'131
F 2.7


.





Het classificeeren volgens het decimaal systeem
en de toepassingen bij de bibliotheken, documentatie, Gemeente-archieven en boekhouding.
VOORDRACHT
GEHOUDEN DOOR
den Heer J. C. BOOT, Scheik. ing.
OP
13 April 1911.





Het classificeeren volgens het decimaal systeem
en de toepassingen bij de bibliotheken, documentatie, Gemeente-archieven en boekhouding.
M. H.
Het is mij een genoegen hedenavond voor het Technologisch Gezelschap en voor het gezelschap Leeghwater een en ander te mogen vertellen over het classificeeren volgens het decimaal systeem en de toepassingen daarvan in de praktijk.
Het onderwerp heeft direkt met de vakken waarvoor U belangstelt, waarin U studeert niets te maken, maar het heeft te maken met organisatie, classificatie, orde en regelmaat en daar alle systemen van organisatie zoo buitengewoon belangrijk zijn voor ieder Ingenieur, vooral voor den Ingenieur die later zelfstandig leider zal zijn van fabrieken en bedrijven, daarom geloof ik, dat mijn voordracht hier toch wel op zijn plaats is.
Onder een systeem van classificatie van wat ook, verstaan wij een systeem van opbergen, van rangschikken, waardoor het mogelijk wordt op een overzichtelijke wijze terug te vinden, waarnaar men zoekt.
Heeft men in zijn privé bibliotheek 50 boeken, dan wordt liet zoeken naar een boek eenvoudig, op het oog vindt men altijd het boek terug, dat men zoekt.


Krijgt men een 100-tal brieven in een jaar, dan is de wijze van rangschikken, bij opbewaren vrijwel onverschillig, het geheugen is dan voldoende om een brief terug te vinden.
Heeft men een fabriekje, bijzonder klein, dan kan men zich zonder een bepaald systeem gemakkelijk rekenschap geven op welke hoofden de uitgaven drukken en behoeft men deze hoofden ook niet zorgvuldig te classificeeren.
Bij grooteren omvang van bibliotheken, fabrieken, handelszaken, ook aan gemeenten wordt het echter hoe langer hoe lastiger om alles zoo op te bewaren, dat men het met alle zekerheid onmiddellijk terug kan vinden en ik geloof dat ik mij niet vergis, dat het bij ieder hier aanwezig wel voorgekomen is, dat hij naar iets zocht dat hij niet onmiddellijk terug kon vinden of misschien heelemaal niet terug kon vinden.
Omdat wij nu allen trachten orde op onze zaken te hebben en daarenboven het gevoel hoogst onaangenaam is iets niet terug te kunnen vinden, beginnen wij allen voor ons zelf het een of ander classificeering-systeem te ontwerpen.
Onze brieven leggen wij alphabetisch weg, evenals onze rekeningen, ook soms chronologisch de eene brief op den andere, evenals m ons copieboek.
De boeken worden gerangschikt b.v. naar de groote of alphabetisch naar den naam van de auteurs of volgens de vakken, bijv.:
Natuurwetenschappen.
1. Natuurkunde.
2. Scheikunde.
2a. Analytische scheikunde.
26. Theoretische scheikunde.
Toegepaste wetenschappen, etc.
De verschillende rekeningen van onze fabriek worden eenvoudig doorloopend genummerd, bijv. :
A. Algemeene uitgaven.
1. Salaris Directeur.


2. Salaris Boekhouder.
3. „ Kassier.
4. „ Kantoorbediende, etc.
In de gemeenten worden veelal alles in boeken ingeschreven, de eene brief na den anderen in een bundel gebonden, en een en ander wordt dan genoteerd in klappers, uit die klappers kan men dan de stukken en brieven terugvinden.
Al deze systemen hebben jaren lang vrij goed voldaan, onze voorvaders hebben zich dan ook niet de moeite genomen om de systemen te verbeteren, voor hun was dat overbodig.
Aan het einde der vorige eeuw is daar een merkbare verandering in gekomen.
Onze brieven krijgen we niet meer op een steen gebonden tegen hoogen prijs toegezonden, een paar in de week, maar voor een paar centen krijgen we nu brieven van de geheele wereld, waardoor de correspondentie geweldig toegenomen is en onze kantoren wel een steenbakkerij zouden lijken, wanneer de brieven nog steeds op steenen werden gebonden.
Het schrijven van brieven gaat daarenboven veel vlotter, met hulp van stenographen en door middel van schrijfmachines en desnoods cyclostyles, mimographen of hoe die vermenigvuldigingsapparaten mogen heeten, wij zien er dan ook geen bezwaar in honderden brieven per dag uit te zenden.
Wat betreft boeken. De bibliothecarissen, die een eeuw geleden eenmaal per week zich mochten verheugen bij den aankomst van een mooi boek, staan nu eiken dag een beetje wanhopig te kijken bij de aankomst van groote kisten en bundels boeken en boekjes, waarvan vele een twijfelachtige waarde hebben, toch moet hij ze opbergen.
Wat betreft gemeenten. De gemeentestukken kwamen in zoo klein getal voor, dat 50 jaar geleden een gemeenteambtenaar, die zelfrespect had, zonder eenig systeem alles op geheugen terug kon vinden.


