is toegevoegd aan uw favorieten.

Marineblad jrg 54, 1939, no 9

Onderstaande tekst is niet 100% betrouwbaar

Marineblad

verkort), de datum van het inkomend c.q. uitgaand stuk, terwijl hoofd- en ondergroep, waarin het stuk wordt opgenomen, op gelijke wijze als op de kaarten door onderstreeping c.q. invulling worden aangegeven.

Zoo zal het dus kunnen voorkomen, dat de eerste kaart van onderwerp M 21 nummer 689 draagt, hetgeen noch aan de vindbaarheid, noch aan de overzichtelijkheid eenigen afbreuk doet.

Het spreekt voor zich, dat het naslaan van een in een ontvangen schrijven aangehaalde resolutie, brief of beschikking, op dezelfde wijze gebeurt als vroeger, toen het agendasysteem onder doorloopende nummering vigeerde.

Resumeerende zijn we dus langs een omweg weer terug bij het oude systeem, echter met dit onloochenbaar voordeel, dat de doorloopende nummering onverbrekelijk is gekoppeld aan een groepsgewijze nummering, opberging en controle.

Zij het wel niet in zijn algemeenheid, zoo ben ik niettemin in de gelegenheid geweest het hierboven ontvouwde systeem gedurende twee jaren aan de practijk te toetsen op een archief, dat per jaar + 2000 dossiers omvat, en mij is duidelijk gebleken, dat het, mits tevoren goed opgesteld, voor een ieder, die met agendeering te maken heeft, zonder eenig bezwaar en onder erkenning van vele voordeelen in vergelijking met andere toegepaste systemen, uitvoerbaar is.

Tot zoover de eigenlijke agendeering; het was het le en 5e punt van mijn in den aanvang van deze verhandeling gegeven indeeling, terwijl punt 4 (de controle op onafgedane stukken) daarin tevens is behandeld.

Voordat de punten 2 en 3 in aanmerking komen om te worden besproken, wil ik nog een eenvoudiger wijze van bijhouden van de chronologische agenda aan de hand doen, dan de thans gebruikelijke.

Op het oogenblik geschiedt de inschrijving op een los vel met een bepaalde indeeling, op welk vel telkenmale de datum vermeld dient te worden.

Eenvoudiger is voor dit doel een klein formaat met vloei doorschoten kantooragenda.

De data staan erin; op den datum, welke het inkomend stuk draagt, dienen nog slechts een tweetal nummers te worden geplaatst: het nummer van het stuk met het daarmee correspondeerend eigen archiefnummer, zoomede in verkorten vorm de afzender van het stuk.

2 en 3. Circulatie en behandeling der stukken. De circulatie op een doelmatige wijze te regelen, is van veel belang voor het behoud van de archiefstukken.

1126