adviezen uitgebracht naar aanleiding van pensioensaanvragen en de Koninklijke besluiten tot toekenning van pensioen, respectievelijk onder 2, 4 en 5 genoemd.
Eerstgenoemde stukken worden alphabetisch-lexicographisch gerangschikt.
Voor iederen ambtenaar wordt een dossier aangelegd. Bekleedt hij meer dan één betrekking dan wordt het dossier onderverdeeld in zooveel subdossiers als hij betrekkingen vervult.
De adviezen, uitgebracht naar aanleiding van pensioensaanvragen worden alphabetisch-lexicographisch in portefeuilles vereenigd, terwijl eindelijk de Koninklijke besluiten in chronologische orde in portefeuilles worden verzameld en daarna jaarsgewijze gebonden.
III. Voorschriften, die voor beide soorten van stukken gelden.
Zooveel doenlijk, dat wil zeggen, voor zoover bepaalde Regeerings —



- 47 -
of administratieve voorschriften zich daartegen niet verzetten, worden alle stukken op halve vellen geschreven, tenzij de omvang van dien aard is, dat dubbele vellen noodzakelijk zijn.
Is een stuk in strijd met dit voorschrift op een dubbel vel geschreven, dan worden, wanneer de 3e en 4e zijde van het papier niet benut zijn, deze afgescheurd. Onbeschreven papier toch neemt onnoodig plaatsruimte in en bemoeielijkt het overzicht der bescheiden.
De ondervinding heeft geleerd, dat acten, die dikwijls moeten worden geraadpleegd, reeds na korten tijd een onoogelijk aanzien hebben, daarom verdient het aanbeveling alle bescheiden, die tot eenzelfde acte behooren, in een vel wit folio (kwarto) schrijfpapier te verzamelen. Op dit omslagvel worden de noodige aanteekeningen gemaakt om de berging van het stuk te vergemakkelijken. (Vermelding van classificatienommer, dossiernommer, rotulusnommer enz.).
Zoodra een acte geheel afgedaan is, wordt zij, met alle daarin behoorende bescheiden, met behulp van een ponsmachine doorboord, kleine bundels kunnen geponst worden door middel van een z.g. couponvernietiger. Door het verkregen gat wordt een zijden koord of een stuk zacht, doch stevig zegelgaren gehaald. De uiteinden worden aaneengeknoopt en middels een lak- of sluitzegel op het buitenvel bevestigd.
De lakstempels, c.q. sluitzegels, zijn van een uitsluitend voor de registratuur vervaardigde inscriptie voorzien en blijven onder het beheer van het Hoofd der Registratuur.
De stukken worden op de meest zorgvuldige wijze behandeld, zoowel bij raadpleging als bij opberging.
Men verlieze niet uit het oog, dat men.door voor de nakoming dezer voorschriften te waken zijn eigen belang dient. Niets toch is onaangenamer dan een slordig of gehavend stuk te moeten raadplegen. De ambtenaar, die met de berging der bescheiden is belast, legt meer eer in met een welgeordende goed verzorgde verzameling, dan met feen, die slordig is geborgen en geleden heeft door den tand des tijds. Hij zal daarom zorg dragen, dat elk stuk, dat gebreken vertoont, alvorens het wordt geborgen of opnieuw uitgeleend, wordt hersteld.
De grootst mogelijke zindelijkheid behoort te worden betracht. De tijd besteed aan het gebruik van een stofdoek is niet nutteloos doorgebracht, maar behoort te worden beschouwd als te zijn welbesteed.
Zelfs hij, die met het oogenschijnlijk meest onbeduidende werk bij een. registratuur is belast, kan zich de waardeering zijner superieuren verzekeren. Door verwaarloozing toch van het kleine komt .het groote niet tot zijn recht. Een goed registrator zal met meer waardeering spreken over het werk van den eenvoudigen ambtenaar, die met het lichten, opbergen en schoonhouden der diverse bescheiden is belast en zijn werk met liefde en toewijding verricht, dan over den wetenschappelijken ambtenaar, die zorgeloos het hem opgedragene uitvoert.



.— 48 —
Wil een registratuur goed werken, dan moet klein en groot zijn plicht doen en verdient zoowel de kleine als de groote waardeering en waar zij excelleeren tevredenheidsbetuigingen. ïféii-
d. De rotulus.
De rotulus is de inhoudsopgave van het dossier waarbij hij behoort.
In ieder dossier ligt een rotulus; in dezen rotulus worden alle stukken vermeld, die het dossier bevat; worden bescheiden in een ander dossier overgebracht, dan wordt zulks in een daarvoor bestemde kolom van den rotulus vermeld.
Op iederen rotulus wordt op duidelijke wijze aangegeven in welk dossier hij behoort, opdat hij oogenblikkelijk en zonder moeite weder in het dossier kan geborgen worden.
Ieder stuk wordt bij inschrijving op den rotulus van een volgnommer voorzien. Het ontvangt alzoo een doorloopend nommer, wat het terugvinden ten goede komt. De op eenzelfde zaak betrekking hebbende bescheiden worden onder één en heïzelfde nommer ingeschreven. Men maakt echter onderscheid tusschen hoofd-stukken en bijlagen.
Het eerste stuk, dat bij de administratie inkomt, of zoo de correspondentie door de administratie zelf is aangevangen, van haar uitgaat, krijgt als rotulus-nommer het eerste nommer, dat aan de beurt is, b.v. 5, de bijlagen van den brief worden, voor zoover zij in originali of in afschrift bij de administratie blijven berusten, aangeduid met de getallen 5', 5" enz.
Komt antwoord in of gaat.antwoord uit, dan ontvangt de desbetreffende brief als nommer, 5a, de bijlagen, voor zoover zij in originali of afschrift bij de administratie blijven berusten, 5al, 5aII enz.
Er kunnen meerdere stukken, mits tot het hetzelfde dossier behoorende, op één rotulus worden vermeld. Bij administratiën echter, waar zaken behandeld worden, die tot een uitvoerige en langdurige gedachtenwisseling * aanleiding geven, verdient het aanbeveling voor iedere zaak een afzonderlijken
rotulus aan te leggen, omdat men te -voren moeielijk bepalen kan, hoeveel ruimte men moet openlaten om alle bescheiden van een voorafgaande zaak te kunnen registreeren.
Wordt laatstgemeld systeem gevolgd, dan moet men op het dossieromslag aanteekening houden van de rotulusnommers, die het dossier bevat.
De rotulus biedt een gemakkelijk overzicht over alle bescheiden, die tot een acte behooren, men kan met zijn hulp in een oogopslag nagaan of alle stukken aanwezig zijn, zonder op dagteekening of inhoud te letten.
Hoewel M i c h a 1 s k i het houden van een rotulus slechts voor omvangrijke dossiers noodig acht, schrijven wij hem voor alle dossiers voor, daar, volgens de wijze, waarop de stukken genommerd worden, de rotulus onmisbaar is.
Een model van een rotulus is opgenomen als bijlage No. III.



- 49
e. Het repertoire der dossiers.
Het repertoire is een inventaris der aangelegde dossiers.
Het wordt in boekvorm gehouden en geeft in chronologische orde (naar het tijdstip van opening) een overzicht van alle dossiers, die de administratie bevat.
Wordt een dossier aan een andere administratie of aan het archief overgegeven, dan wordt zulks in het repertoire aangeteekend.
Het zoekraken van dossiers wordt door middel van het repertoire voorkomen.
Het verschil tusschen het repertoire en het registratuurplan is, dat dit laatste voor de betrokken administratie a priori de te bergen stukken in verschillende groepen indeelt, terwijl het repertoire aangeeft voor welke groepen een dossier is geopend.
Om het dubbel aanleggen van dossiers te voorkomen, zonder gedwongen te zijn het repertoire door te loopen, kan men in het registratuurplan bij de betrokken classificatienommers aanteekening houden van de aangelegde dossiers.
Een afbeelding van het repertoire is opgenomen als bijlage No. IV. f. Het register der numeratornotnmers.
Laat men de stukken onder een numeratornommer uitgaan, dan moet men een register van die nommers aanhouden en achter ieder numeratornommer vermelden, welk classificatie- en rotulusnommer er aan toegekend is. Het kan op gelijke wijze als het repertoire der dossiers worden ingericht, instede van volgnommer schrijft men numeratornommer.
De inrichting is dus als volgt:
Numerator- classificatie_nomrner Numerator- Classificatie-nommer nommer nommer
1 522.4
1
2 314 32



— 50 —
g. Het afgifteregister 1).
Dit register dient om aan te teekenen, welke stukken de registratuur, voor goed of voor zeer geruimen tijd verlaten. M i c h a 1 s k i schrijft voor dit regisier in boekvorm te houden en het naar de groepen van het registratuurplan in te deelen, waarbij iedere afdeeling door een klavier wordt gemerkt.
Terwijl M i c h a 1 s k i in dit register alle stukken aanteekent, die worden gelicht, wenschen wij het gebruik ervan niet zoover uit te strekken en zooals boven is gemeld, het slechts te benutten tot het aanteekenen van die stukken, welke voor goed of voor langen tijd de registratuur verlaten.
Aanvankelijk werd, in navolging van M i c h a 1 s k i, ook bij de Pensioenraden zulk een afgifteregister aangelegd (bijlage No. V), dat echter, zooals hiervoren is gezegd, slechts benut werd om aan te teekenen, welke stukken voor altijd of zeer geruimen tijd aan de registratuur werden ontnomen. Thans heeft men het echter ter zijde gelegd, omdat een doelmatige indeeling ondoenlijk bleek en heeft men een afgifteregister aangelegd op kaarten.
Deze kaarten hebben een grootte van 20 bij \2y2 cM., een model vindt men opgenomen als bijlage No. VI.
Het voordeel hiervan behoeft onzes inziens niet nader te worden aangeduid.
De kaarten worden gerangschikt in volgorde der classificatienommers. h. Vernietiging van stukken.
Stukken, op wier behoud geen prijs wordt gesteld, moeten worden vernietigd.
Enkele stukken zullen dadelijk naar de papiermand kunnen verhuizen, andere eerst na korteren of langeren tijd.
Voor alle stukken, die na korteren of langeren tijd hun nut hebben verloren, wordt te voren vastgesteld op welk tijdstip hun leven zal eindigen. Een lijst wordt aangelegd, waarop die bescheiden worden omschreven, met vermelding achter' ieder stuk na hoeveel jaren het kan worden vernietigd. Al deze stukken worden gemerkt met een stempel v. v. v. (voor vernietiging vatbaar), bij latere schifting kan men dan gemakkelijk het kaf van het koren scheiden.,
i. De termijnkalender.
De termijnkalender wordt op kaarten aangelegd.
Men kan voor het aanleggen van den termijnkalender zoowel van
1). Zie ook dit hoofdstuk § o.



— 51 —
gewone als van staffelkaarten (lipkaarten) gebruik maken. Bezigt men gewone kaarten, dan moeten ruitertjes worden benut om dag en maand aan te duiden. Daarvoor geschikte ruitertjes (zie hoofdstuk IVb) zijn in verschillende soorten in den handel.
Aangezien volgeschreven kaarten, zoodra zij hun nut hebben verloren, worden vernietigd, verdienen gewone kaarten uit een economisch oogpunt de voorkeur boven staffelkaarten, bovendien vergemakkelijken zij het overzicht, omdat ruitertjes, bij het uitvallen van kaarten, verplaatst kunnen worden, zoodat zij elkander nimmer dekken, wat bij het benutten van staffelkaarten met de „staffels" wel het geval zal zijn.
Ook kan men bij het gebruik van staffelkaarten, waarop dag 'en maand vermeld staan, gewone kaarten daarachter plaatsen. Men heeft dan het voordeel aan het gebruik van staffelkaarten verbonden en doet zich uit een economisch oogpunt niet te kort.
Behalve het tijdstip, waarop de onderscheidene periodieke opgaven moeten worden ingezonden, wordt op den termijnkalender aangeteekend, wanneer antwoord kan worden verwacht op een door de administratie verzonden brief. Komt zulk een antwoord niet in op- of vóór den gestelden dag, dan moet op antwoord worden aangedrongen.
Verder wordt op den termijnkalender aangeteekend, wanneer uitgeleende stukken moeten worden teruggevraagd, zoodat het niet kan voorkomen, dat deze te lang in het bezit van een of ander ambtenaar blijyen.
Eindelijk dient de termijnkalender nog om aan te teekenen wanneer bepaalde stukken aan een of anderen redacteur of aan een of ander hoofd van een dienstvak moeten worden voorgelegd en ten slotte voor het aanteekenen van allerlei bijzonderheden, waaraan men op een gegeven oogenblik moet denken.
j. Stukken waarop antwoord of eene beschikking wordt gewacht
Alle stukken, waarop antwoord en alle adviezen, waarop een beslissing wordt tegemoet gezien, worden niet in de dossiers, doch afzonderlijk, in volgorde van de classificatienommers, in portefeuilles bewaard. Men heeft daardoor een overzicht over de zaken, waarop nog geen^eindbeslissing is genomen.
k. Het restantenbriefje.
Duurt het volgens het oordeel van het Hoofd van de registratuur te lang voordat een ingekomen schrijven bij de administratie wordt behandeld, dan vestigt hij daarop de aandacht van het betrokken Hoofd van het dienstvak, den afdeelingschef dan wel redacteur door toezending van een restantenbriefje, waarop het stuk is omschreven (bijlage No. VII).



— 52 —
1. De restantenlijst 1).
Maandelijks zendt het Hoofd der Registratuur aan het Hoofd der administratie een opgave van alle stukken, die meer dan een maand geleden zijn ingekomen en waarop nog geen beschikking is genomen of die nog niet op andere wijze zijn afgedaan.
Zoowel de restantenbriefjes als de restantenlijsten dienen om te voorkomen, dat ingekomen stukken uit het oog worden verloren (bijlage No. VIII).
m. De agenda.
Bij alle administratiën waar vergaderingen worden gehouden (staatscolleges, provinciale- en gemeentebesturen enz. enz.) worden van de in die vergadering té behandelen zaken agenda's aangelegd.
Op die'agenda's wordt, na afloop van de vergadering behalve de beslissing, die omtrent de zaak genomen is, achter elk nommer het classificatienommer vermeld, waaronder het vraagpunt is geclassificeerd.
De agenda's kunnen worden ingericht volgens het schema gegeven in bijlage No. IX.
De agenda's worden in chronologische orde jaarsgewijze gebonden, n. De notulen.
Het verdient aanbeveling de notulen te houden op losse vellen volgëns het schema gegeven in bijlage No. X; men heeft dan het voordeel, dat het geraamte der notulen, overeenstemmende met de agenda, vóór de vergadering in de bureaux kan worden opgemaakt, waardoor het werk van den Secretaris wordt verlicht.
o. Recu's en afgiftekaarten.
Geen enkel stuk mag worden afgegeven zonder recu. Deze recu's worden in tweevoud opgemaakt volgens het mo'del gegeven in bijlage No. XI. Het gedeelte, dat door den aanvrager wordt geteekend, wordt gelegd op deplaats in het dossier, waar het stuk thuis behoort; het door den ontvanger van het stuk geteekend gedeelte wordt door een der ambtenaren van- de registratuur geborgen tusschen twee stukjes bordpapier, waarop de naam vermeld staat van dengene, die het stuk heeft opgevraagd.
1). Het voorschrift tot inzending van restantenlijsten is niet nieuw. Reeds bij de Kon. besluiten van 17 Februari 1817, La V4 en 8 Januari 1825, No. 100, werden daaromtrent bepalingen vastgesteld. Zie: W. M. de Brauw, De Departementen van Algemeen Bestuur in Nederland sedert de omwenteling van 1795, bladz. 114 en 121 en J. C. Beth, De Departementen van Algemeen Bestuur gedurende het tijdvak 1798 — 1907, bladz. 105.



— 53 —
Deze stukjes bordpapier worden door een elastiek te zamen gebonden.
Voor ieder ambtenaar, die tot het lichten van stukken gerechtigd is, wordt zulk een portefeuille aangelegd. Deze portefeuilles worden in alphabetischIexicographische orde in een gewone kaartenlade geborgen. De recu's worden in iedere portefeuille gerangschikt naar de classificatienommers der gelichte stukken.
Bij de terugbezorging der stukken kan het daarvoor afgegeven recu dus in een minimum van tijd worden teruggevonden.
Op ieder recu moet worden vermeld, waarvoor het stuk benoodigd is en bij welke zaak het wordt overgelegd. Zonder voorkennis van het Hoofd van de registratuur wordt het niet aan derden overgegeven. Door een en ander in acht te nemen wordt het verloren raken van stukken tegengegaan.
Het opmaken van een aanvraag- en een ontvang-formulier heeft een tweeledig doel. Vraagt men een stuk aan, dan kan het daarvoor afgegeven biljet nimmer als bewijs gelden, dat het stuk ontvangen is. Er moet dus bij de ontvangst een recu worden geteekend. Het ingevulde aanvraagformulier legt men in het dossier. Het recu behoort in een portefeuille te worden geborgen.
Door het aanvraagformulier op gekleurd, het recu op wit papier te drukken zijn vergissingen uitgesloten. Het nut hiervan is duidelijk. Men heeft n.1. 1°. in de dossiers een aanwijzing waar de gelichte stukken zich bevinden; 2°. een controle over de stukken, die onder een bepaald ambtenaar berusten.
Moet een geheel dossier tijdelijk ter raadpleging worden afgegeven, wat uit den aard der zaak alleen in zeer bijzondere gevallen mag geschieden (b.v. raadpleging bij wetswijziging), dan wordt daarvan niet alleen aanteekening gehouden in het afgifteregister, doch wordt bovendien op de plaats van het dossier een stevig karton gesteld, volgens achterstaand model ingericht. Dit karton moet zoo groot zijn, dat de lip boven de dossiers uitsteekt.
Bovendien behoort voor het dossier een recu te worden geteekend.
p. Verloren geraakte bescheiden.
Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kan het voorkomen, dat stukken zoek- of in het ongereede geraken. Meestentijds zal dit geschieden, omdat hij, die het stuk heeft opgevraagd, het, in strijd met de gegeven voorschriften, aan 'derden heeft afgegeven, dan wel, het oorspronkelijk voor eigen gebruik gelicht hebbende, het als antecedent, bij een soortgelijke quaestie als in het verloren stuk wordt behandeld, heeft overgelegd.
Kan, ondanks alle daartoe aangewende pogingen, het stuk niet worden terecht gebracht, dan zal het Hoofd van de registratuur, voor zoover dit mogelijk is, het doen vervangen door een door hem gewaarmerkt stuk. Aan het hoofd van deze akte wordt vermeld, op welke wijze en wanneer het oorspronkelijke is zoekgeraakt, door wien het was geteekend of geparafeerd en, zoo noodig, welk gedeelte er van niet meer kan worden weergegeven; het



— 54 —
lengte 38 c. M.
/ UITGENOMEN. \ . _
Classificatie en Reden waarom gelicht en
Door wien gelicht. Datum. Repertohe nommer. waarbij overgelegd.
breedte 26 '/2 c. M.
De werkelijke afmetingen der kaart zijn aangegeven. —Voor kwarto stukken mag de kaart slechts 32 c.M. breed zijn.



— 55 —
oorspronkelijk afgegeven recu wordt er aan gehecht. Wordt later het origineel teruggevonden, dan wordt dit aan het nieuw opgemaakte gehecht, q. Classificatiekaarten.
De administratie van de Staatsspoor- en tramwegen in NederlandschIndië maakt het door haar omvang en de wijze, waarop zij gevoerd wordt noodzakelijk, dat van ieder stuk, dat bij haar inkomt en van ieder stuk, dat van haar uitgaat een classificatiekaart wordt aangelegd.
De kaart, waarop in korte, duidelijke woorden een quaestie of een zaak wordt uiteengezet heet classificatiekaart.
De classificatiekaarten worden gerangschikt in volgorde van de classificatienommers.
Niet voor alle administratiën is dit echter noodig.
Bij de administratie der Pensioenraden te 's-Gravenhage worden slechts voor de beslissingen aangaande wetsuitvoering, wetsuitlegging en andere zaken, die van blijvend belang zijn, classificatiekaarten opgemaakt.
Het aanleggen van classificatiekaarten in den geest als door ons bedoeld, werd eertijds niet voorgeschreven. Het nut ervan werd niet ingezien, omdat men meende, dat alle wetenswaardige feiten voldoende gemakkelijk te vinden zouden zijn door een systematische rangschikking der dossiers. Niets is echter minder waar. Hoe zou men toch bij een rechtsprekend — of adviseerend college alle vraagpunten behoorlijk kunnen terugvinden, zonder hulp van de classificatiekaarten? Het is toch voorgekomen, dat zich bij een enkele zaak twintig en meer vraagpunten voordeden. Wel kan men nu van de akte van zulk een zaak twintig en meer afschriften maken en die in de desbetreffende dossiers bergen, maar, afgezien nog van het tijdroovende om zooveel afschriften te doen vervaardigen, is het duidelijk, dat een kaart, waarop de quaestie beknopt en duidelijk is uiteengezet, een gemakkelijker overzicht biedt, dan een uitvoerige akte.
De inrichting der kaarten blijkt uit achterstaand model.
Het verdient aanbeveling kaarten te benutten van 10 bij 15 c.M.
Is een kaart volgeschreven, dan wordt een tweede kaart toegevoegd. Deze behoort van een andere kleur te zijn. Voor de volgkaarten wordt een bepaalde kleur vastgesteld. Op de volgkaarten wordt, behalve het classificatie- en rotulusnommer nog vermeld: Volgkaart I, II, III enz.
r. Dossierkaarten.
Het, zal meermalen voorkomen, dat bij de behandeling van een zaak, andere stukken, op een gelijksoortig geval betrekking hebbende, worden geraadpleegd (antecedenten). Deze stukken mogen in de akte, waarbij zij geraadpleegd zijn, niet blijven liggen, doch moeten hun oude plaats in de registratuur weder innemen. Om echter een overzicht dier antecedenten te hebben en om ze gemakkelijk te kunnen terugvinden wordt een zoogenaamde dossierkaart aangelegd en aan de minuut van de nieuwe zaak gehecht. Dit



— 56 —
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
522.11.
2 Wordt aan een gemeenteveldwachter door den burgemeester zijner gemeente
I den titel van Inspecteur van politie toegekend, dan kan hij niettemin op 55-jarigen leeftijd aanspraak maken op pensioen.
Schrijven Raad, d.d. 9 Januari 1915 No. 29 aan Burgemeester en Wethouders van Roosendaal en Nispen.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15116 17 18 19 20 21 22 23 ^4 25J26 27 2» 29|30 314 DOSSIERKAART.
25 .. ^
314 314 314 215 + 314
1 4 22 5



— 57 —
kan op eenvoudige en practische wijze met de hotchkiss, de ringentahg, de Ajax eyelet fastener of andere hechtmachine geschieden.
De dossierkaart wordt ingericht als op nevenstaand model is aangegeven. Boven in den linkerhoek wordt het classificatienommer van het stuk ingevuld, waarbij zij behoort, jn de tweede kolom, onder de roode, dan wel zwarte lijn, het rotulusnommer van dat stuk, op de volgende lijnen de nommers van de antecedenten.
Zijn aan de rangschikking der kaarten naar classificatienommers weinig of geen moeielijkheden verbonden, anders is dit, waar, zooals bij dit soort kaarten het geval is, de ordening moet geschieden in alphabetisch-Iexicographische orde. Oogenschijnlijk is zulk een rangschikking uiterst eenvoudig, doch gaat men eenmaal aan het werk, dan blijkt de weg te zijn bezaaid met voetangels en klemmen. Al wat dus tot verwarring aanleiding kan geven, moet worden vermeden.'
Onduidelijk schrift is dus niet geoorloofd. Het beste is wel de kaarten met de machine te beschrijven. De Hammond machine met haar verwisselbaar lettertype leent zich bijzonder goed voor dit doel. Moet men de kaarten met de hand beschrijven, dan gewenne men de ambtenaren aan het bezigen van een uniform handschrift.
In de meeste werken over classificatie wordt daartoe de volgende lettersoort aanbevolén:
ABCDEFGH3I J K£L MNOPQR5 TLLVWXYZ
TTL U O CL ^ O t a "~LT
uur -x ol ^
Wel kost het beschrijven der kaarten met een van het gewone handschrift afwijkend lettertype aanvankelijk meer tijd, doch spoedig is men aan de nieuwe schrijfwijze gewend en zal zij niet meer tijd vorderen, dan de oude.
s. Personeele kaarten.