U begrijpt dat de tijden ook hier veranderd zijn, door de uitbreiding der gemeenten, de invoering der gemeentebedrijven etc.
De fdbrieksboekhouding en administratie is een wetenschap op zich zelf geworden, waar men tegenwoordig fabrieken heeft met tot zelfs 34.000 employés en spoorwegmaatschappijen met nog veel meer, waar men fabrieken heeft die direct in relaties staan met 50.000 afnemers en soms nog meer, daar begrijpt U dat de methodes, die voor onze voorvaderen goed waren, het voor ons niet meer zijn.
Ook de wetenschappelijke publicaties, documenten, tijdschriftartikelen moeten tegenwoordig geclassificeerd worden, want geen man, hoe geleerd ook en met welk herinneringsvermogen, is in staat om alles te lezen over zijn eigen vak, daargelaten om zich te herinneren dat hij het gelezen heeft en waar hij het gelezen heeft.
Nu zal ieder, die reeds in die richting werkzaam is geweest en die zich bemoeid heeft met organisatie, met het opbergen van documenten, boeken, aanteekeningen zich herinneren, dat deze arbeid niets meevalt en dat, al is men ook geheel tevreden met hetgeen men uitgevonden heeft, het daarenboven een tijdroovende bezigheid is.
Het is daarom dat ik U iets over het decimaalsysteem van classificatie wil vertellen, een systeem, dat zich practisch gemakkelijk laat toepassen, helder en duidelijk is en daarom zooveel voor heeft boven andere systemen.
Het werd uitgewerkt en uitgedacht voor het classificeeren van bibliotheken door Melvil Dewey en het eerst toegepast in 1873 in de Bibliotheek van het Amherst college in Massachusetts, Ver. Staten van Amerika en daarna geadopteerd door het Internationale Congres van Bibliographie in 1895 te Brussel.
Ik begin dus uit te leggen het decimaalsysteem, toegepast op bibliotheken.


De kwestie voor Dewey was dus, eemge duizenden boeken behoorlijk te rangschikken.
Alphabetisch volgens den naam van den auteur is noodzakelijk maar absoluut niet voldoende, daar wij ons meestal voor één vak interesseeren, voor één onderwerp en de naam van den auteur dan niet spreekt, vaak onbekend is voor dengeen die naar de vakliteratuur zoekt.
Dewey rangschikt dus de boeken volgens de onderwerpen en inplaats van deze te groepeeren op de oude manier: hoofdgroepen A. B. C. D, en deze weer min of meer willekeurig onderverdeeld in vakken en kleine letters en volgcijfers, gaat hij op een andere wijze te werk
Volgens Dewey wordt een bibliotheek in 10 klassen verdeeld, n.1.:
0. Algemeene werken.
1. Philosophie.
2. Theologie.
3. Sociale wetenschappen, recht.
4. Philolo gie (taalwetenschappen).
5. Natuurwetenschappen.
6. Toegepaste wetenschappen.
7. Schoone kunsten.
8. Literatuur.
9. Geschiedenis en aardrijkskunde.
Ieder van deze 10 klassen wordt onderverdeeld in 10 afdeelingen, n.1.
5. Natuurwetenschappen in:
5.0. Natuurwetenschappen, algemeene werken.
5.1. Wiskunde.
5.2. Sterrenkunde.
5.3. Natuurkunde.
5.4. Scheikunde.
5.5 Geologie.
5.6. Paleontologie.


5.7. Biologie.
5.8. Botanie.
5.9. Zoölogie.
Ieder van deze 10 klassen wordt onderverdeeld in 9 afdeelingen nl. 5.4 Scheikunde in:
5.40 Scheikunde algemeen.
5.41 Theoretische scheikunde
5.42 Praktische „
5.43 Analytische „
5.44 Qualitatieve ,
5.45 Quantitatieve ,
5.46 Anorganische „
5.47 Krystallographie
5 48 Mineraio gie
Dewey verdeelt op deze wijze een bibliotheek in 1000 afdeelingen en is het duidelijk, dat men ongelimiteerd verder onderverdeelen kan, wanneer men de afdeelino-en b v.
' o
verder onderverdeelt ih 9 onderafdeelingen.
Het systeem is daarom zoo overzichtelijk, daar steeds het principe behouden blijft, dat elk nummer een onderverdeeling is van hetzelfde nummer na weglating van het rechterhandcijfer. Het volgende voorbeeld dient ter verklaring.
5. Natuurwetenschappen.
5.4 Scheikunde.
5.43 Analytische scheikunde.
Daarbij is dus 5.43 analytische scheikunde eene onderverdeeling van 5.4 scheikunde en 5.4 scheikunde eene onderverdeeling van 5 natuurwetenschappen. Elk cijfer van een getal heeft dus een bepaalde beteekenis, die aan duidelijkheid niets te wenschen overlaat.
Verder is de toepassing van het systeem daarom aan te bevelen, omdat op het systeem een groote systematische en alphabetische klapper bestaat, waardoor het systeem


