Marineblad
Ik kan niet anders besluiten dan tot de letters. En wat misschien sterker spreekt, in de practijk is mij gebleken, dat bij het zoeken en vinden van stukken een letter-hoofdnummering te verkiezen is boven een cijfer-hoofdnummering.
Wat is nu mijn bedoeling, mijn wensch?
De centrale instantie — in Holland dus het commandement der marine — stelt met toepassing van de proefondervindelijke methode een schema vast van hoofdgroepen, groepen en waar noodig ondergroepen, m.a.w. zij ontwerpt een hoofdenlijst, houdt daarbij rekening met de bijzondere diensten als vliegdienst, radiodienst, gasdienst, dienst voor sociale zaken enz., enz. en zij verklaart deze hoofdenlijst als de eenige en algemeen te volgen lijst bij de agendeering der stukken en geeft daarin zelve het voorbeeld.
M zal —• dit ten voorbeeld —■ beduiden: „stukken naar hun inhoud, zaken van materieelen aard behelzende".
De hoofdgroep M zal talrijke, wellicht 200 groepen bevatten. No. 22 dier hoofdgroep zal — eveneens weer ten voorbeeld — beteekenen: correspondentie betrekking hebbende op gasmaskers, desnoods op een bepaalde soort, desnoods zelfs op een bepaald onderdeel van een bepaalde soort.
De gasdienst zal deze stukken dus onderbrengen in z'n agendeeringsbescheiden onder M 22 en zal zijn opbergsysteem daarbij aansluiten.
M 22 is en blijft dus gereserveerd voor gasmaskers van een bepaalde soort, desnoods — ik schreef het hierboven — voor een bepaald onderdeel van een bepaalde soort.
Deze reserveering geldt voor alle instanties.
Het nummer M 22 mag onder geen voorwaarde, door welke instanties dan ook, voor andere stukken worden gebezigd.
Men stelle zich thans een hoofdenlijst voor, genummerd met hoofdletters voor de hoofdgroepen, alphabetisch gerangschikt, met cijfers voor de onderverdeeling. De nummers M loopen van 1 t/m 200. Schip of inrichting krijgt zijn hoofdenlijst en bepaalt, welke nummers van de centrale hoofdenlijst voor zijn (haar) archief noodig zijn; men stelt een extract samen, waarin op materieel gebied bijv. 25 nummers: M 1 t/m 10, M 101, 102, 103 en M 121 t/m 132 voorkomen.
Thans is niets eenvoudiger dan het agenda-nummer vast te stellen.
Voor van het commandement komende stukken staat het juiste nummer reeds in den linkerbovenhoek van het inkomend stuk. Voor de uitgaande stukken doet men een keuze uit zijn hoofdenlijst, uitsluitend afgaand op den werkelijken inhoud van brief, rapport of wat het ook zij.
Wat men met en door algemeene toepassing dezer methode bereikt,
1120