— 58 —
Verwisselingen tusschen F en T, die anders aan de orde van den dag zijn, komen niet meer voor.
Namen geschreven met ij worden beschouwd als te zijn gespeld met i, j, zulks ter onderscheiding van die, welke een y bevatten.
De naamkaarten Pijl, Pilger, Pythagoras worden dus in de navolgende orde geborgen:
1 Pijl, 2 Pilger, 3 Pythagoras.
Zooals vroeger reeds werd medegedeeld, worden de voorletters steeds achter den familienaam geschreven, men schrijve dus niet J. P. Donker, maar Donker J. P.; zoo ook komen lidwoorden en voorzetsels achteraan, b.v.
* Groote de Hage ten Horst van der Swieten A. van.
De rangschikking van namen voorafgegaan door voorzetsels of lidwoorden moge uit het volgende voorbeeld blijken:
Hage A. ' Hage A. de Hage A. den Hage A. der Hage A. te Hage A. ten Hage A. ter Hage A. van Hage A. van de Hage A. van den Hage A. van der
Bij samengestelde namen classificeere men op den laatsten naam; dus: J. Hoven Hofman, wordt ingeschreven en geborgen: Hofman J. Hoven;
om te zorgen, dat ook een oningewijde de kaart vindt, maakt men de volgende verwijzingskaart:
Hoven Hofman J. zie: Hofman.
Het is niet geoorloofd de voorafgaande geslachtsnamen door de beginletters daarvan aan te duiden, men schrijve deze namen steeds voluit.



— 59 —
Wel kunnen bezwaren ingebracht worden tegen de methode om dubbele namen steeds te rangschikken op den laatsten naam, maar deze wegen niet op tegen het groote gemak, dat deze handelwijze biedt. Zij is aangenomen, omdat de voorafgaande namen meestentijds later zijn toegevoegd.
Er is echter geen regel zonder uitzondering, zoo ook hier. Paste men zonder meer het boven gegeven voorschrift bij het classificeeren der namen van de adellijke geslachten toe, dan zou men veelal niet de kaart op den geslachtsnaam, doch op den naam van de heerlijkheid of van het stamhuis moeten zoeken, van waar het geslacht stamt.
'tls dus raadzaam, waar in dit geval twijfel bestaat een adelsregister te raadplegen: Almanach de Gotha, Nederlandsch adelsboekje enz. Een lijst van de leden der Nederlandsche adel wordt van tijd tot tijd in den Staatsalmanak opgenomen.
De naam Jhr. Mr. W. Pauw van Wieldrecht wordt als volgt geregistreerd en geclassificeerd:
Pauw van Wieldrecht W. (Jhr. Mr.).
Uit bovenstaand voorbeeld blijkt tevens, dat titels en praedicaten tusschen haakjes geplaatst worden achter de beginletters der voornamen. Engelsche namen classificeere men onder de voorafgaande woorden b.v.
O' Ferral Mac Neill.
In Fransche namen classificeere men op het voorafgaande woord, wanneer dit een lidwoord is of is samengesteld uit een lidwoord en voorzetsel dus:
Du Monchy * La Rochefort La Fosse A. de Rochemont de Avignon d'
In Spaansche en Italiaansche namen op het voorafgaande woord, indien dit een lidwoord is b.v.
La Corina Asti d'
Romagne delle Roma di Ouevara A. de Campo del Vinei da Rey del



— 60 —
In het Duitsch handelt men als in 't Nederlandsch dus: Hindenburg von.
Indien de voorgevoegde woorden met het hoofdwoord één geheel vormen rangschikt men als volgt:
Vanderhaegen op V. Vonmühlen op V.
Namen met a, ö of ü geschreven beschouwt men als te zijn weergegeven met ae, oe of ue.
De naamkaarten voor gehuwde vrouwen worden geborgen op den familienaam van den man, tenzij de vrouw steeds of lang onder haar meisjesnaam in het openbaar leven is opgetreden.
Het is aanbevelenswaard in beide gevallen verwijzingskaarten te bezigén.
Hiermede zijn de voornaamste regels voor de alphabetisch-lexicographische rangschikking opgesomd; voor verdere bijzonderheden raadplege men de uitgebreide werken van:
Brown, James Duff. Library classification and cataloguing.
London. Grafton <& Co. 1916.
Cataloguing rules: Author and title entries. Compiled by Committees of the American Library Association and the Library Association. London. Library Association 1908.
Kaiser J. The card system at the office.
London Mc. Corquodale & Co. Ltd. 1908.
Kaiser J. Systematic indexing.
London. Pitman & Sons Ltd. Isaac. (Sir) 1911.
Quinn J. Henry. - Library cataloguing.
London. Truslove & Hanson Ltd. 1913.
Sayer <& Stewart. The card catalogue.
Londop. Grafton & Company, 1913.
t. Secretarie-registers.
Om een overzicht te hebben van de door de Secretarie bewerkte en verzonden bescheiden, wordt een Secretarie- en expeditieregister aangelegd.
Modellen van die registers vindt men in de bijlagen respectievelijk onder de nommers 12 en 13.



hoofdstuk iv.
MATERIEEL.
a. Kaarten.
Voor de kaarten gebruikt men expresselijk daarvoor in den handel gebracht karton; moeten zij langen tijd dienst doen, dan moet het karton volkomen vrij zijn van houtslijp. Ook verdient het aanbeveling geen glad karton te benutten, daar dit moeilijk te beschrijven is. Heeft men voldoende bergruimte dan zijn dikke kaarten te verkiezen boven dunne.
Men onderscheidt geleide- en notitiekaarten. Eerstgenoemde soort wordt voorzien van staffels, waarop nommers, letters of data kunnen worden aangegeven, (zie plaat no. 1 en no. 2). In enkele administratiën gebruikt men staffelkaarten, waarvan de bedrukte staffels met celluloid zijn bekleed. In den laatsten tijd worden geleidekaarten in den handel gebracht, waarvan de tabs bestaan uit celluloid lussen; in deze lussen schuift men een strook papier met het gewenschte opschrift, zoodat men van celluloid-tabs kan gebruik maken zonder aan vooraf bepaalde opschriften gebonden te zijn. De staffelof geleidekaarten moeten gesneden worden uit zeer zwaar karton.
Hoewel de kaarten in alle gewenschte afmetingen kunnen worden vervaardigd, is het raadzaam zich aan de internationaal vastgestelde afmetingen te houden, daar anders voor de berging speciale kasten moeten worden aangemaakt.
De afmetingen, aangenomen door het Institut International de Bibliographie, zijn:
x 12i/2 c.m.
9 x 14 c.M. 21i/2 X 27i/2 c.M. 21«/2 x 34i/2 c.M.
terwijl in Engeland en Amerika meestal kaarten worden gebezigd van de navolgende grQotten:
7i/2 x 12'/2 c.M.
10 x 15 c.M. 12l/2 x 20 c.M. 15 x 25 c.M.
De kaarten van beide eerstgenoemde maten 714 x 1214 en 10 x 15 c.M. zijn de meest gangbare; voor deze kaarten zijn steeds kasten voorhanden.
De inrichting der kaarten is afhankelijk van het doel, waarvoor zij moeten dienst doen; zij zijn met verschillende linieeringen verkrijgbaar. De meest voorkomende zijn hieronder afgebeeld.



— 62 -
No. 1.
No. 2.



— 63 -
No. 3.
No. 4.



— 64 —
No. 5.
No. 6.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16



- 65 -
No. 7.
Voor de chronologische kaarten kunnen een der beide hierna afgebeelde modellen dienen.
No. 8.
■■■■



66
Bij model no. 8 geschieden de inkepingen met behulp van een viziertang. Wordt model no. 9 benut, dan worden de niet benoodigde staffels weggeknipt.
Om kaarten aaneen te hechten kan men gebruik maken van de hotchkiss, van een ringentang of van de Ajax eyelet fastener, dan wel van een andere hechtmachine.
Het gebruik van verschillend gekleurde kaarten is in vele gevallen aanbevelenswaard. Dikwijls worden de kaarten doorboord of van insnijdingen voorzien om het willekeurig uitnemen te voorkomen.
De kaarten kunnen worden geponst met ronde gaten of met hoekige insnijdingen. Hoekige insnijdingen hebben het voordeel, dat de stang, die de kaarten bijeenhoudt, niet geheel behoeft te worden uitgenomen, wanneer een der kaarten ter bijschrijving of om andere redenen uit de lade moet worden verwijderd.
b. Ruitertjes.
Ruitertjes zijn kleinere of grootere van metaal vervaardigde merkteekens, die op de kaarten worden gestoken om de aandacht er op te vestigen. Deze



- 67 —
ruitertjes zijn in verschillende vormen en kleuren in den handel, zoodat het mogelijk is verschillende gegevens kenbaar te maken zonder dat de kaarten behoeven te worden uitgenomen.
Door middel van ruitertjes wordt b.v. bij de Pensioenraden aangeduid of de kaarten op Burgerlijke Ambtenaren, Gemeenteambtenaren, Onderwijzers, Leeraren, Indische Ambtenaren of Militairen betrekking hebben; verder wordt door genoemde merkteekens aangegeven, dat het stuk, waarop de kaart betrekking heeft, nog niet is afgedaan en in welke maand het is ingekomen; zoodoende kan spoedig worden vastgesteld hoe groot het aantal bescheiden is, dat nog op afdoening wacht, (zie onderstaande afbeelding).
Bij de Pensioenraden heeft men op de kaarten, die gerangschikt worden naar de classificatienommers een ruiterbaan aangebracht, gemerkt met de nommers 1 tot en met 30. Naar gelang men nu de ruiters plaatst op de onderscheidene nommers van de ruiterbaan kan men o.a. voor de groepen: 215 \ Samenstelling van den pensioensgrondslag, / Burgerlijke ambtenaren. 225 / (wat in den grondslag mag worden op- \ Gemeenteambtenaren. 235 [ genomen). j Onderwijzers.
245 J Wijze van berekening. ( Leeraren,
de navolgende bijzonderheden aanduiden:
1. Rijks- en Provinciale subsidiën.
2. Personeele toelagen.
3. Vuur, licht, water.
4. Geneeskundige hulp.
5. Vrije kleeding.
6. 'Bewapening.
7. Vrije woning.



— 68 —
8. Tantièmes.
9. Rijwieltoelagen.
10. Overwerk.
11. Cantine-inkomsten.
12. Rijtuighuur.
13. Verlof- en duurtetoelagen.
14. Kindertoeslag.
15. Toelagen wegens het verbod om nevenbetrekkingen te bekleeden.
16. Bijzondere inkomsten.
17. Schoonhouden van gebouwen.
18. Opbrengst van afval.
19. Kostelooze leveringen.
20. Vervolgingskosten.
21. Onkosten.
22. Wijze van schatten van emolumenten.
23. Weekloon, dagloon, uurloon.
24. Splitsing van gecombineerde wedden.
25. Cumulatie.
26. Stukloon en wisselvallige inkomsten.
Door onderscheidenlijk rood-; groen- geel- en grijs geëmailleerde ruiters te gebruiken, kan men in een oogoplag zien, welke kaarten op burgerlijke ambtenaren, gemeenteambtenaren, onderwijzers en leeraren betrekking hebben.
De ruitertjes zijn in koper, verzilverd, verguld en zwart gelakt verkrijgbaar, bovendien in verschillende kleuren geëmailleerd met of zonder opdruk.
Verder zijn in den laatsten tijd ruitertjes in den handel gebracht, die gelegenheid bieden tot inschuiving van een stukje karton, waarop bijzonderheden kunnen worden geschreven (zie plaat no. III).
c. Kaartenkasten.
Zooals reeds vroeger werd opgemerkt verdienen stalen kasten de voorkeur boven houten. Stapel- en zoogenaamde combinatiekasten zijn geriefelijk voor administratiën, waarvan de omvang en de behoeften niet bij den opzet kunnen worden geraamd. Deze kasten toch kunnen naar gelang de administratie zich uitbreidt of naar gelang zij zich nieuwe behoeften schept wordél opgebouwd en samengesteld.
Behoeven de kaarten niet dikwijls te worden uitgenomen, dan kunnen laden worden gebezigd voorzien van een ronde stang, welke aan de voorzijde voorzien is van een knop met schroefdraad, waarmede zij in het voorvlak der Iade wordt vastgeschroefd. Moeten kaarten worden ingevoegd of uitgenomen, dan wordt de stang losgeschroefd en verwijderd en nadat de kaarten zijn herplaatst weder ingebracht.



- 69 -
Ook zijn laden in den handel met stangen, die zoodanig gedraaid kunnen worden, dat de kaarten, zonder dat de stang wordt verwijderd, kunnen worden uitgenomen; de kaarten moeten dan op een der hierna aangegeven wijzen worden geponst.
Geponot voor platte stang. Geponst voor duplex stang.
Ten einde het aflezen der kaarten te vergemakkelijken en te zorgen, dat zij, ongeacht er veel of weinig in een lade geplaatst zijn, niet omvallen, zijn alle laden voorzien van een schuin verplaatsbaar steunstuk, dat door middel van een veer op elke gewenschte plaats kan worden vastgezet.
Veelal zijn de laden voorzien van een clip, die bij uittrekken het uitvallen voorkomt.
De laden der stapel- en combinatiekasten kunnen, naar gelang dikkere of dunnere kaarten gebezigd worden 800 'a 1000 stuks bevatten, echter zijn er ook kaartenkasten in den handel, waarvan de laden door een tusschenschot in twee gelijke deelen zijn verdeeld, deze dubbele laden bieden gewoonlijk plaats voor ± 5000 kaarten.
Het verdient aanbeveling tusschen iedere 50 kaarten een geleidekaart, kaart voorzien van een staffel, (tabcard) te plaatsen, daar dit het zoeken zeer bespoedigt.
Wordert de zoogenaamde stapelkastjes voor het bergen der kaarten gebezigd, dan kan men, om het raadplegen der kaarten te vergemakkelijken, de kastjes op houten of metalen onderkasten plaatsen. Deze onderkasten kunnen uitnemend benut worden tot berging van materiaal. Afbeeldingen van kaartenkasten vindt men op de platen IV, V, VI, VII en IX.



— 70 —
d. Klasseurs.
De klasseurs of rangschikkasten werden eerst zoodanig gebouwd, dat de dossiers daarin om en om op elkaar werden gestapeld, wat het gemakkelijk uitnemen bemoeilijkte. Men zocht dus naar een betere wijze van berging en kwam tot de samenstelling van de zoogenaamde verticaal-rangschikkasten.
Deze kasten worden uit hout of staal vervaardigd; daar stalen kasten verre boven houten te prefereeren zijn, zoowel in verband met brandgevaar als met het gemakkelijker loopen 'der laden, zullen wij alleen van de stalen een beschrijving geven, wat voldoende geacht kan worden, daar de inrichting van de houten kasten niet noemenswaard van de stalen afwijkt.
De kasten voor foliostukken hebben een hoogte van ± 140 c.M., een breedte van ± 47 c.M. en een diepte van ± 64 c.M., voor die welke dienen voor berging van quarto bescheiden zijn de afmetingen respectievelijk ± 140, ± 411/2 en ± 64 c.M.
Iedere kast bestaat uit vier laden. De afmetingen dier laden zijn binnenwerks voor folio formaat diep ± 57 c.M., breed ± 38.5 c.M., hoog ± 28 c.M., voor quarto formaat diep ± 57 c.M., breed ± 32.5 c.M., hoog ± 28 c.M. Deze laden loopen op rails, terwijl een nok het uitvallen belet, hoe voller de lade is des te gemakkelijker kan zij worden uitgetrokken of ingeschoven. De dossiers worden in de lade staande geborgen.
In iedere Iade bevindt zicji een steunplaat, welke verplaatsbaar is; deze heeft tweeërlei doel n\,
1°. om het omvallen der dossiers in een nog slechts gedeeltelijk gevulde Iade te voorkomen,
2°. om aan de dossiers een eenigszins schuinen stand te geven en het gemakkelijk lezen van den op de dossier-omslagen vermelden inhoud te bevorderen.
Iedere lade is voorzien van een ronde ijzeren stang, welke door middel van een koperen knop met schroefdraad in de voorzijde van de lade wordt vastgezet.
Deze stang dient om de geleidekaarten, die tusschen de dossiers worden gezet om de groepen aan te duiden, vast te houden; zij zijn daarom aan de onderzijde voorzien van een lip met oog, zooals uit het hierna afgebeelde model blijkt.
Genoemde kaarten hebben staffels ter aanduiding van de groep tot welke de daarna volgende dossiers behooren; deze staffels kunnen in elke erewenschte breedte worden aangebracht. De meest gebruikelijke zijn 3 of 5 op 1 verspringend.



De geleidekaarten dienen niet alleen om een gemakkelijk overzicht over de dossiers te geven, doch tevens om deze op hun plaats te houden; worden te weinig tusschenkaarten gebruikt, dan wringen de dossiers elkaar omhoog, komen vlak te liggen en schuiven over elkaar.
Moeten in de kasten meerdere dikke bundels geplaatst worden, dan kan het voorkomen, dat de tusschenkartons op de plaats, waar de ring is aangebracht uitscheuren. Ook bij de Pensioenraden had men met dit euvel te kampen. Om aan het genoemde bezwaar te ontkomen, hebben wij in elke lade vier geleidestangen laten aanbrengen, die bij de vier hoekpunten van het vooren achtervlak der lade met een schroefdraad in de voor- en achterplaat sluiten. Langs deze geleidestangen loopen stalen platen, waarin tot doorlating der stangen ovale gaten zijn geponst. Op die stalen platen kunnen ruitertjes worden gestoken, zoodat zij de tusschenkartons gedeeltelijk kunnen vervangen. Laat men in iedere lade vier of vijf van deze platen aanbrengen, dan zal het uitscheuren van kartons niet meer voorkomen.
De kasten zijn zoodanig gebouwd, dat zij, naast elkaar geplaatst, een aaneengesloten geheel vormen.
Tegenwoordig zijn ook rangschikkasten in den handel, waarvan de twee bovenste laden dienen tot berging van kaarten, de onderste tot .berging van stukken
Voor het afleggen der stukken, die niet dikwijls meer benoodigd zijn, bezigt men kasten van éénvoudiger constructie en uitvoering.
Somtijds worden de kasten voorzien van wielen; hierdoor kunnen zij op rails worden gezet en na bureautijd zonder veel krachtsinspanning naar een brandvrije kelder worden vervoerd om, des morgens vóór den aanvang van de werkzaamheden, weder daar te worden opgesteld, waar zij benoodigd
- 71 -



— 72 —
zijn. Afbeeldingen van de hier beschreven kasten treft men aan op de platen IX tot en met XIII.
e. Bibliotheek-, registratuur- en archiefrekken.
Verschillende soorten rekken worden in den handel gebracht.
De rekken worden gewooniyk met vaste planken en tusschenschotten geleverd, doch zij zijn ook verkrijgbaar met automatisch verstelbare planken, de tusschenschotten worden dan vervangen door staaldraden.
Daar overigens de inrichting voldoende uit de afbeeldingen en de daarbij gegeven toelichting blijkt (zie de platen XIV en XVI), meenen wij ons van een verdere beschrijving te mogen onthouden.
f. Loketkasten.
Ook deze kasten worden van staal vervaardigd en zijn om hun eenvoudige constructie en sierlijk uiterlijk aan te bevelen.
De meest gangbare modellen zijn die met zeven, veertien of eenentwintig vakken.
Voor de binnenmaat der vakken zijn drie formaten aangenomen en wel Formaat I. Formaat II. Formaat III.
Breedte 384 m.M. %■ 280 m.M. * 384 m.M
DiePte 280 „ < 400 „ 280
Ho°gte 236 „ 236 „ 160 „
g. Kantoor- en schrijftafels.
1
De stalen kantoor- en schrijftafels, die men afgebeeld vindt op de platen XVII tot en met XIX, zijn bijzonder practisch. De bureaux bieden gelegenheid tot berging van kaarten, enkele ook voor een schrijfmachine.
Ook andere modellen dan de hier afgebeelde zijn in den handel.
h. Boeken- en akten-transportwagen. .
In groote registratuurinrichtingen kan. men een boeken- en aktentransportwagen niet ontberen.
Er is een wagen in den handel, welke geheel vervaardigd is van eikenhout, de kanten zijn afgerond en worden desverlangd bekleed met gummi, door een en ander wordt beschadiging van meubelen en wanden voorkomen. De wielen zijn voorzien van gummi-banden, waardoor hij vrijwel geruischloos verplaatst kan worden. De wagens kunnen in alle grootten geleverd worden, het meest gangbare model heeft de volgende afmetingen (met inbegrip vari wielen): lang 1.12 M., hoog 1,08 M., diep 0.36 M.