onmiddellijk op de geheele wereld door iederen bibliothecaris, die die klapper in zijn bezit heeft, kan toegepast worden. Verder heeft men dan nog een voordeel dat iemand die de klapper kent even gemakkelijk de boeken bijv. over spiegelglasfabrikage in een bibliotheek te St Petersburg, Parijs, Uelft of New-York kan vinden, zonder zelfs de taal van het land te kennen en zonder iemand in die bibliotheek iets te vragen.
6 toegepaste wetenschappen.
66 Chemische technologie.
666 Industrien van het glas en ceramiek.
6661 Glas.
66616 Spiegelglas
Verder is het zoo nuttig, dat degeen die het boek classificeert door dit systeem zich werkelijk geheel rekenschap moet geven van de categorie waartoe het boek hoort.
Bij het in orde maken van een bibliotheek gaat men nu als volgt te werk, voor de hoofdgroepen heeft met plankjes, die men tusschen de boeken inzet en waarvan ik hier eenige heb medegebracht, de kasten heb ik welwillend in bruikleen van de Firma Leyden en v. Beest te Rotterdam, de roode plankjes zijn de hoofdgroepen, de groene de eerste onderverdeeling etc.
Begint men nu te classificeeren, dan neemt men het eerste boek, bijv. Bosscha, Natuurkunde; men geeft dit boek het nummer 53 natuurkunde, schrijft verder ook op een klein kaartje de titel etc. van het boek en nummert dit kaartje ook 53 en daar het het eerste boek is, dat wij krijgen wordt het nummer gezet 53-1. Nu zet men het boek bij het plankje 53, men schuift het kaartje in de kaartenkast vóór de inslagkaart 53 en op deze wijze komen van zelf alle boeken over natuurkunde bij elkaar.
In de toekomst zal daarenboven op alle boeken reeds het nummer moeten gedrukt staan en worden gedrukte papiertjes


met titel en inhoud bijgeleverd om op kaarten te plakken, waardoor alle schrijfwerk vervalt. Zie voorbeeld: notici catalogue.
Nu heeft het systeem een groot voordeel: de elasticiteit. Krijg ik in mijn bibliotheek zeer veel boeken over natuurkunde, dan zal ik verder willen gaan onderverdeelen en nu kan dat geschieden, zonder iets aan het overige gedeelte van de bibliotheek te veranderen, ik onderverdeel dan in
groepen 5.31 5.32 etc.
en deze onderverdeeling is weer onmiddellijk te vinden in de Dewey klapper.
Ik heb deze klapper hier medegebracht, de dikte moetU niet afschrikken, de fijne onderverdeeling heeft voor de gebruikers slechts voordeelen, omdat alle onvoorziene gevallen opgenoemd zijn, terwijl men de cijfers even goed kan gebruiken zonder de fijne onderverdeeling.
Dit is evenals bij een dictionnaire, het is aangenamer in een dikke te zoeken, waar men per se alles vindt, dan in een te kleine waar telkens woorden ontbreken.
Iemand met zeer weinig boeken over 6 toegepaste wetenschappen zal deze groep in zijn bibliotheek niet onderverdeelen en dus een boek over spiegelglas onder 6 plaatsen, iemand met een groote bibliotheek plaatst datzelfde boek onder 66616, in beide bibliotheken is echter het boek onmiddellijk te vinden.
Ik moet hier ook nog attent maken, dat men van een boek verschillende kaartjes kan schrijven, wanneer het boek onder verschillende wetenschappen gerangschikt zou kunnen worden, waardoor de bibliotheek aan bruikbaarheid wint.
In breede trekken heb ik U hiermede uitgelegd en getoond de decimaal classificatie van een bibliotheek.
De catalogus wordt natuurlijk een kaartcatalogus, waardoor een eenmaal geschreven kaartje nooit meer behoeft overgeschreven te worden.


Deze decimaalverdeeling is helder en duidelijk. U ziet het ook uit de kaarten, die hier opgehangen zijn. Waar laat deze wijze van werken zich nog verder toepassen?
Ik wil opnoemen het
Classificeeren van documenten.
Op dit gebied wordt in New-York, Parijs, Berlijn, Zürich, doch vooral in Brussel en sedert verleden jaar aan de Koninklijke Bibliotheek te 's-Gravenhage hard gewerkt.
Hier is dus het doel om alle documenten, alles en alles wat er over een onderwerp op de wereld gepubliceerd wordt, dus alle bibliographische gegevens, te verzamelen, alles op kaarten te plakken of over tt schrijven en de kaarten een nummer te geven volgens den index van den klapper van het decimaal-stelsel. Alle kaartjes worden dan in laden opgeborgen volgens de op de kaartjes staande nummers.
Aan de Koninklijke Bibliotheek wordt de Ned. Bibliografie bewerkt, van alle boeken, alle artikelen in tijdschriften worden kaartjes gemaakt, voor zoover zij oorspronkelijke Nederlandsche zelfstandige opstellen zijn.
Wanneer nu internationaal alle documenten zoo opgeborgen worden, dan zal men in het hoofdbureau alles kunnen vinden waarvoor men zich interesseert en zeker zijn, dat men alles zou kunnen raadplegen over een gegeven onderwerp.
In Brussel zijn nu reeds aanwezig 6.000.000 van deze aanteekeningen.
Daar echter Brussel slechts enkele jaren in die richting werkt ontbreekt nog veel, doch er wordt steeds hard gewerkt.
Het publiek heeft nu het volgende nut van deze instellingen :
a. De kaartjes kunnen gratis ingezien worden, doch natuurlijk niet medegenomen (Brussel 1 Rue du Musee, Museés


