Marineblad

Doel van de circulatie is, dat het stuk in den kortst mogelijken tijd ter kennis komt van dengeen of degenen, die er kennis van moet (en) dragen.

Het stuk wordt daartoe voorzien van een stempel of strook, waarop in afkorting de functionarissen voorkomen, die het stuk moeten zien. Ze worden met een rood streepje aangeduid.

Men voege bij het stuk een blanco velletje, waarop aanteekeningen gesteld kunnen worden, zulks ter voorkoming van beschrijving van het stuk, een handelwijze, welke het stuk in netheid doet achteruit gaan.

Worden in een stuk bepalingen aangehaald en is de redactie daarvan weinig omvangrijk, dan kan het de moeite loonen een kort uittreksel of zoonoodig den volledigen tekst over te laten typen en bij het stuk te voegen.

Een ordonnans gaat rond met de stukken en mer een zeer nadrukkelijke opdracht. Hij zal geen agendastuk afgeven, zonder daarvoor een door den leener geteekende bon in de circulatieportefeuille te leggen.

Komt hij na zijn ronde terug, dan heeft hij alleen stukken of alleen bonnen of èn bonnen èn stukken in de portefeuille.

De bonnen krijgen hun plaats op één van de pennen, welke daartoe op een lange plank zijn bevestigd en waarop bij iedere pen de naam van een der functionarissen is gesteld. Wekelijksche controle van de bonnen is noodzakelijk.

Uitdrukkelijke regel zij, dat de onderteekenaar van den bon alleen en volledig verantwoordelijk blijft voor het uitgeleende stuk.

Het is mij, )aar consciëntieus deze methode volgend, gebleken, dat op geen moment een stuk zoek was. Men moet daartoe — het spreekt voor zichzelf — de medewerking hebben van ieder, die circulatiestukken aanhoudt, terwijl — hetgeen in den scheepsdienst meermalen voorkomt — wanneer de E.O. stukken aanhoudt ter distribueering aan anderen, men van die autoriteit bovendien de verzekering moet hebben, dat ook zij slechts stukken op bon afgeeft en deze, bijv. eens per dag, ter plaatsing op de verschillende pennen doet weghalen. Circulatie op deze wijze kan niet anders dan gemak verschaffen.

De eigenlijke afhandeling, het concipieeren der brieven, der onderschriften enz., is een zaak, die niet zoo eenvoudig aan regels te binden is.

Principe moet zijn, dat de secretaris van den commandant deze zaken bereddert. Dit zal vanzelfsprekend geschieden in overleg met den commandant. Een interne regeling is daartoe de meest aangewezene.

1128