— 73 —
h. Andere benoodigdheden.
Alle voortbrengselen van de kunstnijverheid te beschrijven, die voor de inrichting van een goede registratuur noodig of nuttig kunnen zijn, is vrijwel ondoenlijk.
Wij willen echter dit hoofdstuk niet besluiten zonder gewezen te hebben op twee practische voorwerpen, die overzichtelijke en nette rangschikking zeer ten goede komen, n.I. etiquethouders en boekensteunen. Etiquethouders worden in verschillende soorten in den handel gebracht. Men heeft er, die geschikt zijn om aan de voorzijde van een plank of aan den zijkant van een kast te worden bevestigd; andere, om te worden geklemd aan het steunstuk van een boekenplank.
De prijzen zijn billijk, zij zijn vrijwel onverslijtbaar, zoodat men uit een financieel oogpunt er niet tegen op behoeft te zien deze practische wegwijzers aan te schaffen.
Boekensteunen kunnen geacht worden vrijwel onmisbaar te zijn. Wat staat onooglijker dan portefeuilles en boeken in schuinen stand op een boekenplank. Schaft men zich deze nuttige voorwerpen niet aan, dan berokkent men zich grooter nadeel, dan de kosten van aanschaffing bedragen. De boeken, de portefeuilles met stukken enz., enz., zullen, indien zij niet voldoende gesteund worden, onophoudelijk herstelling behoeven. Welke boekensteunen men benutten zal hangt af van de eischen, die men er aan stelt.
Nog willen wij de aandacht vestigen op een artikel onlangs aan de markt gebracht. Het voltooit vrijwel de stalen kantoormeubileering en is van Amerikaansche vinding. Het hier bedoelde voorwerp is een stalen prullenmandje, dat uitmunt door zijn sierlijke en eenvoudige modeleering. Op plaat XX is het afgebeeld.
De stalen meubelen bij de Pensioenraden in gebruik werden geleverd door Ruys' Handelsvereeniging te Rotterdam.
Deze maatschappij en hare zustermaatschappij „de Nieuwe Indische Handelsvereeniging te Soerabaia" hebben speciale afdeelingen voor registratuur-benoodigdheden.



HOOFDSTUK V.
NIEUWE ORDENING DER REGISTRATUUR.
Zoodra tot de invoering van het registratuurstelsel is besloten, moet, voordat men tot toepassing overgaat, het noodige materiaal aangeschaft en een registratuurplan worden opgemaakt.
Tot opname in de registratuur van stukken afgedaan vóór het tijdstip, waarop men met de nieuwe wijze van ordenen een aanvang maakt, wordt eerst overgegaan, als de aan het Hoofd van de registratuur toegevoegde ambtenaren voldoende van den nieuwen gang van zaken op de hoogte zijn, dus als het stelsel behoorlijk loopt.
Slechts die stukken worden in de registratuur opgenomen, die hunne waarde nog niet hebben verloren. De overblijvende worden, voor zoover zij nog niet voor vernietiging vatbaar zijn, in portefeuilles geborgen. Op iedere portefeuille wordt op duidelijke wijze aangegeven, wat zij bevat.
Dat met oordeel moet worden te werk gegaan, behoeft nauwelijks gezegd te worden; de oude indices toch, kunnen, zoodra met de omwerking een aanvang is gemaakt, weinig of geen licht meer verschaffen. Vorengenoemd Hoofd behoort dus maatregelen te treffen, dat ieder gewenscht stuk spoedig en gemakkelijk kan worden te voorschijn gebracht. Algemeene regels te stellen op welke wijze de omwerking moet geschieden is, daar dit te nauw verband houdt met de vroegere bergwijze van de stukken, niet mogelijk. Meergenoemd Hoofd moet hiervoor de noodige voorschriften geven.
Men zij indachtig, door het aanbrengen van verwijzingen een behoorlijk verband tusschen de oude en nieuwe bergwijze te leggen.



HOOFDSTUK VI.
ALGEMEEN OVERZICHT VAN DE TOEPASSING VAN HET VORENBESCHREVEN STELSEL.
Des morgens bij den aanvang van den dienst worden de stukken, die bij de administratie zijn bezorgd of door den daarvoor aangewezen bode aan het postkantoor zijn afgehaald, het Hoofd van de registratuur ter hand gesteld.
Geheime of vertrouwelijke zendingen worden door hem zelf, de andere door een door hem daarvoor aan te wijzen ambtenaar geopend en van een dagteekenstempel en nummeratornommer voorzien.
De stukken worden daarna gesorteerd, d.w.z. gerangschikt naar de dienstvakken, afdeelingen of bureaux, die met de afdoening zullen worden belast.
Van ieder stuk, een bepaald persoon betreffende, wordt een naamkaart aangelegd, terwijl alle stukken op chronologische kaarten worden ingeschreven. Op iedere chronologische kaart kunnen meerdere stukken worden vermeld. Wordt echter van eenig stuk geen naamkaart aangelegd, dan zal de in zoodanig stuk behandelde zaak op eene afzonderlijke kaart worden aangeteekend, daar deze kaart dan tevens moet dienen om de verdere geschiedenis van het stuk te vermelden-, tenzij voor de administratie bepaald is, dat van alle bescheiden kaarten moeten worden opgemaakt.
Periodiek inkomende bescheiden worden op de gewone wijze op kaarten geboekt, tenzij voorgeschreven is, dat deze in tabellarische registers zullen worden genoteerd.
Antwoorden op door de administratie verzonden brieven worden op de desbetreffende kaarten bijgeschreven.
Voor zoover de stukken betrekking hebben op vroeger reeds bij het bureau behandelde zaken, worden de retoacta en eventueele antecedenten met de daarvoor door den ontvanger te teekenen recu's bijgevoegd.
Het Hoofd van de registratuur doet van deze recu's een lijst aanleggen om te kunnen controleeren, of hij alle recu's terugontvangt.
Zijn alle ingekomen bescheiden op de aangegeven wijze geïndiceerd, dan worden zij op de dagagenda's ■) ingeschreven. Voor ieder dienstvak, desgewenscht voor iedere afdeeling of voor ieder bureau wordt zulk een dagagenda aangelegd.
'). Zie bijlage No. 14.



Deze dagagenda's worden met de daarbij behoorende bescheiden aan den Secretaris-Generaal, Secretaris, of in het algemeen den eerstaanwezenden ambtenaar toegezonden, opdat deze zich behoorlijk op de hoogte kan stellen van de zaken, welke de administratie ter behandeling zijn toegezonden en opdat hij kunne aangeven op welke wijze hij wenscht, dat zij behandeld worden.
Genoemde hoofdambtenaar zendt daarna de dagagenda's met de daarbij behoorende stukken naar de betrokken dienstvak- dan wel afdeelings- of bureauchefs, deze teekenen de agenda's voor ontvangst en doen ze met den meesten spoed aan het Hoofd van de registratuur weder ter hand stellen.
De brieven, adviezen, beschikkingen enz. die zijn vastgesteld, worden door den Secretaris-Generaal of door den in diens plaats optredenden Hoofdambtenaar, het Hoofd voornoemd toegezonden; deze doet ze dagteekenen, van een numeratornommer, eventueel classificatie- en rotulusnommer, voorzien, doet daarop aanteekenen op welk tijdstip redelijkerwijze antwoord kan worden verwacht, laat ze inschrijven "op den termijnkalender en zendt ze vervolgens aarTde(n) Chef van de Secretarie, die ze in een daarvoor bestemd register ") inschrijft. In dit register wordt vermeld aan wie(n) de minuut ter overschrijving is afgegeven. Nadat het stuk is geteekend, wordt het voor de verzending in het expeditieregister 2) ingeschreven. Voor zoover de stukken door de boden worden bezorgd en voorzoover zij als geadviseerde dienstbrieven worden verzonden, worden er de noodige recu's bijgevoegd, die door (haar) hem, nadat zij geteekend zijn terugontvangen, chronologisch en in volgorde van de nommers, in daarvoor bestemde ordeners worden gehecht.
De stukken, waarop antwoord wordt gewacht, worden niet in de gewone dossiers geborgen, doch in afzonderlijke portefeuilles, in volgorde der classificatienommers, bewaard; zoo doende heeft men steeds een overzicht over de stukken, waarover briefwisseling wordt gevoerd. Dagelijks wordt óp den termijnkalender nagegaan, welke stukken reeds beantwoord hadden kunnen zijn; blijkt, dat het antwoord te lang uitblijft, dan wordt de(n) betrokken dienstvak- afdeelings- of bureauchef door middel van een restantenbriefje medegedeeld, dat op bedoeld stuk nog geen antwoord is ingekomen, zoodat (zij) hij kan beoordeelen of het al- dan niet wenschelijk is een rappelbrief te schrijven.
Om te kunnen nagaan, welke stukken bij de dienstonderdeelen onafgedaan blijven liggen, worden alle kaarten, die op ingekomen stukken, — of brieven, waarop antwoord wordt gewacht, — betrekking hebben, voorzien van merkteekens (ruitertjes).
Deze ruitertjes kunnen zoodanig worden gekozen, dat zij niet alleen den datum van inkomst, doch ook de soort van stukken aangeven.
')• Zie bijlage No. 12. 2). Zie bijlage No. 13.
76 -



- 77 —
Iedere maand wordt van deze stukken een restantenlijst opgemaakt; deze wordt den Secretaris-Generaal of den hoofdambtenaar, die bij de administratie diens functie waarneemt, ter hand gesteld, opdat maatregelen kunnen worden genomen, dat met de behandeling bekwamen spoed worde betracht.
Alle minuten van bescheiden, die verzonden zijn, worden door de(n) Chef van het Bureau Secretarie en Expeditie het Hoofd van de registratuur aangeboden. Deze doet de noodige aanteekeningen op de kaarten verrichten, waarna zij in de daarvoor bestemde dossiers worden geborgen.
Hierbij zal worden zorg gedragen, dat alle daarbij behoorende bijlagen behoorlijk in den rotulus worden bijgeschreven, dat de eventueel ingevoegde antecedenten op hunne oude plaatsen worden geborgen en dat zoo noodig dossier-kaarten worden aangelegd.
Bevat het stuk een beschikking of beslissing van blijvende waarde, dan worden de desbetreffende classificatiekaarten aangevuld, dan wel een of meerdere classificatiekaarten aangelegd, waarop.in het kort de quaestie en de genomen beslissing worden aangeteekend.



HOOFDSTUK VII. ')
DE CLASSIFICATIE.
a. Stelsels.
Voor de classificatie bestaan verschillende stelsels; in enkele worden de groepen door letters, in andere door cijfers, in weer andere door letters en cijfers aangeduid.
Tot de oudere stelsels behooren het Fransche van J. Ch. Brunet en het Duitsche van Kirchhoff-Hinrichs.
Het eerstgenoemde stelsel neemt als hoofdrubrieken aan:
1. Théologie.
2. Jurisprudence.
3. Sciences et arts.
4. Belles-lettres.
5. Histoire.
Mélanges et dictionnaires encyclopédiques; journaux qui traitenf de différentes matières.
Als voorbeeld van onderverdeeling moge dienen, die van de rubriek:
Jurisprudence.
Introduction.
I. Droit de la nature et des gens.
II. Droit politique.
III. Droit civil et criminel.
1. Gènéralités.
2. Droit des anciens peuples.
3. Droit romain.
4. Droit francais.
1). De Engelsche citaten zijn voor het meerendeel gesteld in de vereenvoudigde spelling.



— 79 —
5. Droit maritime.
6. Droit canonique ou ecclésiastique. IV. Droit canonique ou ecclésiastique.
Het laatstgenoemde systeem onderscheidt 22 hoofdrubrieken, waarvan de 3e is
III. Staats- und Rechtswissenschaft onderverdeeld in:
1. Rechtswissenschaft.
2. Staatswissenschaft.
3. Politik.
4. Statistik.
5. Gesetzeskunde.
6. Verkehrswesen.
Van de nieuwere stelsels verdienen vermelding, dat van Brown en Cutter, benevens het bij de Pensioenraden toegepaste van Melvil Dewey.
B r o w n's Subject Classification 1) gebruikt voor de aanduiding van de hoofdgroepen letters, voor de onderverdeeling cijfers.
Door gebruik te maken van al de letters van het alphabet ter aanduiding van de elf hoofdgroepen, waarin de geheele menschelijke wetenschap verdeeld is, konden die, welke eene groote verscheidenheid van literatuur om-' vatten, door twee of meer letters worden voorgesteld.
De navolgende rangorde is bij het opmaken der hoofdverdeeling in acht genomen:
Matter and force.
Life.
Mind.
Record.
Hoofdverdeeling.
*
A Generalia.
B — D Physical science. Matter and force.
E — F Biological science. j
Q — H Ethnology and medicine. v Life.
I Economie biology. 1 tHl!
1). James Duff Brown, Subject Classification, 2d edition, revised. London, Grafton <£ Co., 1914.



- 80 -
J—K Philosophy and religion.
L Social and political science.
M Language and literature.
N Literary forms.
O — W History, geography.
X Biography.
Mind.
Record.
De rubriek L. Social- and political science wordt weder verdeeld in:
L 0 Social science. / -'Yï'
L 1 Political economy.
L 2 science, government.
L 3 Central and local administration. L 4 Law, international, general.
L 5 trials, actions.
L 6 criminology, police, penology.
L 7 Contracts, property and tenures. L 8 Commerce and trade, money. L 9 Finance.
Als voorbeeld van verdere onderverdeeling laten wij hier volgen een gedeelte der groep:
L. 900 Finance.
901 Ministries of Finance.
(Treasury) Chancellor of Exchequer.
902 National Debt.
903 Investments. 907 Taxation. 911 Tariffs.
921 Bounties.
923 Revenue.
930 Speculation.
940 Capital.
950 Banking.
965 Pawnbroking. Mont-de-Piété.
967 Thrift and saving.
970 Insurance.
971 Tontines.
972 Life Insurance.
973 Fire Insurance.
974 Marine Insurance.
975 Underwriting.



- 81
976 Lloyds.
977 Accident Insurance.
979 Other forms of insurance.
980 Annuities. .
981 Superannuation.
982 Pensions.
983 Old Age Pensions.
984 Premiums.
985 Policies.
986 Bonuses.
987 Risks and Surveying.
988 Actuaries.
Samenstellingen worden op eenvoudige wijze gevormd. L 983 is het nommer voor Old Age Pensions,
T 001 is het nommer voor Nederland, een werk over „Ouderdomspensioenen in Nederland" wordt aangeduid door L 983 T 001.
Indien een of ander onderwerp niet in de tabellen voorkomt, hetzij als algemeen hoofd, hetzij als bijzonder onderwerp, kan steeds plaats gemaakt worden door de bestaande getallen als decimale te beschouwen en een der cijfers 0 — 9 toe te voegen. Indien b.v. invoeging moet plaats hebben van lichamen genaamd Christadelphians en Christian Strugglers tusschen
K. 951 Catholic Apostolic Church en K. 952 Christian Endeavour Society
krijgt men: »
K. 951 Catholic Apostolic Church.
K. 9510 Christadelphians.
K. 9511 Christian Strugglers.
K. 952 Christian Endeavour Society.
Zoo het echter waarschijnlijk is, dat later opnieuw groepen moeten worden tusschengevoegd, dan houdt men daarvoor de even nommers beschikbaar, dus:
K. 951 Catholic Apostolic Church.
K. 9510 Open.
K. 9511 Christadelphians.
K. 9512 Open.
K. 9513 Christian Strugglers.
K. 9514 Open.
K. 952 Christian Endeavour Society.



— 82 —
Aanduidingen, die bij iedere groep noodig of gewenscht kunnen zijn, worden voorgesteld door vaste cijfergroepen door een punt voorafgegaan; • deze cijfergroepen zijn in zoogenaamde categorische tabellen samengevoegd, b.v.
M. 520 English language.
M. 520.10 English language, history.
M. 520.66 methods of teaching etc.
Alle bijzonderheden van het stelsel op te noemen zou ons te ver voeren; zij, die het in bijzonderheden willen leeren kennen, kunnen daarvoor raadplegen het vroeger door ons aangehaalde werk van J. Duff Brown.
Een systeem van Amerikaanschen oorsprong is dat van Charles A. Cutter, genaamd „Expansive Classification". De naam „expansive" ontleent het aan het feit, dat het systeem bestaat uit zeven tabellen van classificatie, die elkaar in uitgebreidheid, opvolgen, doch die zoo zijn samengesteld, dat iedere volgende verdeeling een uitbreiding is van de voorgaande. Heeft men eerst een voorgaande tabel van verdeeling aangenomen, dan zal de boeknoteering bij aanneming van een volgende tabel eenige verandering moeten ondergaan; daarom is het niet raadzaam een te weinig onderverdeeld schema te gebruiken.
De hoofdklassen van het zesde schema zijn de volgende:
A General Works.
B Philosophy.
Br Religion.
C Christianity.
D Historical Sciences.
E Biography.
F History.
G Geography and Travels.
H Social Sciences.
I Demotics, Sociology.
J Civics.
K Legislation.
L Science and Arts.
M Natural History.
N Botany.
O Zoólogy.
R Useful Arts, Technology.
S Constructive Arts.
T Fabricative Arts.
U Art of War.
V Athletic and Recreative Arts.



— 83 -
Vv Music. W Fine Arts.
X Arts of Communication by Language.
Deze tabel bevat 24 klassen, welke, met uitzondering van twee, alle worden voorgesteld door één letter. Door bij verdere verdeeling een of twee letters toe te voegen en de nog niet benutte letters in te deelen, verkrijgt men meer dan 17.000 nommers.
Voor de aanduiding van landen en plaatsen wordt gebruik gemaakt van cijfers, voor alle andere onderwerpen van letters. Op deze wijze kan men bij alle onderwerpen geographische bijzonderheden aangeven, zonder dat dit verwarring kan stichten. 45 is het nommer voor Engeland waar het ook gebruikt wordt, b.v. F geschiedenis F 45 geschiedenis van Engeland. O üeographie, G 45 Geographie van Engeland. Niet alleen voor de hoofdgroepen, doch ook bij iedere onderverdeeling kunnen deze cijfergroepen worden gebezigd, b.v. KI 45 Engelsche wetgeving, JT 45 Staatsregeling van Engeland, enz. Wanneer men bij de nummering van werken wil aangeven, welke op Engeland betrekking hebben, heeft men niets anders te doen dan achter de letters, die het' onderwerp aanduiden, het getal 45 te plaatsen.
Een andere eigenaardigheid van dit stelsel is de mogelijkheid, om door korte teekens den schrijver van een boek aan te duiden. De hiervoor samengestelde tabel kan, ook al wordt voor de nommering een ander dan het C u 11 e r-stelsel gebezigd, worden benut.
Wij zullen nu overgaan tot het geven van een beschrijving van het D e w e y-stelsel.
Dit stelsel is benut voor de samenstelling van den index voor de Pensioenraden te 's-Gravenhage en voor dien van de Staatsspoor- en tramwegen in Nederlandsch-Indre.
In 1873 ontworpen of uitgevonden door den Amerikaan Melvil D e w e y, destijds bibliothecaris van Amherst College, Mass. U. S. A., thans in gelijke betrekking werkzaam aan de Staatsbibliotheek te Albany, NewYork, werd het voor het eerst in 1876 en wel anoniem uitgegeven, als: „A classification and subject index for cataloguing and arranging the books and pamphlets of a library, Amherst Mass.". In hetzelfde jaar verscheen in „Public libraries in the United States of America" een kort overzicht van de methode. In 1885 en 1888 werden belangrijke veranderingen aangebracht en de trefwoorden-index toegevoegd, waarna in April 1895 als deel IV Nos. 13 en 14 van „Library Notes" het licht zag een „Abridged Decimal Classification and Relativ Index". Intusschen was in 1891 de editie van 1888 door een meer uitvoerige vervangen, welke weder voor uitbreiding en verbetering vatbaar bleek, zoo zelfs, dat in 1913 een achtste druk het licht zag, welke in 1915 door een negende werd gevolgd.
Dat het stelsel meer en meer wordt toegepast is te danken aan de mogelijkheid, die het biedt, om, zonder tot overnummering te worden ge-



- 84 -
noodzaakt of zelfs deze wenschelijk te maken, steeds nieuwe nommers toe te voegen en niet het minst aan den trefwoorden-index, die in staat stelt dadelijk na te gaan, onder welk nommer een bepaald onderwerp is ingedeeld.
Melvil D e w e y ging van het denkbeeld uit, dat het mogelijk is, den geheelen omvang van de menschelijke kennis te verdeelen in negen groepen met toevoeging daaraan van een tiende groep gemerkt 0, tot het onderbrengen van die werken, welke zoo algemeen zijn, dat zij bij geen der verkregen rubrieken kunnen worden ingedeeld. De groepen werden door hem gemerkt 1 tot en met 9. De groep algemeene werken, voorgesteld door het cijfer 0, plaatste hij bovenaan en beschouwde de andere groepen als uit de eerste of algemeene groep te zijn voortgekomen, zoodoende verkreeg hij de volgende indeeling:
0.0 General works.
0.1 Philosophy.
0.2 Religion.
0.3 Sociology.
0.4 Philology.
0.5 Natural science.
0.6 Useful arts.
0.7 Fine arts.
0.8 Literature.
0.9 History.
Het decimaalteeken en de daaraan voorafgaande nul liet Dewey ter vereenvoudiging van de schrijfwijze weg, zoodat de volgende hoofdindeeling ontstond. tïW £
0 General works.
1 Philosophy.
2 Religion.
3 Sciology.
4 Philology.
5 Natural science.
6 Useful arts.
7 Fine arts.
8 Literature.
9 History.
Door ieder dezer groepen weder in 10 deelen te splitsen, de aldus verkregen hoofdafdeelingen insgelijks en zoo naar behoefte voort te gaan, verkreeg hij een indeeling, die in alle behoeften voorziet en het voordeel biedt, steeds voor uitbreiding vatbaar te zijn, zonder dat overnommering noodig of zelfs wenschelijk is.