Royaux). 's-Gravenhage Koninklijke Bibliotheek 34 Voorhout
b. Het instituut te 's-Gravenhage en in Brussel geeft copiekaartjes, die men dus thuis volgens nummers in zijn eigen kaartenkasten kan opbergen. Alle kaarten hebben de afmetingen 7Va X 12 '/2 cM.
Men betaalt in Brussel 21/2 cent voor ieder kaartje, in den Haag ongeveer 1 cent.
Morgen zal misschien een uwer zich interesseeren voor blikfabrikage, hij zoekt dan in den klapper
blik-fabrikage, fer blanc fabrication en vindt het nummer 669683.
6 toegepaste wetenschappen.
66 Chemische technologie en metallurgie.
669 Metallurgie.
6696 Tin.
66968 Vertinnen.
669683 Vertinnen van ijzer.
Hij vraagt nu aan Brussel copie van alle kaartjes van het nummer 669683 en was de toestand ideaal, dan moest hij ontvangen alles, wat er op de wereld verschenen is over vertinnen van ijzer, tijdschriftartikelen, courantenartikelen, patenten, etc. etc.
Bij zeer groote hoeveelheden kaarten voor wetenschappelijke instellingen, administraties en ook voor personen rekent het instituut van 1 tot 21 /a cent per kaartje, bij hoeveelheden van 1000 tegelijk, naar gelang de mindere of meerdere moeite van het copieeren. De Königliche Bibliothek te Berlijn geeft alle kaartjes te zamen voor f 150.— per jaar.
Wanneer de heele wereld belangstelde in deze aangelegenheid zouden deze informaties nog goedkooper kunnen worden, want dan zou het instituut alles in druk in voorraad kunnen hebben.
U ziet uit het bovenstaande, dat het decimaal systeem zich voor documentatie uitstekend leent.


Registratuur der gemeente.
De toepassing van het decimaal stelsel voor de registratuur dei gemeentestukken is voor het eerst in Zaandam in toepassing gebracht door den Heer Secretaris, den Heer Zaalbergmet groote medewerking en belangstelling van den Burgemeester den Heer Elias.
Bij het classificeeren, registreeren van gemeentestukken komen weer dezelfde eischen voor den dag als bij de bibliotheek en het classificeeren van documenten.
a. Het is wenschelijk, dat iedereen, onverschillig wie, gemakkelijk kan rangschikken ieder willekeurig stuk.
b. Het is wenschelijk, dat iedereen, onverschillig wie, kan terugvinden ieder willekeurig stuk.
c. Ue rangschikking der stukken moet snel kunnen geschieden en het opzoeken mag niet te veel tijd in beslag nemen.
d. Het is wenschelijk, dat ieder stuk kan dragen zijn klassificatienummer, zoodat het gemakkelijk weer op zijn plaats gebracht kan worden, indien het daarvan is verwijderd.
e. Het is wenschelijk dat alle gemeenten hetzelfde registiatuur stelsel toepassen, dan kan men in alle gemeenten stukken over dezelfde onderwerpen op dezelfde plaats vinden en kan een ambtenaar gaande van de eene gemeente naar de andere onmiddellijk den arbeid van zijn voorganger voortzetten.
f. de classificatie moet elastisch zijn, zoodat deze altijd voor aanvulling en wijziging vatbaar is.
De beste wijze van werken voor de gemeente is nu de stukken die betrekking hebben op dezelfde zaak te verzamelen tot een dossier.
Deze dossiers worden dan niet meer in chronologische volgorde of alphabetisch opgeborgen, maar volgens een
9


klapper, een index in het genre zooals Dewey dit bedoelt.
De heer Zaalberg stond nu hier vooreen moeilijk punt; hij had hier de keus tusschen het maken van een geheel nieuwen index in het decimaal systeem, uitsluitend geschikt voor gemeente registratuur of' hij kon zich aansluiten bij het werk, reeds klaar in het dikke boek van Dewey.
De Heer Zaalberg heeft voor Zaandam het laatste gedaan, de Nederlandsche Registratuur commissie, dit is de commissie die benoemd werd voor het bestudeeren van een universeele classificatie van de gemeentestukken van alle gemeenten van Nederland, zal zich daarmede wel kunnen vereenigen.
Het maken van een geheel nieuwen index is zulk een reuzenwerk, dat het waarschijnlijk niet mogelijk is en het daarom eenvoudiger wordt zich aan te sluiten bij een eenmaal verricht werk.
Een dossier over de straatverlichting van het Damrak in Amsterdam krijgt dan als opschrift 6.257.688 (Damrak).
Eclairage routes ]
, 6.257.688
straatverlichting J
tusschen 2 haakjes plaatst men dus nog achter het cijfer „Damrak."
Dus zonder eenig voorbereidend werk kan een gemeente onmiddellijk beginnen met aanschaffing van den index, den 1 )ewey klapper, wat kartonnen omslagen en kasten 0111 deze behoorlijk vertikaal in op te bergen.
Het spreekt van zelf, dat hier en daar zich nog eenige technische moeilijkheden voordoen, doch het is niet de moeite waard deze hier te releveeren. Nu zal de weg verder gebaand moeten worden tot eene algemeene invoering op alle gemeenten, waardoor men niet meer bij de rangschikking of classificatie afhankelijk is van den persoon die classificeert.
Classificeeren der brieven volgens <len persoon.
Dit onderwerp staat niet in direct verband met het decimaal systeem. Ik wil liet echter even behandelen. Op vele kantoren


