is toegevoegd aan uw favorieten.

Marineblad jrg 54, 1939, no 9

Onderstaande tekst is niet 100% betrouwbaar

Archie[werkzaamheden

wordt behalve het archief over het afgeloopen jaar, bovendien de inhoud der Leitz-ordner aan eenzelfde controle onderworpen. Wat dan uitvalt gaat in het oude archief terug; zoo resteeren slechts kleine overzichtelijke dossiers, die de geheele organisatie van veel nut kunnen zijn.

Een en ander bleek mij in de practijk en is geenszins „graue Theorie".

Zoo ben ik dan bij het laatst te bespreken punt aangeland: De expeditie:

Met expeditie hangen onvermijdelijk expeditieboeken en enveloppen samen.

Over de enveloppen valt weinig te vertellen. Meestentijds zijn niet zooveel enveloppen dicht te plakken, dat het gebruik van tamelijk kostbare half-machinale dichtplakmethoden verantwoord is.

Anders is het met de beschrijving der enveloppen. Hoewel in de magazijnen der marine vele enveloppen verkrijgbaar zijn, die reeds volledig bedrukt zijn, kan het toch voorkomen, dat men steeds weer bepaalde adressen moet schrijven. Niets is eenvoudiger dan in zulke gevallen voorraad te vormen voor een geheel jaar en daarbij gebruik te maken van een hectografeerbak.

Expeditieboeken, zooals deze gewoonlijk bij de marine in gebruik zijn, acht ik ondingen.

Er wordt in het algemeen veel te veel in geschreven en veel te onduidelijk in geparafeerd.

Wat is het doel van het expeditieboek?

Een bewijs in handen te hebben, dat de uitgezonden stukken zijn afgegeven aan den bezorger en zijn ontvangen door den geadresseerde. Is dat zoo?

We kunnen ja en neen zeggen, echter vaker neen.

Doelmatig komt mij de volgende methode voor:

Men doet per jaar een aantal expeditiebriefjes stencillen of drukken.

Deze briefjes zijn zoo ingedeeld, dat daarop overzichtelijk voorkomen: naam van het schip of inrichting, ruimte voor de nummers der stukken, een paar maal het woord ,,conduiteboekje", een ruime plaats voor dateering en handteekening voor ontvangst.

De briefjes worden met inktpotlood in doorslag opgemaakt.

Op het legger-briefje wordt de naam van den bezorger geschreven; het origineele briefje wordt in de enveloppe gesloten; den volgenden ochtend ontvangt men dat briefje, bij voorkeur door een officier c.q. ouderen onderofficier geteekend, van den bezorger terug tegen afgifte °f vernietiging van den doorslag. Deze briefjes worden ingeplakt in

1135