is toegevoegd aan je favorieten.

Marineblad jrg 54, 1939, no 9

Onderstaande tekst is niet 100% betrouwbaar

Marineblad

Technische onderwerpen worden door den chef van het betrokken dienstvak geconcipieerd.

Een model (figuur 3) van een door mij reeds geruimen tijd voor dat doel gebezigd formulier is hierbij afgebeeld, met weglating van eenige niet ter zake doende bijzonderheden.

Als basis voor de invulling van dit formulier dient een modellenboekje, waarin zooveel mogelijk geclassificeerd de meest voorkomende modellen van zendbrieven, kantbeschikkingen, onderschriften, korte brieven, aanhef van brieven zijn opgenomen.

Indices als spoed, geheim, van blijvende waarde, afdoeningsdag spreken voor zich, terwijl feitelijk ook voor het overige de afbeelding weinig toelichting behoeft.

Erkend moet worden, dat het nut van dergelijke „afdoeningsbriefjes" meer tot zijn recht komt op een centraal bureau, dan in een scheepscommandementsadministratie.

De classificatie der modellen kan geschieden door het geven van nummers of letters of van beide, al naar gelang de practijk voor ieder geval uitwijst.

Het behoeft nauwelijks gezegd, dat exemplaren van het „modellenboekje" zoowel bij den opdrachtgever als bij den uitvoerder van de opdracht dienen te berusten.

Een ordonnans kan de stukken bij den opdrachtgever weghalen, een ieder blijft verder op z'n bureau aan zijn werktafel zitten; aan rust, waarin het werk het beste vlot, wordt aanzienlijk gewonnen.

Geen noodeloos gepraat, dat veelal tot misverstand aanleiding kan geven.

Ook hier is alleen het inzicht noodig, dat een dergelijke wijze van werken alle partijen op den duur slechts ten goede kan komen.

Punt 6: de bewaring van ingekomen stukken, zoomede van de minuten van uitgaande stukken dient thans nader in beschouwing te worden genomen.

De bewaring moet zoo zijn, dat zoo mogelijk zonder gebruik te maken van de agenda, in een minimum van tijd een gevraagd stuk, een gevraagd dossier den aanvrager is ter hand gesteld, want het zij nogmaals uitdrukkelijk betoogd, een archief leidt geen bestaan om zijns zelfs wil, leidt geen eigen bestaan, doch is slechts om anderen te dienen; het is de papieren memorie van de organisatie en moet uiterst handelbaar zijn.

Voor bewaring van stukken heeft men, vooral in den laatsten tijd, verschillende methoden uitgedacht, terwijl ook oudere opbergsystemen bestaan.

1 130