moeten vele brieven geclassificeerd worden op den naam van den persoon en dit deed men vroeger alphabetisch in bijv. Soenneckens ordners. De brieven werden verder in chronologische volgorde in copieboeken gecopieerd. Dit wordt tegenwoordig veelal anders gedaan.
Wij willen aannemen, dat wij reeds met 470 firma's en personen correspondeeren en nu brieven vinden van: Nederlandsche Fabriekvan Werktuigen en Spoorwegmateriaal
Amsterdam en Nederlandsche Gist- en Spiritusfabriek
Delft.
Wij stempelen deze van de eerste firma dan No. 471, de volgende No. 472 etc.; iedere persoon of firma krijgt dus een nummer.
Iedereen waarmede men correspondeert, krijgt nu een kaartje in een klein kaartenkastje, waarin kaartjes 7 '/2 X ^'^c.M.
Wanneer twijfel is, dat de naam onder 2 verschillende letters opgezocht kan worden, en hierin zit het groote voordeel, dan schrijft men twee of meer kaartjes. Deze kaartjes worden streng alphabetisch geclassificeerd, nadat ze verder voorzien worden van het nummer van den briefomslag die de persoon of firma gekregen heeft, b.v.:
| Nederlandsche Fabriek van Werktuigen en ' ' | Spoorwegmateriaal, Amsterdam. 471
} 1 Fabriek (Nederlandsche) van Werktuigen en | Spoorwegmateriaal, Amsterdam. 471
Het kaartje 1 wordt dus onder N. opgeborgen, het kaartje 2 onder F., bij beide vindt men het No. 471.
De antwoorden aan de Fabriek van Werktuigen worden ook steeds met 471 genummerd en wij houden daarvan aan, óf doorslag machinecopieën óf losse perscopieën.
Brieven en antwoorden worden in briefomslagen bewaard, iedere omslag krijgt een duidelijk nummer, de omslagen worden vertikaal in laden geplaatst in speciale kasten (men kan ook


zeer goed Soenneckens ordners gebruiken met nummer index.)
Het groote voordeel van dit systeem komt voor den dag bij het opbergen, men behoeft niet meer de firma's en personen over te lezen, men lette slechts op het nummer. Deze wijze van werken is zeer rustig en eigenlijk noodzakelijk, wanneer men het opbergen niet persoonlijk doet en aan minder intelligent personeel moet overlaten.
Het schrijven van de kleine kaarten is na eenigen tijd weinig werk, daar men dan kaarten heeft van de meeste personen en firma's, waarmede men in relatie staat.
Bij elke 10 omslagen wordt verder een sterk geleide karton met een uitstekende lip geplaatst, waarop de tientallen b.v. het nummer 470 gedrukt staat, deze kartons vergemakkelijken het zoeken naar een nummer.
Als interessante opmerking kan nog vermeld worden, dat men na korten tijd de meeste nummers uit het hoofd kent en het raadplegen der kaarten overtollig wordt.
Het eenmaal gegeven nummer aan personen en firma's is tevens het nummer van de bladzijde van het losbladig rekening-courant boek, dat wij op ons kantoor hebben; ook deze practische toepassing zal U wel duidelijk worden.
Ook catalogi worden vertikaal in laden opgeborgen en slechts met het nummer gemerkt, een catalogus van de Nederlandsche Fabriek is dan onmiddellijk onder 471 te vinden.
Er is dus op het kantoor voor alle firma's slechts een alphabetische klapper, geldend voor alle doeleinden, die, eenmaal begonnen nooit overgemaakt of overgeschreven behoeft te worden en het is onmogelijk dat een brief van de Nederlandsche Fabriek b.v. onder de N. de andere onder de F. komt, alles komt bij 471.
Boekhouding.
Ik kom nu tot eene toepassing van het decimaal systeem, door mij uitgedacht en uitgewerkt voor de boekhouding van