— 85 —
Als voorbeeld van tweede verdeeling nemen wij de groep 3'„Sociology".
30 Sociology.
31 Statistics.
32 Political science.
33 Political economy.
34 Law.
35 Administration.
36 Association and institutions.
37 Education.
38 Commerce. Communication.
39 Customs. Costumes. Folklore.
De derde verdeeling moge blijken uit groep 35 „Administration".
350 Administration. Army.
351 Administration of central government.
352 Local government. City. Town.
353 United States and state.
354 Foreign states.
355 Army. Military science.
356 Infantry.
357 Cavalry.
358 Artillery.
359 Navy. Naval science.
•De verdere verdeeling geschiedt op dezelfde wijze en wel door. het plaatsen van het decimaal-teeken achter de bestaande cijfergroep, bijvoorbeeld:
351 Administration of Central Government.
351.1 Organization of civil service.
351.2 Civil lists.
351.3 Examination.
351.4 Tenure of office. Discipline.
351.5 Pensions, etc.
Onderverdeeling naar den aard van het werk geschiedt altijd met dezelfde getallen, voorafgegaan door „0", b.v.
01 Philosophy, theories etc.
02 Compends, outtines.
03 Dictionaries, cyclopedias.
04 Essays, lectures, letters etc.
05 Priodicals, magazines etc.



— 8fi —
06 Societies, associations, transactions, reports etc.
07 Education, study, teaching, training etc.
08 Polygraphy, collections etc.
09 History.
Een periodiek over eenig onderwerp heeft dus het nommer van het onderwerp, gevolgd door 05. Een periodiek over internationale wetgeving heeft derhalve als nommer 341.05. Eindigt echter het classificatie-nommer op „0" dan valt de „0" van de toegevoegde cijfergroep weg, b.v. wetgeving 340. Een periodiek over wetgeving is genommerd 340.5 en niet 340.05.
Ten einde het lezen der getallen te vergemakkelijken heeft men als regel aangenomen, na iedere drie cijfers een decimaalteeken te plaatsen. Opgemerkt zij, dat in iedere groep het getal, dat op nul eindigt op algemeenheid duidt en dus dient om datgene te classificeeren, wat zoo algemeen is, dat het bij geen der andere groepen kan worden ondergebracht.
Omdat steeds het kleine uit het groote is voortgekomen, blijkt uit de cijfergroepen duidelijk het meer of minder nauw verband, dat tusschen de onderwerpen bestaat. Uit de samenstelling van de cijfergroep kan alzoo het onderwerp, dat er door wordt vertolkt, worden afgeleid. Dit heeft tengevolge, dat vele der aangenomen getallen gemakkelijk in het geheugen worden geprent, m.a.w., dat het stelsel mnemotechnisch is.
Een en ander moge uit het volgende voorbeeld blijken:
621 is het getal voor machinebouw, het kan als volgt worden ontleed.
600 Toegepaste wetenschappen, technologie. 20 Bouwkunde.
. 1 Machine.
621 Machinebouw.
Alle boeken en bescheiden, alle kaarten worden in eenvoudige numerieke volgorde geplaatst, omdat ieder classificatienommer een decimaal getal is.
Wijl ieder onderwerp door een bepaald nommer wordt voorgesteld, spreekt het van zelf, dat alle boeken en bescheiden, waarin eenzelfde onderwerp behandeld wordt, bij elkaar hun plaats vinden, verder, dat de onderlinge plaatsing der dossiers minder of meer uiteenloopt naar gelang de onderwerpen, waarop zij betrekking hebben, meer of minder nauw verwant zijn.
Eertijds werd aanbevolen bij het gebruik der onderverdeelingen van de groep „0" (algemeene werken) de „0" weg te laten, dus b.v. te schrijven 58 jaarboeken in plaats van 058. Het is gewenscht gebleken, zulks niet meer te doen, omdat licht verwarring ontstaat; in dit geval met de cijfergroep voor botanie 580, die veelal geschreven wordt 58, daar de 0 van geen waarde is. Ter voorkoming van misverstand is het echter beter ook van laatstgenoemde verkorte schrijfwijze geen gebruik te maken.
Iedere nieuwe uitgave van D e w e y's werk wordt steeds met de meeste zorg herzien en aangevuld. Bevatte de editie van 1876 slechts 42 bladzijden, namelijk:



- 87 —
Voorbericht . . . ! i . ' • .. ^ • • ■ • |> 12 bladzijden
Tabellen ' I?; "
Index • 18 "
Totaal 42 bladzijden,
'de door ons geraadpleegde 9de editie 1) telt er 856 en wel:
Voorbericht enz 48 bladzijden
• Tabellen 467
Index enz • 341 *>
Totaal 856 bladzijden.
Betreffende den bouw van zijn stelsel schrijft Dewey: „Practical utility and economy are the keynotes of the entire system, and no theoretical refinement has been allowd to modify the scheme, if it would detract from its usefulness or add to its cost."
Dat het stelsel zich bijzonder goed leent voor classificatie blijkt wel hieruit, dat het gebezigd wordt door het „Institut International de Bibliographie" te Brussel, door de afdeeling „documentatie" van de Koninklijke Bibliotheekje 's-Gravenhage en dat het is aangewend te 's-Gravenhage en te Batavia door het Hoofdbestuur der Posterijen en Telegrafie tot het verkrijgen van een systematisch overzicht der kosten van de post- en telegraafkantoren in Nederland en in Nederlandsch-Indië.
Ter staving van de doelmatigheid van het stelsel is niet zonder gewicht hetgeen Mr. J. D. Brown in 1898 schreef: 2).
„No system has been so widely adopted or so generally appreciated, and no other system has dOne so much valuable missionary work in the cause of systematic classification."
Van belang is ook hetgeen J. Henry Quinn zegt in zijn werk „Library Cataloguing", ed. 1913, pag. 16 — 17: „it is astonishing how few defects it has as a system of classification, especially when it is remembered, that every class and every subject is divided into ten heads. This limitation has the tendency to congèst some subjects while others do not admit of the use of so many as ten numbers. Withal it is very elastic and useful, though, as may be expected, things American get preferential and fuller treatment," Het D e w e y-stelsel is aangenomen door het „Institut International de Bibliographie" te Brussel en heeft tot grondslag gediend voor het door dat Instituut samengestelde „Repertoire Bibliographique Universel" thans uitgegeven onder den titel „Manuel de 1'Institut International de Bibliographie."
1) . Melvil Dewey, Decimal Classification and Relativ Index, ed. 9, 1915.
2) . George E d. Roebuck and William Benjson Thorne, A Primer of Library Practice, ed. 1914, pag. 115,



— 88 —
Het is een boekwerk van 2500 bladzijden en tegen den prijs van frs. 50, verhoogd met porto, verkrijgbaar.
Het classificatieplan, zooals het door Dewey is gepubliceerd, kon niet ongewijzigd worden overgenomen; ten eerste omdat de onderverdeeling in verband met den enormen voorraad te classificeeren fiches van onderscheiden aard niet ver genoeg is doorgevoerd, ten tweede omdat het plarr meer in het bijzonder is gebouwd voor Amerikaansche bibliotheken, zoodat bij de indeeling ook in de eerste plaats aan Amerikaansche werken is gedacht. Daar door verder doorgevoerde onderverdeeling de cijfergroepen verbazend groot werden, heeft men aan den anderen kant naar vereenvoudiging gestreefd door voor nadere aanduidingen, die bij verschillende onderwerpen noodig of wenschelijk kunnen zijn, algemeene onderverdeelingen samen te stellen; deze onderverdeelingen heeft men in tabellen vereenigd, waardoor het overzicht gemakkelijk blijft. Om verwarring met de decimale indeeling van Dewey te vermijden heeft men aangenomen om de nommers, vastgesteld door het Internationaal Instituut, tusschen [ J te schrijven, indien zij afzonderlijk gebruikt worden, b.v. Bulletin de 1'Institut [01 (062) ( oo)].
De afwijking, die het Internationale Instituut noodig heeft geoordeeld blijkt o.a. uit de onderstaande hoofdverdeeling.
Dewey. Répertoire Bibliographique Universel.
8. Literature. 8. Littérature.
81. American. 81. Généralités.
82. English. 82. Littérature anglaise.
83. German. 83. „ germanique.
84. French. 84. „ francaise.
85. Italian. 85. „ italienne.
86. Spanish. 86. „ espagnole.
87. Latin. 87. „ latine.
88. Greek. 88. „ grecque.
89. Minor languages. 89. 'Autres littératures.
Het instituut bezigt verder bijzondere teekens om de schrijfwijze van cijfergroepen te vereenvoudigen of te verduidelijken.
Deze teekens zijn:
de punt
de dubbele punt
het streepje
het dubbele streepje of teeken van gelijkheid =
de haakjes q
de aanhalingsteekens "
het teeken van toevoeging _|_



Het „Manuel de 1'Institut International de Bibliographie" heeft tot grondslag"gediend, zoowel voor de samenstelling van den index voor de Pensioenraden te 's-Gravenhage, als van dien van de Staatsspoor- en tramwegen in Nederlandsch-Indië.
In de artikelen b en c van dit hoofdstuk worden die indices besproken en vindt men dan ook de afwijkingen, die het Bibliographisch Instituut zich van Dewey's tabellen meende te moeten veroorloven nader uiteengezet.
b. De index van de Pensioenraden te 's-Gravenhage.
Voor de ordening van de administratieve bescheiden der Pensioenraden wordt thans gebruik gemaakt van den decimalen index samengesteld door het Nederlandsch Registratuur-bureau, echter is het cijfer, dat volgens dien index aan het onderwerp pensioenen moet worden toegekend, door ons verder onderverdeeld.
Hoe dit is geschied zal later worden verklaard.
De decimale index van het Nederlandsch Registratuurbureau is ontleend aan de groep: 35 administratie en administratief recht»der bibliographische decimale classificatie van meergenoemd internationaal instituut.
De cijfers 35 worden voor de indeeling van de door het Nederlandse! registratuurbureau noodig geachte onderwerpen overal weggelaten, om d< cijfergroepen zoo klein mogelijk te houden.
Waar bij de Pensioenraden in hoofdzaak onderwerpen, betrekking hebbende op pensionneering, moeten worden geclassificeerd, laat mei overal het hoofdnommer voor pensionneering door meergenoemd registra tuurbureau vastgesteld n.1. 108.743 weg en schrijft slechts de getallen voo de onderverdeeling aangenomen. Moet men van de andere classificatiegetallei door dat bureau aangenomen gebruik maken, dan schrijft men die, ter voor koming van verwarring tusschen [ ].
Voor de indeeling der voorraad bescheiden, die uitsluitend op pensioene betrekking heeft, is men als volgt te werk gegaan.
Men heeft den geheelen voorraad bescheiden verdeeld in 8 groepen e 2 groepen beschikbaar gehouden voor eventueele toevoegingen. De samen stelling van de verdeeling is geen willekeurige geweest, doch een waarb men zich de loopbaan van een ambtenaar voor oogen heeft gesteld.
Treedt de ambtenaar in dienst, dan ontvangt hij een aanstelling, h< ontvangen van de aanstelling is dus de intrede in het ambtelijk leven.
Wat op aanstelling betrekking heeft behoort alzoo tot de eerste groe] Zoodra de aanstelling heeft plaats gehad behoort de pensioensgrondslag i worden vastgesteld en de uit dien hoofde verschuldigde pensioensbijdrag te worden geregeld; alle zaken betreffende pensioensgrondslag en bijdra| worden dus ondergebracht in groep 2. Nu vangt de dienst aan, zijdelingse tijdelijk of vast; al de hiertoe behoorende bescheiden ressorteeren ond groep 3. Is de dienst vervuld, wordt de man ongeschikt of wordt het diens
89 -



— 90 —
verband verbroken, dan volgt ontslag, al of niet met recht op pensioen; al de kwesties hiermede verband houdende, behooren tot groep 4. Is het pensioenrecht erkend, dan zal pensioen worden verleend, somtijds worden verhoogd of verminderd, in enkele gevallen worden ingetrokken, dan wel na een vooraf bepaald aantal jaren (tijdelijke pensioenen toegekend aan militairen) of door den dood eindigen; deze groep is de vijfde. Verder kan het zijn, dat er verschil bestaat b.v. tusschen den Minister en de(n) belanghebbende over het bedrag, den ingang of den aard van het toegekend pensioen, dat öf de Minister öf belanghebbende daaroVer het oordeel van den Raad van State wenscht in te winnen, in welk geval een pensioen-procedure volgt; deze gevallen zijn te rangschikken onder groep zes. Eindelijk omvat de zevende groep de gevallen van transitoir pensioenrecht; hierbij worden alle zaken ingedeeld, die verband houden met overgangsbepalingen in de pensioenwetten. Ten slotte laten zich gevallen denken die, hoewel tot de pensioenwetgeving behoorende, zoo algemeen zijn, dat zij niet in een der genoemde groepen zijn onder te brengen of gevoegelijk daarbij kunnen worden ingedeeld; deze worden ondergebracht bij de groep Algemeene Zaken. Men kreeg dus de volgende verdeeling:
0.0 Algemeene zaken.
0.1 Aanstelling. Verbintenis.
0.2 Pensioensgrondslag. Standpensioen. Bijdrage.
0.3 Dienst.
0.4 Ontslag. Pensioenrecht.
0.5 Verleening, verlenging, vermindering, verhooging, hernieuwing,
intrekking en einde van pensioen. 0.6 Pensioenprocedure. 0.7 Transitoir pensioenrecht. 0.8 Blank. 0.9 Blank.
Ter vereenvoudiging in de schrijfwijze heeft men, evenals dit bij de D e w e y-classificatie geschiedt, de „0" en het decimaalteeken weggelaten, waardoor de volgende hoofdverdeeling ontstond.
Hoofdverdeeling.
0. Algemeene zaken.
1. Aanstelling. Verbintenis.
2. Pensioensgrondslag. Standpensioen. Bijdrage.
3. Dienst.
4. Ontslag. Pensioenrecht.
5. Verleening, verlenging, vermindering, verhooging, hernieuwing, intrekking en einde van pensioen.
6. Pensioenprocedure.



— 91 —
7. Transitoir pensioenrecht.
8.
9.
De verkregen hoofdgroepen heeft rrien ieder in tien deelen en die deelen weder in tien onderdeden .gesplitst; op deze wijze ontstond een tweede en derde verdeeling. De derde verdeeling is, voorzoover dit voor sommige onderwerpen noodig bleek, meermalen onderverdeeld.
Tweede verdeeling.
000 Algemeene Zaken.
10 Pensioenfondsen. 20 Pensioenraden.
30 Pensioenwetten en bepalingen betreffende pensioen.
40
50
60
70
80
90
100 Aanstelling. Verbintenis.
10 Burgerlijke ambtenaren. 20 Gemeenteambtenaren. 30 Onderwijzers.
40 Leeraren bij het bijzonder-, middelbaar- en hooger-onderwijs. 50 Militairen. 60 Loodsen.
70 Minder geëmployeerden, werklieden en bedienden op daggeld werkzaam bij inrichtingen van 's Rijks zee- en landmacht en bij het Koloniaal Etablissement te Amsterdam.
80 Indische- en Koloniale ambtenaren en militairen.
90 Andere personen.
200 Pensioensgrondslag. Standpensioen. Bijdrage.
10 Burgerlijke ambtenaren. 20 Gemeenteambtenaren. 30 Onderwijzers.
40 Leeraren bij het bijzonder-, middelbaar- en hooger-onderwijs. 50 Militairen. 60 Loodsen.
70 Minder geëmployeerden, werklieden en bedienden op daggeld werkzaam bij inrichtingen van 's Rijks zee- en landmacht en bij het Koloniaal Etablissement te Amsterdam.



— 92 —
80 Indische- en Koloniale ambtenaren. 90 Andere personen.
300 Dienst.
10 Burgerlijke ambtenaren. 20 Gemeenteambtenaren. 30 Onderwijzers.
40 Leeraren bij het bijzónder-, middelbaar- en hooger-onderwijs. 50 Militairen. 60 Loodsen.
70 Minder geëmployeerden, werklieden en bedienden op daggeld werkzaam bij inrichtingen van 's Rijks zee- en landmacht en bij het Koloniaal Etablissement te Amsterdam.
80 Indische en Koloniale ambtenaren en militairen.
90 Andere personen.
400 Ontslag. Pensioenrecht.
10 Burgerlijke ambtenaren. 20 Gemeenteambtenaren. 30 Onderwijzers.
40 Leeraren bij het bijzonder-, middelbaar- en hooger-onderwijs. 50 Militairen. 60 Loodsen.
70 Minder geëmployeerden, werklieden en bedienden op daggeld werkzaam bij inrichtingen van 's Rijks zee- en landmacht en bij het Koloniaal Etablissement te Amsterdam.
80 Indische en Koloniale ambtenaren en militairen.
90 Andere personen.
500- Verleening, verlenging, vermindering, verhooging, hernieuwing, intrekking en einde van pensioen.
10 Burgerlijke ambtenaren. 20 Gemeenteambtenaren. 30 Onderwijzers.
40 Leeraren bij het bijzonder-, middelbaar- en hooger-onderwijs. 50 Militairen. 60 Loodsen.
70 Minder geëmployeerden, werklieden en bedienden op 'daggeld werkzaam bij inrichtingen van 's Rijks zee- en landmacht en bij het Koloniaal Etablissement te Amsterdam.
80 Indische en Koloniale ambtenaren en militairen.
90 Andere personen.
600 Pensioenprocedure.
10 Burgerlijke ambtenaren. 20 Gemeenteambtenaren.



- 93 —
30 Onderwijzers.
40 Leeraren bij het bijzonder-, middelbaar- en hooger-onderwijs. 50 Militairen. ^Si?60 Loodsen.
70 Minder geëmployeerden, werklieden en bedienden op daggeld werkzaam bij inrichtingen van 's Rijks zee- en landmacht en bij het Koloniaal Etablissement te Amsterdam.
80 Indische en Koloniale ambtenaren en militairen.
90 Andere personen.
700 Transitoir Pensioenrecht.
10 Burgerlijke ambtenaren. 20 Gemeenteambtenaren. 30 Onderwijzers.
40 Leeraren bij het bijzonder-, middelbaar- en hooger-onderwijs. 50 Militairen. 60 Loodsen.
70 Minder geëmployeerden, werklieden en bedienden op daggeld werkzaam bij inrichtingen van 's Rijks zee- en landmacht en bij het Koloniaal Etablissement te Amsterdam.
80 Indische en Koloniale ambtenaren en militairen.
90 Andere personen.
Uit vorenstaande tweede verdeeling blijkt, dat de aangenomen getallen gemakkelijk in het geheugen kunnen worden geprent, omdat een bepaalde categorie van ambtenaren door een vast cijfer wordt aangeduid en ook, zooals uit de volgende verdeelingen zal blijken, overeenkomstige groepen door overeenkomstige cijfergroepen worden voorgesteld.
Aangezien het onnoodig voorkomt het geheele registratuurplan der Pensioenraden te laten afdrukken willen wij hier volstaan met als voorbeeld van derde en verdere onderverdeeling op te nemen de rubrieken „Algemeene Zaken" en „Verleening, vermindering, verhooging, hernieuwing, schorsing, intrekking en einde van pensioen", de laatste voor zooveel betreft de Burgerlijke en de Gemeente-ambtenaren.
Derde en verdere vefdeelingen.
ooo Algemeene Zaken.
0.111 Uitgevaardigde circulaires.
1 Inlichtingen.
1.1 Burgerlijke ambtenaren. »
1.2 Gemeenteambtenaren.
1.3 Onderwijzers.
1.4 Leeraren bij het bijzonder-, middelbaar en hooger-onderwijs. * 1.5 Militairen.
1.6 Loodsen.



— 94 —
1.7 Minder geëmployeerden, werklieden en bedienden op daggeld werkzaam bij inrichtingen van 's Rijks zee- en landmacht en bij het Koloniaal Etablissement te Amsterdam.
1.8 Indische en Koloniale ambtenaren en militairen.
1.9 Andere personen.
2 Bewijsstukken. (Te verdeelen als No. 1).
3 Bepalingen in de pensioenwetten die niet onder een der volgende rubrieken zijn te rangschikken. (Te verdeelen als No. 1).
4 Verordeningen enz. (Te verdeelen als No. 1).
5 Onderstand aan eervol ontslagenen, en in bijzondere gevallen niet voorzien in de pensioenwetten (Te verdeelen als No 1).
6 7 8 9
10 Pensioenfondsen.
11 Fonds van 1822 (Pensioenfonds voor ambtenaren der ontvangsten).
12 Algemeen burgerlijk pensioenfonds (1836 en 1837).
13 Pensioenfonds voor de weduwen en weezen van hoogleeraren (opgericht krachtens de artikelen 138 tot en met 146 van het besluit van 2 Augustus 1815, geregeld bij besluit van 7 Mei 1837, Staatsblad No. 20).
14 Pensioenfonds voor Burgerlijke ambtenaren (1846).
15 Pensioenfondsen voor weduwen en weezen.
15.1 Weduwen en weezen van Burgerlijke ambtenaren.
15.2 id. van Gemeenteambtenaren. 15.5 Weduwen en weezen van militairen.
15.7 Weduwen en weezen van minder geëmployeerden, werklieden en bedienden op daggeld werkzaam bij inrichtingen van 's Rijks zee- en' landmacht en bij het Koloniaal Etablissement te Amsterdam.
Pensioenfonds voor ambtenaren (eigen pensioen). 16.2 Pensioenfonds voor de Gemeenteambtenaren (1913). 17 18
19 Andere pensioenfondsen of pensioenregelingen.
20 Pensioenraden. 20.1 Bibliotheek.
21 Burgerlijke Pensioenraad.
21.1 Oprichting, samenstelling, bevoegdheid.
21.2 Leden, secretaris, ambtenaren, bezoldiging enz.
21.3 Huishoudelijke dienst.



