Onderstaande tekst is niet 100% betrouwbaar

Wanneer dit echter niet het geval is en de bewerking veel tijd, wellicht correspondentie vordert, dan ligt het voor de hand, dat de betrokken ambtenaar het dossier voorloopig onder zich houdt. Immers, hij heeft dan, wanneer de zaak opnieuw in eene vergadering ter sprake komt en het dossier wordt opgevraagd, of wanneer het verwachte antwoord inkomt, weer al zijn stukken bij elkaar. Hij behoeft daarvan geen aanteekening te houden, of daarvan eene lijst te maken, die wellicht toch in zijn schrijftafel of tusschen andere stukken verdwaalt, bij de eerstvolgende behandeling niet te wachten, totdat de archivaris het weder bijeen heeft gebracht, noch er, bij de terugontvangst op te letten, of al de gegevens wel compleet zijn. Men kan dit bestempelen als gemakzucht, maar die handelwijze is verklaarbaar. Toch, in die vorming van dossiers, die bij de ambtenaren blijven berusten, of van het eene bureau naar het andere zwerven, ligt de oorzaak van toekomstige ellende. Want, niet iedere zaak staat op zich zelve. Niet zelden doen zich, terwijl zij nog in behandeling is, gelijksoortige gevallen voor, waarbij dezelfde ambtenaar, of een ander, een stuk uit het dossier wenscht te raadplegen. Dit stuk wordt dan z.g.n. „tijdelijk geleend", maar komt in den regel in een ander dossier terecht. Is dan het stuk weder voor de verdere behandeling der oorspronkelijke zaak, of voor eene andere noodig, dan weet gewoonlijk niemand meer, waar het gebleven is. De Minister, het college, een hoofdambtenaar, verlangt het stuk onmiddellijk ter raadpleging. Heel het betrokken bureau is in beroering. Waar is het stuk? Er liggen in het bureau tien, dertig, honderd „dossiers". De boodschap komt, dat het stuk nu dadelijk verlangd wordt. Gedurende een uur, langer misschien, is iedereen aan het zoeken. Ten slotte wordt het verloren schaap gevonden, of... blijft het „in het ongereede", totdat het, toevalligerwijze, na eenige maanden, ergens te voorschijn komt, waar niemand het had gezocht, en nadat er wellicht nogmaals eenige uren met het zoeken zijn vermorst. Ligt de fout nu bij de hier geschetste dossiervorming? Ten deele natuurlijk niet, omdat bij eenen geregelden gang van zaken, het dossier dadelijk, nadat het is gebruikt, moet worden teruggezonden naar het archief, waar de stukken weer op hunne plaats moeten worden gelegd. Hier echter wringt de schoen. Men moet toch niet vergeten, dat de ambtenaren menschen zijn en dat stipte ordelijkheid eene betrekkelijk zeldzame deugd is. Daarom komt mij de stelling juist voor, dat de archiefordening zich moet aansluiten bij de gebruikelijke wijze van arbeiden. De chronologische ordening doet dit niet, dies ligt .het voor de hand de dossiervorming — maar dan systematisch geregeld — tot grondslag voor het archiefstelsel te nemen.

Het tot de detailpunten gesystematiseerde dossierstelsel,^ de berging der stukken „par ordre des matières", ziedaar het doel van de z.g.n. „registratuur".

Ieder ambtenaar behoort te weten, dat hij voor het' dossier, dat hij op een gegeven oogenblik noodig heeft, slechts een recu heeft af te geven, om het dadelijk, volledig, van den „registrator" te ontvangen. Dan toch bestaat er voor hem geen enkele reden meer, om het dossier onder zich te houden. Van de zorg en de verantwoordelijkheid er -voor is hij, zoodra hij het heeft

— VI —

Sluiten