de suikerfabrieken op Java, doch ook voor andere bedrijven kan het Deweysysteem zeer goed toegepast worden.
Het is' dus fabrieksboekhouding en speciaal die wijze van boeken welks trekt tot liet verkrijgen van een overzicht deiuitgaven in de fabriek, tot het verkrijgen van eene goede maand en jaar recapitulatie.
De toegepaste boekhouding op vele suikerfabrieken van Java voldeed niet aan de eischen, die men eraan stelde.
Ieder fabrikant zal b.v. gaarne nauwkeurig willen vaststellen hoeveel de meerdere fabrikatiekosten van witte suiker in vergelijking met bruine bedragen bij toepassing van verschillende procédés, hoeveel het verschil is in kosten van onderhoud van de apparaten van verschillende systemen etc.
Is de boekhouding van verschillende fabrieken uniform en tot in details nauwkeurig, dan kan hieruit werkelijk blijken op welke departementen bezuinigingen getroffen kunnen worden, die de productieprijs zullen verlagen.
De toegepaste systemen verschaffen echter te weinig gegevens en wenschte men meer gegevens, dan werd het omslachtig.
Het volgende systeem van boekhouding werd uitgedacht, met het doel den suikerfabrikant ten allen tijde alle gewenschte inlichtingen op meest betrouwbare wijze te verschaffen.
Zooals uit de op Java gebruikelijke gedrukte recapitulatie staten van verschillende Maatschappijen blijkt, is het aantal rekeningen, dat geopend wordt zeer groot, dit is voor iedere goed beheerde fabriek onvermijdelijk. ')
Bij het openen van een groot aantal rekeningen wordt de boekhouding echter moeilijk te overzien en vereischt zeer ge-
') Emile Gareke Eactory Accounts.
„Loealization of costs should be carried as far as possible, so tbat the varying rates of realizable profit on parts may be known and the pressure to minimise costs of production be applied in the right direction"


oefende boekhouders, die daarenboven, zoolang zij niet tot in details op de hoogte zijn van het geheele bedrijf, last hebben niet de juiste boeking onder de verschillende rekeningen.
Door een nummering van alle rekeningen is getracht op een eenvoudige wijze deze moeilijkheid te ontgaan.
Wanneer men de verschillende rekeningen, die op een suikerfabriek voorkomen, eenvoudig doorloopend nummert vanaf 1 b.v.
A. Algemeene Uitgaven.
1 Salaris Administrateur.
2 „ Boekhouder.
3 „ Kassier.
4 „ Kantoorbediende etc.
dan krijgt men een onoverzichtelijke nummering, die daarenboven liet nadeel heeft, dat bij het openen van rekeningen, die niet voorzien waren, de onoverzichtelijkheid nog grooter wordt.
Bij een eventueele benoeming van een onder-Administrateur zou een rekening geopend moeten worden onder het nummer A.la of iets dergelijks.
Voor de nummering van de rekeningen van de fabrieksboekhouding werd daarom gebruik gemaakt van hetÜEWEY decimaalsysteem.
Voor de boekhouding van een suikerfabriek werd door mij de volgende nummering opgesteld:
00000 Gewrone uitgaven.
10000 Buitengewone uitgaven.
20000 Diverse Debiteuren en Crediteuren.
30000 Magazijngoederen.
40000 Uitgaven vorig oogstjaar ( )
50000 Uitgaven volgend oogstjaar.
G0000 Uitgaven daarop volgend oogstjaar.
70000 
80000 
90000 


De gewone uitgaven worden onderverdeeld in 9 hoofdgroepen :
01000 Algemeene uitgaven.
02000 Algemeen onderhoud.
03000 Aanplant.
04000 Onderhoud bruggen, wegen, dammen etc. 05000 Opkoopriet.
06000 Fabrikaat.
07000 Onderhoud fabrieksgebouwen, machinerieën etc.
08000 
09000 .....
De Buitengewone uitgaven 10000 kunnen eveneens in 9 hoofdgroepen verdeeld worden, die dan genummerd worden: 11000, 12000, 13000, 14000, 15000, 16000, 17000, 18000 en 19000.
Eveneens kan das 20000 Diverse Debiteuren en Crediteuren in 9 hoofdgroepen verdeeld worden.
Fabrikaat loopend oogstjaar 06000, kunnen wij nu weder in 9 groepen onderverdeelen b. v.:
06000 Fabrikaat loopend oogstjaar.
06100 Algemeene uitgaven.
06200 Rietaanvoer.
06300 Riet lossen en molenstation.
06400 Ketelhuis.
06500 Dunsapzuivering.
06600 Verdamping, diksapzuivering en kookpannen. 06700 Centrifuges, suikerdrogers, zaksuikerverwerking. 06800 Emballage.
0(5900 Suikerafvoerkosten.
Dunsapzuivering 06500 kunnen wij nu weder in 9 ondergroepen verdeelen b. v.:
06510 Rietsapzeven.
06520 Meetbakken.
06530 Kalkmelkstation.