- 95 —
21.4 Begrooting.
21.5 Administratie.
22 Pensioenraad voor de Gemeenteambtenaren.
22.1 Oprichting, samenstelling, bevoegdheid.
22.2 Leden, secretaris, ambtenaren, bezoldiging enz.
22.3 Huishoudelijke dienst.
22.4 Begrooting.
25.5 Administratie. 23
24
25 Militaire Pensioenraad.
25.1 Oprichting, samenstelling, bevoegdheid.
25.2 || Leden, bezoldiging.
25.3 Huishoudelijke dienst.
25.4 Begrooting.
25.5 Administratie. 26
27 23 29
30 Pensioenwetten en bepalingen betreffende pensioen.
31 Burgerlijke ambtenaren en hunne weduwen en weezen. .
32 Gemeenteambtenaren id.
33 Onderwijzers id.
34 Leeraren bij het bijzonder-, • middelbaar- en hooger-onderwijs en id.
35 Militairen en id.
36 Loodsen en id.
37 Minder geëmployeerden, werklieden en bedienden op daggeld werkzaam bij inrichtingen van 's Rijks zee- en landmacht en bij het Koloniaal Etablissement te Amsterdam en id.
38 Indische en Koloniale ambtenaren en militairen en id.
39 Andere personen.
500 Verleening, verlenging, vermindering, verhooging, hernieuwing, schorsing, intrekking en einde van pensioen.
10 Burgerlijke ambtenaren.
11 Aanvrage.
11.1 Ambtenaren.
11.2 Weduwen en weezen.
12' Rechtsgrond (tot toekenning en afwijzing van pensioen). 12.1 Artikel 3.
12.11 Artikel 3a. (65 jaar).
12.12 „ 3b. (In en door den dienst).



- 96 -
512.13 Artikel 3c. (Niet in en d o o r. d e n dienst).
12.14 „ 3d. (Opheffing der betrekking. Toe¬
kenning van wachtgeld).
12.15 „ 3, 2de en 3de lid. (Uitgesteld pensioen).
12.16 „ 12b, 2de lid. (Meer dan 2 jaar verloopen
t u s s c.h en ongeval en geneeskundige verklaring).
12.17 12.18 12.19
12.2 Artikel 4.
12.21 Artikel 4a.
12.22 „ 4b.
12.23 „ 4c.
12.24 „ 4d. 12.25
12.26 12.27 12.28 12.29
12.3 Geneeskundig onderzoek. 12.31
12.32 Herkeuringen.
12.33 Rapporten van specialisten.
12.4 Diensttijd. 12.404 Bewijsstukken.
12.41 Wat als diensttijd in aanmerking komt.
12.42 Artikel 14.
12.421 t|m 512.42 6 art. 14 le lid.
12.421 Artikel 14a.
12.422 „ 14b.
12.422.1 Kerkelijke betrekkingen.
12.422.2 Militaire betrekkingen.
12.422.3 Openbare scholen en scholen als bedoeld in art. 60 der wet tot regeling van het Lager Onderwijs.
12.422.4 In betrekkingen bij het loodswezen.
12.422.5 In die als mindere geëmployeerde, werkzaam of bediende op daggeld werkzaam bij inrichtingen van 's Rijks zee- en landmacht en bij het Koloniaal Etablissement te Amsterdam.
12.422.6 In betrekkingen in de koloniën ên bezittingen van het Rijk in andere werelddeelen en in die welke hier te lande ten laste van de koloniale geldmiddelen zijn of zullen worden ingesteld.
12.423 Artikel 14c,
12.424 „ 14d.



512.425 Artikel 14e.
12.426 „ 14f.
12.427 t|m 512.429 art. 14 volgende leden. 12.427 Artikel 14 2de lid.
•12.428 „ 14 3de lid.
12.429 '„ 14 4de en volgende leden.
12.429.1 „ 14 4de lid.
12.429.2 „ 14 5de lid.
12.429.3 „ 14 6de lid.
12.43 „ 16.
12.44 „ 17.
12.441 „ n\
12.442 „ 17?.
12.443 „ 17,3.
12.444 „ 474. 12.45
12.46 12.47
12.48 Tijdelijke diensten, andere dan in artikel 15 bedoeld, diensten van personen beneden den ouderdom van achttien jaren en diensten in bijzondere commissiën bewezen.
12.49 Artikel 15.
12.5 Weduwen en weezen. 12.6
12.7 Artikel 44.
12.9 Recht op pensioen, ontleend aan bijzondere wetten.
13 Berekening.
13.1 Ambtenaren (eigen pensioen).
13.11 Artikel 7.
13.12 „ 8.
13.13 „ 9.
13.14 „ 10.
13.15 „ 11. *
13.16 „ 12. Zie ook: 512.16.
13.161 „ 12a.
13.162 „ 12b.
13.163 „ 12c.
13.164 „ 12d.
13.2 Weduwen en weezen. 13.21 Artikel 5.
13.211 „ 5a.
13.212 „ 5b.
13.213 „ 5c.
13.214 „ 5d.
- 97



— 98 —
513.215 Artikel 5, 2de, 3de en 4de lid.
13.22 „ 6.
13.23 „ 7.
14 Ingang van het pensioen.
14.1 Ambtenaren.
14.2 Weduwen en weezen.
15 Schorsing van het pensioen.
15.1 Ambtenaren.
15.2 Weduwen en weezen.
16 Intrekking van het pensioen.
16.1 Ambtenaren.
16.2 Weduwen en weezen.
17 Einde van het pensioen.
17.1 Ambtenaren.
17.2 Weduwen en weezen.
18 Uitbetaling. Cumulatie.
18.1 Ambtenaren.
18.2 Weduwen en weezen.
19 Quaesties, hiervoren niet genoemd. 19.2 Herziening van pensioen.
20 Gemeenteambtenaren.
21 Aanvrage.
21.1 Ambtenaren
21.2 Weduwen en weezen.
22 Rechtsgrond. 22.1 Artikel 3.
22.11 „ 3la (65 j aar of 55 j aar).
22.12 „ 3lb 2de lid. (In en door den dienst).
22.13 „ 3Ib 1ste lid (Niet in en door den dienst).
22.14 „ 3lc (Opheffing der betrekking. Toe¬
kenning van wachtgeld).
22.15 „ 32 en 3 3 (uitgesteld recht op pen¬
sioen).
22.16 ,, 3b 3de lid (Meer dan 2 jaar verloopen
tusschen hèt ongeval en de geneeskundige verklaring).
22.2
22.3 Geneeskundig onderzoek.
22.31 MïÊ&'l
22.32 Herkeuringen.
22.33 Rapporten van specialisten. 22.34
22.35 22.36



— 99 —
522.37 22.38 22.39
22.4 Diensttijd.
22.41 Wat als diensttijd in aanmerking komt.
22.42 Artikel 15.
22.421 „ 15a.
22.422 „ 15b.
22.423 „ 15c.
22.424 „ 15d.
22.43 „ 16.
22.44 „ 17. 22.48
22.9
22.5 Weduwen en weezen. 22.6
22.7 Artikel 58.
22.8 Artikel 7 2de lid. 22.9
23 Berekening.
23.1 Ambtenaren (eigen pensioen).
23.11 Artikel 8.
23.111 „ 8' (Berekening over de laatste 5 jaar)
23J12 „ 82.
23.113 „ 8.3.
23.114 | 8*.
23.12 „ 9./
23.13 „ 10.
23.14 „ 11.
23.15 „ 12. .
23.16 „ 13.
23.17 „ 14.
23.2 Weduwen en weezen.
23.21 Artikel 7.
32.212 „ 71a. 32.211 „ 71".
23.213 „ 7 2. "jW
23.22 „ 8.
23.23 „ 9. 23.26
23.27 23.28 23.29
24 Ingang van het pensioen.



— 100 —
524.1 Ambtenaren. 24.2 Weduwen en weezen.
25 Schorsing van het pensioen.
25.1 Ambtenaren.
25.2 Weduwen en weezen.
26 Intrekking van het pensioen.
26.1 Ambtenaren.
26.2 Weduwen en weezen.
27 Einde van het pensioen.
27.1 Ambtenaren.
27.2 Weduwen,en weezen.
28 Uitbetaling. Cumulatie.
28.1 Ambtenaren.
28.2 Weduwen en weezen.
29 Quaestie, hiervoren niet genoemd. 29.1
29.2 Herziening van pensioen.
Het mnemotechnische van het indeelingsplan blijkt duidelijk uit de volgende cijfergroepen.
Tijdelijke diensten van Burgerlijke ambtenaren worden aangeduid door het getal 314, die van Gemeenteambtenaren door 324, die van Onderwijzers door 334, die van Leeraren door 344, alleen het 2de cijfer verspringt dus. In alle cijfergroepen geeft het 2de cijfer de soort van ambtenaren aan. •
314 tijdelijke dienst van Burgerlijke ambtenaren, 324 idem van Gemeenteambtenaren, 334 idem van Onderwijzers, 344 idem van Leeraren.
In al deze groepen vindt men terug het cijfer „3" voor dienst, het cijfer „4" om het tijdelijk karakter van den dienst aan te duiden.
c. De index van de Staatsspoor- en tramwegen in Nederlandsch-Indië.
De index van de Staatsspoor- en tramwegen in Nederlandsch-Indië is samengesteld aan de hand van de tabellen gepubliceerd door meergenoemd internationaal instituut en aan die van het „Department of mechanical engineering of the university of Illinois", 1). Laatstgenoemde tabellen stemmen — behoudens kleine wijzigingen — overeen met die van het Bibliographisch Insti-
1). University of Illinois. Engineering Experiment Station. Bulletin No. 9 Revised Edition. November 1912.



— 101 -
tuut voornoemd en met die, vastgesteld door „La Commission mternanonaie du congrès des chemins de fer", welke commissie haar arbeid publiceerde in het October-nommer van haar bulletin, bladzijde 1503— 1563, Fransche
C '^Hoewel enkele onderwerpen van het tegenwoordig wetenschappelijk standpunt gezien, anders hadden behooren te worden ingedeeld, hebben wij daartoe slechts voor een enkel onderwerp, dat voor toepassing bij een afdeeling documentatie absoluut onbruikbaar was, besloten. Zoo men een van een wetenschappelijk standpunt goed verdedigbare indeeling wil, zou men niet alleen in detailpunten, maar zelfs in hoofdgroepen van Deweys tabellen ingrijpende wijzigingen moeten aanbrengen, en — wil men den eenmaal ingeslagen weg volgen — telkenmale, wanneer de wetenschap nieuwe banen betreedt, tot doeltreffende, d.w.z. bijna steeds ingrijpende wijzigingen moeten overgaan, wat noodzakelijker wijze, daar overnummering dan niet uit kan blijven, ontzettende verwarring moet stichten.
Het geneesmiddel zou dus erger zijn dan de kwaal. Waar ook het „International Railway Congress" gemeend heeft zich bij de eenmaal aangenomen indeeling te moeten nederleggen, is men ook bij de Staatsspoor- en tramwegen over het bezwaar, dat de groepeering technisch minder juist is, heen gestapt. Slechts, als behoorlijke noteering volgens de origineele tabellen met wel doenlijk was, is een andere indeeling daarvoor in de plaats gesteld. Waar zulks heeft plaats gehad, is dit op duidelijke wijze aangegeven, zoodat er geen verwarring kan ontstaan tusschen de gewijzigde en origineele nommenng.
Oogenschijnlijk is het een hopeloos werk het voor een bepaald onderwerp vastgesteld classificatienommer te vinden. Getroost men zich echter de moeite de hoofdindeeling van buiten te leeren, dan zal men spoedig de 100 deelige groepeering uit het hoofd kunnen opschrijven en zal men met weinig moeite zonder van den index gebruik te maken de classificatienommers van de meest voorkomende onderwerpen kunnen opnoemen.
Zoolang men niet voldoende in de tabellen thuis is, ga men eerst na onder welke hoofdafdeeling een bepaald onderwerp thuis behoort,, daarna steirmen de aröSêlïng vast, waaronder het ressorteert, om daarna het juiste nommer te bepalen. Controleert men het aldus verkregen nommer met behulp van den trefwoorden-index, dan zijn niet alleen vergissingen vrijwel uitgesloten, maar heeft men tevens een methodische oefening om de voornaamste cijfergroepen in het geheugen te prenten. Al is men geheel en al met de inrichting en verdeeling der tabellen vertrouwd, dan nog verdient het aanbeveling den trefwoordenindex te raadplegen, omdat zoodoende op nommers, die synonieme onderwerpen weergeven, de aandacht wordt gevestigd.
Met behulp van haakjes (parenthèses), gelijkteekens, aanhalingsteekens, tusschengevoegde dubbele nullen, dubbele punten, alsook door het gebruik van de letters van het alphabet A-Z, werden tabellen van zoogenaamde algemeene onderverdeelingen samengesteld, waardoor het mogelijk is, wetens-



— 102 —
waardigheden, die voor verschillende onderwerpen van belang zijn, op eenvoudige wijze aan te duiden. De cijfergroepen van elke tabel worden door een bepaald soort der boven aangehaalde bibliographische teekens gekenmerkt, zoodat men onmiddellijk kan zien, welke tabel gebruikt is.
De tabellen door het Internationaal Instituut vastgesteld en ook voor de indeeling van de hier besproken administratie aangewend, worden onderscheiden in:
I Onderverdeeling naar vorm en algemeenheid, ' (0)
II Onderverdeeling naar landen en plaatsen, (2 9)
III Onderverdeeling naar taal, =2 9
IV Onderverdeeling naar tijd, > "
V Onderverdeeling naar gezichtspunt, ... 00
VI Onderverdeeling naar verbandhoudende onderwerpen, :
VII Onderverdeeling naar eigennamen, A-Z. De combinatieteekens dienen niet alleen om verwarring te vermijden
en om duidelijk te doen uitkomen, op welke wijze het classificatiegetal is samengesteld, maar ook om kruisverwijzingen mogelijk te maken, b.v.
Patenten op kogellagers worden aangeduid door de cijfergroep 620.112.84 (008). Iemand, die een overzicht wenscht te hebben over patenten zal echter schrijven (008) 620.112.84.
Deze teekens en de letters, die den aard der onderverdeeling aanduiden, vormen met de daarbij gebezigde cijfers 0, 1,2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, een serie van classificatie-symbolen, die in onderstaande volgorde worden gebruikt: ()>»", = ,:, — , A-Z , 00, 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. De algemeene onderverdeelingen kunnen zoowel ieder afzonderlijk, als met meerdere tegelijk worden benut b.v. Spoorwegen in Nederland 385 (492) (385) beteekent spoorwegen. (492) beteekent Nederland. Geschiedenis van de spoorwegen in Nederland. 385 (09) (492)
(09) beteekent geschiedenis. Geschiedenis van de spoorwegen in Nederland geschreven in de Fransche
taal
385 (09) (492) = 4
= 4 beteekent Fransche taal. De groepen der algemeene onderverdeelingen kunnen worden gesplitst, doch zijn dan niet meer algemeen. Zoo kunnen de onderverdeelingen (018) methoden en (078) instrumenten bij alle cijfergroepen der classificatie worden gebruikt, echter niet de onderverdeelingen ervan, deze kunnen slechts worden gebezigd bij de cijfergroepen, waarvoor zij zijn samengesteld.
Vroeger werd reeds opgemerkt, dat de nul, waarop eventueel een classificatiegetal eindigt, wegvalt, wanneer daaraan een algemeene onderverdeeling wordt toegevoegd, die met nul aanvangt.



\
Ten einde het overzicht over de algemeene onderverdeelingen te vergemakkelijken, worden zij door gekleurde kaarten gescheiden.
De verdeelkaarten der hoofdverdeeling zijn oranje, die der algemeene onderverdeelingen hebben de volgende kleuren:
I Onderverdeeling naar vorm en algemeenheid, blauw.
II Onderverdeeling naar plaats, groen.
III Onderverdeeling naar taal, %rils-
IV Onderverdeeling naar tijd, &ee ;
V Onderverdeeling naar eigennamen,
De tabkaarten van onderverdeeling naar het verbandhoudend onderwerp zijn oranje.
Hiervoren is medegedeeld, dat de punt geplaatst wordt na iedere groep van drie cijfers, en wel, om lange getallen gemakkelijk leesbaar te maken. Raadpleegt men echter noteeringen, geclassificeerd volgens de methode en de tabellen van het Internationaal Instituut, dan zal men niet altijd dit leesteeken achter het derde cijfer aantreffen. Zoo ziet men, dat ook op dezen regel uitzonderingen zijn. De plaats van de punt is facultatief in die gevallen, waarin men bepaalde onderdeden van het classificatiegetal op den voorgrond wil doen treden; zoo kan men schrijven 62.111 en 621.11. In *t eerste geval vestigt men de aandacht op den bouw van de stoommachine als ingenieurskunst, in 't andere geval op den bouw van de stoommachine als onderdeel van de kunst van machinebouw.
Indachtig zij men echter, dat steeds de punt geplaatst wordt na iedere groep van drie cijfers, indien er geen bijzondere redenen zijn om daarvan af te wijken.
Volgens onze persoonlijke meening treedt men door de aldus verkregen onderscheiding in zulke finesses, dat in een gewone registratuur, waar men voor 't meerendeel met op bibliographisch gebied minder geroutineerd personeel zal moeten werken, licht verwarring zal ontstaan, waarom wij de onderscheiding niet toepassen en steeds de punt plaatsen achter iedere groep van drie cijfers.
Het teeken +' dient om, zoo op een stuk meerdere classificatiegetaller betrekking hebben, deze met elkaar te verbinden. Dit teeken is niet opgenomen bij die, welke in een bepaalde volgorde worden gebruikt, omdat dt verbonden getallen beschouwd worden als op zich zelf te staan; voor ïedei getal wordt derhalve een kaart gemaakt. Deze kaarten verwijzen naar elkaar
Schrijft men de getallen onder elkaar en verbindt men ze door eet accolade, dan kan het teeken + vervallen, b.v. 385.521.2 + 385.524.3 ( 385.521.2
kan men ook schrijven: ? 3g5 ^ 3
De aceolade wordt ook benut, om getallen, die door het + teekei verbonden zijn en op dezelfde cijfers eindigen op eenvoudiger wijze t schrijven, b.v.: 312 (003) + 313 (003) wordt geschreven als volgt:
103 -



— 104 —
312 (
3J3 I (003), ook kan men om de schrijfwijze te bekorten, gebruik
maken van het rechte haakje en de symbolische voorstelling als volgt schrijven: 312 -f 313] (003).
Dit zelfde haakje wordt benut in die gevallen, waar door weglating ervan verwarring zou kunnen ontstaan. Zoo zal het nommer voor een periodieke bibliographie van werken op het gebied van spoorweg-wetenschap zijn 016: 385] (05) en dat voor een bibliographie van periodieken op het gebied van spoorwegwetenschap 016: 385 (05).
Een andere verkorte schrijfwijze verkrijgt .men door gebruik te maken van het afkortingsteeken —. Vindt men bij een of andere cijfergroep de aan-
teekening onderverdeelen als , wat het geval is bij de groep 536.81,
waar staat onderverdeelen als 621.1 stoomwerktuigkunde, dan schrijft men:
536.81 stoomwerktuigen 1 536.81-8 Stoomontwikkeling en stoomoverbrenging.
Het teeken kan ook worden gebezigd om getallen, die tot een zelfde groep behooren en dus met dezelfde cijfers beginnen, op eenvoudiger wijze te schrijven.
Alle verdeelingen van de hoofdclassificatie, die documenten, boeken of dergelijke betreffen, kunnen benut worden als algemeene onderverdeeling van vorm, door het classificatienommer te schrijven achter het teeken (0: ) b.v.
Toepassing van electriciteit beschreven in den vorm van een Hollandsch tooneelspel,
621.3 (0: 839.31-2).
De aanduiding (0 ) dient alzoo om de nommers, die in de hoofd¬
classificatie de behandelde onderwerpen aanduiden, te benuttten voor algemeene indeeling naar den vorm. Deze önderverdeelingen worden slechts gebruikt als in de hoofdrubrieken geen önderverdeelingen, die hetzelfde te kennen geven, voorkomen.
De meest gebezigde van de hierbedoelde nevengroepen zijn de volgende:
(0 : 091) Manuscripten, die op het onderwerp betrekking hebben.
(0 : 769) Documenten in den vorm van prenten, zegels enz.'
(0 : 78) Muziek betreffende
(0 : 839.31-2) Hollandsche tooneelspelen betreffende
(0 : 839.31-3) Hollandsche romans betreffende
Van het teeken: hetwelk beteekent: „in verband met" wordt veelvuldig gebruik gemaakt. Het dient om de getallen van de eene rubriek te kunnen benutten als onderverdeelingen van de andere, b.v. exploitatie van kolenstations in verband met mijnexploitatie 656.213: 622.3
Wenscht men bij een of ander classificatienommer een jaartal te vermelden, dan kan men zulks doen door dat jaartal tusschen aanhalingsteekens er achter te plaatsen, de eeuwjaren kan men, zoo verwarring buitengesloten is, weglaten, b.v. koelwagens in dienst gesteld in het jaar 1915 worden aangeduid als volgt: 625.244 „15".



