ARCHIEFVORMING

Met groote belangstelling heb ik de verschillende artikelen over ons regi,stratuurstelsel gevolgd en het verblijdt mij ten zeerste, dat er over het geheel een eenheid is te constateeren in de verschillende gedachtengangen. Misschien kan ook een enkele opmerking, die ik meen te kunnen maken, medewerken, om nog meer eenheid te krijgen en ons werk op nog hooger plan te brengen.

Het thans toegepaste systeem bindt ons niet aan een slaafs volgen van een code, maar laat ruimte genoeg' open om een zoodanige opberging der stukken tot stand te brengen, dat deze geheel beantwoordt aan hetgeen in de practijk van een goed archief kan worden gevraagd.

Willen wij dit zoo moeten we bij de dossiervorming: steeds uitgaan van de gedachte wdt zal in de toekomst door een redactieambtenaar over een bepaalde zaak gevraagd worden? Hoe kan ik een zaak zóó opbergen, dat ik deze steeds met den meesten spoed kan terug vinden?

Een archiefambtenaar dient dus als ’t ware aan de te zijner beschikking staande gegevens zien wat in de toekomst zal worden gevraagd, ’t Is dan ook aan te bevelen om in bepaalde gevallen zich met een redactieambtenaar over de toekomstm'ogelijkheden van een bepaalde zaak te verstaan, al blijft-dan de .beslissing i. z. de opberging bij den archiefambtenaar.

Over het geheel schijnen de zaakdossiers weinig moeilijkheden op te leveren. Men houdt ér aan vast, dat een doorgevoerde splitsing het meest gewenscht is. Zelf ben ik hiervan ook een groot voorstander, al rtieen ik, dat men de splitsing niet verder moet doorvoeren dan werkelijk nuttig is. Zoo vraag ik mij b.v. wel eens af of ofTder ■O7-353-7 het nu ook voor ieder

G.A.B. noodig is, om een afzonderlijke map aan te leggen voor auto’s, motoren en fietsen. Men dient er ook bij, de splitsing voor te zorgen, dat het niet zóó wordt, dat men door de veelheid der boomen het bosch niet ziet. Wel geef ik toe, dat hier geen vaste regel is te geven en dat elk geval op zichzelf dient te worden bezien.

Onder nummer-3.961.3/-08.23 zullen we ongetwijfeld thans wel het grootste aantal dossiers aantreffen. Dit aantal kan echter m. i. verkleind worden door de dossiers, die. betrekking hebben op' de vakgroepen als landarbeiders, metaalbewerkers enz. te brengen onder -3.961.3/-08.4.

Wat de aanduiding voor het codenummer van de letters R, A of B betreft, meen ik dat dit zonder bezwaar kan vervallen. Ik zou het zeker toejuichen wanneer t. z. t. de archiefambtenaren eens bijeenkwamen om over de moeilijkheden met elkander van gedachten te wisselen, mits van te voren deze moeilijkheden werden genoerrid, zoodat ieder, die deze vergadering bezoeken zou, ook wist waarover gesproken zou worden.

W'at''de persoonsdossiers betreft, ben ik voorstander om dit stelsel zoover mogelijk door te voeren. M. i. behoort men, waar dit maar eenigszins kan, alle stukken, betrekking hebbende op een bepaalden persoon, in diens map op te bergen.

Wordt in een stuk over meerdere personen gesproken, zpo kan men hiervan afschriften maken en in elke map der betreffende personén een afschrift bergen, of voor elk een verwijzingsblaadje maken. Dit doet men ook, wanneer in een zakendossier over personen wordt gesproken.

Wordt in zakendossiers over personen gesproken en bestaan van een of meerdere dezer personen geen dossiers, zoo kaïi men volstaan met het aanleggen van een verwijzingskaart, die men deponeert tusschen de persoonsdossiers op de plaats van den naam.

Bepaalde groepen van personen zou men kunnen onderscheiden, door voor deze een bepaalde kleur map te gebruiken, of de mappen van een onderscheidingsteeken óf letter te voorzien.

Bij een bureau van kleinen omvang zou het mögelijk zijn om de verschillende p. d. in ordners op te bergen. Overigens is een afzonderlijke map voor • elk persoon gewenscht.

Ook voor p. d. is het, gewenscht om deze njet over verschillende afdeelingen te ver-

ALLÉ

vo'or de redactie van het Voorlichtingsorgaan bestemde stuklcen richte men aan den Voorlichtingsdienst van het Departement van Sociale Zaken, Iste V. d. Boschstraat 1 ■ ’s-Gravenhage.

Abonnemehtsopgaven en betalingen voor ~Arbeidsbestel” adresveranderingen. enz. pitsluitend aan N. Saiiisom N.V., Alphen aan den Rijn.