06540 Dunsapsaturatie en sulfitatie.
06550 Yoorwarmers.
06560 Dunsapbezinking.
06570 Filterstation.
06580 Dunsappompen.
06590 Diverse uitgaven.
Wordt het nu wenschelijk nog verder onder te verdeden, dan wordt b. v. de onderverdeeling van:
06570 Filterstation.
06571 Bediening filterpersen.
06572 Doek voor filterpersen.
06573 Bediening voor Kasalowsky filters.
06574 Doek „ „ „
06575 Doekemvasschen.
0(557(5 Maakloon filterdoek.
0(5577 Reparatieloon filterdoek.
06578 Diversen.
Ook deze groepen kunnen weder onderverdeeld worden indien gewenscht het geen voor iedereen duidelijk zal zijn.
Het systeem is vooral daarom nu weder zoo overzichtelijk daar steeds het principe behouden blijft, dat elk nummer eene onderverdeeling is van hetzelfde nummer na weglating van het rechterhand cijfer.
Het volgend voorbeeld dient ter verklaring.
00000 Gewone uitgaven.
06000 Fabrikaat.
06500 Dunsapzuivering.
06570 Filterstation.
06571 Bediening filterpersen.
Daarbij is dus 06571 eene onderverdeeling van 06570,06570 eene onderverdeeling van 06500,06500 eene onderverdeehng van 06000,06000 en onderverdeeling van 00000.
Elk cijfer heeft dus een bepaalde beteekenis, die aan duidelijkheid niets te wenschen overlaat.


Gebruik makende van dit systeem maakte ik een compleet schema van opstelling van de verschillende rekeningen met de daarbij behoorende nummering, ten gebruike voor suikerfabrieken op Java.
Verder is aan het schema een alphabetische index toegevoegd voor het gemakkelijk opzoeken der posten.
In de praktijk zijn schema en alphabetische index gedrukt in een boekje van de afmetingen 10 X 15 cm, zoodat het gemakkelijk in den zak gedragen kan worden.
In aansluiting met de nummering van de verschillende rekeningen volgt hier een beschrijving van de wijze van boekhouden volgens het systeem zooals dit op een Javasuikerfabriek geschiedt.
Voor de betalingen worden door het personeel bonnen geschreven. Op deze wordt door den betrokken employé zoo mogelijk de naam van de rekening nauwkeurig aangegeven, met gebruikmaking van de eenmaal vastgestelde systematische nummering en alphabetische klapper.
Door het nummeringsysteem is dit gemakkelijk te bereiken, zonder nummeringsysteem is dit bij een eenigszins ver doorgevoerde specificatie van de uitgaven omslachtig en vereischt veel schrijfwerk.
Op één bon worden slechts de uitgaven geboekt, die onder dezelfde rekening vallen. Zie mod. N°. 5 blz. 139.
Zoowel het nummer van de rekening volgens het systeem, als het totaalbedrag van den bon worden op den bovenrand ingevuld.
Het overschrijven en optellen van de getallen wordt daardoor gemakkelijker, men behoeft ze slechts zoodanig op elkaar te leggen, dat de bovenrand zichtbaar is. In figuur No. 6 blz. 138 is deze opzet duidelijk gemaakt.


No. 6. Model van bonnen. Origineele bon 7,5 X 12,5 c.M.
r, , . „ | Y i r 1 „ y Goed voor
Rekening J) I , J I T()Um] f . |_| | 4
dj • n ! n ! c ! -/ o Goerf wor
Rekening 0 7 5 / 3 f , 8 8 Q ,3
Rekening 0 3 6 7 0 'TofJtj° f 28
" """
, , , , n n I Goed voor
Rekening 13 10 01 ^ 2 5 _ 69
i ] i
Aankoop en transport 50 M'\ zand
voor fundatie Nieuwe ketel. . f 2 j 5 —
I
Datum: 31 Jan. Handteekening:
Onderneming: A A. B.B.
De boekhouder noteert daarna de verschillende bonnen, die door den kassier betaald werden in liet kasboek zie model No. 8 blz. 140 en plakt daarna de bonnen in een daartoe bestemd boek om ze op deze wijze te bewaren.
In dit kasboek noteert hij verder ook alle andere betalingen en de ontvangsten, het inboeken van betaalde rekeningen, van de arbeidsloonen en van de magazijngoederen geeft aanleiding tot bijzondere opmerkingen en worden deze onderwerpen daarom later ieder afzonderlijk behandeld.


Rekening
Datum
Onderneming :
Goed voor
Totaal f
Handteekening
No. 5. Bonboekje.
Origineel. Afmetingen: 7,5 X 12,5 c.M.


QP
Debet.
1907 Aan transport ... f 52204 63
Jan. 31 Aan o. B. Cheque No. 61. A. te Semaran f 520 —
„ 07513 (03) Ontvangen rest. N. I. S. voor te veel bet.
spoor standaard le molen 2 10
\
\
\ !
o. F. Arbeidsloonen volgens Recapitulatieboek v.
loonen f 42 10 „ 544 20
Totaal generaal ... f 5278483
No. 8. Afmetingen:


Credit.
1907 Per transport. f 47160 47
Jan. 31 Per 01210 Half salaris Boekhouder f 125 —
, 32611 Aan N. N. voor 4000 zaksuikermatten groot
model f 7,50 «/o 300 —
„ 30660 Aan M. M. 2 butlers voor centrifuges . . . „ 15 —
„ 30570 „ 250 moerbouten 6/s" X 2" . . , 16 20
„ 31740 „ 6 staven hoekijzer 3" X 3l« ■ • » 36 19
,31481 „28 stuks glasruiten 15 40
„ 13100 Aankoop en transport v. 70 M3. zand v.
nieuwe ketel 25 —
„ 01521 100 briefkaarten 5 —
, 07513(03) Spoorvr. standaard lo. molen, van PP. . , 48 80
o. F. Arbeidsloonen volgens loonlijst 42 10
„ 03670 v vangen van 10 loewaks 3 — „ 631 69
„ 02100 Onderh. won. Adm. timmerlied. s/oo . . . » 1 80
koelies ]/so a/aö ...» 0 80
„ 02610 Onderh. won. Ie. mach. timmerl 4/eo. . . 2 40
koelies 3/3o 'lab.. . . „ 1 15
„ 06752 Vullen Z. S. zakken mandoers 6/so , . „ 2 50
koelies 2/ao a7/ao ...» 7 35
„ 07513 Onderh. Ie, molen smeden 2/so 1 60
koelies 2/ab 0 50
„ 07514 Onderh. 2e. molen smeden 3/so 2 40
koelies 3/so 0 90
„ 07568 Onderh koeltroggen smeden '3/i7B . . . . » 5 25
koelies 3/3o . » 0 90
r 07583 Onderh centrifuges S.S. smeden 2/175. . . » 3 50
koelies 2lso . ... n 0 60
„ 14100 Nieuw dak smeden 5/s5 . ... « 425
timmerlieden a/eo . . « 1 20
koelies 10/3o 8/as . . » 5 — „ 4210
Totaal uitgaven ... f 47834 26
Saldo in kast ... 4914 57
Totaal generaal . ƒ 52748,84
Kasboek. 26 X 40 c.M.


In het bovenstaande is beschreven hoe het kasboek bijgehouden wordt met aanduiding van den naam van de rekening bij iedere post.
De posten uit het kasboek worden iederen dag overgebracht in het recapitulatieboek.
Dit boek wordt gevormd uit losse bladen, samengebonden in een Soenneckens ordner, uitstekende inslagvellen worden ter verduidelijking van de hoofdgroepen tevens ingelascht.
Naar gelang van behoefte worden in dit boek bladzijden ingelegd in volgorde van de nummering van de systematische opstelling.
Iedere bladzijde wordt voorzien van den naam van de rekening en van het nummer.


No. 53731
1907.
Per 5 0 0 0 0 Uitgaven volgend oogstjaar
Per 5 3 0 0 0 Aanplant
Per 5 3 7 0 0 Bibit aanplant
Per 5 3 7 3 0 Meststoffen
Per 5 3 7 31 Stalmest
Begrooting
Credit.
No. 10. Recapitulatieboek. Creditzijde. Afmetingen: 23 X 34 cM.


Het op deze wijze verkregen recapitulatieboek kan dus steeds alle gewenschte inlichtingen verschaffen.
Aan het einde van iedere maand worden de verschillende posten van iedere rekening opgeteld.
Iedere maand wordt uit het recapitulatieboek de kasverantwoording geschreven, op papier met 5 geldkolommen.
Deze staten worden zoodanig ingevuld, dat de totaal bedragen van de hoofdrekeningen 00000, 10000, 20000 etc. steeds in de vijfde kolom ingevuld worden, de totalen van 01000, 02000, 11000 etc. in de vierde kolom, de totalen van 01!00, 01200, 21200 etc. in de derde kolom, de totalen van 01110, 01120, etc. inde tweede kolom en de onderverdeelingen van 01110, etc. in de eerste kolom. Door hierop te letten wordt de kasverantwoording overzichtelijk. Men overziet de hoofdposten, doch desgewenscht ook onmiddellijk de details.
Alle meer of minder omslachtige hulpstaten etc. die meestal toegevoegd worden, kunnen dus vervallen. Door deze kasverantwoording wordt men in staat gesteld de overbrenging in het grootboek (methode dubbel boekhouden) op eenvoudige wijze te doen plaats hebben.
Hierdoor is liet systeem van boekhouding voldoende besproken.
Bij de boeking van arbeidsloonen en de verrekening van magazijngoederen wordt verder weer van deze decimale nummering gebruik gemaakt, deze afdeelingen worden daardoor weer goed overzichtelijk.
In mijne verhandeling voor het congres van het Algemeen Syndicaat van suikerfabrikanten in 1907 te Soerabaja zijn deze afdeelingen ook zoo gewichtig in de industrie tot in de details behandeld, ik wil er hier niet over uitwijden.
Hiermede heb ik getracht U een kort overzicht te geven van het decimaal systeem en de verschillende toepassingen en hoop dat U in uwe carrière nog eens gemak zult hebben


van hetgeen ik U heden avond uitgelegd heb. Ik zeg U dank voor uwe belangstelling, terwijl ik eindig niet mijn beste wenschen uit te spreken voor de bloei van de beide vereenigingen Leeghwater en het Technologisch Gezelschap.
10











WIJZER BOEKERIJ TUYT
Onderwerp . . 0.l€-.W Betrekking .. :
Plaats ( )
Tijd " »
Vorm (0 Vi )
Taal =. 
Vertaal _ 
V°lk X >
Naam ^ J_^ 
Bron 
Tijdschrift 
Deel blz 
Druk 
Jaar I I 
Prijs ' G. 
Verworven . . 19 2SS i / Gelezen 19 / / .