Ter aanduiding van een tijdvak, plaatst men het jaartal van aanvang en dat van einde, voor zoover het geen afgeronde eeuw of decade is, tusschen de tijdsaanduidingen verbonden door het teeken van verwantschap, alzoo 1815-1839 „1815 : 1830"; wordt het tijdvak aangegeven door afgeronde eeuwen of decaden dan handelt men als volgt: 1800-1900 „18 : 19".
1850-1860 „,185 : 186".
Is een van beide grensdata niet gelimiteerd, zoo wordt hij vervangen door vier puntjes b.v.
Geschiedenis der spoorwegen van 1860 af.
385 (09) „186:
Geschiedenis der spoorwegen tot 1917 385 (09) „....: 1917" Data kunnen in verkorten schrijftrant worden weergegeven door steeds twee cijfers te benutten voor aanduiding van de maand van het jaar en twee voor den dag der maand. Voor de aanduiding van de eerste 9 maanden van het jaar of de eerste 9 dagen der maand laat men het cijfer, dat die maand of dien dag aanduidt, voorafgaan door nul; zoodoende verkrijgt men een zuiver decimale aanduiding b.v.
1 Februari 1918 , 1918.02.01
Hoewel men in het particuliere leven met veronachtzaming van een logische volgorde — veelal schrijft 1-2-1918, verdient het aanbeveling daarmede te breken, omdat men bij het vaststellen van internationale bibliographische schrijfwijzen slechts dat, als goed en algemeen geldend kan aannemen, wat logisch verklaarbaar is. Men geve dus in volgorde van een afdalende reeks eerst het jaar, daarna de maand, vervolgens den dag aan.
Het is mogelijk op eenvoudiger wijze, dan op de boven beschreven het jaartal aan te duiden en wel door gebruik te maken van de nommers vastgesteld door Mr. W. S. B i s c o e. Voor zoover zij voor een Departementsregistratuur noodig kunnen zijn volgen zij hier:
K. 1840— 1849 V. 1950— 1959
K. 1840— 1849 V. 1950— 1959
L. 1850— 1859 W. 1960—1969
M. 1860— 1869 X. 1970— 1979
N. 1870— 1879 Y. 1980 — 1989
O. 1880—1889 Z. 1990— 1999
P. 1890— 1899
Q. 1900—1909
R. 1910—1919
S. 1920— 1929
T. 1930—1939
U. 1940— 1949
1915 wordt met behulp van dit stelsel aangeduid door R5.
■ 105



— 106 —
c. Eindbeschouwing.
Uit de voorbeelden onder b en c aangehaald blijkt, dat voor sommige groepen de onderverdeeling is doorgevoerd tot in zeven en meer decimalen. Niet voor alle administratiën zal het echter noodig zijn zoover te gaan, veelal zal men met een verdeeling tot in drie decimalen kunnen volstaan, men verlieze toch niet uit het oog, dat, om een voorbeeld te noemen, de Pensioenraden de Pensioenwetten behandelen als specialistisch vak, waarom classificatie van de geringste zich voordoende bijzonderheden noodig is. Echter behoeven, al zijn zij noodig, groote cijfergroepen niet af te schrikken, de getallen blijven mnemoniek, de practijk heeft te Brussel geleerd, dat de volgens het D e w e y-stelsel gevormde getallen bij de classificatie geen thoeilijkheden opleveren.
Wenscht men kleinere getallen te bezigen, dan zou men gebruik kunnen maken van het C u 11 e r-stelsel. Zooals hiervoren is aangetoond, heeft men bij dat stelsel in de 3e verdeeling reeds 17.000 nommers.
Daar echter de classificatienommers uit letters en cijfers bestaan, zijn zij niet gemakkelijk in het geheugen te prenten, waarom onzes inziens het D e w e y-stelsel, al zullen dan in bijzondere gevallen de getallen grooter zijn, de voorkeur verdient.
Ook uit een oogpunt van uniformiteit verdient het D e w e y-stelsel de voorkeur boven eenig ander, omdat men zoowel in het binnen- als in het buitenland, bij officieele lichamen en bij handelsinstellingen, er meer en meer toe overgaat de tabellen, vastgesteld "door het internationaal instituut te Brussel, te benutten voor de classificatie van allerlei documenten en geschriften.



LIJST
van
geraadpleegde literatuur 1).
Beth, J. C. De departementen van algemeen bestuur
gedurende het tijdvak 1798— 1907. Groningen. Erven B. van der Kamp. 1908.
Brauw, W. M. de De departementen van algemeen bestuur in
Nederland sedert de omwenteling van 1795. Utrecht. Kemink & Zoon. 1864.
Breckenridge, L. P. An extension of the Dewey decimal system
and of classification applied to the engineering
Goodenough, G. A. industries.
Urbana, Illinois. University, bulletin no. 9
(revised ed.). -1912.
Brown, J. Duff. Subject classification.
London. Grafton & Co. 1914.
Id. Library classification and cataloguing.
London. Grafton & Co. 1916.
Bulletin de la commission internationale du congrès des chemins de fer. Vol XI no. 10 (Octobre 1897).
„Weissenbruch L. La classification décimale et son application a la science des chemins de fer". Bruxelles P. Weissenbruch 1897.
Bulletin de 1'Institut International de bibliographie. Bruxelles 1895 etc.
Byles, R. B. The card index system.
London. Sir Isaac Pitman & Sons Ltd. z.j.
1). Deze lijst bevat slechts een klein gedeelte van de bestaande literatuur over het behandelde onderwerp. Wij hebben alleen de door ons geraadpleegde literatuur opgesomd.



— 108 —
Cataloguing rules: Author and title entries. Compiled by committees of the American Library Association and the Library Association.
London. Library Association. 1908.
Dewey, Melvil. Decimal classification and relativ index for
libraries, clippings, notes etc. ed 7. Forest Press. Lake Placid Club N. Y. 1911.
Id. Id. corrections and additions to editions 5,
6 and 7. V ; 1915.
Id. Decimal classification and relativ index for
library, clipping, notes etc. ed. 9. 1915.
Dicksee, Lawrence R. & Office organisation and management, includ-
Blain, Herbert E. ing secretarial work.
London. Sir Isaac Pitman & Sons Ltd. 1914.
Frenzel, G. ' Leitfaden für die Einrichtung der Kanzleien,
Registranden und Akten der deutschen Stadt und Landgemeinden. Leipzig. F. Leineweber. 1906.
Graesel, Dr. Arnim. Handbuch der Bibliothekslehre.
Leipzig. J. J. Weber. 1902.
Greve, Dr. H. E. Openbare leesmusea en volksbibliotheken.
Amsterdam-Leipzig.
Maas & van Suchtelen. 1906.
Handelsblad, Algemeen. 9 Juni 1912, Ochtendblad 2de blad, Onze papieren zijn niet in orde. 11 Juni 1912. Avondblad 3de blad, Papieren, die in orde zijn. Het Registratuurstelsel. 12 Juni 1912 Avondblad 4de blad, Het arsenaal van den fiscus.
Handelsstudie 15 Nov. — 1 December 1914 No. 22 en 23.
's-Gravenhage. van der Laan.
Hawkes, A. J.
Suggestions towards a constructional revision of the Dewey-classification. London. Robert Atkinson. Ltd. z.j.



— 109 —
Hottzinger Georg. Katechismus der Registratur- und Archiv-
kunde.
Leipzig. J. J. Weber. 1883.
Jast, L. Stanley. A classification of library economy and
office papers.
London, The Library Supply Co. 1907.
Jevons W. Stanley. Logic.
London. Macmillan & Co. Ltd. 1912.
Id. Elementary lessons in logic: deductive and
indeductive.
London. Macmillon & Co. Ltd. 1913.
Kaiser, J. The card system at the office.
London. Mc Corquodale & Co. Ltd. 1908,
ld. Systematic indexing.
London. Sir Isaac Pitman & Sons. Ltd. 1911.
Katechismus der Registraturlehre für Zivilund Militaranwarter zur Vorbereitung für den Verwaltungsdienst und für die Ablegung der Assistentenprüfung. Brandenburg a. H. Willy Schultze. 1913.
Kielmansegg. Erich Graf. Geschaftsvereinfachung und Kanzleireform
bei öffentlichen Aemtern und Behörden. Wien. Manzsche K. und K. Hofverlags- und Universitats Buchhandlung. 1906.
Library Catalog.
Boston. Library Bureau. 1909.
Manuel de 1'institut international de bibliographie.
Meulen, R. van der Boekhandel en bibliographie.
Leiden. A. W. Sythoff. 1883.
Michalski F. Leitfaden für das Registraturwesen und den
Allgemeinen Geschaftsgang der deutschen Stadtverwaltungen. '. > Leipzig. F. Leineweber. 1904.



— 110 —
Muller, S. Fzn. (Dr.) Manuel pour le classement et la descrip-
Feith, J. A. (Dr.) tion des archives.
Fruin, R., Th. Azn., (Dr.) La Haye. A. de Jager. 1910.
Niederlandisches Bibliothekswesen, eine Uebersicht in acht Aufsatzen. Utrecht 1914.
Noordziek, J. J. F. Archiefwezen 1826— 1852.
's-Gravenhage. P. H. Noordendorp. 1853.
Office Appliances. The magazine of office equipment:
Chicago. The Office Appliance Company.
Quinn, J. Henry. Library cataloguing.
London. Truslove & Hanson. Ltd. 1913.
Richardson, Ernest Cushing. Classification. Theoretical & practical.
New-York. Chas. Scribner's Sons. 1912.
Riemsdijk, Th. van (Jhr.) Mr.) De griffie van Hare Hoogmogenden.
's-Gravenhage. Mart. Nijhoff. 1885.
Rye, To van & Evers, G. A. Bibliotheek der Rijks-universiteit te Utrecht.
Handleiding en gids. Utrecht. A. Oosthoek. 1913.
Roebuck, George Ed. & A primer of library practice.
Thorne, William Benson. London. Grafton & Co. 1914.
Sayers, W. C. Berwick. A short course in practical classification with
special reference to the decimal and subject schemes.
London. Grafton & Co. 1913.
Sayers, W. C. Berwick. Canons of classification, applied to the
„subject" „the expansive," „the decimal" and „the library of congress classifications." London. Grafton <& Co. 1915.
Sayers, W. C. Berwick & Stewart, James Douglas.
The card catalogue.
London. Grafton & Co. 1913.



— 111 —
Sazenhofen, C. von De moderne (zich zelf controleerende) boek¬
houding met een inleiding van J. Hagers en een aanhangsel over de decimaal registratuur.
's-Gravenhage. van der Laan & Co. z.j. (1912).
Schulze, J. William. The American office. Its organizatipn, mana¬
gement and records. New-York. Mc Graw-Hill Book Co. Inc.
Stewart, James Douglas. The sheaf catalogue.
London. Grafton & Co. 1909.
Twyford, H. B. Purchasing, its economie aspects and pro¬
per methods.
London. Constable & Co. Ltd. 1916.
Verslag der Staatscommissie ingesteld bij Kon.'besluit van 10 Augustus 1910 No. 26. 's-Gravenhage. Gebr. J. & H. van Langenhuysen 1912.
Weekblad voor de Burgerlijke administratie, 7 December 1907 no. 3051. PgiÉ Boekaankondiging:
L „De toepassing van het decimale stelsel bij de registratuur van gemeente-administratiën, door Dr. E. Wiersum, archivaris van Rotterdam.
Groningen. Erven B. van der Kamp. 1907.
Hf, Gemeentelijke registratuur, door F. J. de Zee, Secretaris der gemeente Rauwerderhem.
Grouw (Fr.) Firma van der Spoel & Co.
Wiersum, E. (Dr.) Het nieuwe registratuur-stelsel bij de ge-
meente-administratiën. Groningen. Erven B. van der Kamp. 1908.
Williams, W. H. Railroad correspondence file.
New-York. Library bureau 1902.



— 112 —
Zaalberg, J. A. Het nieuwe registratuur-stelsel bij de ge-
meente-adminfstratiën. Amsterdam. L, J. Veen. 1908.
ld. Decimale gemeenteregistratuur. Beschrijven¬
de catalogus.
Amsterdam. Blikman <& Sartorius. z.j.
Zee, F. J. de Gemeentelijke registratuur.
Grouw, (Fr.) Firma van der Spoel & Co. 1907.
|J|S^ Naschrift
Uit den aard der zaak hebben wij in de opgave van geraadpleegde literatuur niet alle opstellen, die in vakbladen zijn verschenen om op de vóór- en nadeelen van het door ons beschreven stelsel te wijzen, opgenomen. Hoewel vele artikelen wellicht aan onze aandacht zijn ontgaan, komt het ons niet ondienstig voor ter completeering van vorenbedoelde opgave nog die stukken te vermelden, die wij onder ons bereik hebben en die daarin niet zijn vermeld. De Gemeentestem, jaarg. 1915 No. 3344 en 3345.
1916 No. 3353, 3354 en 3356.
Gemeentebelangen. jaarg. 1917 No. 9.
Muller, S. Fzn. (Dr. Mr.) Het dossierstelsel.
Overdruk uit het Nederlandsch archievenblad.
Id. Het zoogenaamde decimale stelsel van
archiefordening.
Groningen. Erven B. van der Kamp. 1915.
Vermaat, J. A. J. Jr. Het registratuurstelsel. Overdruk uit het Ne¬
derlandsch archievenblad 1915|1916 No. 3.
Weekblad voor de Burgerlijke
Administratie. jaarg. 1917 No. 3531 en 3540.
Weekblad voor den Nederlandschen Bond voor Gemeenteambtenaren, jaarg. 1916 No. 771, 772 en 773.
jaarg. 1917 No. 810, 811 en 812.



Bijlage No. I.
BURGERLIJKE
PENSIOENRAAD.
TABELLARISCH OVERZICHT
van ingekomen
Korting- en Mutatiestaten.



Door- Naam en voorletters Herkomst van Dagteekening Dagteekening loopend van de(n) en nommer van van
nommer. belanghebbende(n). net stuk. ne^ stuk. ontvangst.
i i i i
1 Swieten Kab. d. Kon. Besl. 7 Januari
j. van Koningin 5 Januari 1918.
1918. 6
2 Meerdere ambtenaren. Dept. van Minist. 7 Januari
j Waterstaat. Besch. 1918.
5 Januari 32 1918.



Door- Naam en voorletters Herkomst van Dagteekening Dagteekening
ioopend van de(n) | en nommer van van
nommer. belanghebbende(n). net stuk het stuk. ontvangst.
i I |
I






Bijlage No. Ia.
REGISTER
,van ingekomen stukken betreffende het openbaaren het bijzonder lager onderwijs.



Door- Naam en voorletters Herkomst van Dagteekening Dagteekening lüopend van de(n) j en nommer van , van
nommer. belanghebbende(n). het stuk- het stuk. ontvangst.
1 Swietdi Kab. d. Kon. Uesl. 7 Januari
|. van Koningin 5 Januari 1918.
1918. 6
2 Meerdere ambtenaren. Dept. van Minist. 7 Januari
Waterstaat. Besch. 1918.
5 Januari 32 1918.
Door- | Naam en voorletters Herkomst van Dagteekening Dagteekening loopend van de(n) en nommer van van
nommer. | belanghebbende(n). het stuk jlet stuk ontvangst.
■
!






Bijlage No. II.
Clasfif.'catie No. 512.12.
REGISTRATUUR DER PENSIOENRADEN.
Onderwerp: Toekenning van pensioen ingevolge art. 3b. der Burgerlijke Pensioenwet.
Opening: 1 October 1916. Sluiting:
Repertoire No. 25.






Bijlage No. III.
REGISTRATUUR DER PENSIOENRADEN.
1 ■ ■ , \
ROTULUS
Burgerlijke Ambténaren behoorende bij dossier: Toekenning van pensioen Art. 3b.
Classificatie nommer: 512.12 .Repertoirenommer: 25



nom- Omschrijving van het stuk. I Omschrijving der bijlagen Aanteekeningen. mer. van het stuk.
i '■ i
1 Fin. aan Raad 1918—02— 1'. afschrift geneeskun- L
05 No. 74. afd. Pensioenen, dige verklaring, la. ') Advies tot toek. van laI. Staat van dienst.
pensioen.
- /(:
') No. la is een vervolg van stuk nommer 1. Het Koninklijke besluit tot toekenning van pensioen, waarop in den regel meerdere personen voorkomen, vindt men terug, omdat op 'sRaads advies dagteekening en nommer van dat besluit worden vermeld.
Zooals vroeger is gezegd worden zij jaarsgewijze in chronologische orde gebonden.



non,-" Omschrijving van het stuk.| Omschrijving der bijlagen | Aanteekeningen. mer van s
• .1'
I
fllpifl
t-L - "...






Bijlage No. IV.
REGISTRATUUR DER STAATSSPOOR- EN TRAMWEGEN.
REPERTOIRE DER DOSSIERS.



nomnër. Classificatienommer. L™*'^ Classificatie:iommer.
j j i
1 522.4
2 314
3 534
i



„y.ü'j'I, Classificatienommer. „ Classificatienommer.
nommer. nommer.






Bijlage No. V.
REGISTRATUUR DER PENSIOENRADEN.
AFGIFTEREGISTER.



DATUM VAN
Omschrijving van Aan wjen a{gegeven.
het stuk- afgifte. terugontvangst.



I
DATUM VAN
Omschrijving van Aa„ wjen afgegeven.
het stuk. afgifte. terugontvangst.



Bijlage No. VI.
DATUM VAN
. . . . - Aan wien Classificatie-
Omschrijving van het stuk.
afgegeven. nommer. afgifte terugontvangst.



t
Bijlage No- VII.
REGISTRATUUR.
Op bovenvermeld stuk is nog geen beschikking genomen.
De Registrator.
Aan den heer



Bijlage No. VIII.
REGISTRATUUR.
Restantenlijst voor
T opgemaakt
Dagteekening Korte inhoud en | Red.en ^A3/0"1 Reden waarom
van Herkomst, op het stuk betrekking vr " 'J. " prH het thans nog
ontvangst. hebbende bescheiden, aangehouden niet is afSedaan-



Dagteekening Korte inhoud en Redhe°t wt*lk Reden waarom
van Herkomst, op het stuk betrekking v" 'er "erd het thans nog
ontvangst. hebbende bescheiden, aangehouden. niet is af8edaan-



Dagteekening j Korte inhoud en Red]fet ^tuk01" Reden waarom
van | Herkomst, op het stuk betrekking vroeeer w»rd thans nog
ontvangst. hebbende bescheiden, aangehouden niet 's af8edaan-



Dagteekening Korte inhoud en het Ttuk Reden waarom
van Herkomst, op het stuk betrekking vroelLj! werd net thans nog
ontvangst. | hebbende bescheiden. | aa„gehouden. | niet is afSedaan
De Registrator,
Gezien: Gezien: De chef der afdeeling, De Secretaris,



I



Bijlage No. IX.
Afdeeling...
PENSIOENRAAD
..vergadering.
AGENDA
DER
vergadering van den
Tegenwoordig de heeren:
, Voorzitter.
> leden.
Secretaris.



Behandelde zaken of ingekomen stukken. L, ... ,. I
Volg- Beslissing. C*nmm« l Aanteekeningen.
nommer. Herkomst van het stuk met vermelding ■ „ I nommi-r-
van dagteekening en nommer. Korte inhoud. t ^ , |
■
I ■
1 '






Bijlage No. X.
Afdeeling
BURGERLIJKE PENSIOENRAAD.
Zitting, gehouden dag 191
Afwezig de Heer
De notulen der vorige vergadering worden gelezen en goedgekeurd.



„Xjjjjf" ONDERWERP. BESLISSING. Classificatie¬
nommer. nommer.
\



Bijlage No. XI.
Burgerlijke ^
-—-—•-— Pensioenraad.
Militaire
Pensioenraad voor de Gemeenteambtenaren. Ondergeteekende verzoekt ter raadpleging
over te leggen bij:
Dagteekening: De aanvrager.
REGISTRATUUR.
Ontvangen ter raadpleging over te leggen bij:
Dagteekening: De Ontvanger.



Bijlage No. XII.
PENSIOENRADEN.
SECRETARIE-REGISTER.



Dagteekening Dagteekening! Omschriivine van het stuk Aan wie(n) Dagteekening Dagteekening OmschriiVing van het stuk Aan wie(n)
van ontvangst, van het stuk. | Umscnrijving van net stuk. afgegeven^! van ontvangst, van het stuk um^nrnving van net siuk. afgegeven.
- M\m I






Bijlage No. XIU
PENSIOENRADEN.
, _ —_
EXPEDITIEREGISTER.



nommer.' van* verzending I Aan w'en verzonden- I Aard en nommers van de stukke



I „ . I I
Volg- Dagteekening Aan wien verzonden, i Aard en nommers van de stukken, nommer. van verzending.
1 I I .






Bijrage No. XIV.
PENSIOENRADEN.
DAGAGENDA.



Registratuur Nos. Omschrijving van het stuk. Aanteekeningen.
I



Registratuur Nos. ' Omschrijving van het stuk. Aanteekeningen.



Dè voor de illustratie van dit werk benoodigde cliché's werden welwillend afgestaan door RUYS' HANDELSVEREENIGING te Rotterdam en
DE „NIEUWE INDISCHE HANDELSVEREENIGING"te
Soerabaja.



PLAAT I.
PLAAT II.
PLAAT N« H



Het meerendeel der afgebeelde ruitertjes is in verschillende kleuren in den handel. Gewoonlijk zijn zij voorradig in de navolgende kleuren: wit, bruin, blauw en zwart, koper-, zilver- en goudkleurig en verder geëmailleerd in de tinten lichtblauw, blauw, donkerblauw, oranje, rose, rood, donkerrood, wit, geel, groen, bruin en zwart. De prootere soorten namelijk, die van 25,50 en 100 m.M. breed, worden gewoonlijk in matgele kleur geleverd, doch zijn ook in andere lichte kleuren verkrijgbaar. Zij kunnen met potlood en inkt beschreven worden, bet geschrevene is afwaschbaar. Op verlangen worden ook deze soorten glanzend geëmailleerd vervaardigd, zoo noodig bedrukt, echter alleen wanneer een groot quantum kan worden afgenomen.
Alle bovengenoemde soorten ruitertjes zijn voorhanden bij Kuys' Handelsvereeniging te Rotterdam en bij de Nieuwe Indische Handelsvereeniging te Soerabaja.



PLAAT IV.



PLAAT V.



PLAAT VI.



PLAAT VII.



PLAAT VIII.
WÊÊÊÈMBÊ



"O
I
SI



PLAAT X



PLAA T XI.



PLAAT XII.



PLAAT XIII.



PLAAT XIV.
No. II.
No. III.



PLAAT XV.
Fig. 3- Fig.
Inzetten, wegnemen en verplaatsen van een boekenplank.
Het hooger stellen van een plank (figuur 1) geschiedt door in het midden de plank loodrecht omhoog te drukken; bestendigt men den druk niet, dan valt de plank van zelf terug en de afdeeling staat vast.
Om een plank lager te stellen (figuur 2) moet zij een weinig naar voren worden opgelicht; zij glijdt dan naar beneden en grijpt weder vast, zoodra men haar loslaat.
Om een zijstuk (figuur 3) in te hangen plaatst men den hoek a in de sponning b van de getande slang en drukt bij a met den duim den hoek aan; daarna vat men bij c het zijstuk aan en draait het horizontaal in de richting van den pijl.
Een zijstuk licht men alt (figuur 4) door het bij c aan te vatten, het naar zich toe te trekken en het horizontaal in de richting van den pijl te draaien.
Een plank plaatst men door in ieder der getande stangen op bovenomschreven wijze een zijstu k te plaatsen, de plank er op te leggen en de beide schroeven aan te draaien.



PLAAT XVI.



PLAAT XVII.



PLAAT XVIII.



PLAA T XIX.



PLAAT XX.



1
























REGISTRATUURSTELSEL,



Wanneer dit echter niet het geval is en de bewerking veel tijd, wellicht correspondentie vordert, dan ligt het voor de hand, dat de betrokken ambtenaar het dossier voorloopig onder zich houdt. Immers, hij heeft dan, wanneer de zaak opnieuw in eene vergadering ter sprake komt en het dossier wordt opgevraagd, of wanneer het verwachte antwoord inkomt, weer al zijn stukken bij elkaar. Hij behoeft daarvan geen aanteekening te houden, of daarvan eene lijst te maken, die wellicht toch in zijn schrijftafel of tusschen andere stukken verdwaalt, bij de eerstvolgende behandeling niet te wachten, totdat de archivaris het weder bijeen heeft gebracht, noch er, bij de terugontvangst op te letten, of al de gegevens wel compleet zijn. Men kan dit bestempelen als gemakzucht, maar die handelwijze is verklaarbaar. Toch, in die vorming van dossiers, die bij de ambtenaren blijven berusten, of van het eene bureau naar het andere zwerven, ligt de oorzaak van toekomstige ellende. Want, niet iedere zaak staat op zich zelve. Niet zelden doen zich, terwijl zij nog in behandeling is, gelijksoortige gevallen voor, waarbij dezelfde ambtenaar, of een ander, een stuk uit het dossier wenscht te raadplegen. Dit stuk wordt dan z.g.n. „tijdelijk geleend", maar komt in den regel in een ander dossier terecht. Is dan het stuk weder voor de verdere behandeling der oorspronkelijke zaak, of voor eene andere noodig, dan weet gewoonlijk niemand meer, waar het gebleven is. De Minister, het college, een hoofdambtenaar, verlangt het stuk onmiddellijk ter raadpleging. Heel het betrokken bureau is in beroering. Waar is het stuk? Er liggen in het bureau tien, dertig, honderd „dossiers". De boodschap komt, dat het stuk nu dadelijk verlangd wordt. Gedurende een uur, langer misschien, is iedereen aan het zoeken. Ten slotte wordt het verloren schaap gevonden, of... blijft het „in het ongereede", totdat het, toevalligerwijze, na eenige maanden, ergens te voorschijn komt, waar niemand het had gezocht, en nadat er wellicht nogmaals eenige uren met het zoeken zijn vermorst. Ligt de fout nu bij de hier geschetste dossiervorming? Ten deele natuurlijk niet, omdat bij eenen geregelden gang van zaken, het dossier dadelijk, nadat het is gebruikt, moet worden teruggezonden naar het archief, waar de stukken weer op hunne plaats moeten worden gelegd. Hier echter wringt de schoen. Men moet toch niet vergeten, dat de ambtenaren menschen zijn en dat stipte ordelijkheid eene betrekkelijk zeldzame deugd is. Daarom komt mij de stelling juist voor, dat de archiefordening zich moet aansluiten bij de gebruikelijke wijze van arbeiden. De chronologische ordening doet dit niet, dies ligt .het voor de hand de dossiervorming — maar dan systematisch geregeld — tot grondslag voor het archiefstelsel te nemen.
Het tot de detailpunten gesystematiseerde dossierstelsel,^ de berging der stukken „par ordre des matières", ziedaar het doel van de z.g.n. „registratuur".
Ieder ambtenaar behoort te weten, dat hij voor het' dossier, dat hij op een gegeven oogenblik noodig heeft, slechts een recu heeft af te geven, om het dadelijk, volledig, van den „registrator" te ontvangen. Dan toch bestaat er voor hem geen enkele reden meer, om het dossier onder zich te houden. Van de zorg en de verantwoordelijkheid er -voor is hij, zoodra hij het heeft
— VI —



Leitfaden.für das Registraturwesen und den Allgemeinen Geschaftsgang der deutschen Stadtverwaltungen, — overigens een met goud bekroond standaardwerk op dit gebied — meermalen herlezen, alvorens men zich eene zuivere voorstelling kan maken, van hetgeen onder een „registratuurplan", een „rotulus", een „restantenlijst" enz. enz. wordt verstaan. Voor den in het stelsel oningewijde, leven die technische uitdrukkingen niet voldoende. Daardoor gaat de overzichtelijkheid van het geheel verloren. Mede heeft de schrijver getracht dit bezwaar op te heffen, door in Hoofdstuk VI een overzicht te geven van de toepassing van het stelsel. Ik wil hieraan slechts toevoegen, dat een beschrijving daarvan ingewikkelder schijnt dan de zaak inderdaad, wanneer men haar in de practijk toepast, is. Wanneer men slechts in het oog houdt, dat hoofdzaak is de berging en indiceering der stukken van blijvende waarde „par ordre des matières" en dat al het overige dient, om die wijze van berging en indiceering in de practijk zóó te regelen, dat op ieder oogenblik ieder stuk kan worden gelicht en weder op zijn eigen plaats geborgen, op ieder oogenblik een overzicht van den stand eener zaak kan worden verkregen, dan komt er spoedig licht in de aanvankelijk eenigszins verwarrende beschrijving van allerhande voor de uitvoering van het stelsel noodige hulpmiddelen eri modellen.
v. TAACK TRA KRANEN.
— VIII -



Voorbericht voor den tweeden druk.
Met genoegen hebben wij de opdracht van de uitgeefster van dit handboek aanvaard, om een tweeden druk voor de pers in gereedheid te brengen.
Waar ons de eer te beurt viel, onderscheidene administratiën naar de beginselen van dit stelsel in te richten, hadden wij ruimschoots gelegenheid, de theorie aan dè practijk te toetsen. De voorschriften, die tot moeilijkheden aanleiding gaven, zijn door betere vervangen.
In de wijze van behandeling der stof zal een groot verschil worden geconstateerd. Wij meenen, geleerd door de ervaring bij cursus en privaat onderricht opgedaan, dat ook hier een verandering ten goede is aangebracht.
Indien deze uitgaaf een even gunstig onthaal moge vinden als de eerste, zijn wij ruimschoots voldaan.
Weltevreden, Augustus 1918.
V.
— IX —






b. De index van de Pensioenraden 89
c. De index van de Staatsspoor- en tramwegen*. . . . 100
d. Eindbeschouwing 106
Lijst van geraadpleegde literatuur, f 107—112
MODELLEN No. I—XIV. PLATEN „ I—XX.
— Xlll —



Modelle
en Ia. Tabellarische indicateurs.
II. Dossieromslag.
Ilt Rotulus.
IV. Repertoire der dossiers.
V. Afgifteregister.
VI. Afgiftekaart.
VII. Restantenbriefje.
VIII. Restantenlijst.
IX. Agenda.
X. Notulen.
XI. Recu.
XII. Secretarie-register.
XIII. Expeditie-register.
XIV. Dagagenda.
— XIV -



Platen.
1 en II. Staffelkaarten.
III. Ruitertjes.
IV. Stalen stapelkast.
V. Stalen combinatiekast op stalen voetstuk.
VI. Kamer van den Registrator van de Pensioenraden te 's-Gravenhage. Op deze afbeelding ziet men stalen kaartenkasten met houten onderkasten.
VII. Stalen stapelkast voor kaarten op stalen voetstuk.
VIII. Gedeelte van een Registratuurlokaal der Eerste Nederlandsche Verzekeringmaatschappij op het Leven en tegen Invaliditeit te 's-Gravenhage.
IX. Kamer van den Registrator van de Pensioenraden te 's-Gravenhage. Op de verticaal-rangschikkasten is een boekenrek geplaatst tot berging van agend a's, notulen enz.
X. Stalen verticaal-rangschikkast.
XI. Stalen kast, waarin twee laden, ieder met drie vakken tot berging van kaarten, en drie laden tot berging van stukken.
XII. Groote combinatiekast tot berging van kaarten, stukken, kwitanties, kantoorboeken, formulieren enz.
XIII. Registratuurlokaal van een bankinstelling.
XIV. }
XV. I Stalen bibliotheek-, registratuur- en archiefrekken.
XVI. |
XVII. Stalen kantoortafel.
XVIII. Stalen bureau-ministre.
XIX. Stalen bureau-ministre met berging voor de schrijfmachine.
XX. Stalen prullenmandje.
— XV. —



Trefwoorden.
Afgiftekaarten.
Afgifteregister.
Agenda.
Antecedenten.
Archief.
Benamingen.
Besluit.
Boekenkasten.
Boekenrekken.
Boekensteunen.
Boeken- en akten-transportwagen,
Brown.
Brunei
Bulletin.
Classificatie.
Commission.
Contractkaarten.
Cutter.
Department.
Dewey.
Dossier.
Dossieromslag.
Eischen.
Etiquethouders.
Expeditielijst.
Expeditieregister.
Hoofden- of rubriekenlijst.
Indeeling.
Index.
Indicateur. *
Ingang.
Inleiding.
Kaarten.
Kaartenkasten.
Kabinet.
Kasten.
Kirchhoff-Hinrichs.
Klapper. Kleuren. Lettersoort. Materieel. Meubilair. Michalski. Naamlijst. Nommerstelsels. Notulen. II Numeratornommer. Nummering. Pensioenraden. Quinn.
Rangschikking.
Recu's.
Registers.
Registrator.
Registratuur.
Registratuurplan.
Registratuurstelsel.
Repertoire.
Restantenbriefje.
Restantenlijst.
Roebuck.
Rotulus. Ij Rubriekenlijst. I Ruitertjes. , Secretarie. I Staatscommissie.
Stukken.
Termijnkalender.
Thorne.
Transportwagen. Vernietiging. Voorschriften. Zaalberg.
— XVI —



Alphabetisch-Lexicographisch register.
A.
Afgiftekaarten • 27> 50' 52
Afgifteregister. Definitie, indeeling . . ~' 27, 50
. 97 4A w
Agenda 44' oz
Algemeene — der inkomende stukken . . . .. 6, 7, 8, 9, 10, 11,
12, 13, 14, 19, 20
— wordt van tijd tot tijd ingebonden: 14
— wordt jaarsgewijze gebonden 52
Bij alle administratiën, waar vergaderingen worden gehouden, worden van de in die vergaderingen te behandelen zaken, agenda's
co
aangelegd
Dag — , • io
Akten.
45
Generalakten
4"S
Spezialakten ■
Antecedenten.
— moeen in de akte, waarbij zij geraadpleegd zijn, niet blijven
liggen i DD
Overzicht van de bij een akte geraadpleegde — . . . . 55, 56
Archief.
Aan een goed geordend — kan zoowel voor het heden als voor
de toekomst nimmer te veel waarde worden gehecht ... 19
Algemeen- 7, 11, 14, 19, 20
De commissie stelt voor: „om bij al de Departementen van Alge•meen Bestuur de behandeling van de Algemeene agenda, van den index en van het archief op gelijke wijze te doen plaats hebben" 20
Definitie. • 21
Een belangrijke zaak als het vormen van een welgeordend en compleet archief, leent zich zeer wel voor eene uniforme behandeling. Het moet van overwegend belang worden geacht, dat daartoe onverwijld de noodige maatregelen worden getroffen. 20
B.
Benamingen 26, 27
Afgiftekaart r» • • 27> 50> 52
Afgifteregister 27, 50
Agenda=opgave van in een vergadering te behandelen stuKKen. z /, oz
Archief.
26
— XVII —



Benamingen.
Classificatiekaart 27
Classificatienommer = vastgesteld nommer, ter aanduiding van
een bepaalde zaak . 28 79 ev
Clip = neervallende, veerende-, of vaste lip, die het uitvallen der
lade> wanneer deze wordt uitgetrokken, belet 69
Dagagenda =, lijst van op één dag ingekomen stukken . . .75 Dossier = map met stukken, die tot een zelfde groep behooren 26, 41
Entry = ingang . . & 26
Fiches = kaarten 88
Indicateur = dagboek 26 28
Klasseurs = rangschikkasten voor akten, brieven enz. ... 70
Notulen 27
Recu 27
Register der numeratornommers 49
Registratuur 26
•Registratuurplan = index of nommerlijst . . ■ . . . . 27, 40
Repertoire = inventaris der dossiers 27' 49
Restantenbriefje = waarschuwing vqpr de(n) betrokken afdeelingschef, dat op het daarop vermelde stuk geen antwoord is
gekomen 27 51
Restantenlijst=opgave van stukken, die nog niet zijn afgedaan 27, 52
Resumé. 27
Rotulus = inhoudsopgave van een dossier . . . . . . 26, 48
Ruitertjes = kleine metalen merkplaatjes om op kaarten te steken ' 66
Tabcard = geleide-, staffel- of lipkaart . 66
Besluit.
Koninklijk —van x 1 Augustus 1818 Litt. T.T 5, 8
— 4 September 1823, No. 7 1, 12
— 18 October 1823, No. 141 . . . . . ' 16
6 Augustus 1831, No. 21 17
25 Mei 1846, No. 66 18
28 December 1864, No. 133 . . . ... 18
28 Augustus 1865, No. 112 18
— 21 Januari 1867, No. 3 18
31 December 1874, No. 231 18
22 Juli 1903, No. 215 18
— 9 Mei 1906, No. 110 18
— ■—- 23 Juni 1906, No. 134 18
— 18 Juni 1909, No. 192 18
— 17 Mei 1910, No. 136 18
— 10 Augustus 1910, No. 26 l
Biscoe. W. S. Zie: Classificatie.
Boekenkasten. Zie: Kasten.
Boekenrekken. Zie: Kasten.
Boekensteunen 7o
CVHI —



Boeken- en akten transportwagen 72
Brown. j. Duff 44, 60, 79, 87
Zie: Classificatie. Brunet. J. Ch. Zie: Classificatie.
Bulletin de la commission internationale du congrès des chemins de fer. 101
C.
Classificatie ^ • • • 78—106
Bijzondere teekens. 101—105
kaarten 27, 55
nommer (definitie) 28, 40
naar dé onderwerpen verdient de voorkeur 43—44
L methode. . 40, 41, 58—60, 78—106
stelsels. . . 78—106
Biscoe. W. S 105
Brown. James Duff 79, 87
Brunet. J. Ch 78, 79
Cutter. Charles A • . . 82, 83, 87, 106
Dewey. Melvil. *. ' 83—106
Institut International de bibliographie .... 87—89, 100—105
Kirchhoff-Hinrichs 79
Contractkaarten , 34—35
Commission internationale du congrès des chemins de fer. . f . 101 Cutter. Charles A. Zie: Classificatie.
D.
Department of mechanical engineering of the university of Illinois . . 100 Dewey. Melvil.
Zie: Classificatie.
Dossier . • ... • f 26, 41-48
Bij ieder — behoort een rotulus 48
Definitie 26, 41
— kaarten 55, 56
Personeele — 42
Rangschikking in volgorde der classificatienommers . ' . . 42—48 Nauwverwante dossiers behooren bij elkaar te
worden geborgen .. _ 44
par ordre des matières 40
Wat in de dossiers wordt opgenomen 41, 42
. Stukken van blijvende waarde 42—45
, die na een zeker aantal jaren hun nut zullen hebben
verloren . 42, 45—48
, merking van die stukken met een stempel v.v.v. 46 '
_ , berging van die stukken . . . . . ■ .46
— XIX —



Dossiers.
geheime 45
bijzonder belangrijke 45
Zakelijke — . • 42
Zie: Stukken.
Dossieromslag : . 42 43
Gebruik van verschillende kleuren . 43
Het is niet raadzaam te veel stukken in één dossieromslag te
bergen . 45
Kleuren voor dossierqrnslagen, aangenomen door de Pensioenraden 43
Wat op een dossieromslag moet worden vermeld . . .42, 43
E.
Eischen, waaraan een goed reg^stratuurstelsei moet voldoen . . .21
Entry of Ingang 26
Etiquethouders . . . . 73
Expeditielijst 7 11 14
Expeditieregister 60
H.
Hinrichs. Zie: Classificatie.
Hoofden- of rubriekenlijst 7121519
I.
Indeeling.
Eischen, waaraan de indeeling moet voldoen 40
Index.
Algemeene ^ ,. . . 7, 11, 14, 19, 20
— moet gehouden worden in den vorm voorheen bij Hun HoogMogenden de Staten Generaal der Vereenigde Nederlanden in
gebruik 2, 7, 11, 14
Pensioenraden 89 100
Staatsspoor- en tramwegen 100 105
Indicateur ^ 26, 28—39
Definitie • . . • 26, 28
Inrichting 28
Soorten 28—39
Ingang 26
Inleiding I_2
J.
Jast, L. Stanley . 44
— XX -



K.
Kaarten j 26—39, 52, 55—57, 61—«7
Afgifte— . . .' 27, 52
Afmetingen 61
Chronologische — 28, 32, 33, 65, 66
Classificatie — 27—39, 55
Contract — . . '. 34, 35
Dossier — 55—56
Geleide-, staffel-, tab- of lip — . ' 61, 67
Geneeskundige — 36—39
Geponste — 66, 69
Grootte der — .61
Indicateur — 28—39
Modellen 62—66
Naam — 57
Notitie — -ij .... 61
Personeele — 57
Uitneemkaarten 53, 54
Voor het beschrijven der kaarten wordt het gebruik van een .flinke, ronde letter aanbevolen 57
Kaartenkasten. Zie: Kasten.
Kabinet.
— stukken . 20, 45
Kasten i H 23—24, 68—72
Agenda — ..." 24
Archiefrekken 72
Bibliotheek-, registratuur- en archiefrekken 72
Boeken — 23, 72
Boekenrekken 72
Kaarten — 24, 68
Klasseurs of verticaal rangschik — 23, 70
Loket— 72
Onder — 69
Registratuurkasten • • • • -23
Kirchhoff-Hinrichs. Zie: Classificatie.
Klapper. Zie: Naamlijst, indicateur, rubriekenlijst.
Klassificatie. Zie: Classificatie.
Kleuren gebruik van 43
L.
Lettersoort voor het beschrijven van kaarten 57
M.
Materieel.
Ajax eyelet fastener 57, 66
— XXI —



Nummering.
Aan de stukken kan een numeratornommer worden toegekend .... .. 33, 49, 76
P.
Pensioenraden.
Registratuurplan van de — 40, 41, 89—100
Q.
87
Quinn J. Henry.
R
Rangschikking.
Alphabetische 58
Ongelijkheid in de wijze van berging der archiefstukken . . 1
. ,-. 9 7 1 1 14 IQ
— par ordre des matieres £ 4 «
Tijdrekenkundige orde 2, 7, 11, 14, 19
Voorschriften in acht te nemen bij de alphabetische-lexico-
graphische rangschikking 58 6^
n , .... 52, 75 Recu s '
Registers.
Commissoriaal-registers • • ■ ■ ■ ■ ö>
Expeditie-register • • • • • • 60' 1&
Lijst van distributie van het kopiewerk 7, 11, 14
4Q
Register voor numeratornommers
Secretarie-register 60, 76
Tabellarische registers f'
Zie: Agenda, expeditielijst, hoofden- of rubriekenlijst, index, indicateur, naamlijst. Registrator.
De ambtenaar, die aan het hoofd van de registratuur staat, voert
den titel van registrator of hoofdregistrator 24—25
Eischen, waaraan een goed registrator en goed registratuurpersoneel moet voldoen 24 2£*
Waarde van een goed registratuur-personeel .25
Registratuur. ^
Definitie '
Eischen waaraan een goed registratuurstelsel moet voldoen. 21—22
. 99 24
Lokalen en meubilair 74
Nieuwe ordening van de —
Registratuurplan. ^ 4Q
Definitie '
Op welke wijze men het registratuurplan voor de administratie der Pensioenraden heeft vastgesteld . . 40—41, 89, 100—101
— XXIII —



INLEIDING.
MOTTO:
Be not the first by whom the new is tried, Nor yet the last to lay the old aside.
(Pope, Essays on Criticism II, 135).
„Het moet van overwegend belang worden geacht, dat onverwijld de noodige maatregelen worden getroffen tot het vormen van een welgeordend en compleet archief".
(Verslag der Staatscommissie ingesteld bij Koninklijk besluit van 10 Augustus 1910, No. 26).
De Staatscommissie ingesteld bij Koninklijk besluit van 10 Augustus 1910, No. 26, vestigt in haar verslag uitgebracht aan Hare Majesteit de Koningin, den 28sten Maart 1912, onder meer de aandacht op het verschil, dat bij de onderscheidene Departementen, Colleges en Inrichtingen bestaat voor wat betreft het ordenen, opbergen en bewaren der archieven en spreekt als hare meening uit: „dat dit onderwerp, waarmede zulk eene belangrijke zaak als het vormen van een welgeordend archief gemoeid is, zich zeer wel leent voor eene uniforme behandeling en dat het van overwegend belang moet worden geacht, dat daartoe onverwijld de noodige maatregelen worden getroffen."
Reeds voordat genoemde Staatscommissie het bovenstaande als hare meening uitsprak waren wij van oordeel, dat de voorschriften betreffende de inrichting der Departements-archieven, vervat in het Koninklijk besluit van 4 September 1823, No. 7, bezwaarlijk konden worden opgevolgd.
Welke Minister zal den noodigen tijd kunnen vinden om alle bij zijn Departement inkomende stukken te openen en na kennisneming aan den Secretaris-Generaal tèr hand te stellen (artikel III van genoemd Koninklijk besluit).
Welke Minister of Secretaris-Generaal zal de hand kunnen houden aan de nakoming van het voorschrift gegeven in artikel VI van genoemd besluit luidende:
De algemeene agenda in artikel 4 vermeld wordt in dubbel geschreven en met de daartoe behoorende ingekomene stukken aan den Secretaris ter hand gesteld, die dezelve ter bestemder uur bij het hoofd des Departemenfs inbrengt.
Deze en de Secretaris houden aanteekening, ieder voor zich op een exemplaar der agenda, van de nopens ieder stuk door het hoofd des Departemenfs genomene dispositie, hetzij dezelve finaal of slechts voorloopig zij."
Ook moge in 1823 het voorschrift vervat in de artikelen XX en XXI, dat het archief steeds in eene tijdrekenkundige orde, ingevolge de dagteekeningen en nummers der algemeene agenda's moet gerangschikt zijn, en



— 2 -
nimmer naar de verschillende onderwerpen (par ordre des matières) en dat de index moet gehouden worden in den vorm voorheen bij hun Hoog Mogenden de Staten-Generaal der Vereenigde Nederlanden in gebruik, destijds zeer goed voldaan hebben, de groote uitbreiding der Departementen en van de daaronder ressorteerende administratiën en de eischen aan die lichamen tegenwoordig gesteld, zullen het wel onmogelijk gemaakt hebben, aan een en ander de hand te houden.
Uit genoemd Staatsrapport blijkt dan ook (zie bladzijde 142), dat men bij de onderscheidene Departementen en administratiën in meerdere of mindere mate van de gegeven voorschriften is afgeweken, wat eene ongelijkheid in de wijze van berging der archiefstukken heeft geschapen, die zeer zeker eene latere raadpleging door nakomelingen niet zal vergemakkelijken.
Overtuigd, dat eene uniforme regeling wenschelijk is hebben wij vele jaren getracht een systeem te vinden, dat geschikt zou blijken voor de ordening, registreering en berging der nieuwe archieven en meenen dat thans gevonden te hebben in het registratuur-systeem, zooals dat in Duitschland en Oostenrijk vrij algemeen, in ons land in enkele gemeenten, in meer of minder gewijzigden vorm wordt toegepast.
Den heer J. A. Zaalberg, oud-Secretaris der gemeente Zaandam komt de eer toe de bruikbaarheid van het stelsel voor ordening der gemeenteadministratiën het eerst te hebben aangetoond.
Dat hij schitterend geslaagd is blijkt uit het feit, dat alle bescheiden op oordeelkundige wijze zijn geborgen en zonder veel moeite kunnen worden teruggevonden. In twee, enkele jaren geleden in het Algemeen Handelsblad opgenomen feuilletons, getiteld: „ Papieren die in orde zijn" (9 Juni 1912 2de ochtendblad en 11 Juni 1912 3de avondblad) en „Het arsenaal van den Fiscus" (12 Juni 1-912 4de avondblad) wordt daarvan een mooi getuigenis afgelegd.
Thans nu de archiefinrichting wellicht binnen niet te lang tijdsverloop bij de Regeering een punt van overweging zal uitmaken, achten wij den tijd gekomen op meergenoemd stelsel de aandacht te vestigen en zullen trachten in de volgende bladzijden aan te toonen, dat het door ons voorgestaan stelsel zich bijzonder goed schijnt te Ieenen voor het verkrijgen van een practisch overzicht over de ingekomen en verzonden departementale bescheiden.
Wij denken hier slechts aan de archieven, die bij de Departementen, Colleges, Inrichtingen enz. zelf worden bewaard en wenschen de inrichting der Rijksarchieven geheel buiten beschouwing te laten.
De classificatie van deze laatsten is aan bepaalde voorschriften gebonden. Stelt men belang in de voorschriften, die voor de inrichting en classificatie dezer archieven gelden, dan raadplege men het bekende werk van de heeren Dr. S. M u 11 e r F z n., Dr. J. A. F e i t h en Dr. R. F r u i n Th. Az. „Manuel pour le classement et la description des archives." (A. de Jager. La Haye 1910).



HOOFDSTUK I.
Oude voorschriften.
Betreffende de bestaande voorschriften voor de archief-inrichting der Departementen enz. leest men in het rapport uitgebracht door meergenoemde Staatscommissie, op bladzijde 9 e.v. onder meer:
„Bij Koninklijk besluit, d.d. 1 Augustus 1818, Litt. T. T., werd eene Staatscommissie benoemd, welke onder anderen de opdracht kreeg een onderzoek in te stellen naar de beste wijze van reorganisatie van de Departementen van Algemeen Bestuur. De inhoud van de instructie betreffende dit gedeelte vans haar mandaat luidde: „de bestaande organisatiën bij ieder Departement van Algemeene Administratie moeten worden getoetst aan den omvang der werkzaamheden van zoodanig Departement en in vergelijking gebragt met het traktement en de emolumenten van ieder ambtenaar en geëmployeerde, en met de bezigheden, die hij in zijne qualiteit te verrigten heeft, waarna deze belooningen onderling moeten vergeleken en deze vergelijking verder moet worden voortgezet met die belooningen en werkzaamheden bij andere Departementen van Algemeen Bestuur en met de belooningen die in vroegere jaren aan gelijke werkzaamheden zijn toegekend, om alzoo te komen tot eene rigtige beoordeeling van hetgene thans billijk en voldoende tevens, zoude zijn, welke recherches tot in de kleinste details voortgezet wijders de gelegenheid moeten aanbieden om na te gaan of wel bij alle Departementen en administratiën de ambtenaren en geëmployeerden dagelijks op geregelde uren en gedurende eenen convenabelen tijd in de Bureaux werkzaam zijn, of hunne werkzaamheden zijn ingerigt op dien eenvoudigen en min omslagtigen voet, waarvoor dezelve behoudens de vereischte nauwkeurigheid vatbaar zijn, bij welke dezer Departementen van Algemeen Bestuur die verlangde regelmatigheid en eenvormigheid het beste worden geobserveerd en wat er te doen zij om denzelfden lo#p van zaken ter bevordering van spoedige expeditie en ter vermijding van overbodige uitgaven bij allen in te voeren."
Genoemde Staatscommissie heeft de resultaten van haar onderzoek neergelegd* in haar rapport van 21 Juni 1822, waaraan het volgende, meer in het bijzonder betrekking hebbende op de archiefinrichting, ontleend wordt: „De Secretaris-Generaal zal moeten zorg dragen, dat de redactie en expeditie van alle stukken overeenkomstig de bevelen des Ministers en binnen den behoorlijken tijd plaats hebben, hij zal alsmede de noodige commissoriaalregisters doen aan- en bijhouden van de stukken, die aan de consulenten om rapport zijn verzonden, ten einde de Minister steeds in staat zij, deze af^ te vragen, om welke redenen op dit of dat stuk nog niet gerapporteerd is."



— 6 —
„Eene Algemeene Agenda der inkomende stukken."
„Alle inkomende stukken worden, door den Minister of onder zijn oog geopend en aan den Secretaris-Generaal ter hand gesteld, met uitzondering van die, welke, hoezeer dan ook administratieve zaken aanbelangende, door den Minister beschouwd worden, als zijne geheime correspondentie aan te belangen en die hij derhalve in zijn kabinet wil behandelen.
De Secretaris-Generaal doet al deze stukken op ééne algemeene agenda voor het geheele Ministerie brengen, welke agenda van één, algemeen doorloopend, dagnummer voorzien wordt, hetwelk op de ingekomen stukken, naast het daarop te stellen exhibitum geplaatst wordt, en mede op de expeditiën der Resolutiën, Dispositiën, rapporten, missives enz. voorkomt.
Deze algemeene agenda wordt in dubbel geschreven en met de daartoe behoorende stukken aan den Secretaris-Generaal ter hand gesteld, die dezelve, ter bestemder ure, bij den Minister inbrengt. Deze, en de Secretaris-Generaal, lezen, onderzoeken en bediscutieeren de stukken en noteeren ieder voor zich zelf, op eene expeditie der agenda, de nopens ieder stuk genomene, hetzij definitieve, hetzij voorloopige dispositiën.
De Minister behoudt de door hem zeiven gequoteerde agenda onder zich, tot na de resumtie der geredigeerde resolutiën.
De Secretaris-Generaal neemt de tweede expeditie der agenda, bènevens alle de stukken over, en zorgt wijders voor het doen redigeeren der concept resolutiën, rapporten enz. hetwelk uitsluitend zijn werk is, en hetgeen hij onder zijn oog en leiding, door de verschillende, onder zijne bevelen staande bureau-ambtenaren doet volbrengen, hun dat werk uitdeelende naar gelang hunner kunde en geschiktheid.
Deze bureau-ambtenaren geven hem, ter bestemder tijd, de geredigeerde stukken terug en biedt hij dezelve, na gedaan onderzoek, aan den Minister ter resumtie aan.
Na deze resumtie bekomt hij van den Minister de door dezen gequoteerde agenda terug, neemt de bekrachtigde resolutiën over, en zorgt wijders voor het verrigten van het noodig schrijf- en kopijwerk, alsmede voor de rigtige expeditie der stukken.
De rapporten der consulenten worden gebragt aan het einde der agenda van den dag, waarop zij gerapporteerd hebben."
„Eén Algemeen Bureau voor al het schrijf- en kopijwerk der expeditie."
„Er zal bij ieder Hoofd-Departement van Algemeen Bestuur slechts één algemeen bureau moeten zijn, op hetwelk al het schrijf- en kopijwerk der expeditie voor het geheele Departement, onder het oog en de leiding van eenen commies of klerk, door de noodige schrijvers verrigt wordt.
De commies of klerk, die aan het hoofd van dit Bureau staat, zorgt mede voor de rigtige expeditie der stukken met de daarbij behoorende bijlagen.



— 7 —
Hij ontvangt, te dien einde, van den Secretaris-Generaal, de geresumeerde en gearresteerde resolutiën, met de daarbij behoorende twee expeditiën der algemeene agenda.
Hij zorgt voor het doen afschrijven der extract-resolutiën, missives, rapporten enz. enz. en, na het expedieeren derzelve, overhandigt hij de door den Minister gequoteerde expeditie der agenda, met alle de daarbij moetende verblijven relativen, aan den archivist. De tweede expeditie der agenda behoudt hij onder zich, en doet daarop aanteekening van den dag van de verzending der stukken en van het nummer der expeditielijst.
De expeditiën der resolutiën, missives, rapporten, appointementen enz. enz. moeten worden uitgegeven onder de dagteekening en het nummer der agenda op welke zij zijn afgedaan.
De commies of klerk, die het Bureau van expeditie dirigeert, zal eene accurate expeditielijst van de op iederen dag verzonden stukken moeten houden, zooals ook eene lijst van distributie van het kopijwerk onder de schrijvers en dagschrijvers, met vermelding van het getal bladzijden dat zij hebben geschreven."
„Algemeen archief en Index."
„Er moet bij ieder Ministerie één algemeen archief zijn, onder bewaring van ëeneh commies, die tevens met het opmaken der algemeene Index zal belast wezen.
Aan hem zullen, naar gelang van den omvang der werkzaamheden, een commies of klerk, of wel beiden te zamen, ter adsistentie worden toegevoegd.
Het archief moet algemeen zijn en alle stukken, welke bij het Ministerie inkomen, alsmede alle de daarop genomene Resolutiën en dispositiën bevatten.
Hetzelve zal steeds in eene tijdrekenkundige orde, ingevolge de dagteekeningen en nummers der algemeene agenda's moeten gerangschikt zijn en nimmer p ar ordre des matières.
De Index zal moeten gehouden worden, in den vorm voorheen bij H.H. M.M., de Staten-Generaal en tegenwoordig bij sommige Ministeriën, als bijvoorbeeld bij de Staats-Secretarie, bij het Ministerie van Ontvangsten enz. gebruikelijk, met de daarbij behoorende Hoofden- of Rubriekenlijst en klapper of naamlijst."
Door de commissie werd aan haar rapport een concept-besluit toegevoegd waarvan een extract hieronder volgt:
Wij WILLEM enz., enz., enz.,
In aanmerking nemende de tegenwoordige inrigting der bureaux bij de onderscheidene Departementen van Algemeen Bestuur;
Willende, voor het vervolg, aan deze bureaux de meest eenvoudige en



— 8 —
minst kostbare inrigting geven, waardoor niet alleen het zamenhangend verband, maar ook de geregelde en spoedige afloop der werkzaamheden bevorderd en verzekerd en gelijktijdig alle onnutte omslag voorgekomen worde.
Gehoord de Staats-Commissie, benoemd bij Ons Secreet Besluit van den len Augustus 1818, La. T. T.
Hebben besloten en besluiten:
A. Betrekkelijk de inrigting van de bureaux der onderscheidene Departementen van Algemeen Bestuur en de volbrenging der bij dezelve te verrigten werkzaamheden, worden vastgesteld de navolgende bepalingen:
Artikel i.
Er zal enz.
Artikel 2. Artikel 3. Artikel 4.
De Secretaris zal de noodige Commissoriaal-registers doen aan- en bijhouden, van alle stukken, welke zoo wel binnen als buiten het Departement, om onderzoek, consideratiën en advies zijn verzonden en dezelve op geregelde tijden aan het Hoofd des Departements voorleggen, ten einde deswege deszelfs beveelen te vernemen.
Artikel 5.
Alle inkomende stukken worden door het Hoofd des Departements geopend en aan den Secretaris afgegeven, met uitzondering van die, welke, hoezeer dan ook administratieve zaken aanbelangende, door het Hoofd des Departements beschouwd worden als zijne geheime briefwisseling, en die hij daarom in zijn Kabinet wil behandelen.
Artikel 6.
De Secretaris doet alle stukken op eene agenda voor het geheele Departement brengen; welke agenda, op gewoon schrijfpapier, ter halver blad



— 9 —
geschreven, wordt voorzien van één algemeen doorloopend dagnummer, hetwelk op de ingekomene stukken naast het exhibitum geplaatst wordt; en mede op de expeditiën der resolutiën, dispositiën, rapporten, missiven enz. voorkomt.
Artikel 7.
De algemeene agenda wordt in dubbel geschreven en met de daartoe behoorende ingekomene stukken aan den Secretaris ter hand gesteld, die dezelve ter bestemder ure bij het Hoofd des Departements inbrengt.
Deze en de Secretaris houden aanteekening, ieder voor zich, op een exemplaar der agenda, van de nopens ieder stuk door het Hoofd des Departements genomene dispositie, het zij dezelve finaal of slechts voorloopig zij.
Artikel 8.
Het Hoofd des Departements behoudt de door hem zelve gecoteerde agenda onder zich, tot na de resumtie der opgemaakte resolutiën.
Artikel 9.
De Secretaris neemt het dubbel der agenda, benevens alle de stukken over en zorgt wijders voor het doen opstellen der concept-resolutiën, rapporten, enz., het welk uitsluitend zijn werk is en hetgeen hij, onder zijn oog en zijne leiding, door de verschillende onder zijne beveelen staande bureau-ambtenaren doet volbrengen, hun dat werk uitdeelende naar gelang hunner kunde en geschiktheid.
Artikel 10.
Hij zal de stukken, die commissoriaal gemaakt of gerenvoyeerd zijn, onmiddellijk van den vereischten omslag doen voorzien, en, voor de resumtie, dadelijk doen verzenden.
"Wegens de stukken, welke voor informatie of notificatie zijn aangenomen, zoo als insgelijks voor die, welke om consideratiën en advies of ter dispositie moeten worden verzonden, zal hij geene resolutiën doen opmaken, dewijl de op de agenda gestelde nota hiervoor verstrekt.
Hij zal ook geene rtet-notulen doen houden, maar acht geven op de zorgvuldige bewaring der minuten van alle uitgaande stukken.
Artikel 11.
De bureau-ambtenaren, met de redactie der resolutiën, missives en rapporten belast, geven hunne opstellen, ter bestemden tijde aan den Secretaris



— 10 —
terug en deze biedt dezelve, na gedaan onderzoek, aan het Hoofd des Departements ter resumtie aan.
Artikel 12.
Na deze resumtie bekomt xle Secretaris van het Hoofd des Departements, het door dezen gecoteerde exemplaar der agenda terug, neemt de bekrachtigde resolutiën over, en zorgt wijders voor het doen schrijven en verzenden der stukken.
Artikel 13.
De rapporten der in art. 2 vermelde adviserende ambtenaren worden gebragt aan het einde der agenda van den dag waarop zij gerapporteerd hebben.
Artikel 14.
Er zal bij ieder Hoofd-Departement van Algemeen Bestuur slechts een algemeen bureau mogen zijn, op hetwelk al het schrijf- en kopijwerk voor het geheele Departement onder het oog en de leiding van eenen commies of klerk, naar mate van den omvang der werkzaamheden, door de noodige kopisten verrigt wordt.
Artikel 15.
De commies of klerk, die aan het Hoofd van dit bureau staat, zorgt mede voor de rigtige verzending der stukken met de daarbij behoorende bijlagen.
Artikel 16.
Hij ontvangt te dien einde van den Secretaris de geresumeerde en vastgestelde resolutiën, met de daarbij behoorende twee exemplaren der algemeene agenda, en zorgt voor het doen afschrijven der extract-resolutiën, missives, rapporten enz.; na het verzenden derzelve, overhandigt hij, het, door het Hoofd des Departements gecoteerde exemplaar der agenda, met alle daartoe betrekkelijke stukken, welke daarbij moeten verblijven, aan den archivist.
Het tweede exemplaar der agenda behoudt hij onder zich en doet daarop aanteekening van den' dag der verzending der stukken, en van het nummer der expeditielijst.



— 11 —
Artikel 17.
De resolutiën, rapporten, missives, appointementen, e.a. worden uitgegeven onder de dagteekening en het nummer der agenda op welke zij zijn vastgesteld.
Artikel 18.
De commies of klerk, die het bureau van expeditie bestuurt, zal eene nauwkeurige expeditie-lijst van de op iederen dag verzondene stukken moeten houden, zoo als ook eene lijst der verdeeling van het kopywerk onder de kopisten, met vermelding van het getal der bladzijden, dat door ieder hunner is geschreven.
Artikel 19.
Er zal bij ieder Hoofd-Departement slechts een algemeen archief zijn, hetwelk, naar gelang van deszelfs omvang, onder de bewaring zijn zal van eenen commies of klerk, die tevens met het opmaken van den algemeenen index zal belast wezen.
Artikel 20.
Aan dezen archivist en index-maker zullen, naar gelang van den omvang der werkzaamheden, een commies of klerk, of wel beiden te zamen, tot hulp worden toegevoegd.
Artikel 21.
Het archief moet algemeen zijn en alle stukken welke bij het Departement inkomen, alsmede de minuten van alle daarop genomene resolutiën en dispositiën bevatten.
Artikel 22.
Het archief zal steeds in eene tijdrekenkundige orde, ingevolge de dagteekeningen en nummers der algemeene agenda's, moeten gerangschikt zijn en nimmer naar de verschillende onderwerpen (par ordre des matières).
Artikel 23. .
De index zal moeten gehouden worden in den vorm voorheen bij hun Hoogmogenden, de Staten-Generaal der Vereenigde Nederlanden en ook tegenwoordig bij sommige Departementen, als bijvoorbeeld bij dat der Ont-



— 12 —
vangsten en bij de Staats-Secretarie gebruikelijk; met de daarbij behoorende hoofden of rubrieken-lijst en klapper of naamlijst.
Artikel 24. Artikel 25 e.v.
Gegeven te
Nadat door de Hoofden der Departementen tegen gemeld ontwerp-besluit bezwaren waren ingebracht, werd bij Koninklijk besluit van 4 September 1823, No. 7, o.a. het n.v. bepaald:
Art. 2. De Secretaris zal de noodige -commissoriaal registers doen aanen bijhouden van alle stukken, welke, zoowel binnen als buiten het Departement, om onderzoek, consideratiën en advies zijn verzonden en dezelve op geregelde tijden aan het Hoofd des Departements voorleggen, ten einde deswege deszelfs bevelen te vernemen.
Art. 3. Alle inkomende stukken worden door het Hoofd des Departements geopend en aan den Secretaris afgegeven, met uitzondering Van die, welke, hoewel dan ook administrative zaken aanbelangende, door het Hoofd des Departements beschouwd worden als zijne geheime briefwisseling en die hij daarom in zijn kabinet wil behandelen.
Art. 4. De Secretaris doet alle deze stukken op eene agenda voor het geheele Departement brengen; welke agenda, op gewoon schrijfpapier, ter halver blad geschreven, wordt voorzien van een algemeen doorloopend dagnummer, hetwelk op de ingekomene stukken naast het exhibitum geplaatst wordt en mede op de expeditiën der resolutiën, dispositiën, rapporten, missives enz. voorkomt.
Art. 5. Bij de Departementen waar administrateurs bestaan, doet ieder van hen, voor zoo veel zijn tak van bestuur betreft, dagelijks eene dergelijke agenda, i n d u p 1 o, van alle stukken bij hem ingekomen, opmaken door een zijner ambtenaren, die de genomene dispositiën zal aanteekenen en, na afwerking en resumtie der afgewerkte resolutiën, deze agenda, met de daarbij behoorende stukken, aan den Secretaris tot verdere expeditie zal overhandigen.
Art. 6. De algemeene agenda, in art. 4 vermeld, wordt in dubbel geschreven en met de daartoe behoorende ingekomene stukken aan den Secre-



- 16 -
dacht en nauwkeurigheid bij het te verrigten werk aanwenden en die de eerste gronden van de cijferkunst verstaan.
Art. 51. De bureaux van alle Departementen van Algemeen Bestuur zullen vóór of uiterlijk op 1 Januari 1824, moeten georganiseerd zijn en de werkzaamheden aldaar volbragt worden, ingevolge de bepalingen in dit Ons besluit vervat en gelasten wij diensvolgends alle Hoofden van Departementen van Algemeen Bestuur, om Ons, vóór of uiterlijk op 25 October aanstaande, in dien geest de noodige volledige ontwerpen van organisatie hunner bureaux voor te leggen, onder bijvoeging van zoodanige consideratiën, als zij zullen oordeelen te behooren; zullende zij Ons daarbij tevens eene voordragt doen, om, door het toekennen van wachtgelden, pensioenen of gratificatiën, naar billijkheid te voorzien in het lot van die genen hunner bureau-ambtenaren welke, ten gevolge dezer reorganisatie, niet bij hun Departement kunnen behouden blijven.
Afschrift dezes zal enz.
(get.) WILLEM.
Van wege den Koning (get.) J. G. DE MEY VAN STREEFKERK.
Accordeert niet deszelfs origineel, De Griffier der Staats-Secretarie, (get.) D'HANECOURT.
Vorenstaand besluit werd bij de hierna.volgende Koninklijke besluiten van 1823 en 1831 aangevuld.
18 October 1823, No. 141. Koninklijk besluit, houdende bepaling van den werkkring en rang der bij de Departementen van algemeen bestuur als kopisten geëmployeerde ambtenaren.
Wij WILLEM, enz.
Willende den twijfel wegnemen, welke bij eenige hoofden van departementen van algemeen bestuur schijnt te zijn gerezen, nopens de toepassing van Ons besluit van 4 September, 1.1., No. 7, op zoodanige geëmployeerden bij hunne departementen, die, alhoewel niet belast met eigenlijk gezegd kopijwerk, echter, volgens den aard zelve van de aan hen opgedragene werkzaamheden, geene aanspraak kunnen hebben op eene vaste aanstelling en dus niet tot adjunct-commiesen kunnen worden benoemd;
gelet op art. 43 van ons besluit van 4 September 1.1., No. 7, in verband met art. 42, 44 en 45 van hetzelve;
Hebben goedgevonden en verstaan, bij ampliatie van art. 43 van Ons evengemeld besluit, te bepalen, dat zoodanige geëmployeerden, welke bij